Este documento describe los componentes clave de un sistema de gestión de información de ciclo de vida, incluida la captura, conversión, almacenamiento y seguridad de registros. Examina los desafíos de integrar estos componentes para crear un sistema útil y exitoso para la gestión de registros a lo largo de su ciclo de vida. También discute los enfoques de desarrollo en espiral para construir el sistema de manera incremental.

2. CICLO DE VIDA DE GESTIÓN
DE LA INFORMACIÓN
Este artículo examina:
Los componentes de los sistemas de gestión de
información del ciclo vital
Los requisitos funcionales para aplicaciones de
dirección de registros
Conduce para los sistemas de gestión de
información del ciclo vital

3. Podemos decir que la diversidad de
formatos y medios de comunicación de ser
incluido en sistemas de registro de récords
está creciendo dramáticamente. ¿Cómo
pueden capturar estos formatos más
nuevos, como video y audio, con el
propósito de que pueden ser dirigidos
eficazmente como los registros los
usuarios y los directores de información?

4. ¿Qué son los desafíos fundamentales planteados por
medios de comunicación no tradicionales y formatos?
En primer lugar, los usuarios deben captar estos
productos en tal manera de que pueden dirigirlos como
los registros. Los usuarios deben captar el metadatos
apropiado que permitirá que ellos dirijan, usen, protejan,
y diseminen estos tipos de disco avanzados.
Esta tecnología requiere el ancho de banda de
comunicaciones los sistemas de almacenamiento
digitales, y las técnica que hacen parecer pequeño los
requisitos de tecnología del pasado.

5. analizando los componentes requeridos para un sistema
de dirección de ciclo vital de punta con punta. Los
desafíos in integrar estos componentes y analizar el
mapa de carreteras para formular un sistema que es
tanto útil y la dirección exitoso en la misión de los
registros e información son dirigidos en la siguientes
secciones.
ningún lugar del mundo entero. Aunque el sistema de
llamada es referto como la (base de datos) de decibeles
de llamada comúnmente, no es realmente una base de
datos. Es comprimible en cuatro sistemas principales - una
vía de acceso de Internet, el sistema de dirección de
Observación de colección de llamada (CALLCOMS), la
biblioteca de investigación virtual, y la base de pruebas de
tecnología de información de defensa (DITT)

6. Los decibeles de llamada abarcan procesos
establecidos y las metodologías, los buscadores las
herramientas avanzadas, una aplicación de dirección de
registros, sistemas de dirección de documento, líneas
de comunicación, y sistemas de información numerosas,
y está disponible a través del World Wide Web (el
WWW). La llamada implementa el "Thoughtware"
requerido sostener y desarrollar estas herramientas de
información robustas, sistemas, y su funcionalidad
respectiva como un todo coherente. Para soportar el
desarrollo, la puesta en funcionamiento, la dirección, y
el uso de los decibeles de llamada, un equipo
comprimible en las personas de la información varia y
las disciplinas militares - analistas militares, analistas de
dirección, científicos de biblioteca, historiadores,
archiveros, especialistas de archivos.

7. EL SISTEMA DE DIRECCIÓN DE CICLO
VITAL (LCMS)
es un componente esencial de la biblioteca de investigación
virtual y la decibeles de llamada. Cada componente del
sistema en conjunto fue desarrollado y puesto en
funcionamiento para llevar a cabo una función específica tan
bien como contribuir a la funcionalidad en conjunto y la
capacidad de la biblioteca de investigación virtual.
Recursos que (el tiempo, el dinero, y el personal) requerían
para un sistema son cruz utilizar en otros. Este enfoque y
filosofía han reducido costes de inversión en conjunto,
asegurado la arquitectura abierta, aliviado la duplicación del
esfuerzo, y utilizado las fuentes de fortaleza de sistemas ya
desarrollar para los propósitos especializados incluyéndolos
en una familia de sistemas.

8. CAPTURA
Uno de muchos desafíos que se encuentran cara a cara
con profesionales de (borde) de dirección de registros e
información hoy son captar registros e información
eficazmente. Expertos de tema de llamada (SMEs) han
estado luchando contra este dilema durante algún tiempo
y han llegado a la conclusión de que directores de borde
deben tener la capacidad de captar o adquirir los
registros electrónicos en su creación o puntos de
aprobación. Los componentes de uno LCMS deben tener
la capacidad identificar los registros en su punto de
creación y determinar y captar la huella de auditoría y el
estado de los registros cuando son encaminados a
través de una organización para la evaluación, la
revisión, la aprobación, y la distribución final.

9. El sistema podría captar el registro oficial en cuanto la
división o la persona que ha sido delegadas la autorización
que "Señal" y discos de lanzamiento tienen aprobaron y
salvaron el documento / disco tan "Final entonces/luego."
Este proceso puede parecer simple pero, a decir
verdad, requiere la planificación cuidadosa, la integración, y
la puesta en práctica de sistemas numerosos y cruz -
utilización de la información y personal de borde. Los
directores de registros e información pueden insertarse
como SMEs y ayudar con o físicamente arreglar el equipo
funcional de una aplicación de dirección de registros (RMA)
y el sistema de workflow. Estos sistemas utilizan redes de
área locales existentes y exigen configuraciones funcionales
y técnicas de workflow y documentan sistemas de dirección
que aumentarán el(la/los/las) de usuarios / las capacidad de
oficiales de acción y suministrar ellos con herramientas

10. CONVERSIÓN
El componente de conversión de cualquier sistema se
las arregla con la emigración de los datos de legado que
deben ser mantenidos de conformidad con requisitos de
disposición típicamente. Estos registros y/o tipos de
datos son generalmente un proceso de captación
secundario de los datos anticuados. Este componente
podría requerir tanto el software como la puesta en
funcionamiento de equipo físico, y debe mantener la
integridad del registro durante todo este proceso. Dos
procesos principales logran este paso.

11. 1. Analógico a digital - en este componente la
conversión toma el formulario de traducir un tipo media
a otro. Esta traducción podía estar consumada echando
un vistazo a papel en un formato digital o convertir video
de análogo (i.e., VHS) en el formato de video digital. En
el ejemplo de papel a la conversión digital mostrar que
en Figure 2, el formato de imagen correcto debe ser
escogido de forma que el versión digital es un duplicado
exacto del original y que las técnica de compresión sin
pérdidas son use prevenir la pérdida de información
durante el uso de los algoritmos de compresión. Los
otros formatos, como un formato de distribución como
formato de documento portátil (el PDF), pueden ser
conectados con el formato de lossless o perdida cumplir
la búsqueda, requisitos de recuperación, y distrib

12. 2. el software - la conversión de software es el proceso
más difícil porque las diferencias son muy sutiles con el
tiempo. La conversión se mueve a través de los cambios
incrementales que pueden irse inadvertido hasta que los
cambios muy importantes son requeridos. Dos asuntos
relacionados con la conversión de software son control de
versión y cambios de sistema operativo.
* El control de versión - un ejemplo del control de versión
estaría convirtiendo el versión de Microsoft Word2.0 para
la versión5.0. esta conversión sería hecha en un nivel de
sistema, y ayudaría a guardar registros tan cercas posible
a la tecnología actual con el impacto mínimo sobre la
inversión financiera. Típicamente, el versión más nuevo de
un software de comercial puede leer solamente el último o
los dos versiones previos de un reléase de software.

13. * Cambiar de sistema operativo que Cambiar en los
sistemas operativos que (OS) puede estar totalmente
paralizando si no monitorearon atentamente. Esta
posibilidad es uno de los miedos más grandes para
organismos como the U.S. Archivos Nacionales y
gobierno de registros, cuya misión es mantener el
registro de la historia de nuestra nación. Los sistemas
son desarrollados alrededor de OS, y cuando el OS
cambia, los sistemas más viejos no son más soportado.
Esta falta del soporte resulta en los cambios suntuosos
que pueden tardar meses, si no los años, corregir.

14. SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO DIGITAL
Sistemas de almacenamiento Digital es necesario
mantener actualizado registros podrían ser tan simples
como una computadora de computadora portátil o tan
complicado como un servidor de video que puede fluir el
video a 5,000 usuarios simultáneos. Estos sistemas deben
respaldar las arquitecturas abiertas y proveer el
rendimiento en el momento oportuno y consecuente in
repartir registros a los clientes apropiados.
cuando elige un tipo media por el almacenamiento, la
longevidad de los medios de comunicación debe respaldar
el temperamento de los tipos de registros que serán
guardados sobre él(ella/eso). El hecho de que sus
registros han sido guardados y están físicamente en su
custodia no quiere decir que usted puede recuperar los
registros.

15. LA SEGURIDAD
La seguridad de seguridad es un componente crucial
use demostrar la integridad de un sistema de dirección
de registros de punta con punta. El componente es el
que suministra el acceso para las personas apropiadas
y protege el sistema y graba dentro de él(ella/eso).
El acceso de acceso para cada sistema debe ser
controlado. Este control está típicamente consumado
usando contraseñas o otros medios más sofisticados.
Algunos métodos de control usan huellas digitales, la
voz los barridos retínales, y funciones faciales para
autentificar acceden; sin embargo, el nivel de la
protección usada debe ser pesado contra la pérdida o la
corrupción de los juegos de registros.

16. *Redacción de esterilización y herramientas de
esterilización en el uso de colaboración con un sistema de
MLS efectuarían las funciones requeridas de proteger la
información de privacidad reemplazando los nombres
legítimos y las posiciones con (la esterilización) ficticios o
sólo cubrir la información protegida con una mancha
opaca que puede ser quitada.
*Las comunicaciones a las que el componente de
comunicaciones de este sistema se refiere a la línea
terrestre y la infraestructura de satélite respaldan el
acceso y la diseminación de conocimientos y registros de
ningún lugar sobre el mundo. Esta estructura representa
unos medios de transmitir y recibir las cantidades
grandes de los datos. Si usted considera que la cantidad
de los datos esperó un disco flexible convencional lo
es1.2 megabytes.

17. Tecnologías Web basadas en que el World Wide Web
tiene cambiaron la manera en que casi cada compañía y
organización proveían y presentan la información y los
productos a sus clientes. El surgimiento de tecnologías
de Web ha llevado ante el desarrollo de aplicaciones de
software. La mayoría de las organizaciones, incluyendo
el DoD y el gobierno federal, continúan tener requisitos
para software Web compatible con y aplicaciones. El
DoD es un usuario pesado de la Internet, tanto como un
cliente y un consumidor. Sin embargo, el DoD que las
hembras no sólo consumen. Vice presidente Al Gore ha
soportado una iniciativa de invertir la financiación del
gobierno de mejorar la conectividad de Internet y las
capacidad.

18. Uno de los desafíos remaining está en lo del área del
uso remoto y control de un sistema de dirección de
registros e información. Los registros han limitado la
utilidad si no son compartidos así que sus sistemas
deben ser dirigidos al nivel más bajo of use. Ese usuario
podría ser alguien en la oficina enfrente el salón o en
una trinchera individual en el otro lado del mundo. En
cualquier ejemplo, el usuario final debe poder poner
registros en el sistema y buscar registros ya residentes
dentro del sistema.

19. Los apuros aparecen cuando un sistema debe
comunicarse con sistemas en otras ubicaciones que no
pueden o poder tener bases de datos compatibles. Este
con la normalización, quiere decir que las estructuras de
datos y los formatos no pueden ser compatibles. El
resultado de esta incompatibilidad se manifestará
cuando usted no pueda ver y/o usar la información y los
conocimientos en sistemas distintos del suyo. Si los
procesos funcionales y metadata normalizado son use
describir los registros, estos desafíos son aliviados.

20. * Los asuntos la elección primaria políticos rodean el
síndrome de "No - inventó - aquí" y alrededor del
axioma viejo "Conocimientos son el poder." Los asuntos
de aquí abordan la percepción errónea que "" soy lo
solamente uno que tiene un interés adquirido en estos
registros, y por lo tanto solamente "Yo" protegeré y
suministraré el acceso con la integridad requerida. Si los
usuarios pueden coincidir en los procesos funcionales y
el metadata requerido, protección y acceso se hacen un
asunto discutible porque el estado de final sería lo
mismo en cualquier organismo y/o situación.

21. * El segundo asunto político es uno del poder. Uno que
sujeta los conocimientos considera que el poder y, muy
probablemente, el presupuesto se vayan al mismo
tiempo que él(ella/eso). Estos asuntos son dirigidos en
las razones para promocionar archivos distribuidos. Si
todos conocimientos existieran en una ubicación
sola, usuarios no podían construir la lo suficientemente
infraestructura de comunicaciones respaldar el sistema.
Un riesgo de las amenazas terroristas o los actos de
guerra que podían lisiar la nación sólo destruir un sitio
solo también sería añadido.

22. El mapa de carreteras para la construcción de un
desarrollo de sistema de dirección de registros
próspero de un sistema de dirección de ciclo vital debe
estar consumado en los pasos pequeños. El desarrollo
en espiral es el mejor enfoque para formular un
sistema próspero. Los pasos pequeños con los planes
de concepto de visión de Fin - estado federal deben
ser desarrollados; sin embargo, cuando usted empieza
a implementar el concepto en realidad, empieza
chiquitito. Determine un proceso, función, o artículo del
sistema en conjunto que suministrará un fundamento
para otros sistemas o procesos

23. Los sistemas de dirección de ciclo vital se desarrollaron
aisladamente o aquellos con solamente un enfoque de
disciplina de información no crecerán bien en la era de
información de hoy. Las técnica de desarrollo de espiral de
desarrollo en espiral en la empresa o contraído afuera,
permiten que a compañías y organizaciones diseñen un
poco de, hacer pruebas, refinar sus requisitos
entonces/luego. Thistype of el desarrollo de sistema se ha
puesto más exitoso. Desarrollo en espiral y puesta en
práctica permiten que a compañías y organizaciones tengan
un ininterrumpido renglón de comunicación con los
desarrolladores y los usuarios y ayuden en realidad con el
desarrollo y las fases de prueba. Este proceso de
"Desarróllese un poco, haga pruebas un poco" permite que a
usuarios funcionales aclaren o ajustar que sus requisitos
aumenten las capacidad o la funcionalidad de un producto o
el sistema mientras está en el escenario de desarrollo.

24. AFILIACIÓN DEL AUTOR
Sobre los escritores: Karen A Shaw es la estudiante del último año información
y anota a director y oficial de proyecto para el centro para las lecciones del
Ejército erudita, la base de pruebas de tecnología de información de defensa
en el Ft. Leavenworth, Kansas. Tiene experiencia de dirección de información
14 años y se especializa en empresa dirección de registros electrónica, la
dirección de lifecycle de información y conocimientos, y los desarrollo de
metadata y normalización. Shaw es un miembro de ARMA International y ha se
desempeñado como el vicepresidente de Región IV sobre sus directorios y
como el presidente de su organización local. Es también una miembro de los
directores concejos de información & registros federales y el Ministerio de
Defensa, documento de la empresa y equipo de producto de Integrante de
dirección de registros. Recibió premios de logro para su influencia sobre
provocar los cambios para el departamento de la estrategia de información de
Ejército y es reconocida en el Ministerio de Defensa como un experto de
dirección de registros y jefe con visión de futuro cuando oficial de proyecto para
el Shaw de DITT puede ser contactado en shawk@leavenworth.Ejército.Mil.

25. BIBLIOGRAFIA
Ciclo de vida de gestión de la información: un estudio de
caso
Shaw, Karen A, Hickok, Gene J
Diario de Información de Gestión, octubre 2000, 34,
4; ProQuest