Es el manula de usuario del Sitema de Documentación FInanciera del departamento Financiero

2. Sistema para el Acceso de Documentación Financiera - Manual de Usuario 2011
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I.- Conociendo el Sistema
1.1.- Accediendo al Programa de Documentación Financiera
Para comenzar a usar el sistema es necesario que el Usuario tenga instalado el programa
de Documentación Financiera y que identifique el icono de acceso directo que se
encuentra ubicado en el escritorio.
1.2.- Presentación de la Ventana Principal del Programa
El momento en que le damos doble clic al icono anterior nos aparecerá la siguiente
Ventana de Ingreso de Usuario:

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1.2.1.- Barra de Menú y sus Opciones
 Archivo.- Al dar un clic sobre este nos aparecerá un submenú en el que
encontramos la opción salir la cual si le damos un clic estaremos cerrando y
saliendo del programa.
 Salir
 Búsqueda.- Permite realizar búsquedas por número de registro y por año y
mes.
 Búsqueda por número de registro
 Búsqueda por año y mes
 Cuenta de Usuario.- Nos permite cerrar sesión, la cual si le damos un clic
estaremos cerrando la sesión como usuario y de nuevo nos aparecerá la Ventana
de Ingreso de Usuario.
 Cerrar Sesión
II.- Configuración del Sistema
2.1.- Ingresar al Sistema
Para poder observar los oficios se debe acceder por el icono que se encuentra ubicado
en el escritorio.

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El momento en que le damos doble clic al icono anterior nos aparecerá la siguiente
Ventana de Ingreso de Usuario:
Si son usuarios y no Administradores lo único que debemos realizar es dar un clic en el
botón ACEPTAR ó presionar el botón ENTER.
En el caso que no se desee realizar ninguna acción y salir de programa lo que debemos
hacer es dar un clic en el botón SALIR.
Después de haber presionado el botón ACEPTAR ó dar ENTER nos aparecerá la
ventana de la Documentación Financiera como se muestra a continuación:
Esta ventana tiene una Barra de Menú en la que encontramos ARCHIVO,
BUSQUEDA, CUENTA DE USUARIO y AYUDA.

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En el menú ARCHIVO al dar un clic sobre este nos aparecerá un submenú en el que
encontramos la opción SALIR la cual si le damos un clic estaremos cerrando y saliendo
del programa.
En el menú BUSQUEDA nos aparecerá un submenú en el que encontramos las
opciones BUSQUEDA POR NÚMERO DE DOCUMENTO y BUSQUEDA POR
AÑO Y MES.

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2.2.- Cargar los Datos
En la opción BUSQUEDA POR NÚMERO DE DOCUMENTO nos aparecerá la
siguiente ventana:
 Buscar.- Al presionar este botón se buscará en toda la base de datos
todos los documentos que tengan ese número, mostrándonos su año, mes
y tipo.
 Abrir Documento.- Con este botón nos permite abrir el documento
seleccionado.
 Salir.- Salimos de esta ventana.

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En la opción BUSQUEDA POR AÑO Y MES nos aparecerá la siguiente ventana:
 Buscar.- Al presionar este botón se buscará en toda la base de datos
todos los documentos que tengan ese número, mostrándonos el número y
el tipo; después de escoger el año y el mes.
 Abrir Documento.- Con este botón nos permite abrir el documento
seleccionado.
 Salir.- Salimos de esta ventana.
2.3.- Consultas
Búsqueda por Número de Documento
En esta ventana podemos realizar búsquedas de Documentos mediante el ingreso del
Número del Documento.
Como ejemplo ingresamos el Número del Documento 01 y damos clic en el botón
BUSCAR en ese momento se va a desplegar una lista de documentos que tengan el
número del documento que se ingresó, con el Año, el Mes y el Tipo de documento
(Oficios, Planillas, etc.), para poder abrir un documento que nosotros deseemos,
debemos primeramente seleccionarlo con el mouse dicho documento y luego presionar
el botón ABRIR DOCUMENTO como se muestra en la siguiente ventana:

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 Buscar.- Al presionar este botón se buscará en toda la base de datos
todos los documentos que tengan ese número, mostrándonos su año, mes
y tipo.
 Abrir Documento.- Con este botón nos permite abrir el documento
seleccionado.
 Salir.- Salimos de esta ventana.
Búsqueda por Año y Mes
En esta ventana podemos realizar búsquedas de registros escogiendo el año y mes.
Luego de haber escogido el año y mes, presionamos el botón BUSCAR en ese instante
nos va a mostrar una lista de todos los documentos de ese año y mes.
Para poder abrir un documento, debemos primeramente seleccionarlo con el mouse el
documento deseado y luego presionar el botón ABRIR DOCUMENTO.

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 Buscar.- Al presionar este botón se buscará en toda la base de datos
todos los documentos que tengan ese número, mostrándonos el número y
el tipo; después de escoger el año y el mes.
 Abrir Documento.- Con este botón nos permite abrir el documento
seleccionado.
 Salir.- Salimos de esta ventana.

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Y si deseamos salir.
En el menú CUENTA DE USUARIO nos aparecerá un submenú que es CERRAR
SESION, la cual si le damos un clic estaremos cerrando la sesión como usuario y de
nuevo nos aparecerá la Ventana de Ingreso de Usuario como se muestra a continuación.
En el menú AYUDA nos aparecerá un submenú en el que encontramos las opciones
ACERCA DE...Y MANUAL DE USUARIO

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En la opción ACERCA DE… al dar un clic nos aparecerá una ventana con la
información de los creadores del sistema.

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En la opción MANUAL DE USUARIO al dar un clic nos aparecerá un
documento para el usuario en el cual detalla los pasos a seguir para poder utilizar
el Sistema para la documentación financiera en el modo de usuario