Steve Hastell estaba investigando si reemplazar las tiendas centrales internas de Futronics con un servicio externo para reducir costos. Futronics estaba pasando por un programa de reducción de gastos generales corporativos. Cinco empresas externas presentaron propuestas iniciales prometiendo ahorros del 6% al reemplazar la operación de las tiendas internas con su propio inventario y servicio de entrega. Steve tenía tres días para analizar las propuestas y hacer una recomendación a la próxima reunión del programa de reducción de costos sobre si solicitar prop

1. FUTRONICS, INC. Steve Hastell, gerente de gestin de suministros de Futronics, Inc., estaba
estudiando la sustitucin de las tiendas de la oficina central de la empresa por un servicio externo.
Futronics, ubicada en Lexington, Massachusetts, estaba en medio de un programa de reduccin de
gastos generales corporativos. Como parte de este programa, a Steve se le haba asignado la tarea
de investigar oportunidades para subcontratar servicios internos seleccionados. Se esperaba que
informara sobre el tema de las tiendas centrales en la prxima reunin del programa en tres das.
Programa de reduccin de costos de Futronics Futronics era una empresa de $ 2 mil millones con
ventas en productos de consumo y sistemas y servicios gubernamentales. Disfrut de un alto
crecimiento general hasta que la competencia feroz aplast las ventas y redujo drsticamente las
ganancias hace dos aos. Desde entonces, los esfuerzos corporativos de reduccin de costos y
gastos generales se haban generalizado. El departamento de administracin de suministros busc
ahorros aumentando el nfasis en las reas existentes y participando en programas de equipos de
reduccin de costos en toda la empresa. La operacin de las tiendas centrales se someti a revisin
cuando dos empresas externas se acercaron al departamento de Steve con propuestas iniciales
para reemplazar la operacin de las tiendas de Futronics con su propio inventario y servicio de
entrega. Tiendas centrales Las tiendas centrales de Futronics se crearon a mediados de la dcada
de 1950 cuando un estudio de toda la empresa revel que se obtendran grandes ahorros con la
compra y distribucin al por mayor de papelera y todos los dems suministros. Se form un grupo
central para dar servicio a los veintin sitios del rea de Futronics. Si bien represent un aumento en
los gastos de mano de obra, instalaciones y entrega, se obtuvieron grandes ahorros gracias a la
reduccin de los inventarios de las oficinas individuales, las compras masivas y la disminucin de
los gastos de las rdenes de compra. En la actualidad, las tiendas centrales atienden a cuarenta y
dos sitios del rea desde un depsito en Lexington. El rendimiento anual fue de aproximadamente
$900 000 y el inventario promedio se valor en $140 000. Se almacenaron ms de 500 artculos. Se
actualiz y distribuy un catlogo de artculos cada seis meses. Cuatro personas trabajaban en la
operacin: dos como recolectores, un empleado de entrada de pedidos y uno para envolver,
etiquetar y cargar camiones. La actividad fue levemente estacional, con picos en diciembre,
cuando la demanda de calendarios era alta, y al final de los perodos presupuestarios trimestrales
para otros artculos. El costo del personal y el espacio fue de aproximadamente $ 200,000 por ao.
Las entregas se realizaban diariamente con un camin corporativo que manejaba el correo
corporativo y otros movimientos entre plantas. Estas entregas se hacan en los muelles del
edificio o reas de recepcin. Las tiendas corporativas formaban parte de los Servicios
Administrativos Corporativos, que tambin incluan la contratacin de servicios de alimentacin,
servicios de seguridad y personal. Las quejas de servicio en forma de tiempos de pedido
prolongados (por ejemplo, el papel con membrete especfico tom de tres a cuatro semanas,

2. mientras que otros artculos requirieron de diez a catorce das) eran comunes. Tambin les tom
mucho tiempo a las tiendas implementar la adquisicin de nuevos artculos. Los Post-Its, por
ejemplo, no se aadieron hasta cinco meses despus de estar en el mercado. Las entregas divididas
tambin eran comunes. Hasta este momento, Steve y su jefe generalmente crean que las economas
de este sistema eran an mejores que cualquier otra alternativa, pero esta conclusin nunca se haba
verificado. Servicios externos La idea de investigar los servicios externos de las tiendas surgi en
junio cuando dos empresas se acercaron a la tienda de Steve con propuestas generales. Estas
propuestas coincidieron con un mandato de la alta gerencia en mayo para que todos los
departamentos busquen e implementen ahorros reportables para fin de ao. Steve escuch a travs
de contactos externos que otras empresas en el rea de Boston estaban reduciendo tanto los gastos
como los costos generales por estos medios. Para junio, Steve tena propuestas iniciales
disponibles de Litton, Boise-Cascade, LE Muran, Bay State Office y New England Supply. La
informacin inicial provista por los proveedores inclua: 1. Catlogos de muestra 2. Listas de
precios 3. Rangos de costos para ciertas configuraciones de entrega/volumen menos costo. En
promedio, los ahorros prometidos seran de alrededor del 6 por ciento. Adems, los catlogos
propuestos por los proveedores incluan alrededor de 600 artculos cada uno. Las cinco firmas
buscaron contratos de tres aos con opciones de renovacin. Las empresas proporcionaran sus
propios catlogos especialmente impresos en carpetas nicas. Se prometi que los tiempos del ciclo
de pedido no superaran los diez das hbiles, incluidos los membretes impresos especialmente. Las
entregas se haran directamente a cada secretaria. En todas las propuestas se sugiri el uso de
formularios de pedido especiales preimpresos con los artculos ms comunes. Steve, su gerente y
otros en el grupo de revisin tenan algunas preocupaciones sobre la idea del servicio externo.
Estos iban desde la incertidumbre y el riesgo de la idea hasta el control reducido sobre el
proceso. Surgieron dudas sobre las ganancias que obtendran las empresas externas. El mayor
poder adquisitivo de las masas dio a estas empresas ventajas en materia de precios. Sin embargo,
Steve s not que las transparencias para retroproyector, un artculo importante para Futronics,
tenan un precio de entre $39 y $45 en los catlogos propuestos. Futronics disfrutaba actualmente
de un mejor precio de $23 por caja. Todos los contratos propuestos bloquearan a Futronics
durante tres aos. Las cuatro personas en las tiendas centrales seran reasignadas a otros trabajos en
la empresa o despedidas. Una de estas cuatro personas tena una discapacidad fsica y trabajaba en
silla de ruedas. Fecha lmite El trabajo de Steve consista en desarrollar un anlisis del concepto
detrs de las propuestas iniciales y recomendar abandonar la idea o solicitar propuestas completas.
Sinti que en ese momento podra haber un impulso poltico para adoptar la idea de la
subcontratacin y la eliminacin de las tiendas centrales de Futronics. Quera asegurarse de que el
grupo de revisin no comparara las peores caractersticas de la situacin actual con las mejores
propuestas. Su fecha lmite era la prxima reunin del equipo de reduccin de costos corporativos,

3. dentro de tres das.
1. Suponga que usted es Steve Hastell. Preparar un anlisis e informe sobre este tema para
presentarlo en la prxima reunin del programa. Adaptado de un caso con derechos de autor del
Institute for Supply Management (anteriormente National Association of Purchasing
Management). Reimpreso con permiso. Joseph L. Cavinato escribi este caso durante uno de los
talleres de redaccin de casos patrocinados por ISM.