El capítulo resume el flujo de documentos relacionados con las compras, incluyendo requisiciones, órdenes de compra, registros de compras, reportes de recibo y facturas. Explica los pasos del proceso de recibo de productos y las actividades posteriores como facturación y procesamiento de notas de crédito. Finalmente, enfatiza la importancia de la cooperación entre departamentos para una gestión efectiva de las compras.

1. El Sendero de la Auditoria de
Compras
Capitulo 6.
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2. Contenido Del Capitulo
• El flujo de los documentos fuente
• Flujo de los documentos antes de las compras
- Requisición
- Controles contables del almacén
- Solicitud de compra o requisición de compras
• Documentos de compras
- Orden de compra
- Registros de compras o Kardex
• Procedimientos de Recibo
• Actividades post-Recibo
- Una mirada al proceso de facturación
- Procesamiento de memorandos de crédito
- Procesamiento de solicitudes de cheque para pagos
• El departamento de contabilidad y compras de bienes de capital
• La importancia de la cooperación.
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3. Objetivos de Aprendizaje
1.
Explicar la importancia de los documentos fuente para las funciones
contables
2.
Diferenciar entre una requisición y una requisición de compras
3.
Explicar el sistema perpetuo de inventarios para el control del
almacén
4.
Comparar los métodos de registros de compras
5.
Explicar los pasos básicos, involucrados en el recibo de productos
6.
Describir los dos métodos para el pago de facturas
7.
Resumir como los memorandos de créditos, son utilizados para
ajustar los problemas de despachos
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4. El Flujo de los Documentos Fuente
Los documentos fuente, son los puntos de origen de entrada
de la información financiera dentro del sistema de contabilidad
e incluye formatos como las requisiciones de compras,
ordenes de compras, registros de compras (kardex) reportes
de recibo de mercancía, facturas, desembolsos o pagos
recibos de caja.
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6. Flujo de los Documentos antes de las
Compras
La requisición, es usada para comunicar la
información del departamento solicitante .
Esta forma identifica el tipo y la cantidad
del producto que debe ser removido del
inventario.
- Requisición al Almacén
- Requisición de cocina
- Formato de Inventario Perpetuo
- Requisición de Compra
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7. CUA DRO 2.
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Requisición al A lmacén

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9. Formato de Inventario Perpetuo
• Cuando los ítems entran en almacenamiento, la cantidad es
registrada al formato de inventario perpetuo para mostrar el
incremento en el inventario.
• Cuando los inventarios son removidos a causa de una
requisición, la cantidad en salida se baja y es registrada en el
mismo formato. Los saldos que están en movimiento,
permiten el control
• (Se recomienda un miembro del departamento de
contabilidad)
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10. Formato de Inventario Perpetuo
Inventario Perpetuo
Nombre del Producto: Camarones
Tamaño Unidad de Compra___5 libras / bolsa
FECHA
Salidas
Colum 1
Entradas
3
4
5/16
3
12
5/17
3
9
5/18
5/19
2
Fecha
Saldo
Máx imo___15____
6
15
2
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13
1
Entradas
Salidas
Máx imo_________
2
Saldo
3
4

11. Requisición de Compras
• Otra herramienta contable, es la requisición de compras en
nuestro medio llamada solicitud de compras.
• El personal de almacén, envía este formato a la sección
compras cuando los niveles de las cantidades, alcanzan los
mínimos preestablecidos.
• Las requisiciones de compra (solicitudes de compras), indican
cuales items son solicitados, cuando ordenarlos y cuantos de
cada item es necesario para mantener los niveles.
• Un departamento profesional de compras, desarrolla y hace
circular, las especificaciones de compras con los proveedores
elegibles.
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13. Formato Tradicional Colombia
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14. Orden de Compra
• La documentación se somete a la sección de recibo, la que
necesita los detalles con respecto a los ítems, las
cantidades y los precios de cada orden que entre. Esta
documentación debe tener una copia de la orden de
compra, si una es expedida o si debe haber un registro
interno del acuerdo de compras.
• Una copia de la orden es enviada también al departamento
de contabilidad, de esta manera la auditoria, puede ser
desempeñada como parte del proceso de facturación
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15. Orden de Compra
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16. Registro de la Compra
• El personal de recibo puede ser dotado con una copia del
registro de la compra y de esa manera se pueden preparar
apropiadamente para recibir los productos cuando sean
despachados y por lo tanto eliminar, sorpresas de último
minuto.
• Los miembros de compras con la responsabilidad de recibir,
necesitan revisar los artículos contra los registros de las
compras que indiquen el producto pedido, la cantidad y el
precio.
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17. Procesos de Recibo
• El recibo adecuado, demanda un completo
conocimiento de las especificaciones de
calidad y una cuidadosa atención de los
detalles con respecto al precio y la cantidad.
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18. Procesos de Recibo
• Con frecuencia, los procedimientos son
escasos después de realizar un seguimiento,
haciendo que sea haga imposible confirmar,
que los productos recibidos, sean los
correctos.
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19. Procesos de Recibo
• En las operaciones muy grandes, deben tener personal de
tiempo completo con responsabilidades para el recibo.
• El Chef, el gerente de alimentos y Bebidas y otro
personal, deben desempeñar estas tareas para los
productos entrantes.
• El personal auxiliar que maneja el despacho, debe
notificar al guardia de seguridad en la entrada del
personal acerca de una mercancía que este arribando
• Se recomienda que un representante del Ama de llaves,
se haga presente en el área designada para desempeñar
responsabilidades de recibo.
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20. Procesos básicos de los productos recibidos
• Paso 1:
Revisar los productos entrantes contra la orden de
compra o contra en registro interno de compras.
• Paso 2:
Revisar los productos entrantes contra las
especificaciones.
En este punto, alguien con entrenamiento especializado es
necesario para reconocer las Características de calidad
requeridas en cada ítem comprado en cada departamento.
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21. Procesos básicos de los productos
recibidos
• Paso 3: Revisar la factura del pedido y las copias
de la solicitud del área lo mismo que la orden de
compra. Después de que la calidad y las cantidades
del producto han sido verificadas, la factura puede
ser firmada. La factura se convierte en un
documento de información requerido para el
procesamiento de la posterior tratamiento de esas
cuentas.
• Paso 5: Revisar que los productos son removidos
rápidamente del área de recibo a su lugar de
almacenamiento.
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22. Procesos básicos de los productos
recibidos
• Para acomodar los horarios del personal
responsable, los tiempos de despacho son
limitados.
• La orden de compra y registro de compras, la
factura y el reporte de recibo debe
ensamblarse, y finalmente alcanza el
departamento de contabilidad para el proceso
final del pago de la factura.
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23. Comprobante de recibo de
Mercancías
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24. Actividades Post Recibo
• Si existen discrepancias entre las calidades,
cantidades y precios acordados con el pedido
despachado.
• Si es un pedido con productos atrasados o fuera de
stock
• Si los resultados del despacho fueron efectivos
• Si alguno de los problemas, requirió ajustes en la
factura. (Los memos de notas crédito se discutirán
mas adelante en este capitulo.)
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25. Reporte diario de recibo de
Suministros
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26. Cuadro Reporte diario de Recibo de
Alimentos
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27. ORDEN DE COMPRA
Hotel, Camas & botellas
A v. Del Mar . 32-12
Bogota D.C. TEL 57435
ESTA ORDEN DE COMPRA No..
OOOOO
DEBE APARECER EN TODAS LAS FACTURAS, SELLOS DE EMPAQUE, Facturas De
fletes ETC
ORDEN DE COMPRA
TRA NPORTA R EN
VENDEDOR
LEA TODA S LA S INSTRUCCIONES, CONDICIONES DE LOS TÉRMINOS A QUÍ ESCRITOS Y OBLIGA CIONES. SOLA MENTE TA LES
INSTRUCCIONES, TÉRMINOS, CONDICIONES Y OBLIGA CIONES, SE CONSTITUYEN EN A CUERDO ENTRE LA S PA RTES
POR FAVOR DE ENTRADA AL NUMERO DE NUESTRA ORDEN DE COMPRA, SUJETO A TODAS LAS INSTRUCCIONES, TÉRMINOS Y CONDICIONES DE ESTA
Fecha de Orden
ÍTEM
UND
Fecha de A rribo
Or denada Recibida Pr ecio
Tr ansporte Vía
ÍTEM
F.O.B.
UND
Términos
Cantidad
Cantidad
Or denada Recibida Pr ecio
Orden recibida por______________________________
Asistente de compras_________________________
Fecha______________________________________
Firma autorizada____________________________
Copia blanca para Recibo / contabilidad, amarilla para almacén de Alimentos & Bebidas, Rosada archivo consecutivo.
Otr a distribución e Instr ucciones suger idas
1. El plazo de entrega es improrrogable.
2. La mercancía se entiende puesta en el Hotel, no cesando la responsabilidad del proveedor hasta que esta se encuentre en nuestro almacén.
3. Nota de entrega debe acompañar a la mercancía
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4. No se aceptara substitución o cambio de mercancía especificada
5. Las facturas deben ser enviadas por duplicado al Hotel Sena en el momento de entregar la mercancía
Según su Ref. No

28. Cuadro
Reporte diario de Recibo de Bebidas Cigarrillos
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29. alvargoe@gmail.com

30. Tarjeta de Bind Card
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31. Una mirada al proceso de facturación
•
Un paso inicial en el proceso de pago de las facturas, ocurre cuando los
vencimientos son revisados (idealmente en la segunda revisión.)
•
Cuando las facturas se pagan por declaraciones de informes, el comprador
debe alcanzar acuerdos con los proveedores que cubren todas las
entregas aplicables a la facturación que serán enviadas al establecimiento
en un horario regular. Las facturas que han sido archivadas “por
proveedor” con anticipación se recuperan cuando se recibe el informe.
•
Cuando las cuentas se pagan por factura, se debe registrar la misma
información básica en cada factura. La diferencia es que no se recibe un
informe o declaración de las facturas.
•
En cualquier caso, los documentos fuente se deben archivar
alfabéticamente por nombre de proveedor después del pago.
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32. Cuadro 6. Ejemplo de Factura
GRA CE
x x xx x x x
Distribuidor A limento & Bebidas
Calle del Ruido # 30-28
Bogota D.C.
VENDIDO A
Cliente No
Fuera de Bogotá
Pedidos al No. 091 0000000
Ex t. 000
Enviado a:
Orden Recibida por
Ordenado por
CA NTIDA D
CÓDIGO PRODUCTO
DESCRIPCIÓN
Fecha de
entrada
Orden No.
Fecha de la factura
Nombre de la
Ruta
INFORMA CIÓN ESPECIA L
ORDEN
Factura No.
Ruta No.
PESO
PRECIO UNITA RIO
$ VA LOR
DESPA CHO
PESO TOTAL DE LA FACTURA
Fuente : Golden Nugget adaptación Alvaro Goenaga
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VALOR FLETES
VALOR TOTAL

33. Método apropiado para procesar las notas crédito
•
Se anota el problema y se llama la atención del conductor cuando se están recibiendo los items. El conductor
acuerda que hay diferencias entre el despacho y lo incluido en el pedido ordenado y en la factura.
•
La información a aplicable, es anotada en el memorando, incluyendo el numero de la factura enviada.
•
El conductor firma la nota o el memorando después de haber registrado la información pertinente.
•
El personal de recibo, firma la factura y anota el numero del memorando o de la nota crédito sobre la factura.
•
El personal de recibo, retiene una copia del memorando, normalmente el original. Este debe ser adjuntado a la
factura correspondiente.
•
La factura con la nota adjunta, es aplicable a la orden de compra ( o al registro de compras) y es dirigida, a
través de la sección compras al departamento contable. El personal de compras, debe verificar las situaciones
o problemas, consideradas en el memorando con el personal de recibo y el representante del departamento
involucrado. La frecuencia con que ocurra esta situación o problemas, genera información útil para evaluar
como funciona el proveedor en el proceso.
•
Tan pronto como se reciba la nota crédito y la factura por contabilidad, se debe realizar una revisión
aritmética, para comprobar todas correcciones.
•
Algunos establecimientos, requieren que se llame al proveedor para confirmar que una copia de la nota o
memorando del crédito, fue recibida y esta siendo procesada.
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34. Cuadro 8. Memorando de Corrección de facturas
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35. Ejemplo Proceso de manejo
MEMORANDO DE CORRECCIÓN DE FACTURAS
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•
•
OBJETIVO
Informar al área de compras y al proveedor las discrepancias presentadas entre la negociación y la
facturación efectuada por el proveedor. Estas pueden ser en cuanto a precio, calidad, cantidad u otra
diferente. La información conlleva una labor por parte del área de compras, la cual consiste en
contactar al proveedor para resolver la discrepancia.
INFORMACIÓN
Día, mes, año de elaboración del documento
Área que elabora y envía la información, así como el área a la cual va dirigida la misma.
Número de la factura que presentó la discrepancia y nombre del proveedor.
Discriminación de la discrepancia presentada, explicando el valor cuando se trate de diferencia entre
el precio facturado y el negociado; la cantidad facturada y solicitada, cuando la mercancía que llegó no
fue la misma cantidad solicitada; cuando se trate de discrepancias de calidad, se debe exponer la
referencia, el gramaje, etc. Si es otra diferente se debe explicar cual.
Observaciones: Las relevantes que merezcan mayor aclaración.
Firmas del encargado de recibo de mercancías, cuando diligencia el formato y del encargado o jefe de
compras cuando recibe la copia enviada por parte del área de recibo.
Gestión ante el proveedor: Compromiso que adquiere el proveedor para solucionar la discrepancia.
Ejemplo, enviará nota crédito por valor de XXXXX.
ELABORA: El encargado de recibo en original y dos copias.
DISTRIBUCIÓN
Original: Para el proveedor.
Primera copia: Para compras.
Segunda copia: Se adjunta al comprobante de recibo de mercancía
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36. Procesamiento de solicitudes de cheque
para pagos
• A menos que el propietario o el gerente realice las actividades
de depósito y pagos, el procesamiento de factura o de las
declaraciones de pagos y la firma de cheques, debe ser
realizada por dos empleados diferentes. Por razones
similares, las personas que procesan los ingresos, y prepara
los depósitos no debe estar involucrada en los
procedimientos de elaboración de cheques.
• Las facturas o las cuentas de cobro u informes de declaración
con los registros soportados, con las órdenes de compra o
registros de compra, la factura, los reportes de recibo deben
tenerse para que la firma oficial de la administración lo firme.
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37. El departamento de contabilidad y
compras de bienes de capital
•
La gerencia debe aprobar la compra especial, como por ejemplo la compra de
muebles para el
Lobby del hotel.
•
La localización de los fondos utilizados para compras el equipo, el personal de
compras, debe Investigar la información para facilitar la decisión final para el
departamento que lo requiere.
•
Una vez tomada la decisión se elabora la orden de compra, una copia se adelanta
al departamento de contabilidad, así los fondos pueden apartarse cuando sea
necesario. La sección de compras,necesita confirmar la disponibilidad de fondos
con el personal de contabilidad.
•
El equipo, puede ser comprado en efectivo, financiado, o alquilado. Debido al flujo
de efectivo y las implicaciones tributarias, consideradas dichas alternativas, el
personal de contabilidad debe estar involucrado al evaluar las opciones.
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38. La importancia de la cooperación.
El trabajo en equipo y la comunicación entre compras y el
departamento de contabilidad, se ha representado a través
de este capitulo. En ocasiones los establecimientos grandes,
tienen especialistas contables con responsabilidades para
cada una de las actividades discutidas. En contraste, las
operaciones pequeñas no tiene contabilidad de tiempo
completo; el propietario o el gerente, deben desempeñar
varias de estas tareas con asistencia externa y personal
profesional dedicado a la contabilidad. Otros
establecimientos utilizan un tenedor de libros para el proceso
de facturación, elaboración de cheques y mirar otras
responsabilidades. Indiferente al plan organizacional, de
cualquier manera los “expertos” en compras, deben trabajar
muy de cerca con los expertos en contabilidad, para diseñar
sistemas para la apropiación de los fondos limitados a la
disposición de la propiedad.
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39. Acrobat Document
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