Trabajo de Gestión de documentos electrónicos GR2 Elaborado por: Carolina Jimenez Sandra Garzón Angela Villamuez

1. Presentado por: Sandra Yaneth Garzón
Angela Plaza Villamuez
Carolina Jiménez Jaramillo
Docente: Jorge Mario Zuluaga
Campuzano
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística
Marzo de 2014

2. Tratamiento de los documentos electrónicos
Objetivos
Responsables
Expediente electrónico
Expediente Mixto ò Hibrido
Proceso de gestión documental
Organización del espacio de trabajo
Organización de los documentos electrónicos

3. Aplicar procedimientos como profesional de Ciencias de la
Información y Documentación, Bibliotecología y Archivística para
llevar la secuencia coordinada de procesos, técnicas y operaciones de
gestión de documentos electrónicos a lo largo del ciclo de vida de los
documentos.
Determinar la forma y estructura en que los documentos deben ser
creados y posteriormente incorporados al sistema de gestión de
documentos electrónicos de la organización.
Identificar las diferentes clases de expedientes.
Establecer los pasos a seguir para la formación de expedientes o
agrupaciones de documentos en el contexto de los tipos de actuaciones o
series concretas.

4. El tratamiento de los documentos electrónicos
y validados con firmas electrónicas, en todo el
proceso del ciclo vital del documento desde el
momento en que se genera hasta su disposición
final. Esto es llamado gestión de los
documentos electrónicos los cuales para su
manejo se necesita de un software y hardware
adecuado dentro de un contexto de cambio
tecnológico.

5. Es el mantenimiento dado a los documento buscando su perdurabilidad y
el buen estado de los mismos. Se recomienda su conservación a los
documentos que tienen gran importancia por su valor, independiente al
sistema al que se produjeron.
Los formatos electrónicos tienen una longevidad que oscilan en cinco
años, por ello la migración que se hace necesaria, y es preferible utilizar
formatos abiertos (xml, html, pdf, ipg, cgm), sin que pierda sus
características de contenido, estructura y contexto.
Los elementos clave en relación con la conservación de los soportes son la
accesibilidad, la legibilidad, la perdurabilidad y la preservación de la
autenticidad. Es preferible el empleo de soportes de almacenamiento
óptico no re escribible, que permiten satisfacer requisitos de archivo y
permiten el acceso directo a la información.

6. Para que los documentos electrónicos puedan
utilizarse a largo plazo, se deben conservar
documentos auténticos, accesibles e inteligibles en un
contexto de constantes cambios tecnológicos.
Las estrategias empleadas para asegurar la
conservación y accesibilidad a los documentos
electrónicos esencialmente son: Actualización y
migración de los datos a soportes diversificados,
fiables y la emulación. La emulación consiste en imitar
el funcionamiento de un ordenador o de un
determinado software sobre otro ordenador más
moderno y potente de una generación actual. De esta
forma, los documentos electrónicos conservan su
aspecto, su originalidad y por supuesto su contenido.

7. Copia de documentos en soporte o formatos con tecnología nueva
periódicamente. Para evitar perdida de información es importante guardar una
copia antes de realizar la actividad.
Tipos de migración.
•Compatibilidad retroactiva: lectura y copia del nuevo formato por versiones
posteriores del programa de creación.
•Interoperabilidad: lectura y copia a nuevo formato por programa diferente al
de creación, que comparte los mismos formatos.
•Conversión a formato estándar(tipo ASCII).

8. Se recurre a la estructura de
directorios del ordenador personal
o de uso compartido para la
creación de carpetas, subcarpetas o
ficheros que respondan a un
sistema normalizado para
nombrarlos, esto es importante
para la creación de expedientes que
constituyen las series
documentales.

9. En soportes y perdurable, adecuado a las necesidades de
conservación. Se recomienda emplear soportes ópticos no re
escribible para evitar modificaciones o perdidas (soporte no
repudiable) Los documentos se mantiene en su aplicación
original cuando se necesitan a largo plazo, aunque debido a los
avances tecnológicos se tiene que convertir al nuevo software.
También se puede almacenar en un formato que no dependa de
ningún software (ficheros planos)y que cuente con funciones de
control de acceso.
La aplicación de los procedimientos o la secuencia coordinada
de procesos, técnicas y operaciones de gestión de documentos a
lo largo del ciclo de vida de los documentos debe permitir:

10.  Identificar los documentos precisos en cada proceso de actividad.
 Determinar la forma y estructura en que los documentos deben ser
creados y posteriormente incorporados al sistema de gestión de
documentos electrónicos de la organización.
 Determinar los metadatos que deben ser asignados al documento
electrónico, tanto en el momento en que es incorporado al sistema
(captura) como a lo largo de su ciclo de vida.
 Establecer los pasos a seguir para la formación de expedientes o
agrupaciones de documentos en el contexto de los tipos de
actuaciones o series concretas.
 Establecer la estrategia para garantizar la conservación de los
documentos y las condiciones de acceso, uso y reutilización
correspondientes, incluyendo la conversión de formatos y las
migraciones.

11. Velar por el cumplimiento de los requisitos legales y
normativos, especialmente en cuanto a lo que se refiere a la seguridad, a la
accesibilidad y al tratamiento de los datos de carácter personal, así como a la
ejecución de los procesos relacionados con la interoperabilidad y de las
acciones dictaminadas sobre los documentos electrónicos.
Proporcionar información en modo de pistas de auditoría que permitan
acreditar que los documentos están protegidos frente a cualquier acceso,
modificación y destrucción no autorizados.
Garantizar, en última instancia, la creación, la captura en el sistema y el
mantenimiento de documentos electrónicos auténticos, fiables, íntegros y
disponibles.
Identificar las oportunidades de mejora y evaluar los posibles riesgos
derivados de la gestión de documentos electrónicos.

12. Uno de los puntos básicos en la gestión de los
documentos electrónicos son los metadatos, los
cuales ya se introdujeron en la NTI de documento
electrónico y de expediente electrónico. Los
metadatos proporcionan cobertura a los diferentes
procesos que tienen lugar a lo largo del ciclo del
vida del documento electrónico. La NTI destaca que
cada administración debe diseñar internamente el
esquema de metadatos que va aplicar en base a sus
necesidades, aun así se debe tener en cuenta:
1. Se recomienda usar el Esquema de metadatos
para la Gestión del Documento Electrónico(e-
EMGDE)
2. En el caso de que el expediente o documento
deba someterse a intercambio se debe tener en
cuenta los metadatos mínimos obligatorios del
documento electrónico y del expediente electrónico.

13. Establecer la estrategia para garantizar la conservación de los
documentos y las condiciones de acceso, uso y reutilización
correspondientes, incluyendo la conversión de formatos y las
migraciones.
Velar por el cumplimiento de los requisitos legales y
normativos, especialmente en cuanto a lo que se refiere a la
seguridad, a la accesibilidad y al tratamiento de los datos de
carácter personal, así como a la ejecución de los procesos
relacionados con la interoperabilidad y de las acciones
dictaminadas sobre los documentos electrónicos.
Proporcionar información en modo de pistas de auditoría que
permitan acreditar que los documentos están protegidos frente a
cualquier acceso, modificación y destrucción no autorizados.

14. Garantizar, en última instancia,
la creación, la captura en el
sistema y el mantenimiento de
documentos electrónicos
auténticos, fiables, íntegros y
disponibles.
Identificar las oportunidades de
mejora y evaluar los posibles
riesgos derivados de la gestión de
documentos electrónicos.

15. Los miembros de la gestión documental que regula las prácticas
efectuadas tanto por los responsables de su gestión como por cualquier
otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus
actividades.
Los profesionales de la información y de la gestión de los documentos
de archivos, los ejecutivos, los jefes de las unidades organizativas, los
organizadores de sistemas y cualquier otra persona que crea documentos
como parte de su trabajo
resposabilidad
Los individuos
Las
organizaciones
La comunidad

16. El remitente: tiene la responsabilidad y gestionar le correo
electrónico (correo interno).
Si a nuestro mensaje de correo electrónico deberá responder uno o
varios destinatarios conservemos el texto original y todas las
respuestas recibidas.
El destinatario: tiene la responsabilidad de conservar y gestionar
el correo electrónico: debe guardarse el archivo externo recibido
Especialmente cuando en archivo forma parte del documento
oficial de operaciones.

17. RESPONSABILIDAD DEL ORGANO PÚBLICO
Dispone la normativa de organización específica y de no existir previsión
normativa, la responsabilidad recae en el encargado de su tramitación.
Los entes deben garantizar el crear y almacenar evidencia; y/o recibir y
almacenar datos, para garantizar su integridad, para mantener accesibilidad de
los datos y la evidencia de los mismos.
RESPONSABILIDAD DE AUTORIA
Legalmente se refiere a la presunción de autoría y responsabilidad que es
aquel donde todo documento, mensaje electrónico o archivo digital asociado a
una firma digital certificada se presumirá, salvo prueba en contrario de la
autoría y responsabilidad del titular del correspondiente
Certificado digital vigente en el momento de su emisión.

18. Es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o
asunto administrativo, cualesquiera que sea el tipo de información que
contengan, y que se encuentren vinculados entre sí para ser archivados.
Así mismo como los documentos físicos tienen un orden de acuerdo a una
estructura lógica, deben manejarse los documentos electrónicos. Estos documentos
corresponden a metadatos asociados que hacen parte del documento electrónico.
Dentro del expediente, los documentos deben estar asociados a un identificador
único, al que se añade un índice electrónico, agrupados según las series y subseries
que determine la Entidad.

19. Documentos electrónicos: Contenido, estructura y contexto definidas
Índice Electrónico: Garantiza la seguridad del documento y su
recuperación. Establecen e identifican los documentos electrónicos que
componen el expediente, ordenados de manera cronológica y según la
disposición de los documentos, así como otros datos con el fin de
preservar la integridad y permitir la recuperación del mismo.
Firma del índice electrónico por la administración, órgano o entidad a
cargo de acuerdo con la normatividad aplicable, garantiza la
autenticidad e integridad del contenido del índice y por extensión, de los
documentos que conforman el expediente electrónico así como el de su
estructura.
Metadatos del expediente electrónico o información virtual contenida en
ellos.

20. Sus propiedades dependen de la fase en la que se encuentren:
Etapa de Tramite
Varias Aplicaciones
Índice electrónico
Puede ser modificado
Debe ser accesible.
Se debe conservar electrónico todo lo que corresponda al
expediente.
Regulado por la normatividad vigente.
Código de identificación único
Pueden tener documentos electrónicos que hagan parte de otro
expediente.
En algunos casos se pueden incluir documentos en formatos
distintos a los establecidos.
•Debe poder ser transferido a la etapa de archivo.
•Debe admitir firma electrónica.

21. Etapa de Archivo
Aplicaciones de software llamadas Sistemas de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo
Debe tener índice electrónico firmado
No puede ser modificable
Debe ser accesible
Debe tener un código de identificación único
Pueden tener documentos electrónicos que hagan parte de otro
expediente.
Debe ser un formato que garantice su
conservación, autenticidad, integridad y recuperación a medio y a
largo plazo.
Debe aplicar todas las normas de archivo vigentes

22. Planeación
Se crea de
acuerdo a
las funciones
o actividades
Gestión y
Trámite:
Tramite,
distribución,
descripción,
disponibilidad
,
recuperación
y acceso
Disposición
final:
Lo
determinado
en la TRD Y
TVD,
establecido
por la
Institución.
Etapa de Tramite Etapa de
Archivo
Valores
Administr
ativos, Le
gales e
históricos

23. Los metadatos permitir definir la características del expediente,
las cuales deben ser comunes a todos los documentos que lo
conforman.
Los metadatos mínimos obligatorios son un conjunto de
información definida para facilitar el conocimiento inmediato de
las características básicas del expediente electrónico. Los
metadatos complementarios son los que permiten una descripción
específica.

24. Son los que se componen de
documentos electrónicos y documentos
físicos.
Los soportes de estos documentos son
físicos como microfilmes, medios
electrónicos o cualquier soporte que la
tecnología actual ofrece, teniendo en
cuenta que el método de conservación
debe garantizar su seguridad y
accesibilidad, por tal motivo son
utilizados para preservar la información
por todo el tiempo que esta se necesite.

25. La ley 594 de 2000, define la Gestión documental como el conjunto de
actividades y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
1- PLANEACIÓN
2-
PRODUCCIÓN
3- GESTIÓN Y TRÁMITE
4-
ORGANIZACIÓN
5-
TRANSFERENCI
A
6 - DISPOSICIÓN DE
DOCUMENTOS
7 -
PRESERVACIÓN
A LARGO
PLAZO8-VALORACIÓN
PROCESOS GESTION DOCUMENTAL
Decreto 2609 de 20012, Artículo 9

26. La cantidad de tiempo que dedicado al trabajo administrativo y la
incorporación generalizada del ordenador a estar tareas durante los
últimos años suponen un factor de riesgo que debe tenerse en
cuenta para prevenir daños a la salud.
La correcta prevención de riesgos en estas actividades debe
tener en cuenta tres cuestiones básicas:
•Diseño de las instalaciones: espacio de trabajo, iluminación,
climatización y condiciones acústicas.
•Selección de mobiliario.
•Organización de las tareas.
Entorno de trabajo
Las fuentes de luz, además de proporcionar niveles de iluminación
suficiente, no deben provocar deslumbramientos ni reflejos
molestos

27. Las fuentes de luz, además de proporcionar niveles de
iluminación suficiente, no deben provocar deslumbramientos ni
reflejos molestos.

28. El término “documento electrónico” es un concepto
relativamente nuevo y no menos debatido que el visto
anteriormente. A los efectos del presente estudio, se denominará
un documento como electrónico si se encuentra físicamente
almacenado en un dispositivo electrónico o unidad de
almacenamiento externa de un dispositivo de este tipo,
comprensible sin ningún procesamiento adicional, excepto la
presentación del monitor o de la página impresa. Cualquier
archivo de computadora que tenga un contenido válido para el
trabajo de un universo de usuarios, por reducido que sea, se
considera un documento electrónico.

29. La gestión de documentos electrónicos requiere sistemas de
Archivo que cumplan con las siguientes funciones:
1. Organizar racionalmente los directorios informáticos y los
accesos a los mismos, estableciendo las normas o sistemas
para el almacenamiento de los documentos.
2. Controlar la reproducción indiscriminada de copias.
3. Eliminar las copias y versiones de un mismo documento.
4. Establecer el sistema de salvaguardar la integridad de los
documentos
5. Establecer un sistema que permita recuperar la información
eficazmente.

30. Para organizar los documentos
electrónicos se debe:
Clasificar: Se registran los datos
básicos de documento
Ordenar: Conformación de
expedientes
Describir: Se describen pro
niveles.

31. A diferencia de los documentos en papel, los documentos
electrónicos se han aceptado como tal hace sólo unos años, esto
ha provocado que algunos aspectos legales aún no estén definidos
del todo para este formato, aunque en la mayoría de ellos se
trabaja arduamente. Aunque existen leyes a su favor, como la
“Technology Policy 96-16A”,20 dictada en New York para
facilitar el intercambio de información entre el estado y
determinadas agencias mediante los sistemas para la gestión de
documentos electrónicos, la confiabilidad de un documento
electrónico, entendida como la capacidad de que el documento
pueda ser tomado como prueba en un sentido legal, es todavía
una aspiración de los especialistas.

32. La confiabilidad del correo electrónico, por una parte, no está
totalmente aceptada; tampoco así las copias de documentos
electrónicos, las firmas digitales y otras cuestiones de índole
legal. No obstante, cada día se logran avances en estas áreas, que
fortalecen el vertiginoso desarrollo de la gestión de los
documentos electrónicos. Mientras tanto un sinnúmero de
organizaciones se valen de estas herramientas para el desarrollo
de sus actividades cotidianas.

33. En esta gráfica se observa un ejemplo de que casi nunca es
posible encontrar equipos de cómputo debidamente ordenados
con parámetros que faciliten la información contenida en ellos.

34. Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para
guardar documentos en el disco duro del PC. Estas categorías
se asimilan a las Series y Subseries documentales. Para
clasificar los documentos en formato papel y electrónicos se
establece el Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
SERIE SUBSERIE

36. En este entorno conceptual han venido apareciendo
en el mercado, en especial en esta última década,
distintos productos informáticos orientados
específicamente al control y la gestión integral de
este tipo especial de documentación conocidos por
sistemas o herramientas GED (GestiónElectrónica de
Documentos) o por el término anglosajón de EDMS
(ElectronicDocument Management Systems).

37. En la mayor parte de los casos estos productos GED son una
evolución lógica de los tradicionales sistemas de gestión
documental a los que se les han ido añadiendo más o menos
funcionalidades, e integrando otras tecnologías informáticas
ya existentes en el mundo empresarial para dar una respuesta
global a las necesidades informativas y documentales de
dichas organizaciones. Esta integración de tecnologías hace de
estos productos herramientas potentes para la gestión
electrónica de la documentación orientados, principalmente, a
grandes entidades con estructuras organizativas y funcionales
muy complejas, con multitud de series y tipos documentales y
con redes de usuarios, internos y externos, muy variadas

38. •Gestión de imágenes: utilización de la tecnología que
permite la captura digital a través del escáner de los
documentos impresos.
•
•Tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres: la
digitalización del texto tiene como finalidad poder interpretar
y tratar electrónicamente ese texto a través de programas
OCR.
•Tecnologías de almacenamiento óptico: para el
almacenamiento de los documentos electrónicos, y más aún en
el caso de imágenes digitales, es necesario disponer de
sistemas de almacenamiento masivo.

39. •Gestión electrónica de documentos: se trata de los módulos
clásicos de la gestión documental pero aplicada a los
documentos electrónicos por lo que aquí serán factores claves
•Trabajo en grupo (groupware): las herramientas GED han
ido evolucionando hacia conceptos más amplios de generación
y control de la información.
•Control de los flujos de trabajo (workflow): estrechamente
relacionado con el software de trabajo en grupo permite
establecer una serie de reglas y pautas en las que se
especifican las tareas y pasos

40. Con el constante cambio y evolución, las posibilidades que ofrecen estos
sistemas ameritan un gran avance. Abarcan un gran mundo de posibilidades, y
soluciones en como la información es suministrada. Del papel a lo
electrónico, permitiendo lista ordenadas, con registros. Con estas herramientas
de software, prolifera la rapidez y el uso de estrategias para compartir y
extender la información mundialmente mucho más rápido.
Conservando documentos originales en buen estado. Es así como estas
tecnologías han influido en el ámbito de la bibliotecología, en un entorno
electrónico, permitiendo tener una proliferación de sistemas documentales
interactivos en ambientes distribuidos, está cambiando los servicios de
información pasando de ser meros recepcionistas de información, a jugar un
papel decisivo para la gestión de documentos inteligentes con un alto valor
competitivo en los procesos de negocio dentro de la organización.
Las nuevas tecnologías lanzan un reto al profesional de la información ante el
nuevo milenio cambiando el papel que les otorga dentro de las organizaciones
erigiéndose en precursores en los diseños de sistemas de información
competitivos

41. Preservación a largo plazo de documentos electrónicos de archivo
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8916&print
&inf=0
La gestión de documentos electrónicos como respuesta a las nuevas
condiciones del entorno de información
http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol9_3_02/aci03301.htm
Herramientas para la gestión de los documentos electrónicos
http://www.cobdc.org/jornades/7JCD/27.pdf
Guía No 4: Cero papel en la Administración Publica: Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Dirección de Gobierno en línea.
http://www.plaanibal.com/web/pla-anibal/inicio/-/blogs/programa-de-
tratamiento-de-documentos-electronicos