Pmo za pmi chapter
•
0 j'aime•511 vues
PMO prezentacija na PMI Chapter druženju
Recommandé
Recommandé
Contenu connexe
En vedette
En vedette (19)
Similaire à Pmo za pmi chapter
Similaire à Pmo za pmi chapter (20)
Pmo za pmi chapter
- 1. Pregled projektne prakse i rada Projektnog ureda u RBA Zagreb, 2014 Alan Mirko Poldrugač Direktor SD organizacije, procesa i projekata
- 2. Uvod Kako upravljate projektima u RBA ?
- 3. Uvod Kako upravljate projektima u RBA ? Projektne uloge i odgovornosti Alati Praćenje realizacije Metodologija Definicija projekta CBA PMO
- 4. PMO definicija Project Management Office: a management structure that standardizes the project-related governance processes and facilitates the sharing of resources, methodologies, tools, and techniques.* * PMI Lexicon of Project Management Terms PMO: (1) organizacijska jedinica, (2) zadužena za projekte u (3) rasponu od pružanja podrške za Project Managere do ukupne odgovornosti za uspjeh svih projekata • Organizacijska jedinica kojoj su dodijeljene različite odgovornosti vezane za centralizirano i koordinirano upravljanje projektima iz njezinog djelokruga. Odgovornosti PMO-a mogu se kretati od pružanja podrške u upravljanju Projektima do stvarne odgovornosti za izravno upravljanje nekim Projektom (PMI rječnik, http://pmi.cikac.com/glossary.aspx)
- 5. No PMO, 0 PM PMO, PM 2, Admin 1 Vremens ka prognoza RBA PMO - 2005
- 6. PPM PM Pool PM Consulting & Mentoring Project Budgeting & Prioritization Project Monitoring & Controlling PM Trainings PM Methodology & Standards Vremenska prognoza PMO Maturity Pyramid
- 7. No PMO, 0 PM PMO, PM 2, Admin 1 Vremens ka prognoza PMO, PM 4, Admin 1 Kontroln i toranj RBA PMO - 2007
- 8. PPM Resource Management PM Pool PM Consulting & Mentoring Project Budgeting & Prioritization Project Monitoring & Controlling PM Trainings PM Methodology & Standards Vremenska prognoza Kontrolni toranj PMO Maturity Pyramid
- 9. No PMO, 0 PM PMO, PM 2, Admin 1 Vremens ka prognoza PMO, PM 4, Admin 1 Kontroln i toranj RBA PMO - 2009 PMO, PM 6, Admin 1 Nosač aviona
- 10. PPM Resource Management PM Pool PM Consulting & Mentoring Project Budgeting & Prioritization Project Monitoring & Controlling PM Trainings PM Methodology & Standards Vremenska prognoza Kontrolni toranj Nosač aviona PMO Maturity Pyramid
- 11. RBA PMO - Present KPI realizacija SPI - koliko smo dobro planirali rokove? CPI – koliko smo dobro planirali troškove? CR dodatni zahtjevi/ Ukupno (€) – kakvi smo u analizi? Benefit Capturing – ostvaruju li projektne isporuke očekivane rezultate, dobivaju se očekivani benefiti? 95% projekata portfelja je pokriveno full-time PM iz PMO (ostatak je pokriven part-time PM iz drugih org.jedinica) Strateško usmjeravanje % Projekata (#, €) usklađenih sa strateškim ciljevima % RUN/KLO <> Change (€, MD) 70:30 ili 30:70 Novčanici (Wallets) za svaki Poslovni sektor: % realizacije Operativna učinkovitost % Resource Utilization - Resource Management % Project Effort – plan/actual project efforts Limit WIP – per portfolio, per PM, per org.part Dodana vrijednost Realizirani su pravi projekti u pravo vrijeme ? Rezultati - post project benefit review Zadovoljstvo Sudionika - ankete PMO, PM 6, CBA 1, Admin 1
- 12. Rezultati ankete* od 554 sudionika (74% Sj.Amerika, 12% EU, po prihodima: 38% Large >$1B, 31% Mid >$100M, 29% Small * The State of the PMO 2012, PM Solution (www.pmsolutions.com) PMO globalno
- 13. Većina globalnih tvrtki ima PMO (od onih koji nemaju pola ih planira osnovati u roku godine dana) • High-Performing tvrtke imaju high- performing „zrele” PMO-e (u velikoj većini) • Portfolio management – potreba da se realiziraju „pravi” projekti, usklađeni sa strateškim ciljevima • Resource management – problemi u ovom području su česti, od PMO se očekuje da to riješi za CHANGE dio • Performance, Dashboards - pokazati kuda idemo, kako brzo i što nas tamo čeka (rezultati)? • PMO => CMO upravljanje promjenama Globalni trendovi
- 14. TOP 10 SEE* banke – 10/10 PMO * SeeNews, Banking in SEE ** HUUP anketa 2013 PMO lokalno On Croatian market PMO has become the dominant part of the organizational structure of companies from IT sector, telecommunication and finance sector ** PMO STATUS TOP 10 po prihodima u RH 3/10 PMO PMO STATUS Većina firmi nema PMO!
- 15. Većina velikih tvrtki (po prihodu) nema PMO (slična situacija kao kod globalnih tvrtki prije 20g) • Većina lokalnih PMO je tip „Vremenska prognoza” (opet slično kao prije 12g globalno) • PM & PMO su podcijenjeni i neprepoznati na lokalnom nivou – pomak na bolje ali sporo • Analiza ponuda poslova za PM 10mj/13 USA NYC PMP Poljska Regija RH PM ponuda 17.773 158 109 9 1 Lokalni trendovi • Razlog: CEO većine tih tvrtki imaju poslovne temelje: financije ili prodaja (smanjiti troškove / otvoriti tržište, povećati prodaju)
- 16. Za kasnije razmišljanje • Svaki PM treba okolinu koja ga cijeni kao stručnjaka za upravljanje projektima Gdje rade drugi stručnjaci? Računovodstvo Revizija Arhitektonski biro (ured) IT Sektor ??? Gdje radi PM?
- 17. Za kasnije razmišljanje PMO Gdje radi PM? PMO je najbolje mjesto za početak i razvoj karijere Project Managera ! Misija: promoviranje razvitka i unapređenje upravljanja projektima u Hrvatskoj. PMO je nužan sastojak razvoja PM profesije Ukoliko se želi razvijati PM mora se razvijati i okolina gdje PM raste PMO
- 18. • Ovaj materijal je objavljen na www.pmoinsights.wordpress.com • Sve što niste stigli pitati ili želite nešto komentirati? • Slobodno budite anonimni Kako možete sudjelovati? PMO
- 19. Discussion
Notes de l'éditeur
- Koja je projektna praksa u RBA?Pitanje kako upravljate projektima u RBA otvara seriju pitanja?Koja je definicija projekta u RBA?Koje su projektne uloge i odgovornosti?Koju metodologiju primjenjujete?Koje alate koristite?Kako pratite realizaciju projekta?
- Koja je projektna praksa u RBA?Pitanje kako upravljate projektima u RBA otvara seriju pitanja? - odgovor na sva ta pitanja je PMOKoja je definicija projekta u RBA?Koje su projektne uloge i odgovornosti?Koju metodologiju primjenjujete?Koje alate koristite?Kako pratite realizaciju projekta?Odgovor na sva pitanja je PMOKako upravljate projektima – preko PMO-aKoje su projektne uloge – definira ih PMOEdukaciju – odrađuje PMO
- Što je to PMO?Org jedinicaZadužena za projekte
- RBA je osnovala svoj PMO 2004. godine, uz odgovarajuću metodologiju vođenja projekata. Od tada do danas, što se sve promijenilo?. Što nam je bilo bitno tih godina, a što je danas?Predavanje sadrži kraći pregled razvoja RBA PMO-a uz dodavanje novih zaduženja i proširivanje odgovornosti.
- PiramidaPrognoza – toranj – nosačDodatno CMO Change Management Office PM metodologija i standardi:1. Izrada metodologije vođenja projekataOdređivanje standardnih procedura i formi vezanih za vođenje projekataUspostavljanje i održavanje centralnog repozitorija cjelokupne projektne dokumentacijeIzbor, implementacija i održavanje programske podrške (SW alati) za upravljanje projektima2. PM edukacija i treninziIzrada edukacijskih materijala i seminaraOdržavanje i organiziranje seminara3. Nadzor i izvještavanje o statusu projekataIzvještavanje o statusu projekata (rok, trošak, opseg)Praćenje projektne međuzavisnostiNavedena područja obuhvaćaju opseg odgovornosti PMO-a kojeg nazivamo „Vremenska prognoza“. Takav PMO propiše „Kuharicu“ za vođenje projekata, odredi koju edukaciju prolaze budući Project Manageri i redovito prikuplja status svakog projekta te isti objavljuje. Kao što meteo-prognoza prikuplja trenutno vremensko stanje (temperatura, tlak, stanje; kiša ili sunce) tako i PMO prikuplja statuse projekata te objavljuje koja je prognoza – očekuje li se sunce na projektu ili kišni oblaci?Iskusni PM ne cijene previše ovaj tip PMO-a jer u praksi nemaju podršku koju očekuju.S problemima, koje pokušavaju riješiti uz pomoć PMO-a, često ostaju prepušteni sami sebi jer PMO nema odgovarajuće „ovlasti“. Metodologija, koju je propisao PMO, najčešće je prepisana i djelatnici PMO-a u stvari ne rade po njoj jer oni ne vode projekte, odnosno nisu full time project manageri.Ipak, ovo je bolje nego ništa, tako da je ova faza odrastanja PMO-a stvarno potrebna na putu ka zrelosti organizacije za dobar Project & Portfolio Management.Po mojoj procjeni najveći broj PMO kod nas je upravo „Vremenska prognoza“. Ukoliko niste sigurni koji je vaš PMO tip, provjerite koliko full-time project managera ima vaš PMO? (Pod full-time PM misli se na zaposlenika PMO-a čiji posao je vođenje projekata, znači nema neki drugi posao osim vođenja projekata.)Odgovor nula ili samo jedan znači da je vaš PMO tip Vremenska prognoza.Kako se penjemo po piramidi funkcija PMO-a stižemo do budžetiranja.
- RBA je osnovala svoj PMO 2004. godine, uz odgovarajuću metodologiju vođenja projekata. Od tada do danas, što se sve promijenilo?. Što nam je bilo bitno tih godina, a što je danas?Predavanje sadrži kraći pregled razvoja RBA PMO-a uz dodavanje novih zaduženja i proširivanje odgovornosti.
- PiramidaPrognoza – toranj – nosačKako se penjemo po piramidi funkcija PMO-a stižemo do budžetiranja.4. Godišnji plan projekata i njihovo budžetiranjeBudžetiranje projekata u sklopu izrade plana/budžeta za sljedeću godinu/više godinaVeć i mala djeca znaju „koliko para toliko muzike“, pa ako nemate usvojen budget projekta onda neće biti muzike/projekata. PM bi se trebao brinuti da u budžetu njegovog projekta budu sve potrebne stavke i rezerve a kako će se to uklopiti u ukupni budget firme – to je posao za dobar PMO.5. Podrška i mentorstvo Project ManagerimaPomoć kod uspostave projekta (startup assistance)Mentoriranje project manageraPomoć kod spašavanja projekta (project recovery)Sve navedeno govori samo za sebe, samo je pitanje od koga ćete to inače dobiti ako ne od PMO-a.6. PM PoolFull-time PMŠto radi Full-time PM? Njegov „business as usual“ posao je vođenje projekata.Koliko projekata može voditi u isto vrijeme? Prije krize neki nepisani standar je bio 2 projekta u paraleli i to je bilo izdrživo i izvedivo. Nakon 2008 i famozne krize koja nikad ne završava, navedeni „standard“ se podigao na 3 projekta. Po meni to je već na rubu mogućeg i izdrživog, ali u praksi je već nekoliko godina i može se. Sad je pitanje kad ćemo na 4 i zašto već nismo?Gore navedena područja, uz ona iz prvog dijela, ulaze u opseg odgovornosti PMO-a, kojeg nazivamo „Kontrolni toranj“. Uz sve što radi „Vremenska prognoza“, kontrolni toranj još dodatno pazi koji su avioni u zraku, koji će se spustiti a koji poletjeti? Da li ovi gore koji kruže imaju dovoljno goriva? Možda je previše aviona u zraku, pa bi trebalo izraditi neki novi sigurniji raspored? Neke avione treba hitno spustiti jer ugrožavaju sigurnost, druge treba preusmjeriti na drugi aerodorom.U ovoj kombinaciji s kontrolnim tornjem, avioni su projekti a piloti su PM.U prethodnom postu naveli smo kako iskusni PM baš nisu oduševljeni „Vremenskom prognozom“. U slučaju „Kontrolnog tornja“, svaki pilot jako cijeni pomoć dobrog kontrolnog tornja. On mu daje sigurnost i podršku kako bi njegov avion, u svim vremenskim uvjetima, došao u sigurnost zračne luke. Na isti način PM cijeni podršku dobrog PMO-a. PMO bi trebao biti rasadnik Project Managera, koji uče jedni od drugih i od PMO-a, dijele iskustva i poboljšavaju svoje PM vještineNa vrhu piramide došli smo do Portfolio i Resource Managementa. To je stvarno sami vrh ili krema kreme jer samo najbolji i „najzreliji“ PMO mogu raditi navedeno. Ukoliko vam netko „priča“ kako su otvorili PMO prije 6 mjeseci i već rade sve navedeno, taj 99,9% laže ili nema blage veze što PMO uopće radi?
- RBA je osnovala svoj PMO 2004. godine, uz odgovarajuću metodologiju vođenja projekata. Od tada do danas, što se sve promijenilo?. Što nam je bilo bitno tih godina, a što je danas?Predavanje sadrži kraći pregled razvoja RBA PMO-a uz dodavanje novih zaduženja i proširivanje odgovornosti.
- Na vrhu piramide došli smo do Portfolio i Resource Managementa. To je stvarno sami vrh ili krema kreme jer samo najbolji i „najzreliji“ PMO mogu raditi navedeno. Ukoliko vam netko „priča“ kako su otvorili PMO prije 6 mjeseci i već rade sve navedeno, taj 99,9% laže ili nema blage veze što PMO uopće radi?7. Human Resource ManagementHRM sadrži procedure, procese i alate pomoću kojih se ljudski resursi organizacije (članovi timova) raspoređuju na projektne i redovne linijske aktivnosti. To uključuje planiranje sudjelovanja članova timova na projektima, praćenje realizacije te izvještavanje.Kad vam je na projektu potvrđena potreba za dva Java developera i pouzdano znate da barem dva takva postoje u firmi, ali nitko vam ne može reći tko i kada može sudjelovati na vašem projektu onda znate da nemate podržan HRM. Ukoliko uvijek imate odgovor na slična pitanja onda imate sreću da radite u projektno „zreloj“ organizaciji, koja je riješila izazove HRM-a (slobodno javite ako znate koju takvu?).Na ovom području mnogi su „pali“. Neki zbog želje da kupnjom i implementacijom nekog alata zamijene svoju nesposobnost stvaranja vlastite metodologije, drugi zbog činjenice da nitko ne voli vidjeti vlastitu neučinkovitost. Teško je objasniti koji je razlog da vaši najbolji djelatnici „učinkovito“ rade samo 4h od predviđenih 8h. Kod onih slabijih prosjek je još gori.Kad smo prošli glavne uzroke propasti uvođenja Resource Management podrške, stiže jedan savjet.Prvo riješite i testirajte vlastitu metodologiju, od alata xls će vam biti dovoljan, pa tek nakon toga razmišljate o kupnji nekog ultrasuper alata. Nitko, baš nitko kupnjom alata nije riješio svoje probleme s metodologijom, bez obzira što vam prodavači tih alata tvrde suprotno.8. Project Portfolio ManagementKod PPM-a se očekuje sljedeći scenarij: radi se plan razvoja za sljedeću godinu. Poznati su vam interni i vanjski razvojni resursi (kroz čovjek dane ili kroz novce koje plaćate vanjskim dobavljačima). Poznata su vam očekivanja od projekata sljedeće godine kroz konkretne podatke planiranog angažmana na projektima koji su u toku i kroz procjene za projekte koji su u fazi iniciranja. Kad zbrojite sve čovjek-dane i novce iz željenih projekata i usporedite ih s raspoloživim resursima sljedeće godine obično se vidi veći ili manji nesrazmjer. Želja i očekivanja je uvijek više od onog što možete podržati kapacitetima koje imate. Što dalje?Prioritizacije je rješenje kojim ćete sve projekte ispod crte raspoloživih resursa otkazati ili pomaknuti za preksljedeću godinu. Naravno, tu će biti nezadovoljni oni čiji je projekt došao ispod crte a imali su velika očekivanja. Zbog tog razloga prioritizacija mora biti jasna i transparentna jer onda svi ispod crte znaju zašto su ispod crte.To je lako napisati a teško ostvariti. U praksi što god smislili za prioritizaciju (često su to super lude xls tablice koje zovu scorecard ili još bolje balanced scorecard) često ćete biti u situaciji da „svi“ misle da neki projekt treba biti u top 3 a tablica pokazuje potpuno drugi raspored. Onda malo promijeni pondere u tablici i sve tako dok ne dobiješ željeni rezultat. Onda se pitamo zašto smo to sve radili kad smo „znali“ željeni rezultat?Na kraju procesa (obično krajem godine) poznat je konačni rezultat u vidu top liste projekata i bookiranih resursa (čovjek dani i novci) za iste. Znači plan imamo pa idemo u realizaciju.U siječnju prvi problemi. Zamislite sljedeću scenu: grupa ljudi raspravlja što će se dogoditi ako određena isporuka kasni dva mjeseca. Odmah se vide povezani projekti/aktivnosti koji će također imati posljedicu pomaka u rokovima. Vidi se i oslobađanje određenih resursa koji su prije bili „vezani“ na te aktivnosti a sad su se „oslobodili“. Iz pregleda je jasno da te resurse sad možemo iskoristi za druge projekte/aktivnosti.Ovu sliku vam „prodaju“ prodavači alata/SW za Project Portfolio Management kad prezentiraju svoja rješenja. Tko god je to doživio u stvarnom svijetu, nakon implementacije takvog rješenja, molim nek se javi (stvarno bi bilo super čuti taj komentar iz prakse).Zašto PMO-e koji podržavaju HRM i PPM nazivamo „nosač aviona“?U primjeru „kontrolnog tornja“ iskoristi smo poveznicu avion-pilot projekt-PM. Kod nosača aviona i dalje imate kontrolni toranj na nosaču ali uz njega, dodatno morate brinuti o pilotima i avionima kad ne lete i o svim tim mornarima koji se brinu da bi avioni uopće mogli poletjeti (prosječni nosač ima 5000 ljudi). Ne zaboravite da i nosač treba ploviti negdje i o tome treba brinuti.Možemo to prikazati i ovako: neka Antartika predstavlja potpuno novo tršište koju je Uprava vaše firme odlučila osvojiti. Zadatak vašeg nosača aviona je otploviti do Antartike i zauzeti što veći dio, te isti „braniti“ od ostalih „uljeza“ neodređeno vrijeme, sve dok ne dođe nova smjena (novi nosač).Po mojoj procjeni ovakvih PMO nosača aviona nema u ovim našim krajevima, odnosno nismo još toliko razvijeni da bi imali jedan. Ukoliko sam izostavio nekog, molim javite nam. Bit će mi stvarno drago da sam fulao procjenu.
- PMO danas – praćenje benefita. Uzmi KPI
- Provjeri anketu za 2013g
- Financije – tražilo se smanjenje troškova, CIR prihod je kakav je mora smanjiti troškoveProdaja – otvoriti tržište i povećati prodajuZapočetakanalizeprovjeriosamkoliko je PM tražen u lokalnimiglobalnimokvirima?Naravno, prvoidemona USA: otvoriosam dice.com iizabrao Top Serach Terms by Dice s Project Manager. Otvorilo se 17.773 oglasa. Značiovogtrenutka u USA traže 17 tisuća PM-ova, zvučidostadobroza PM struku. Akomalopodignemoljestvicuistavimo PMP Project Manager dobitćemo 1.785 oglasa, znači 10 x manje. Idemosuzitijošmaloibiramo New York (u zonipodzemneželjeznice), dobilismo 158. Znači u NY sadatraže 158 PMP-a. Svenavedenozvučidobroza PM kojitražeposaopreko bare.Idemonalokalnotržišteradnesnage: pišem Project Manager na Moj-posao.net idobiosamjedanjedinioglas. Otvoriosamgaitraže PM koji bi se preselio u Njemačku, znači Zagreb iHrvatskanulabodova. Kojerazočarenje!? Očekivaosamskromnijirezultataliskoronula je bašneočekivano.Ipak, maloispod vide se oglasizaregiju, nudi se: Beograd traži 4 PM-a, Podgoricadva, Sarajevo iKosovskaMitrovicapojednog. Izgledamaloalijošuvijekboljenego Zagreb.Usporedbanašeregijei USA nećenamdatinekiputokazosimzastrašujućerazlikeistogaidemopogledatikakvo je stanje u namabližojistočnoj EU.Poljski jobpilot.pl daje 109 oglasaza Project Managere, znači 10 x višenegonašaregija (bivša SFRJ). MožemousporeditiPoljsku s 36 miostanovnika s nekih 30-tak miostanovnikaregije. Poljskasigurnoimaneštovišestanovnikaaliihnema 10 x više.Ovonijenekasofisticiranaanalizaalidajenaslutiti da se u Poljskoj Project Management cijeniitraži 10 x višenegokodnas. Mojemišljenje je da ćePoljskazanekolikogodinaotićitolikodaleko da će ova razlikatadabiti 100 puta.ŠtomožezaključitijedanVoditeljprojektakoji se odlučiobaviti tom strukom u Zagrebu? Možezaključiti da u Zagrebuiširojregijinećebitibašpunoprilika u godinamakojedolaze, da istitakav PM u Poljskojima 10 putavećešansenaćiposao u struci, da istitakav PM u USA ima 1.000 putavećešansenaćiposao u struci. Ono što je posebnološe je to da će se oviomjerivjerojatnopogoršavatinanašuštetu.Koje je pravookruženjezajednog PM-a? Po meni to je dobar PMO gdje PM možeraditionozašto se pripremao – voditiprojekte. Štoznači «dobar» PMO ikolikoimatakvihkodnas?Nemaihpuno, zapravoimaihjakomaloi to je temazasljedeći post.