Este trabalho consiste em detalhar um projeto de seleção de uma ferramenta BPMS para uma organização de médio porte

1. ANÁLISE COMPARATIVA ENTRE FERRAMENTAS DE BPMS
(BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE) PARA
ORGANIZAÇÕES DE MÉDIO PORTE
Nome:
Alexander Correia Marques¹
Instituição:
IEC PUC MINAS
E-mail: xandermarques@gmail.com
Nome:
Ana Catarina Lima Silva²
Instituição:
IEC PUC MINAS
E-mail: acalis@gmail.com
This article presents a case study to compare BPMS (business process management suite) for
midsize organizations looking to acquire a BPMS solution. The aim of this paper is to present
the methods used to perform comparison and choose the best tools present in the BPMS
market. In the evaluation of the tools we used the following steps: a survey criteria and
creation of technical knockout, submission of solutions for suppliers, comparison and analysis
between the tools and finally made a list sorted by the best solutions to a short list.
Este artigo apresenta um estudo de caso para a comparação entre sistemas de gerenciamento
de processos de negócio ou BPMS (Business Process Management Suíte) para organizações
de médio porte que buscam adquirir uma solução de BPMS. O objetivo deste trabalho é
apresentar os métodos utilizados para realização de comparação e escolha das melhores
ferramentas de BPMS presentes no mercado brasileiro. Na avaliação das ferramentas foram
utilizadas as seguintes etapas: levantamento e criação de critérios técnicos eliminatórios,
apresentação das soluções por parte dos fornecedores, comparação e análise entre as
ferramentas e por fim uma lista constituída pelas melhores soluções classificadas para um
short list.
Keywords: Business Process Management Suite, Business Process Management Notation.
¹ Especialista, Analista de Processos & Negócio.
² Bacharel em Ciência da Computação e Mestra em Administração, pela UFMG

2. Palavras-chaves: Ferramenta de Gerenciamento de Processos de Negócio, Notação de
Modelagem de Processo de Negócio.
Área temática: Ferramenta de Gerenciamento de Processos de Negócio
2

3. ANÁLISE COMPARATIVA ENTRE FERRAMENTAS DE BPMS
(BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE) PARA
ORGANIZAÇÕES DE MÉDIO PORTE
RESUMO
Este artigo apresenta um estudo de caso para a comparação entre sistemas de gerenciamento
de processos de negócio ou BPMS (Business Process Management Suíte) para organizações
de médio porte que buscam adquirir uma solução de BPMS. O objetivo deste trabalho é
apresentar os métodos utilizados para realização de comparação e escolha das melhores
ferramentas de BPMS presentes no mercado brasileiro. Na avaliação das ferramentas foram
utilizadas as seguintes etapas: levantamento e criação de critérios técnicos eliminatórios,
apresentação das soluções por parte dos fornecedores, comparação e análise entre as
ferramentas e por fim uma lista constituída pelas melhores soluções classificadas para um
short list.
1.
INTRODUÇÃO
Processos de negócio ineficientes, de diferentes visões entre participantes dos
departamentos, sistemas de difíceis integração e mensuração dos ganhos e perdas relativas aos
processos são características de uma grande parte de empresas atuais. Os processos de
negócio mudam a cada dia e para acompanhar as necessidades advindas dele e dos problemas
encontrados pelas organizações é indispensável uma infraestrutura de Tecnologia da
Informação (TI) que suporte as mudanças de forma flexível e eficaz e que possua tecnologia
suficiente para tratar os problemas encontrados no dia a dia pelas empresas.
As ferramentas de BPMS propõem ajudar as organizações a suportarem seus
processos de negócio automatizados permitindo assim visibilidade intradepartamental das
informações presentes em um processo ajudando os gestores a realizarem rápidas tomadas de
decisões impulsionadas pelo negócio, além disto, servem como uma camada para as
3

4. integrações entre sistemas permitindo assim que as mudanças sejam realizadas de maneira
muita mais rápida e eficiente.
O BPMS através de um “motor” único permite ao usuário projetar, executar e
gerenciar um completo processo de negócio na sua íntegra. (SORDI e SPELTA, 2005). A
automação de processos ajuda a organização a coordenar esforços entre membros localizados
em diferentes regiões geográficas. De acordo com o CBOK (2006), a automação do fluxo de
trabalho pode criar notável aumento de eficiência, diminuição de custo e tempo na execução
das atividades inerentes ao processo comparado a métodos baseados em papel.
Segundo Bruce (2006), o BPMS quebra barreiras para trazer de ponta a ponta
eficiência, agilidade, respeito e visibilidade para atravessar os processos pelas áreas
funcionais da organização. O BPMS mesmo quando não implantado totalmente pode levar
resultados significativos para a organização.
As ferramentas de BPMS estão cada vez mais crescendo no mercado brasileiro, ocorre
que muitas ferramentas não nasceram com um BPMS, mas sim como ferramentas de
Workflow ou GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e aos poucos foram customizadas, o
problema é que os conceitos são bem diferentes tornando difícil a comparação entre as
ferramentas. Baseada na necessidade de melhor conhecer algumas ferramentas de BPMS no
mercado atual este estudo ajudam as organizações a buscarem uma solução que atenda as suas
necessidades, utilizando critérios importantes para a escolha da ferramenta.
O artigo apresenta críticas positivas e negativas das ferramentas de BPMS presentes
no mercado brasileiro. Além de avaliar os critérios técnicos também foram avaliados aspectos
comerciais e estratégicos para a seleção e formação do short list. O estudo de caso foi
realizado com uma empresa nacional de médio a grande porte, e a escolha por empresas deste
porte ocorreu principalmente por possuírem uma maior robustez e também baseado nos
critérios de avaliação foi identificado que eles atenderiam melhor a este tipo de empresa.
Após avaliação de todos os métodos, foi criado o short list, uma lista constituída
pelas melhores ferramentas classificadas nas análises realizadas.
4

5. 2. DESENVOLVIMENTO
2.1. Métodos Adotados
Os métodos utilizados para escolha das soluções baseou-se inicialmente na análise de
critérios importantes e fundamentais que uma ferramenta de BPMS deveria ter para atender as
necessidades de uma organização de médio porte. Nesta primeira fase a criação dos critérios
teve por objetivo eliminar as ferramentas que não atendiam as necessidades permanecendo
somente as ferramentas que atendiam aos critérios estabelecidos.
Na fase 2 o objetivo foi avaliar cada critério através das apresentações das
ferramentas por parte dos fornecedores, esta etapa foi mais criteriosa e teve como objetivo a
avaliação de todos os critérios da fase 1 mais outros aspectos em que a ferramenta se
destacou.
Na fase 3 foi realizada mais uma peneira onde o objetivo foi remover as ferramentas
que diziam possuir um determinado critério, porém após realizada a apresentação identificouse que ela não possuía a característica solicitada, além disto, foi realizada uma análise com
base nos aspectos estratégicos e comerciais. Após avaliação de todos os aspectos foi criado o
short list.
Na Figura 1 abaixo o processo modelado em BPMN utilizado para avaliação e
escolha das ferramentas.
5

6. Figura 1 – Processo de Escolha das Ferramentas – Criado pelo Autor
2.2. Critérios técnicos para avaliação das ferramentas
O objetivo desta etapa foi identificar quais critérios seriam utilizados para avaliação
das ferramentas. Os critérios foram divididos em categorias separadas por requisitos de
modelagem e simulação, desenvolvimento, ambiente de usuário, integração e gestão. Foram
concebidas notas de maneira que os requisitos fundamentais recebessem nota igual a 10, para
os requisitos importantes nota igual a 6 e para os desejáveis a nota foi igual a 2. Após
avaliação dos requisitos foi construída uma lista contendo critérios Fundamentais e
Importantes. No Quadro 1 o detalhe dos critérios finais utilizados para análise das ferramentas
6

7. Critérios para avaliação de BPMS
Categoria
Critério
Classificação
Suporte ao padrão BPMN
Modelagem e
Simulação
Fundamental
Simulação
Importante
Integração
com
aplicações: Fundamental
capacidade de acionar Web Services a
partir de um processo e de acionar
um processo a partir de Web Services
Enterprise Service Bus
Importante
Integração
Ambiente de
Usuário
Integração com aplicações Java:
capacidade de acionar uma tela de
uma aplicação Java em qualquer
ponto do processo, com passagem de
parâmetros
Funcionalidades
da
ferramenta
disponíveis para uso pelas aplicações
Suporte à Gestão Eletrônica de
Documentos
Visualização gráfica da execução do
processo
Fundamental
Fundamental
Fundamental
Fundamental
Interação com o BPMS para usuários e Importante
modeladores em português
Plataforma de execução móvel
Importante
WEB
Publicação de Documentos na WEB
Importante
Suporte local (Brasil) em português
Fundamental
Delegação de Atividades
Gestão
Importante
Fundamental
Capacidade de definir e manter regras Fundamental
de negócio externas ao desenho do
processo
Monitoramento do processo
Fundamental
Descrição
A ferramenta deverá permitir descrever processos utilizando a notação BPMN (Business
Process Modeling Notation).
A ferramenta deverá permitir a simulação dos processos modelados, permitindo assim que
através da alteração do processo e inclusão de parâmetros seja possível identificar a
melhoria da alteração do processo proposto.
A ferramenta devera permitir que um processo acione um Web Service durante sua
execução, bem como permite que um processo seja acionado a partir de um Web Service
(com passagem de parâmetros tais como o número de uma Solicitação de Compra).
A ferramenta deve possuir um ESB para controlar fluxo de mensagens permitindo assim
interconexões entre diferentes sistemas.
A ferramenta deverá permitir que um processo invoque uma tela existente (de uma aplicação
Java), passando parâmetros (ex.: número da Solicitação de Compra) de forma tal que
possibilite a integração da tela ao processo (ex.: para visualizar os dados da Solicitação e
proceder com a autorização da compra).
A ferramenta deve permitir que sua funcionalidade possa ser acionada através de Web
Services, permitindo assim maior integração ao mundo externo ao BPMS.
A ferramenta deve possuir recursos de integração de documentos aos processos, permitindo
que eles tramitem eletronicamente, associados aos processos.
A ferramenta deve permitir que instâncias em execução dos processos sejam visualizadas em
tempo real, demonstrando o ponto onde o processo está, bem como mostrando o gráfico
correspondente ao modelo do processo. Informações históricas de execução também devem
estar disponíveis, exibindo o modelo (ou versão) do processo usado no momento.
As telas da ferramenta que serão usadas por modeladores ou usuários finais deverão estar
em português do Brasil.
A ferramenta deverá permitir a execução em ambiente móvel como: Iphone, Android e
Tablets em geral.
A ferramenta deverá ser 100% WEB.
A ferramenta deverá permitir a publicação e compartilhamento da documentação dos
processos em ambiente WEB.
O fornecedor da ferramenta deve ter escritório ou representante no Brasil, com capacidade
de prestar suporte por telefone ou presencialmente.
A ferramenta deverá permitir que as atividades inerentes ao processo possam ser delegadas
de um usuário para outro.
A ferramenta deve permitir que regras de negócio definidas externamente ao processo sejam
definidas e mantidas pelo usuário gestor do processo.
A ferramenta deverá possuir um BAM (Business Activity Monitoring) provendo em tempo
real informações sobre o processo e transações.

8. Controle de acesso e permissões sobre Fundamental
níveis de utilização
Representação dos indicadores
Desenvolvimento
Importante
Disponibilidade
de
aplicações
implementadas com o BPMS já prontas
para e-commerce
Disponibilidade
de
aplicações
implementadas com o BPMS já prontas
para CRM
Assistente
para
construção
de
formulários. Wizard
Ambiente Colaborativo de conteúdo
Importante
Importante
O fornecedor oferece a possibilidade de contratar aplicações já prontas, construídas com o
BPMS, para CRM.
Importante
A ferramenta deve possuir um assistente para auxiliar a construção de formulários
Importante
A ferramenta deverá permitir o controle simultâneo das edições e versões dos colaboradores
nos documentos e processos assim como todos os registros das alterações.
A ferramenta deve permitir que os processos construídos acessem e atualizem dados em uma
base de dados Oracle.
Acesso e atualização de bases de dados Fundamental
Oracle a partir de formulários do
processo
Model driven design
Fundamental
Outros
A ferramenta deverá permitir controle de acesso via senha e a administração das permissões
de níveis de acesso para cada usuário ou tipo de usuário de acordo com a segurança
necessária para cada perfil (gestor, executor do processo, etc.). (Esse controle pode estar ou
não atrelado ao tipo de licença de uso da ferramenta - o que se pede aqui é a possibilidade
desse controle).
A ferramenta deverá permitir um local para declarar, documentar e coletar os indicadores de
um processo, também deverá ter a representação dos indicadores em Dashboards.
O fornecedor oferece a possibilidade de contratar aplicações já prontas, construídas com o
BPMS, para e-commerce.
Construção completa de aplicações Fundamental
sem
requerer
programação
convencional
A ferramenta deve permitir que a aplicação que executa o processo seja gerada diretamente
a partir do modelo BPMN, sem a necessidade de modelos adicionais.
A ferramenta deverá permitir que o processo seja inteiramente descrito sem exigir a criação
de programas em linguagens tradicionais (Java ou .Net), exceto para uso de Web Services e
para integração com aplicações existentes.
Ambiente Único
Fundamental
A ferramenta deverá possuir um único ambiente contendo: camada de aplicação, camada de
processos, formulários e integrações para o desenvolvimento das automatizações.
Dicionário de dados
Fundamental
A ferramenta deve possuir funcionalidade equivalente à de um dicionário de dados, que
descreva todos os dados e bases de dados usados pelas aplicações construídas com o BPMS.
Quadro 1 – Criado pelo Autor

9. Para os critérios fundamentais, os fornecedores poderiam responder se atendem ou não
e para os critérios importantes, os fornecedores poderiam responder se atendem integralmente,
parcialmente ou não atendem. Para as duas categorias de critérios foi incluída uma coluna
para que o fornecedor pudesse inserir os comentários relevantes e evidenciar a resposta
referente ao critério.
2.3. Escolha das Soluções
Para a escolha das ferramentas que participarão da análise comparativa, procurou-se
no quadrante mágico do Gartner Group, ou seja, a solução deveria ser bem conceituada por
um grupo líder em recursos de tecnologia da informação e consultoria que entrega insights
necessários para tomada de decisão da organização (GARTNER, 2011). Na Figura 2 abaixo o
as soluções que participam do quadrante mágico do Gartner.
Figura 2 - Gartner: Outubro de 2010
Algumas soluções que participaram da fase de avaliação dos critérios não estavam
presentes no quadrante mágicos e outros somente estavam presentes no último relatório do
Gartner no ano de 2009, ao total participaram da primeira fase 19 fornecedores.
Após retorno dos critérios respondidos pelos fornecedores foi realizada uma análise
com base nos critérios. Soluções como Oracle e Pegasystem não participaram da fase inicial

10. respectivamente por estarem em fechamento de ano fiscal e não ter respondido aos critérios
enviados Em boa parte das eliminações a ferramenta deixou de atender alguns critérios
considerados fundamentais, em outros casos a ferramenta não especificou uma evidência de
atendimento do critério. Questões como não possuir notação BPMN, dicionário de termos,
definição de regras de negócio externas ao desenho do processo, integração com uma
aplicação Web Java externa e
suporte local em português foram alguns motivos de
eliminações de algumas soluções. Esta fase foi muito importante para eliminar as ferramentas
que não se encaixaram no perfil desejado de acordo com os critérios estabelecidos.
. Após a eliminação das soluções que participaram da fase inicial por motivos
técnicos, ficou restando apenas as soluções Appian, Aura Portal, Bizagi, IBM Lombardi,
BPM, SAP NetWeaver BPM, Savvion e Ultimus BPM
2.4. Apresentação das Ferramentas
Na fase de apresentação das ferramentas foram avaliadas as questões técnicas, a
usabilidade, a interoperabilidade e a facilidade para manipulação das funcionalidades. Para
cada fornecedor também foi enviado um cenário para avaliação do custo de aquisição das
licenças, prestação de serviço e manutenção. Realizada a apresentação de todas as sete
ferramentas, nenhuma das soluções atendia plenamente a todos os critérios técnicos da fase
inicial. No Quadro 2 listo alguns aspectos positivos e negativos das soluções observados
durante a fase de apresentação.
Ferramenta
Appian
Positivo

Solução Integrada 100% WEB

Negativo
Facilidade para criação de Web
Services


Ainda não existem clientes utilizando
no Brasil

Parceria recente entre fornecedor e
representante
BPM Social. Rede social para discussão
de tarefas e atividades relacionada ao

BPMN atende parcialmente
processo.

Custo da ferramenta elevado
9

11. 
Definição de metas por indicadores

Facilidade de criação de Web Services
Microsoft Visio para modelagem dos

Aura Portal
Facilidade para integração com outras
processos.
aplicações externas Web Java


Necessidade de adquirir licenças do
Alguns problemas de tradução na
linguagem portuguesa
utilizando parâmetros

Dicionário de termos bem interessante

Não possui simulação

Fácil para trabalhar com os formulários

BPMN atende parcialmente
e seus componentes

Não está mais presente no último

quadrante mágico do Gartner Group
da ferramenta

Assinatura e certificado digitais nativa
de 2010
Custo para aquisição interessante

BPMN atende integralmente

Não possui simulação

Relatórios dinâmicos interessantes

Não é possível chamar uma aplicação

Ferramenta de fácil aprendizado e
externa web Java utilizando
utilização, apresentando boa
Bizagi
parâmetros
usabilidade

Licenciamento por usuário, custo
elevado quando atingir uma
quantidade grande de usuários
IBM Lombardi
BPM


BPMN atende parcialmente
muito ricos

Simulação e Otimização de processos

Geração de Relatórios pode ser
Repositório de Processos na WEB bem
interessante

desenvolvida em ferramentas a parte

Integração com ferramentas
Microsoft depende de integrações
negócio

Muito ampla a parte de regras de
realizadas a parte

BAM customizável
Facilidade para trabalhar com os

Não possui simulação
Formulários

Customizações para integração com
Ferramenta posicionada como Leader
no quadrante mágico do Gartner
Group
SAP NetWeaver
BPM


Utilização de telas Adobe para enviar
aos fornecedores que não possuem
Sharepoint

licença

Facilidade para geração automática de
formulários
Customizações para integrações com
aplicações externas Web java

Não é possível identificar no processo
de forma gráfica todo o caminho
10

12. 

ampla e flexível".

executado
Criação das regras de negócio de forma
Não possui a opção de parametrizar
múltiplos calendários
Estrategicamente uma boa solução
para integração com ERP SAP

Savvion
Flexibilidade e facilidade para criação

Não foi encontrado nenhum ponto
das regras de negócio
critico negativo dentro dos critérios

Painel de indicadores muito rico (BAM)
estabelecidos

Facilidade para trabalhar com os
Formulários

Ferramenta posicionada como Leader
no quadrante mágico do Gartner
Group


Painel de indicadores muito rico (BAM)

Ultimus BPM
BPMN atende quase integralmente
Facilidade e flexibilidada da criação das


Interface gráfica apresentou padrão
inferior a outros softwares
Bastante integrado com o ambiente
microsoft
Não trabalha com múltiplos
calendários
Assinatura e certificado digitais nativa
da ferramenta
A modelagem do processo não é
realizada utilizando BPMN

regras de negócio



Sistema parece que foi adaptado de
um Workflow

Não está mais presente no último
quadrante mágico do Gartner Group
de 2010
Quadro 2 – Criado pelo Autor
Realizada a análise das ferramentas presentes na fase de apresentação foram
eliminadas três soluções que possuíam os critérios negativos como mais preocupantes. As
ferramentas eliminadas nesta fase foram Appian, Bizagi e Ultimus. A Appian não possuía
clientes no Brasil, isto foi considerado um grande problema para iniciar um novo projeto de
BPMS. O Bizagi é uma ferramenta muito interessante para utilização da modelagem de
processos de negócio, porém para realizar as integrações com outras aplicações, ele deixa um
pouco a desejar, foi analisado também que ele é interessante para uma certa quantidade de
usuários, uma vez que o licenciamento é realizado por usuários e ao atingir uma certa faixa o
11

13. custo para aquisição e manutenção fica mais elevado do que uma outra ferramenta que utiliza
licenciamento por processador. Concluiu-se pela análise comparativa das ferramentas que o
Bizagi é uma boa ferramenta para empresas de pequeno porte. O Ultimus foi eliminado por
ter uma plataforma mais antiga e confusa de se utilizar, a modelagem do processo é feita
através de uma notação diferente de BPMN e, além disto, é uma ferramenta que não possui
tanto destaque de marca e reconhecimento no mercado em relação a outras ferramentas que
foram classificadas para esta fase
.
3. CONCLUSÃO
As ferramentas classificadas para o short list foram as ferramentas que apresentaram
maior aderência aos critérios técnicos apresentados, uma melhor análise nos questões
relacionados à estratégia e ao custo para aquisição. As soluções classificadas foram: Aura
Portal, IBM Lombardi, SAP NetWeaver BPM e Savvion Progress .
Com base no estudo realizado destaca-se a utilidade prática e a importância de se fazer
uma avaliação com base em uma lista de critérios permitindo assim que a organização consiga
listar todas as suas necessidades e pontuá-las para aquisição de um BPMS. A apresentação das
ferramentas e a análise baseada nas perspectivas estratégicas, técnicas e comerciais são
essenciais para escolher a melhor solução com mais segurança.
O BPMS sozinho não irá “transformar” uma organização da noite para o dia, é preciso
muito estudo e conhecimento técnico para os envolvidos, o treinamento para utilização da
solução e a mudança cultural por parte da empresa também são importantes fatores após
aquisição da solução. Um estudo para o futuro seria realizar uma prova prática (Proof of
Concept) entre as ferramentas classificadas para o short list buscando conhecer na prática o
que foi realizado através das apresentações.
12

14. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ABPMP BPM CBOK™, V2.0. Guide to the Business Process Management Common
Body of Knowledge. 2009.
BRUCE, Silver. The 2006 BPMS Report Report: Understanding and Evaluating BPM
Suites. BPMI Institute.org, 2006.
DE SORDI, José Osvaldo e SPELTA, Andrea Giovanni. Análise de componentes da
tecnologia de Business Process Management System (BPMS) sob a perspectiva de
um caso prático. Journal of Infomation Systems and Technology Management, São
Paulo, v.4, n. 1, 2007
GARTNER. Magic Quadrant for Business Process Management Suites, Research,
EUA, 18 de Outubro de 2010.
13