Este documento describe los sistemas de información utilizados por la Universidad Católica de Oriente para apoyar sus procesos. Describe aplicaciones desarrolladas internamente como sistemas de tesorería, admisiones, biblioteca e inventarios, así como su uso de plataformas como Moodle. También explica cómo usa la tecnología para ofrecer inscripción en línea, matrícula y pagos a distancia, y compartir publicaciones y trabajos de investigación a través de su sitio web.

1. LOS NEGOCIOS APOYADOS EN LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA
COMUNICACIÓN
CARLOS ALBERTO RICO ESTRADA
ADRIANA PEREZ CADAVID
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA CEIPA
POSGRADO VIRTUAL
MODULO DE GERENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA TECNOLOGÍA
SABANETA
2011

2.  SISTEMAS DE INFORMACION
Los sistemas de información con que cuenta la Universidad Católica de Oriente, se
enmarcan desde una perspectiva funcional; se describen a continuación:
 Base de datos Oracle 10G: Estas bases de datos, tienen como objetivo almacenar
información de todas las transacciones realizadas en los aplicativos Institucionales.
 Power Builder 11 – Java - .net – herramientas de diseño web: Son un software con
los que se desarrollan diferentes aplicaciones al interior de la Institución.
 Sitio web: se ubican todos aquellos servicios que se han instalado para ser accedidos
por Internet y que van desde información sobre la Institución hasta aplicativos que le
permiten a la comunidad académica realizar el proceso de matrícula, pagos en linea,
consulta de notas, reservas y renovación de material de la biblioteca, ingreso y
consulta de material bibliográfico, artículos, trabajos de grado, información de los
egresados como hoja de vida y demás datos académicos, entre otros.
 Intranet: Es una herramienta para el uso interno, allí tienen acceso todos los
empleados y se les posibilita tener un conocimiento de las actividades o hechos
importantes que van ocurriendo en la Universidad, además de conocer y acceder a
todo el Sistema Institucional de Calidad Educativa, en el que se tiene un aplicativo
relacionado con la documentación de los Sistemas de Calidad, Ambiental y Educación.
Aplicaciones de terceros
 Office comunicator:
Características: Este es el Sistema de Comunicaciones Unificadas que ha implementado
la Universidad para el año 2011, allí se cuenta con servicio de telefonía y mensajería,
aplicadas a través de una red institucional que posibilita una mejor agilidad e
interacción entre todos los usuarios de este servicio.
Resultados obtenidos por la organización: Disminución de costos en el servicio de
telefonía, más eficiencia en el manejo de los Sistemas de Comunicación, reuniones a
través de conferencia, llamadas en conferencia, servicio de mensajería instantánea,
control de personal a través de la disponibilidad en el sistema y la dotación de equipos
para los empleados.
Aplicaciones desarrolladas por la UCO
La Universidad cuenta con un equipo de profesionales en el área de sistemas, que se han
encargado de desarrollar diferentes aplicativos que permiten la sistematización de
todas las actividades que se desarrollan al interior de la Institución, entre ellos se
encuentra:
 SITEC: Sistema de Tesorería y Contabilidad
Características: Agilidad, fácil acceso, conservación de la Información, obtención de
soportes financieros, control de cuentas.
Resultados obtenidos por la organización: Interacción entre las actividades de
contabilidad y Tesorería de la Institución y soporte a las actividades contables

3. realizadas, optimización del tiempo de los empleados responsables de realizar estas
acciones.
 SIAC: Sistema Integrado de Almacén y Compras
Características: Agilidad, fácil acceso, control de solicitudes realizadas, información
unificada para realizar las compras al por mayor, control de precios.
Resultados obtenidos por la organización: Se logra mejorar y estandarizar los tiempos del
área de compras y de los empleados, puesto que se cuenta con un cronograma
establecido Institucionalmente para realizar los pedidos necesarios de cada oficina.
 SIAR: Sistema de Admisiones y Registro
Características: Agilidad, fácil accesos, conservación de la información de los estudiantes
y egresados de la Institución.
Resultados obtenidos por la organización: Este sistemas apoya una parte del proceso de
docencia, en cuanto se convierte en el área que almacena toda la historia de los
estudiantes que pasan por la Institución y el estado en que se encuentra cada uno de
ellos, de este sistema resulta una base de datos que permite hacer análisis para la
toma de decisiones en cuanto al comportamiento de los estudiantes en cada uno de los
programas y diferentes cursos que ofrece la Institución.
 SIPRES: Sistema de Presupuesto
Características: Agilidad, fácil acceso, control de gastos, disponibilidad presupuestal por
oficina.
Resultados obtenidos por la organización: Este sistema permite llevar un control muy
rígido para cada uno de los centros de costo en que se divide la Universidad puesto
que cada uno de ellos tiene una función específica en la que puede realizar
inversiones, sin salirse de los parámetros establecidos por la Institución.
 SEDUCO: Servicios Docentes UCO
Características: Agilidad, fácil acceso, control de aulas, control de docentes.
Resultados obtenidos por la organización: Este sistema tiene una relación muy directa con
las decanaturas, en cuanto posibilita el control de la asignación de docentes a las
materias, teniendo en cuenta el número de estudiantes, el horario y las aulas de clase,
con el fin de que no se hagan asignaciones dobles o a un docente en el mismo horario.
Es allí donde los estudiantes pueden consultar horarios de docentes, aulas en las que
se encuentran o asignaturas que dicta el docentes.
 BIB: Biblioteca
Características: Agilidad, fácil acceso y consulta de material bibliográfico.
Resultados obtenidos por la organización: Apoya toda la parte del proceso académico en
cuanto brinda la posibilidad de consulta de material bibliográfico, reserva y renovación
del mismo; además cuenta con una base de datos en la que se encuentran algunos
trabajos de grado, resultados de investigaciones y algunas revistas para ser
consultadas por los diferentes usuarios a través de internet.
 ACTIVO: Sistema de Inventarios
Características: Agilidad, fácil acceso, control de activos por cada centro de costos,
valoración y depreciación de activos.
 Resultados obtenidos por la organización: Se logro Establecer un programa de control
de inventario y velar por su estricto cumplimiento. Se puede verificar el estado de los
materiales y monitorear las existencias para proceder a realizar pedidos que permitan
tener stocks que garanticen un normal flujo de las operaciones. Establecer los stocks
mínimos y máximos del inventario.
 Trabajo Social:
Características: Agilidad, fácil acceso, segmentación de la población estudiantil,
Información de estudiantes con becas y préstamos.

4. Resultados obtenidos por la organización: desde este aplicativo, la oficina de trabajo
social puede identificar la situación de cada estudiante de la Universidad, facilitando
con ello algunas visitas a casas de estudiantes con dificultades económicas o algunas
problemáticas familiares, con el fin de brindar el respectivo apoyo; este aplicativo
también permite llevar el control y registro de los estudiantes que realizan diferentes
prestamos o cuentan con becas y subsidios para realizar sus estudios.
 SIEPCI (Sistema para Centro de Idiomas y Educación Permanente).
Características: Agilidad, fácil acceso y control de estudiantes en programas de educación
permanente
Resultados obtenidos por la organización: Se logra identificar a parte de los programas de
las facultades los estudiantes que participan en otras actividades de educación
permanente como cursos, diplomados, talleres, entre otros, y llevar un control de los
mismos y de las políticas Institucionales en este sentido.
Aunque todos estos sistemas apoyan aisladamente los procesos al interior de la
universidad, algunos de ellos se integran a través de interfaces que normalmente se
corren a finales de mes como es el caso con el aplicativo de contabilidad y que en
muchos casos se hacen de forma automática o previa coordinación del usuario final.
Para todos los sistemas, se podría identificar como resultados obtenidos de la
organización, que se ha alcanzado un mayor control en cada una de las áreas que se
aplican, además de la conservación de la memoria Institucional y el uso eficiente del
tiempo y el espacio en la reducción de papelería, tendiendo claro que existen algunos
soportes obligatorios que no pueden quedar únicamente en el sistema; todos estos
aplicativos, al arrojar informes finales, han permitido la toma de decisiones por parte de
la Alta Dirección, y a partir de ello se han desarrollado algunas acciones correctivas y
de mejoras.
 SISTEMAS QUE ABARCAN DE FORMA INTEGRAL LA EMPRESA
Teniendo en cuenta que las tendencias en Tecnologías de la Información es migrar de los
sistemas funcionales que apoyan aisladamente los procesos de la Institución, y hacer
uso de aplicaciones empresariales integradas que apoyen de forma transversal todos
los procesos de la Institución, se identifica en el trabajo desarrollado que la UCO aún
no cuenta con un sistema de ésta índole y por lo tanto se soporta en sistemas muy
funcionales.
 NEGOCIOS ELECTRONICOS
Estrategia: Fortalecimiento de los procesos Institucionales, a través del uso de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Esta estrategia, se centra en el fortalecimiento de las herramientas que permitan la
incorporación de tecnología a diferentes procesos institucionales.

5. Procesos que se fortalecen desde esta estrategia:
 Inscripción de nuevos estudiantes
 Matricula por internet
 Pago en línea
Como se utilizan:
La docencia, es uno de los procesos misionales que tiene definido la Universidad Católica
de Oriente; consideramos que este proceso se ha relacionado con la estrategia de
negocios electrónicos, en cuanto ha permitido realizar tres acciones fundamentales a
los estudiantes a través de la interacción con la página web: la inscripción de nuevos
estudiantes (para pregrado, especialización, maestría y colegio), la matricula por
internet y el pago en línea.
Resultados arrojados:
 Se posibilita el acceso a los estudiantes a servicios de apoyo e información a través del
internet.
 Se posibilita un mejor horario para el usuario
 Mas eficiencia en el uso del tiempo tanto de los usuarios como de los empleados
 No hay riesgos en el manejo del dinero en efectivo, tanto para los usuarios como para
la institución
 Reducción en el manejo de papelería, como estrategia amigable con el medio
ambiente.
 Se mejora la efectividad operativa de la institución en cuanto estos tres procesos
(inscripción, matricula y pago)
 Comodidad y fácil acceso a estos procesos institucionales.
 ADMINISTRACIÓN DEL CONOCIMIENTO
En relación a las TIC, se puede identificar que para la misión de la Universidad, la
administración del conocimiento aplica desde algunas herramientas básicas como son
la plataforma Moodle que posibilita procesos de aprendizaje, desde la biblioteca se
cuenta con bases de datos de revistas indexadas virtuales y los trabajos de
investigación de los estudiantes, que se fijan desde este mismo aplicativo, desde el
sistema de investigación y desarrollo se fijan publicaciones en la web y además es
pertinente mencionar el enlace que se tiene con diferentes redes académicas.
Como se utilizan:
 MOODLE: El manejo de las plataformas virtuales, es una realidad para la educación en
general, de allí, la Universidad Católica de Oriente tiene en cuenta que aunque la
educación virtual no varía mucho en relación con la definición de educación presencial,

6. dado que la única diferencia se da en los medios empleados para establecer la
comunicación entre los actores del proceso educativo, es necesario fortalecer estas
herramientas y brindar más y mejores oportunidades a aquellas personas que no
pueden participar en las actividades presenciales. La plataforma Moodle, le permite al
estudiante ingresar al curso o actividad en la que se encuentra matriculado, para llevar
a cabo todo su proceso de aprendizaje, a la vez que se convierte en una herramienta
que permite la interacción entre los actores del proceso educativo. Es utilizada para
muchas de las actividades que se desarrollan desde los procesos misionales de la
Universidad (Docencia, Investigación y Extensión), y en otros casos, para realizar
diferentes cátedras a los empleados, con la participación voluntaria.
 ACCESO A REVISTAS INDEXADAS Y TRABAJOS DE INVESTIGACIÓN DE LOS ESTUDIANTES :
Desde el aplicativo que se tiene en la Biblioteca, la Universidad más o menos desde el
año 2008, cuenta con una base de datos virtual en la que se publican los trabajos de
grado de los estudiantes, previa autorización de los mismos, estos permite que algunas
consultas no se tengan que realizar directamente en la biblioteca y quien consulte lo
pueda realizar a través de internet en formato pdf. De la misma manera, se posibilita el
acceso a algunas revistas indexadas y otros productos (artículos, libros, entre otros)
que salen como resultados de investigaciones realizadas en los diferentes grupos de
investigación.
 Con relación a las redes académicas, cualquier usuario del servicio puede ingresar y
desde allí realizar consultas en diferentes temas, dado que se posibilita el acceso a
bibliotecas virtuales de diferentes grupos de universidades. Las redes en las que se
encuentra la Universidad actualmente son: RUANA, RENATA y CLARA.
 Es necesario aclarar que la Universidad, viene fortaleciendo estos procesos, para
mejorar cada día más y así ofrecer mejores alternativas de utilización de las
Tecnologías de la Información y la Comunicación en todos los procesos que desarrolla.
Resultados arrojados:
 La potencialización del mercado educativo
 Flexibilidad en el manejo del tiempo y el espacio.
 Se brindan procesos de educación a distancia con posibilidades más sofisticadas de
comunicación.
 Se avanza en una sociedad del conocimiento desde las TIC y se genera la
construcción de una sociedad en el pensamiento.
 Se avanza en una sociedad del aprendizaje desde las TIC y se genera la construcción
de una sociedad en la creatividad.
 Se avanza en una sociedad de interaprendizaje desde las TIC y se genera la
construcción de redes sociales en conectividad.
 Se avanza en una sociedad con apropiación de medios multimediales y virtuales y se
genera la construcción de una sociedad interdependiente.