Capitulo 5 ESPECIFICACIONES DE COMPRAS DE ALIMENTOS & BEBIDAS (interes por la calidad y la cantidad)compras

Capitulo 5. INTERÉS POR LA CALIDAD Y LA CANTIDAD

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INTERÉS POR LA
CALIDAD Y LA
CANTIDAD
alvargoe@gmail.com bgoenagad@poligran.edu.co 1


Contenido Del Capitulo

 Determinando las necesidades de compras
 Comprando la calidad correcta
 Valor
 Medición de la calidad
 Una Mirada más Cercana a las Especificaciones de Compras.
 Desarrollando las especificaciones de compras
 Especificaciones para productos en uso
 Especificaciones de productos nuevos
 Especificaciones en los sistemas cooperativos de Compras
 Especificaciones para productos específicos
 Comprando la cantidad correcta
 Comprando productos perecederos y no perecederos
 Productos perecederos
 Sistema de ordenes o pedidos de máximos y mínimos


Objetivos de A prendizaje

1. Explicar como se determinan las necesidades de
compras

2. Describir las relaciones entre calidad y valor

3. Nombrar algunas maneras con las cuales se puede
medir la calidad

4. Describir las especificaciones de compras,
enfocándose en su desarrollo.

5. Resumir las desventajas al ordenar las cantidades
incorrectas.

6. Explicar el sistema de pedidos, utilizado para los
items perecederos y no perecederos


Cuadro 1. Factores que determinan los productos requeridos.

El Menú A rtículos del Menú

Recetas A lter nativas de
A limentos convenientes

Ingredientes

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Deter minando las

Necesidades de
Compr a
(1) El inventario actual en el almacén;

(2) El nivel de preparación requerido; y

(3) La coordinación de esfuerzos entre las
secciones y departamentos.



Determinando las Necesidades de Compra
(1) El inventario actual en el almacén;

(2) El nivel de pr eparación r equerido; y

(3) La coor dinación de esfuerzos entr e las secciones y depar tamentos
 Las buenas habilidades de  El gerente de alimentos y bebidas
coordinación y comunicación, y su personal, necesitan solicitar
influyen significativamente en el información y opiniones de otras
proceso de planificación del menú secciones como una actividad o
función de la planificación. *
 Las actividades del
almacenamiento pueden afectar la  Los proveedores pueden
calidad del producto, la interacción entonces, estar informados de las
con los colaboradores del almacén, versiones finales, lo mismo que
son un imperativo de las características técnicas y
otra información pertinente.
 El departamento de alimentos y
bebidas, mantiene archivos Los menús determinan los
históricos, que reflejan preferencias productos que se pretenden
pasadas de los huespedes usar y las funciones
apropiadas de los mismos.
6
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Compr ando La Calidad
"Cor r ecta"
 Los huespedes definen la calidad en términos de las
respuestas de sus sentidos sensoriales, como el gusto
de los sabores, olor y percepción del tacto.
 Lo operadores agregan en tales factores elementos
como el tamaño de la porción, requisitos y rendimiento
del menú.
 La calidad se considera en términos de conveniencia
del producto, además, estar cumpliendo el propósito
intencionado..*
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Compr ando La
Calidad
"Cor recta"de productos y
En este contexto, la calidad se refiere a
"la entrega consistente
servicios según las normas esperadas .


 El valor se refiere a la relación entre la 5. INTERÉS POR LA CALIDAD Y LA CANTIDAD
Capitulo calidad y precio.

Valor  Los huéspedes, esperan un nivel consistente de calidad,
que se encuentra con sus expectativas personales de valor.

 Si la experiencia total (incluso el servicio de alimentos, el
alojamiento y el aseo) se juzga para merecer la pena lo que
se ha gastado, el huésped entonces, ha recibido un buen
valor.

 Los compradores profesionales, reconocen, el valor más
justo de un producto físico comprado a los proveedores.

 La información y la habilidad técnica, representan dos
consideraciones adicionales.
- Se recibió valor por la compra en dinero?

 Lo ideal para la mayoría de los compradores es estar
consciente del valor. Ellos consideran la calidad de
producto para darle precio.

 Cuando se toman decisiones de compras, los más
profesionales, enfocan el valor, así como la calidad. Ellos
reconocen esa alta calidad a bajo costo (excluyendo los
servicios del proveedor, la habilidad técnica y conocimiento,
y los arreglos del crédito) lo que necesariamente, no puede
ser un "buen trato o negocio."


Valor

Lo ideal para la mayoría de los compradores es
estar consciente del valor. Ellos consideran la
calidad de producto para darle precio.
Cuando se toman decisiones de compras, los
más profesionales, enfocan el valor, así como
la calidad. Ellos reconocen esa alta calidad a
bajo costo (excluyendo los servicios del
proveedor, la habilidad técnica y conocimiento,
y los arreglos del crédito) lo que
necesariamente, no puede ser un "buen trato o
negocio."



Midiendo la Calidad
Marcas. Un método común  Desventaja: el nombre de la
para describir la calidad, marca puede limitar la compra y
involucra el uso de una marca o el número de proveedores y
nombre comercial. distribuidores disponibles.

Categoría o Grados de
Calidad y Estándares. Un
comprador que pide" #136  Desventaja: en ocasiones, se
carne bola de pierna molida" hace necesario desarrollar
tiene indicados requerimientos especificaciones
específicos para ese producto independientemente de estas
de carne, según la USDA dos fuentes.
(United States Departament of
Agriculture) y la IMPS
(Institutional Meat Purchase
Specifications) #136.
 Desventaja: Su desarrollo
Especificaciones. Las involucra tiempo y esfuerzo y por
especificaciones técnicas, lo tanto aumenta los lazos de
generalmente aplican a productos responsabilidad del personal de
o fabricados. compras y otro personal
operativo.
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Una Mir ada más Cer cana

a las Especificaciones de
Compr as

 Desarrollando las especificaciones de compras
 Especificaciones para productos en uso
 Especificaciones de productos nuevos
 Especificaciones en los sistemas cooperativos de
Compras
 Especificaciones para productos específicos


Desar rollando las

Especificaciones de
Compr as
 Las especificaciones de compras son
desarrolladas, a través de varios
esfuerzos departamentales, el personal y
otros individuos. En particular tenemos:
el personal de alimentos y bebidas, el
personal de compras y por supuesto los
proveedores


Desar rollando las (2)

Especificaciones de
Compr as
Personal de Alimentos y Bebidas. ,
- Debe realizar las decisiones finales con respecto a las especificaciones de los
productos que utiliza ese departamento.

- La responsabilidad de la planeación del menú, recae sobre este departamento;
especialmente en el director de servicios de alimentos.

- Este departamento debe sugerir a los proveedores.

- Los miembros el hotel, tiene una rica información de los periodos de comercio por
lo tanto, proveer información apropiada, para el desarrollo de las especificaciones.

- También evalúa y prueban los items recibidos bajo especificaciones de compra
tentativas.

- La experiencia del personal de servicio de alimentos, es invaluable midiendo la
eficiencia y efectividad de las especificaciones, tanto desde la perspectiva de la
operación como la satisfacción del huésped.

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Personal de Compras.

La responsabilidad de compras es obtener información y
proveer asistencia.
No tomar la decisión final Solo deben construir o hacer
la decisión..Por ejemplo, el comprador pide al proveedor
respuestas, estudia datos aplicables al producto, conduce o
compra análisis, investiga temas sugeridos por el gerente de
Alimentos.
El personal de compras hace arreglos para pedir muestras
de prueba.
Los compradores, también proveen consejos , acerca de las
especificaciones. Su experiencia en el desarrollo de las
especificaciones, el trabajo con los proveedores elegidos, y
la evaluación de las muestras, es una invaluable asistencia
para los directores de área o de línea.

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Formato para Especificaciones de Compra
_________________________________________________________
Nombre de la Operación de Alimentos y Bebidas
1. Nombre del Producto: ______________________________________
2. Producto usado por:
Indicar claramente el uso del producto (tal como una aceituna como aderezo para bebidas, aderezo para una
hamburguesa y para emparedados, etc.

3. Descripción general del producto:
Proveer información general de calidad, acerca del producto deseado. Por ejemplo, lechuga hidr opónica; cabezas verdes,
firme sin daños, ex cesivamente sucia o dañada., no más de 10 hojas ex ternas, ni más de 24 cabezas empacadas por caja

4. Descripción detallada:
El comprador , debe establecer otr os factor es que ayuden clar amente a identificar el pr oducto deseado. Los ejemplos de factores específicos, los
cuales varían por el producto que esta siendo descrito, debe incluir :
•Origen Geográfico • Tamaño del Producto • Medios de empaque
•Variedad • Tamaño porción • Gravedad especifica
•Tipo • Nombre de la Marca • Tamaño del contenedor
•Estilo • Densidad • Rendimiento comestible optimo
•Grado tipo

5. Procedimiento de prueba del producto
Los procedimientos de pr ueba, ocurren en el mismo momento que se recibe y después de que el producto es preparado y
usado. Entonces, por ejemplo, los productos enviados bajo temperatura de refrigeración, pueden ser probados con un
termómetro. Porciones de carne cor tada para empanadas puede ser pesadas al azar. Las lechugas de a 24 por caja, pueden
ser contadas.

6. Instrucciones especiales y requisitos
Cualquier información adicional que sea necesaria, para indicar claramente las expectativas de calidad, pueden ser
incluidas aquí. Los ejemplos incluyen, procesos de ofertas, si es aplicable etiquetado y o requisitos especiales de despacho
y servicio.
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Desar rollando las (3)

Especificaciones de Compr as
Proveedores. No son los responsables directos  Los representantes de los
del desarrollo de las especificaciones No
obstante, ellos deben proveer información y proveedores, con frecuencia
asistir a las operaciones hoteleras en este aprenden acerca de los
proceso. En general, los proveedores deben
tener en la cuenta: productos primero que los
hoteleros y los compradores
Informan a los establecimientos
hoteleros de los productos disponibles.
 Revisar y criticar las
Dan consejo sobre las actividades y
especificaciones propuestas.
actitudes de otras propiedades hacia Los proveedores, deben
varios productos. evaluar si un producto por
una especificación, es útil.
Aconsejan a los compradores acerca Siempre que sea practico y
de la introducción de nuevos productos posible, las especificaciones
deben aplicarse a los
productos ofrecidos por mas
de un proveedor.
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Cuadr o . Hoja par a Datos

de Ejemplos o muestr as
de Alimentos.
 Producto:_________________________________________________________
 Nombre de la Marca__________________________________________________
 Presentado por:_______________________________ Fecha:_________________
 Disponibilidad de Variedades:____________________________________________
 Vida en el Estante (congelación)________ (Descongelado, Refrigerado, Seco)__________
 Consideraciones sanitarias y de preparación__________________________________
 Sugerencia del Menú:_________________________________________________
 Disponibilidad de ayudas de comercialización( carteles, mostradores, mesas,
etc.)_________
 Tamaño de la caja( numero de porciones):___________________________________
 Tamaño de la Porción:________________________________________________
 Distribuido por:_____________________________________________________
 Cantidad mínima para ordenar:___________________________________________
 Cualquier información adicional al ordenar:___________________________________
 :___________________________________________
 Precio aproximado porción servida:_______________________________________
 Nota: Fue recibida la siguiente hoja de información con productos?
 a. Análisis nutricional e ingredientes: Si______ No______
 b. Hoja de especificación Si______ No______



Compr as

Compras


Cuadr o . Desar rollo de

Especificaciones par a un
Producto en uso
 Paso 1. Seleccione una muestra para juzgar la calidad
apropiada.
Paso 2. Pida AL proveedor la descripción del producto
(tamaño, grado, etc.)
Paso 3. Escriba una especificación usando la
información descrita en este capitulo
Paso 4. Pida a otros proveedores elegibles, criticar las
especificaciones tentativas
-La especificación, describe la calidad correcta?
-Esta disponible de varias fuentes?
 Paso 5. Modifique la descripción escrita, si es necesario.
 Paso 6. Use la especificación



Compr as

Compras



Cuadro . Desar r ollo de Especificación
par a un Pr oducto Nuevo

Paso 1. Dar una descripción verbal del producto requerido a los
proveedores de reconocida Reputación; enfatice este paso.

Paso 2. Analice las muestras que son proveídas.

Paso 3. Seleccione el producto con la calidad correcta

Paso 4. Pida al proveedor que entrega el producto, la descripción del mismo

Paso 5. Escriba la especificación utilizando la información de este capitulo.

Paso 6. Solicite al proveedor criticar la especificación

Paso 7. Modifique la especificación, cuando sea necesario

Paso 8. Utilice la especificación


Compr as

Compras


Especificaciones de

compr as en los sistemas
Cooper ativos
 La incidencia de los sistemas centralizados de compras
(agrupaciones o POOL o cooperativas) se esta incrementando en
varios segmento de la industria de la hospitalidad. Por la
combinación de órdenes de varias propiedades, los compradores
pueden tomar ventaja de los descuentos de compras por
volumen. Tales sistemas, no obstante, deben establecerse y
operar bajo la administración o guía de un consejo legal, para
asegurar que las leyes federales y antimonopolio no sean
violadas.
 Es usual, utilizar un comité de acercamiento para el desarrollo de
las especificaciones.
 La participación de las compras centralizadas, normalmente
tampoco es decisiva. Es posible comprar algunos ítems, a través
del sistema cooperativo y comprar otros artículos bajo bases
independientes.



Compr as

Compras


Factor es de especificaciones de
Cuadr o .

compras:
PRODUCTOS ESPECÍFICOS
Carnes
Ω Inspección (obligatoria) Ω Clasificación (sí se desea)
Ω Clasificación (sí se desea) Ω Inspección (obligatoria)
Ω IMPS (Institutional Meat purchase Specifications) Ω Estilo (Total, pechugas, costillas, etc.
Guía de descripciones de compradores de carne. Ω Tamaño (limitaciones de peso)
Ω Limitaciones grasas Ω Estado de refrigeración
Ω Edad del producto (cuando se necesite) Ω Misceláneos (empaque, etc.)
Ω Estado de refrigeración Frutas y vegetales frescos
Ω Misceláneos (empaque, etc.) Ω Clasificación (sí se desea)
Comida de Mar Ω Variedad
Ω Tipo (mariscos) Ω Tamaño
Ω Forma del mercado( entero, limpio, mariscos, Ω Tipo de contenedor
vivos, enteros, descascarados, etc.) Ω Peso por contenedor
Ω Condición, (describir carne, ojos, piel, branquias) Ω Conteo por contenedor
Ω Clasificación (sí se desea y con disponibilidad) Ω Área creciente.
Ω Inspección ( si hay disponible) Frutas y Vegetales procesados
Ω Lugar de origen ( sí es necesario) Ω Clasificación (sí es necesaria)
Ω Estado de refrigeración Ω Variedad o estilo
Ω Misceláneos ( conteo, tamaños, empaque) Ω Drenado por caja o conteo por caja
Pollo Ω Peso por caja
Ω Tipo ( pollo, pavo, pato, ganso) Ω Embalaje
Ω Clases (parrilla, gallina) Ω Enlatados, tamaño del empaque



Comprando La Cantidad Cor recta

 Sobre comprar o compra
 La cantidad de items
comprados es simplemente en demasía, incrementa
tan importante como las los costos de
especificaciones de calidad. almacenamiento

 Los problemas ocurren  Los productos pueden
cuando se ordena demasiado deteriorarse en calidad con el
producto. tiempo y es más probable
que se dañen por estar
apiñados. La oportunidad
 El dinero esta para el hurto o el robo se
innecesariamente amarrado a incrementa cuando existen
los inventarios que generan cantidades extras en
problemas en el flujo del almacenamiento.
efectivo.
 También comprar cantidades
insuficientes tiene sus
desventajas. La posibilidad
siempre existe por faltantes y
huéspedes insatisfechos
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Comprando La Cantidad Cor recta (2)

 El horario de  Las cantidades
producción y otros reducidas,
problemas de disminuyen la
operación pueden oportunidad de los
ser el resultado de descuentos por
los cambios de compras en
ultima hora.. Las volumen.
emergencias y las
ordenes deprisa, son
con frecuencia más
costosas y
consumen tiempo..
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Comprando La Cantidad Cor recta (3)

 Los proveedores, deben
 La administración, también debe hacer especificar los requisitos
juicios basados en los precios futuros. mínimos por $ Peso o cantidad
Cuando se espera que los precios por libra para el despacho..
cambien, los gerentes deben responder
comprando mas o menos de un
producto. Este tipo de compra
 Los compradores necesitan
especulativa, esta basada en la adquirir menos de la cantidad
información suministrada al comprador, optima cuando la unidad de
pero es responsabilidad del gerente. empaque estándar afecta las
decisiones de cantidad.
 Mantener un seguro o un mínimo nivel
de producto a la mano, puede requerir
 Dentro de la obtención del
comprar una cantidad por encima de la contrato,, algunos proveedores
actualmente necesaria. deben hacer concesiones y
embarcar menos cantidades del
mínimo. Adicionalmente, ellos
 La disponibilidad de espacio, puede deben acordar reabastecerse si
limitar la compra de cantidad. el volumen de la mercancía
comprada es grande. Esta son
consideraciones a tener en
cuenta para la negociación.
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Compras de Ítems Per eceder os y No
per eceder os
 formula:

Cantidad comprada = Cantidad Necesaria ─ Cantidad disponible



Sistema para deter minar la cantidad de
pr oductos per ecederos a compr ar
 Determinar porcentajes de usos normales.
 Considerar si las cantidades adicionales son
necesarias para eventos especiales como
domicilios.

 Determinar la cantidad de cada ítems actualmente
en inventario.

 Deducir el monto del porcentaje normal para
calcular la cantidad a comprar.

 Realizar los ajustes necesarios para los días
festivos, eventos especiales u otros factores únicos
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en los periodos de solicitudes.
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Cuadro. Cotización de productos Perecederos / hoja de llamadas.

Cantidad Pr oveedor

ITEM Requer ido A la Mano Or den A & B y Cía. Botellas & Ver duras Pr oveedor

Local

1 2 3 4 5 6 7

Espinacas 6 cajas 2 ½ cajas 4 cajas $22/caja = $88.00 $14,85/caja = $59,40 $21,70/caja = $86,80

Lechuga 8 cajas 1 caja 7 cajas $17/caja =$119.00 $16,75/caja = $117.25 $18.10/caja = $126.70

Zanahor ia 3 bolsas de 20 20 bolsas 2 bolsas de 20 $14,70/Bols. = $29.40 $13,9/Bols. =$27,80 $13,8/Bols. =$27,60

Tomates 2 guacales ½ guacal 2 guacales $18,60/Guac. = $37.20 18/Guac. =$36.00 $18,10/Guac. =$36,20

TOTA LES $ 861 $799.25 $ 842,15

Alvaro Goenaga 24/05/2005
Ver explicación en esquema de la
diapositiva.
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Sistema de Pedidos de
Máximos y Mínimos.
 El nivel mínimo es el mínimo de
seguridad, en otras palabras, es él
número de unidades compradas que
siempre están en el inventario.

 El máximo nivel es él numero de
unidades máximo permitidas en
almacenamiento.


% de unidades a
compr ar
 La utilización del porcentaje es él numero de
unidades compradas usadas para el periodo
de los pedidos o la orden. Por ejemplo, si 10
cajas (60 latas) de arvejas son normalmente
utilizadas entre los despachos, esta cantidad
representa el porcentaje para las arvejas.



Ventaja del Tiempo
sobr e la Cantidad
 LA VENTAJA es el número de unidades de
compra a retirar normalmente del inventario
entre el tiempo de la orden o pedido colocada
y cuando este es despachado.

 Ejemplo si dos cajas de arveja son utilizadas
entre la orden de pedido y el recibo, el tiempo
de ventaja es de dos cajas.



Nivel mínimo de
Se guridad o del (mínimo)

 Este nivel se conserva en las unidades
del inventario. A causa de tal nivel de
seguridad, se puede permitir que los
despachos demorados permitan una
mayor utilización de lo normal, para
algunos ítems en dicho inventario.



El punto del pedido
 Es el número de unidades de compra en stock
cuando una orden de pedido es colocada o
solicitada. El punto de pedido se alcanza,
cuando el número de unidades de compra en
el inventario, es igual a la ventaja de tiempo
sobre las cantidades más el nivel de seguridad
(el mínimo.) Se ordenan o piden cantidades
adicionales de productos, cuando la cantidad
disponible alcanza el punto de pedido u orden.



El punto del pedido
(for mula)
 Unidades de compra en el punto de
pedido = Unidades de compra en
tiempo de ventaja + unidades de
compra en el nivel de seguridad



ventajas y desventajas del
sistema de máximos y mínimos.
 Ventajas
◊ Es menos probable tener cantidades excesivas de inventario que ocupen
espacios valiosos de almacenamiento.

◊ Existe una oportunidad reducida de faltantes y problemas asociados con
esa situación.

◊ El sistema es fácil de usar y se desarrolla de acuerdo as las necesidades
específicas del establecimiento.

◊ Los sistemas de máximos y mínimos, pueden hacer posible medir el
desempeño actual contra la efectividad esperada.

◊ Tales sistemas, pueden reducir las cantidades de productos
almacenadas sin disminuir la probabilidad de abastecimiento

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Desventajas
La información generada no es la óptima. Lo mas sofisticado en la actualidad
para asistir estos sistemas administrativo de inventarios, son las computadoras con
excelentes programas. No obstante, los establecimientos pequeños pueden tener
alguna dificultad para justificar el costo de la automatización

 El manejo, la seguridad y los niveles de pedidos a punto, incorporados en un
rango amplio de suposiciones. Al extenderse en suposiciones incorrectas, pueden
surgir problemas.
 Se requiere mucho tiempo para desarrollar los niveles de inventario de máximos
y mínimos, para manejar productos específicos.
 Las promociones de ventas de los proveedores, pueden hacer que todos los
datos sean inválidos y volver al sistema inútil.nes incorrectas, pueden surgir
problemas.
 Se requiere mucho tiempo para desarrollar los niveles de inventario de máximos
y mínimos, para manejar productos específicos.
 Las promociones de ventas de los proveedores, pueden hacer que todos los
datos sean inválidos y volver al sistema inútil.

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V. F. 11. Comprar cantidad no es particularmente importante tal como comprar la calidad correcta.
V. F. 12. Los productos perecederos son normalmente comprados varias veces a la semana
V. F. 13. El comité de acercamiento, es utilizado con frecuencia en el desarrollo de las especificaciones, para los
sistemas de compras cooperativos.
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41

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