Materi PDCA & Planning Cycle

PDCA & Planning
Cycle Transjakarta
Hotel Grand Mulya Bogor, 29 Juni 2022
Connecting The Life of Jakarta 1
Materi Pelatihan Program MiniTRIP

Connecting The Life of Jakarta
Seorang yang memiliki kemampuan analytical thinking
biasanya mampu untuk mengidentifikasi sebuah masalah,
menemukan fakta – fakta dan bukti yang relevan,
menyederhanakan informasi, menggunakan logika dan
beralasan.
KRITIS, SOLUTIF, KOMUNIKATIF
STAFF, …. ANALIS
MINITRIP

DEMOGRAFI KARYAWAN
≥12
268
9-11
2661
6-8
1198
3-5
1273
0-2
1413
5714 | 1099
31-40
3134
21-30
2410
41-50
1124
51-55
131
Lainnya:
17-20=8 | ≥55=6
6813
Karyawan Tetap 5833
Karyawan Kontrak 980
Tingkat Pendidikan
3
184
1 1
350
83
47
4
5 4 1 2 1
17-20 21-30 31-40 41-50 51-54 ≥55
Karyawan Kontrak – SD, SMP, SMA
K-3 OPERASIONAL UMUM
634
1481
335
15
782
868
445
85
2
88
205
53 3
21-30 31-40 41-50 51-54 ≥55
Karyawan Tetap – SD, SMP, SMA
K-3 OPERASIONAL UMUM
c. Lama Kerja (Tahun)
b. Kategori Usia (Tahun)
a. Status Kepegawaian dan Jenis Kelamin
Jumlah Karyawan
Sumber: Data SDM per 21 Oktober 2020

AGENDA
PENGENALAN PDCA
1
PLANNING CYCLE TJ
2
105 menit 120 menit
EXERCISE
3 60 menit

Dari Visi hingga Eksekusi
Mission
Why we exist?
Core Values
What we believe in?
Vision
What we want to be?
Strategy
Our Game Plan
Performance Focus Organization
Performance Management – Align the Organization
Strategic Initiatives
What we need to do?
Personal Objectives
What I need to do?
Dashboard Management – Strategic Outcome
Clarify
Strategy
Drive
Performance
Test & Adapt
5 Year-Strategy
1 Year-Strategy
I’MTJ
BSC
IPP
MYTJ

Visi:
Menghubungkan kehidupan Jakarta
(Connecting the Life of Jakarta)
Misi:
Bersama-sama menyediakan layanan transportasi terintegrasi yang
memudahkan dan membahagiakan kehidupan Jakarta
(Together we provide integrated transportation services to ease and
bring happiness in the life of Jakarta)
Value:
AMANAH
dalam
kebersamaan
memajukan kota
Jakarta
(Trustworthy in
togetherness to
make progress
for the city of
Jakarta)
INOVATIF
untuk
menciptakan
layanan integrasi
terbaik
(Innovative to
create the best
integrated
services)
BAHAGIA
bekerja untuk
menciptakan
kebahagiaan
pelanggan
(Happily working
to create
customers’
happiness)
SEMANGAT
untuk mencapai
keunggulan
(Strive for
excellence)
B I S A
Welfizon Yuza
Direktur Keuangan dan
Perencanaan Korporasi
Achmad Izzul Waro
Direktur Pelayanan dan Pengembangan
Yoga Adiwinarto
Direktur Operasi & Keselamatan
Mochammad Yana Aditya
Direktur Utama
Mohamad Indrayana
Direktur Teknik dan Digital

Becoming Intelligent
Transport Company,
creating delightful
customer experience
Becoming catalyst of
integration & strengthening
internal system through
digital transformation
10 Years from Now
Avg. ridership
250 K/day1
Avg. ridership
800 K/day2
Avg. ridership
4 Million/day3
Developing new routes and
services, including integrating
MicroTrans into the TJ ecosystem
Main drivers for
market potential 2025:
• Full integration with all
buses within Jakarta
• TJ – MRT – LRT – Train
Commuterline integration
Main drivers for
market potential 2030:
• 60% public transport
modal share
• Relocation of Capital city
outside Jakarta
Avg. ridership
6 Million/day3
1 Avg. ridership (2014 ) 2 Avg. ridership (2019 )
3 Study of Transport Masterplan for City Generation (2019)
& Jakarta Urban Transport Policy Integration II (2019)
Becoming Lead Government
Partner in smart
transportation ecosystem
& promoting co-creation
process
2030
From a Public Service Company
(BLU) into Regional-Owned
Enterprise (BUMD) in 2014
First established as a Bus Management Company in 2004, TJ now
conducting the LEAPS program to embrace its 2030 vision:
• Leverage & implement Jakarta’s vision
• Enhance customer experience
• Adopt data-driven operational excellence
• Promote GCG practice
• Strengthen talent management
Sumber : RJPP Transjakarta 2020 - 2030 Connecting The Life of Jakarta

Enhance Customer Experience
“Menjadi Lead Government
Partner dalam ekosistem
Smart Transportation dan
mendorong proses
co-creation”
“Perusahaan layanan
transportasi bus dengan
coverage layanan terbesar
di DKI Jakarta”
Transjakarta masa depan
Transjakarta hari ini
Leverage & Implement Jakarta’s Vision
Adopt Data Driven Operational Excellence
Promote GCG Practice
Strengthen Talent Management
(4 kebijakan perubahan)
LEAPS sebagai STRATEGI

Enhance
Customer
Experience
Leverage &
Implement
Jakarta Vision
Adopt Data Driven
Operational
Excellence
Promote GCG
Practice
Strengthen Talent
Management
1.Penguatan aspek regulasi pendukung usaha Transjakarta
2.Penuntasan mandat integrasi
3.Pengembangan bisnis Transjakarta
4.Restrukturisasi lini bisnis Transjakarta
1.Penguatan kapabilitas fare collection & integrated ticketing
2.Pengembangan customer relationship management yang terintegrasi antar moda
1.Meningkatkan kualitas dan efisiensi operasional berbasis teknologi
2.Melakukan perencanaan dan pengusahaan aset
3.Melakukan improvement terhadap kapabilitas service procurement
1.Transformasi fungsi internal pengelolaan SDM
2.Pengembangan strategi pengelolaan SDM menuju digitalisasi disertai dengan
change management yang matang
1.Standarisasi dan pengawasan proses bisnis
2.Peningkatan fungsi manajemen risiko
3.Keterbukaan informasi internal dan eksternal
4.Peningkatan fungsi manajemen strategi organisasi
LEAPS sebagai STRATEGI

EXERCISE
Apa roadmap mu (personal/organisasi) dalam 3 tahun ke depan?

Siklus PDCA dan Keterkaitannya dengan Improvement dalam
Perusahaan
Time
Siklus PDCA merupakan pendekatan
iteratif yang berkelanjutan untuk
menyelesaikan suatu masalah, menjaga
kualitas, maupun peningkatan dan
pengembangan proses dalam upaya
mencapai tujuan organisasi.

12
• Penyusunan Peta Strategi
• Penyusunan KPI (measurement)
Perusahaan, Divisi &
Departemen (tahunan)
• Penyusunan Rencana Bisnis/
RJPP (5 tahunan)
• Penyusunan proposal kebutuhan
PSO
(tahunan)
• Penyusunan RKA Perusahaan
(tahunan)
• Penyusunan program kerja Renaksi
KSD (tahunan)
• Penyusunan program peningkatan
pengelolaan siklus PDCA
(semesteran)
• Pelaksanaan program kerja dan
realisasi anggaran oleh seluruh
divisi.
• Pelaksanaan program
peningkatan pengelolaan siklus
PDCA
• Penyusunan Laporan Kinerja
Bulanan oleh seluruh divisi
• Penyusunan Laporan
Manajemen (bulanan &
triwulanan)
• Pelaksanaan Monthly Review
(bulanan)
• Pelaksanaan Strategic Review
Meeting/ SRM (bulanan)
• Penyampaian laporan lainnya
kepada Pemprov DKI Jakarta
• Pelaksanaan survey untuk
process improvement
(pengisian kuesioner)
• Pelaksanaan corrective action
oleh seluruh divisi
Siklus PDCA Transjakarta
End to End Process Pengelolaan PDCA Transjakarta di tahun 2022 dilakukan melalui I’MTJ

13
Transformasi Pengelolaan Proses PDCA Transjakarta
• Pengelolaan proses PDCA masih sangat terpusat
di Divisi Perencanaan Perusahaan dan Keuangan
• Sistem pengelolaan PDCA tidak terintegrasI
• Peroses tidak ter-otomasi (banyak redudansi dan
boros sumber daya
• Format database dan laporan tidak terstandar
• Belum dapat menjadi insight yang handal bagi
manajemen
• Pengelolaan proses PDCA secara mandiri oleh pemilik
proses (Direktorat, Divisi & Departemen
• Sistem pengelolaan PDCA terintegrasi
• Peroses ter-otomasi (tidak redudansi dan efisien)
Format database dan laporan terstandar
• Dapat menjadi insight yang handal bagi manajemen
SETELAH
SEBELUM

14
Dasar Pelaksanaan PDCA di Transjakarta
Draft Pedoman Perencanaan, Monitoring dan
Evaluasi Perusahaan
Surat Keputusan Direksi Nomor 67/SKP-PT. TJ/VI/2022
tentang Mekanisme Pelaporan dan Pelaksanaan Reviu
Manajemen di PT Transportasi Jakarta
Penggunaan IMTJ
untuk pengelolaan proses
PDCA di Transjakarta telah
diformalkan di dalam dokumen
perusahaan

15
Linimasa Siklus PDCA Transjakarta

Divisi Perencanaan Perusahaan dan Keuangan – Direktorat Keuangan 16
Balanced scorecard alat penerjemah strategi TJ
Komponen BSC Peta Strategi Transjakarta 2022

17
Roles Pengguna (User) I'MTJ
Direksi - Melakukan reviu realisasi capaian vs target (KPI, RKA, KSD, Action Log, dan
Laporan Bulanan);
- Memberikan instruksi/arahan kepada tim di bawahnya atas permasalahan dan
potensi kendala yang dihadapi oleh bidang.
Kepala Divisi
Kepala Departemen
Kepala Seksi
- Menyediakan analisa terkait angka realisasi dan permasalahan yang muncul
dalam pelaksanaan program kerja / KSD yang akan diinput oleh Strategic
Collaborator ke IMTJ.
- Merumuskan pembahasan apa saja yang saat ini belum close dan memerlukan
perhatian khusus dari leaders. (dimasukkan ke dalam ‘Action Log’ )
Strategic Collaborator
- Melakukan input angka realisasi dan hasil analisis dari setiap indikator kinerja,
serta hal-hal yang harus diselesaikan oleh bidang pada bulan berjalan di I’MTJ

19
Penyusunan Peta Strategi Penyusunan KPI & Inisiatif Strategis Perusahaan Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran
Untuk tahun 2023, seluruh aktivitas perencanaan akan dilakukan melalui I’MTJ.

21
Pengisian Realisasi Progress Pekerjaan

23
Penyusunan Laporan Bulanan melalui Briefing Booklet
Sesuai dengan SKP Direksi dengan nomor 67/SKP-PT.TJ/IV/2022
tentang Mekanisme Pelaporan dan Pelaksanaan Reviu Manajemen
di PT Transportasi Jakarta seluruh divisi wajib mengisikan data
realisasi pencapaian KPI, RKA, dan KSD melalui sistem I'MTJ serta
menyusun dan menyampaikan Laporan Kinerja Bulanan
divisinya (dalam bentuk briefing booklet di I'MTJ) kepada direktur
masing-masing dengan ditembuskan kepada Kepala Divisi
Perencanaan Perusahaan dan Keuangan selambat-lambatnya pada
tanggal 7 (tujuh) bulan berikutnya.
Pengisian PICA KPI, KSD, dan RKA

25
Leaders dapat memberikan arahan terhadap permasalahan yang terjadi di unit kerja
Pengisian Action Log
Pemberian arahan

Penyusunan Personal Objectives: Ibarat Memetakan Suatu Perjalanan
27
Sumber: Sudirgo, Jimmy (2020)
Certified OKR Practitioner (CPOKR)™
1. Objectives: Tuliskan tujuan
yang ingin dicapai
2. Key Results Indicator:
Bagaimana kamu tahu telah
mencapainya?
3. Initiatives: Apa yang akan
dilakukan untuk
mencapainya?

Objective disusun menggunakan kaidah SMART Goals

Yang manakah SMART Goals?
“Memberikan pelayanan prima kepada pelanggan”
“Menurunkan jumlah keluhan pelanggan pada bulan Mei”
“Terus meningkatkan kualitas pelayanan pelanggan”
“Menurunkan jumlah keluhan pelanggan pada bulan Mei sebesar
20%”

Contoh Penyusunan Objective, Key Results Indicator, dan Initiative
Objective Key Result
Indicators
Initiatives PIC Due Date
Meningkatkan
positive virality
index perusahaan
sebesar 10%
1. Meningkatkan
jumlah subscriber di
youtube channel
sebesar 500k
1. Penyusunan storyboard Andi W1 July
2. Penyusunan dokumen
perencanaan pengadaan vendor
produksi video
Anita W2 July
3. Produksi video pendek sebulan
2x
Andi W2 – W3 July
4. Promosi semua kanal media Riza W4 July
2. Meningkatkan
jumlah viewers video
youtube sebesar 1
juta views
3.

Silakan susun Objective, Key Results Indicator, dan Initiative di Tim
Anda
Objective Key Result
Indicator
Initiatives PIC Due Date
1.
2.
3.

www.transjakarta.co.id
The information contained in this presentation is intended solely for the use of the individual or entity
to whom it is addressed and others authorized to receive it. It may contain confidential or legally
privileged information. If you are not the intended recipient, you are here by notified that any
disclosure, copying, distribution or taking any action in reliance on the contents of this presentation
is strictly prohibited and maybe unlawful. If you have received this presentation in error, please notify
us immediately by responding to this email or contact us at the address mentioned above.
PT Transportasi Jakarta
Mayjen Sutoyo 1
Jakarta 13650
Phone: +6221 80879449
Hotline: 1500 102
Website: www.transjakarta.co.id
Facebook: www.facebook.com/TransJakarta
Twitter: @PT_Transjakarta
Instagram: @pt_transjakarta
35

Materi PDCA & Planning Cycle

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (20)

Similaire à Materi PDCA & Planning Cycle

Similaire à Materi PDCA & Planning Cycle (20)

Dernier

Dernier (11)

Materi PDCA & Planning Cycle