1. ACUERDO DEL CONSEJO DIRECTIVO No. 001 DE 2010
Por medio de la cual se aprueba la Caja Menor y se establece el reglamento para su manejo durante el
año fiscal 2010.
El Consejo Directivo del Institución Educativa Cárdenas Centro, en uso de sus facultades legales
otorgadas en la Ley 715 y Decreto 132 y,
CONSIDERANDO:
a) Que el artículo 16 del Decreto 132 de abril 25 de 2003 dispone la Caja Menor como mecanismo
para dotar de dineros en efectivo a las Instituciones Educativas, para atender gastos de menor
cuantía.
b) Que el parágrafo 3 del artículo 16 del Decreto 132 de abril 25 de 2003 establece que la creación
de la Caja menor se hará mediante acuerdo del Consejo Directivo, el cual reglamentará su
manejo.
c) Que corresponde al Consejo Directivo de los establecimientos educativos, establecer
mecanismos de control para el funcionamiento del Fondo de Servicios Educativos,
ACUERDA:
Artículo 1: Definición: La Caja Menor es un mecanismo para dotar de dineros en efectivo al Institución
Educativa Cárdenas Centro para atender gastos generales de menor cuantía que se deben efectuar para
el adecuado funcionamiento de la entidad y dar celeridad en los mismos.
Artículo 2: Cuantía de la Caja Menor: El valor del Fondo de Caja menor se constituye por un valor
máximo de Setecientos mil pesos ($700.000,00) para cada mes.
Artículo 3: Gasto máximo: Para efectos de la Caja Menor, el gasto máximo permitido no puede superar
el 10% del valor de la Caja Menor mensual.
Artículo 4: Gastos autorizados: A través de la Caja Menor solo se podrán atender los Siguientes Gastos:
Útiles de aseo y limpieza
Insumos de cafetería
Medicamentos requeridos de manera urgente
Parqueadero de vehículos de la entidad
Mantenimientos de los muebles e inmuebles del establecimiento
Adquisición de repuestos y accesorios para equipos técnicos
Portes de correo, telegrama y gastos de mensajería
Gastos de transporte local, peajes
Combustible para equipos y vehículos
Fotocopias
Imprevistos

2. 2
Continuación Acuerdo del Consejo Directivo No. 001 DE 2010, por medio de la cual se aprueba la Caja Menor y se establece el reglamento para su
manejo durante el año fiscal 2010.
Los anteriores gastos se agruparan por apropiaciones y estos no podrán exceder mensualmente del
siguiente monto y se podrán hacer traslado previa autorización:
Materiales y suministros 400.000
Mantenimiento 100.000
Comunicación y transporte 70.000
Impresos y publicaciones 130.000
Total 700.000
Artículo 5: Gastos no autorizados por Caja Menor: Sé prohíbe realizar con fondos de Caja Menor las
siguientes operaciones:
Gastos que no estén autorizados mediante este acuerdo
Compras fraccionadas de un mismo elemento
Cambiar cheques o moneda extrajera
Efectuar prestamos
Adquirir elementos cuya existencia este comprobada en el almacén de la entidad
Artículo 6: Ordenador de la Caja Menor: El ordenador del gasto por Caja Menor será el Rector del
establecimiento educativo, quien velará porque los gastos se ajusten a lo dispuesto en este acto
administrativo.
Artículo 7: Manejo de la Caja Menor: El Rector podrá delegar el manejo de la Caja Menor a un
funcionario administrativo, quien deberá constituir póliza de manejo, responder porque los gastos
obedezcan solo a lo dispuesto por el ordenador del gasto, por el dinero recibido su manejo la reedición
de cuentas y las conciliaciones de las mismas, además deberá abrir un libro auxiliar para registrar el
movimiento diario de todas las operaciones, indicando por lo menos: Fecha, beneficiario del pago,
concepto, valor y saldo disponible. El libro deberá estar debidamente foliado y numerado en forma
consecutiva y manejarse con pulcritud, no presentar enmendadoras, borrones o tachones.
Artículo 8: Manejo Contable: La Caja Menor funcionara como un fondo fijo.
Artículo 9: Requisitos de los pagos: Los pagos por Caja Menor deberán estar por recibos
adecuadamente diligenciados y sustentados por medio de facturas. Comprobantes o recibos de
proveedor. Se exceptúan de estos requisitos los casos cuyo soporte sea imposible adquirir tal como el
pago de transporte en bus urbano, en taxi u otros gastos similares. El recibo de Caja Menor deberá ser
firmado por el beneficiario del pago. En los casos que se dificulte tomar las firmas de este, el
respectivo recibo de Caja Menor deberá ser firmado por el funcionario a quien se le entrego el dinero
para adquirir el bien o servicio. Los soportes del gasto, deberán contener los siguientes requisitos:
Lugar y Fecha
Nombre y razón social e identificación del proveedor (CC. O NIT)
Detalle de la adquisición del bien o servicio

3. 3
Continuación Acuerdo del Consejo Directivo No. 001 DE 2010, por medio de la cual se aprueba la Caja Menor y se establece el reglamento para su
manejo durante el año fiscal 2010.
Visto bueno del ordenador del gasto. Sin enmendadoras.
Artículo 10: De la disponibilidad Presupuestal para reembolsos: Todo giro efectuado para Caja Menor
deberá tener la disponibilidad presupuestal.
Artículo 11: Avances y Anticipos: Cuando se autorice un anticipo para efectuar un gasto de Caja
Menor, se debe diligenciar adecuadamente un recibo provisional que debe ser firmado por la persona a
quien se le entrega el dinero para efectuar el gasto. También se le entregara a esta persona un recibo
oficial de caja menor, para efectos de tomas de firma del beneficiario del pago.
Artículo 12: Trámite de Legalización: El funcionario responsable deberá hacer una solicitud de
reintegro de Caja, donde se hará una relación de gastos agrupados por apropiación o conceptos
presupuéstales. Todos los documentos deben ser originales y con todos sus requisitos. El pagador
girara cheque de reembolso a nombre del funcionario responsable, la fecha de los comprobantes deben
corresponder al periodo que legaliza.
Artículo 13: Numero de Reintegros: La Caja Menor solo podrá ser reembolsada una vez al mes y
máximo 12 al año, cuando en el fondo haya $100.000= o menos.
Artículo 14: De la cancelación o legalización definitiva de la Caja Menor: Al finalizar la vigencia fiscal
y antes del cierre contable, se cancelara la caja menor mediante reintegro a la tesorería del efectivo no
utilizado y la presentación de los comprobantes del último mes.
Artículo 15: Fecha de solicitud de Reembolso: La solicitud de reembolso de Caja Menor se efectuara el
día 30 de cada mes, si en el fondo hay $100.000= o menos.
Artículo 16: Elementos devolutivos: Cuando ser adquieran elementos devolutivos por Caja Menor,
estos deben registrarse en el inventario de elementos devolutivos.
El presente Acuerdo fue aprobado por el Consejo Directivo el día 20 de enero de 2010.
Comuníquese y cúmplase
GUSTAVO WILLIAM ARBOLEDA ORTIZ OCTAVIO ENRIQUE LIZ CASTRO
Firma del Presidente del Consejo Directivo Firma del Secretario del Consejo Directivo
Copia. Consecutivo
Elaboró: Ángela Vásquez
Computador tesorería: mis documentos/apoyo financiero/contabilidad/rendición/2010/consejo directivo/acuerdos.doc
rectoría@cardenascentro.edu.com
www.cardenascentro.edu.co
Teléfono 2873333 Y 2737142

4. ACUERDO DEL CONSEJO DIRECTIVO No.002 DE 2010
Por medio del cual señalan los trámites, garantías y constancias que debe cumplir la rectoría de la
Institución para celebrar contratos cuya cuantía sea inferior a veinte (20) S.M.L.M.V. para la vigencia
2010.
El Consejo Directivo de la Institución Educativa Cárdenas Centro en uso de sus facultades legales y
CONSIDERANDO:
Que el inciso tercero del artículo 12 de la Ley 715 de 2001 establece que es función del Consejo
Directivo de la Institución señalar los trámites, garantías y constancias que debe cumplir la Rectoría de
la Institución para celebrar cualquier acto o contrato que cree, extinga o modifique obligaciones que
deben registrarse en el Fondo de Servicios Educativos, y cuya cuantía sea inferior a veinte (20)
S.M.L.M.V.
ACUERDA:
Artículo 1: Todo acto o contrato que cree, extinga o modifique obligaciones que deban registrarse en el
Fondo de Servicios Educativos de la Institución Educativa Cárdenas Centro, será celebrado por el
Rector como ordenador del gasto buscando cumplir los fines estatales, la continua y eficiente
prestación del servicio de la educación y la efectividad de los derechos e intereses del proyecto
Educativo Institucional y de la comunidad Educativa de la Institución.
Artículo 2: Todo acto o Contrato que se celebre por cuantía inferior a veinte (20) S.M.L.M.V. se
desarrollara con arreglo a los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad,
imparcialidad y publicación como lo establece el artículo 209 de la Constitución Política y en
concordancia con los postulados que rigen la función administrativa de transparencia, economía y
responsabilidad de que trata el artículo 23 de la ley 80/93 y de acuerdo a los siguientes requisitos y
procedimientos para la contratación que celebre el Rector de la institución por cuantía inferior a veinte
(20) S.M.L.M.V. así:
1. TRAMITES
Cuando se trate de acto o contrato que cree, extinga o modifique obligaciones que deben registrarse en
el Fondo de Servicios Educativos, y cuya cuantía sea inferior a veinte (20) S.M.L.M.V. la contratación
se hará de manera directa con el proveedor o contratista que escoja el ordenador del gasto cuando el
valor del bien o servicio oscile entre $1 y $10’300.000, dicho proveedor debe reunir los requisitos
mínimos que exigen las leyes vigentes y este habilitado para contratar con el Estado. Todo pago se
hará una vez cumplido el servicio o por el contrario entrega del bien o mercancía a satisfacción plena.
El régimen tarifario para la prestación de estos servicios se regirá por los principios de homogeneidad,
equidad y eficiencia como lo dispone el artículo 44 de la Ley 1132 de 1999. Para las compras
superiores a $10´300.000 se aplicaran los procedimientos establecidos por el SICE en cuanto a
escogencia del proveedor.

5. 2
Continuación Acuerdo del Consejo Directivo No. 002 DE 2010, por medio del cual señalan los trámites, garantías y constancias que debe cumplir la
rectoría de la Institución para celebrar contratos cuya cuantía sea inferior a veinte (20) S.M.L.M.V. para la vigencia 2010.
Parágrafo: Para los trámites, El Rector tendrá en cuenta los manuales de Procesos y Procedimientos
adoptados por la Institución para la contratación, los cuales hacen parte integral de este acuerdo, (anexo
2 folios)
2. GARANTIAS
Se tendrán como garantías las exigidas en las relaciones comerciales entre particulares.
3. CONSTANCIAS
Para la cancelación se exigirá el recibo de entrega de la mercancía por parte del almacenista de la
Institución o la constancia de la prestación del servicio a satisfacción. No habrá lugar a la celebración
de contrato con las formalidades plenas cuando se trate de contratos cuyos valores correspondan a los
que determina la ley como lo establece el articulo 39 de la ley 80 de 1993.
Para el pago de las obligaciones contractuales de que se trata este acuerdo, contraídas por la Institución
en cabeza de su ordenador de gastos, no se requerirá de la presentación de cuenta de cobro por parte del
prestatario del servicio, cuando hay contrato y orden de trabajo o de servicio. La orden de trabajo, el
Contrato o el documento en el cual conste la obligación, acompañada, si es del caso, de la
manifestación de recibo o cumplimiento a satisfacción suscrita del funcionario competente de la
entidad contratante, serán requisitos suficientes para el pago de la obligación contraída. La ordenes de
compra de elementos o las de prestación de servicios que se encuentren acompañadas de la oferta o
cotización presentada por el oferente y aceptada por el funcionario competente, no requerirán de la
firma de aceptación del proponente. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de la expedición de
factura cuando las normas tributarias así lo exijan como lo dispone el artículo 19 del Decreto Ley 266
de 2000.
Artículo 3: Cuando el Rector considere necesario exigirá las pólizas de garantía, cumplimiento y otros
que fueren del caso, el presente acuerdo rige a partir de su expedición.
El presente Acuerdo fue aprobado por el Consejo Directivo el día 20 de enero de 2010.
Comuníquese y cúmplase
GUSTAVO WILLIAM ARBOLEDA ORTIZ OCTAVIO ENRIQUE LIZ CASTRO
Firma del Presidente del Consejo Directivo Firma del Secretario del Consejo Directivo
Copia. Consecutivo
Elaboró: Ángela Vásquez
Computador tesorería: mis documentos/apoyo financiero/contabilidad/rendición/2010/consejo directivo/acuerdos.doc
rectoría@cardenascentro.edu.com
www.cardenascentro.edu.co
Teléfono 2873333 Y 2737142

6. ACUERDO DEL CONSEJO DIRECTIVO No.003 DE 2010
Por medio del cual se ordenan medidas de austeridad en el gasto publico de la Institución Educativa
Cárdenas Centro.
El Consejo Directivo de la Institución Educativa Cárdenas Centro en uso de sus facultades legales y
CONSIDERANDO:
a) Que, de conformidad con lo dispuesto en la ley 734 de 2001, se debe vigilar y salvaguardar los
intereses del Estado, vigilar los bienes y valores encomendados y cuidar que sean utilizados en debida
forma y racionalmente, de acuerdo con los fines a que han sido destinados; se deben conservar los
documentos, útiles, equipos y muebles confiados a la guarda o administración de los funcionarios
públicos.
b) Que, la ley 715 y Decreto 132 de 2003, expresan que los Fondos de Servicios Educativos Fose
constituyen el mecanismo presupuestal de las instituciones educativas estatales para la adecuada
administración de sus rentas e ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión
distintos a los de personal, para los cuales el Consejo Directivo establecerá mecanismos de control.
c) Que, de acuerdo con lo estipulado en el Decreto 1737 de 1998, modificado parcialmente por el
decreto 212 de 1999 y por el Decreto 2445 de 2000 en sus artículos 8,12, 15 y 17, esta prohibida la
celebración de contratos de publicidad con cargo a los recursos del tesoro publico. Las actividades
propias de la entidad se realizaran con el personal de planta y solo excepcionalmente se hará a través de
contratos de prestación de servicios y en ningún caso su valor mensual, será superior a la remuneración
mensual establecida para el Jefe de la entidad.
d) Que, en la impresión de informes, folletos y textos institucionales se deben tener en cuenta las
prioridades establecidas en las normas y directivas presidenciales en cuanto a la utilización de la
Imprenta Nacional y otras instituciones prestatarias de estos servicios. En ningún caso se podrá realizar
directamente o contratar edición, impresión o publicación de documentos que no estén relacionados
con las funciones que se deben cumplir, como tampoco se podrá patrocinar ni contratar impresiones
con policromías y similares.
e) Que, de igual manera, el Decreto 2445 de 2000, (modificó el articulo 12 del Decreto 1737 de 1998
que ya había sido modificado por el art. 6 del Decreto 2209 de 1998) prohíbe la realización de
recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del tesoro
publico.
d) Que, de conformidad con lo preceptuado por el Decreto 1737 de 1998, las entidades publicas que
manejan recursos del tesoro publico, no podrán difundir expresiones de aplauso, censura o promover la
imagen de la entidad o de sus funcionarios con cargo a sus recursos. El capitulo IV de norma en cita,
señala también que las entidades objeto de regulación, no podrán con recursos públicos celebrar
contratos que tengan por objeto alojamiento, alimentación, o asistencia logística para realizar reuniones
fuera de la sede de trabajo para planear o desarrollar actividades y funciones que por función le
competen. Cuando tales reuniones tengan ocurrencia en la sede de trabajo, los costos de alimentación
se asumirán de acuerdo a las regulaciones vigentes en materia de cajas menores. Lo contemplado

7. 2
Continuación Acuerdo del Consejo Directivo No. 003 DE 2010, por medio del cual se ordenan medidas de austeridad en el gasto publico de la Institución
Educativa Cárdenas Centro.
Anteriormente, no se aplica a los seminarios o actividades de capacitación que de acuerdo con la
normatividad se deben ofrecer o desarrollar con la presencia de los funcionarios que pertenecen a las
sedes o regionales de los organismos, entidades, entes públicos y personas jurídicas de otras partes del
país. También se prohíbe a los organismos, entidades, entes públicos y entes autónomos que utilizan
recursos públicos, la impresión, suministro y utilización con cargo a dichos recursos, de tarjetas de
navidad, tarjetas de presentación o tarjetas de conmemoraciones.
e) Que, con base en lo dispuesto en el articulo 21 ibídem, no se debe contratar el suministro,
adquisición, mantenimiento o reparación de bienes muebles cuando no sea indispensable para mantener
en funcionamiento dichos bienes o no se afecte la prestación de los servicios a cargo de la entidad. De
igual manera en lo que se relaciona con bienes inmuebles, queda prohibida la contratación de mejoras
suntuarias y solamente se limitaran a las estrictamente necesarias para mantener la estructura física de
estos inmuebles.
f) Que, a través del Consejo Directivo de la Institución Educativa, se deben reglamentar los
procedimientos presupuestales, las compras, la contratación de servicios personales, el control interno,
el manejo de inventarios y el calendario presupuestal, con sujeción a las normas vigentes.
ACUERDA:
Artículo 1: Todos los funcionarios de la Institución Educativa están en la obligación de custodiar y
responder por los bienes y valores, equipos, documentos y útiles de oficina, encomendados en
desarrollo de sus funciones.
Artículo 2: Labores propias de las Institución, no serán ejecutadas por personas ajenas y no harán
pagos por servicios no prestados o que superen la cuantía de ley.
Artículo 3: Solo se podrá celebrar contratos de prestación de servicios, cuando no exista personal de
planta para realizar las actividades que se contratan.
Artículo 4: Se prohíbe publicitar o promover la imagen de las Instituciones Educativas o de sus
funcionarios, con cargo a sus recursos; y afiliar o pagar cuotas de sus servidores a Clubes Sociales,
como tampoco se realizan contratos que tengan por objeto alojamiento, alimentos o apoyo logístico
para adelantar reuniones fuera de la sede de trabajo, cuando se trate de actividades que le corresponden
dentro de sus funciones. Cuando tengan ocurrencia en la sede de trabajo, los servicios de alimentación
serán atendidos con cargo en la caja menor.
Artículo 5: Solo se podrán contratar trabajos materiales sobre el bien inmueble, cuando se trate de
mejoras necesarias para mantener la estructura física. Respecto de los bienes muebles, se autoriza el
suministro, mantenimiento o reparación cuando de no hacerse, se afecte la prestación de los servicios
por parte de la Institución.

8. 3
Continuación Acuerdo del Consejo Directivo No. 003 DE 2010, por medio del cual se ordenan medidas de austeridad en el gasto publico de la Institución
Educativa Cárdenas Centro.
Artículo 6: El rector de la Institución Educativa, debe elaborar a la mayor brevedad, un inventario de
bienes muebles que no sean necesarios para el desarrollo de las funciones de la Institución, y que estén
generando gastos de sostenimiento, a efecto de proceder a su venta de acuerdo con las normas vigentes.
Artículo 7: Se prohíbe contratar o realizar directamente la edición, impresión o publicación de
documentos que no tengan relación con las funciones de la Institución Educativa; tampoco se podrá
contratar o patrocinar ediciones de lujo ni impresiones con policromía.
Artículo 8: No se autorizan recepciones, agasajos, fiestas y similares con cargo a los recursos de la
Institución Educativa.
Artículo 9: Se debe continuar haciendo utilización racional del teléfono, para lo cual se debe continuar
con el temporizador en todas las líneas telefónicas, libro de control de llamadas telefónicas para todas
las líneas, asignar código para las llamadas larga distancia y celulares. Las llamadas de larga distancias
que no estén relacionadas ni autorizadas por la rectoría en libro de control serán responsabilidad del
funcionario encargado de manejar la línea telefónica. También debe tener uso racional el servicio de
fotocopiadora, el de Internet y demás servicios públicos, cuyos costos asume la Institución.
Artículo 10: El papel que se deseche por errores mínimos debe reciclarse para ser destinados a
fotocopias y/o correspondencia interna de la Institución. Así mismo, las diferentes dependencias
deberán devolver debidamente relacionados, los cartuchos de impresoras para su reutilización. Como
también será de uso obligatorio el Internet para minimizar gastos en comunicación interna y externa.
Artículo 11: La Revisoría Fiscal de la Institución Educativa verificara trimestralmente el cumplimiento
de las presentes disposiciones y rendirá informe sobre el grado de cumplimiento de las mismas y las
acciones que se deban tomar al respecto.
El presente Acuerdo fue aprobado por el Consejo Directivo el día 20 de enero de 2010.
Comuníquese y cúmplase
GUSTAVO WILLIAM ARBOLEDA ORTIZ OCTAVIO ENRIQUE LIZ CASTRO
Firma del Presidente del Consejo Directivo Firma del Secretario del Consejo Directivo
Copia. Consecutivo
Elaboró: Ángela Vásquez
Computador tesorería: mis documentos/apoyo financiero/contabilidad/rendición/2010/consejo directivo/acuerdos.doc
rectoría@cardenascentro.edu.com
www.cardenascentro.edu.co
Teléfono 2873333 Y 2737142

9. ACUERDO DEL CONSEJO DIRECTIVO No.004 DE 2010
Por medio del cual se reglamenta el pago de capacitaciones y viáticos ocasionales a los funcionarios
públicos de la Institución Educativa Cárdenas Centro
El Consejo Directivo de la Institución Educativa Cárdenas Centro en uso de las facultades y en especial
las conferidas en el artículo 14 de la Ley 715 de 2001, artículo 9 del Decreto 132 de abril 25 de 2003 y
Decreto 111 de 1996 y
CONSIDERANDO:
a) Que es deber del Consejo Directivo Aprobar el presupuesto de ingresos y gastos de los recursos
propios y los provenientes de pagos legalmente autorizados, según se expresa en el Decreto
1860 de 1994.
b) Que el pasado de Diciembre de 2009, el Consejo Directivo mediante acuerdo No. 020 aprobó el
presupuesto para el año fiscal 2010.
c) Que la Ley 734 del 05 de Febrero de 2002, en su artículo 33 numeral 3, expresa que el servidor
público tiene derecho a “recibir capacitación para el mejor desempeño de sus funciones”.
d) Que en el acuerdo No. 014 del Consejo Directivo se establece entre sus rubros el de
Capacitación y representación.
e) Que la Capacitación y Representación de los funcionarios de la Institución Educativa
CARDENAS CENTRO en eventos, académicos, culturales, Deportivos son considerados según
el PEI como un estimulo.
f) Que la racionalización de los gastos es un deber de todas las Instituciones públicas como
precepto presente en todo momento de la vida de la organización.
ACUERDA:
Artículo 1: Previa Disponibilidad Presupuestal, autorizar el pago de la capacitación de los funcionarios,
a cursos seminarios, foros y demás actividades organizadas por instituciones que cumplan las
exigencias de ley en temáticas a fines a su cargo.
Parágrafo 1: El pago total o parcial de la Capacitación lo definirá el rector dependiendo de la cuantía y
número de asistentes.
Parágrafo 2: Si la capacitación requiere del desplazamiento del perímetro urbano, la Institución
acarreará con los costos de desplazamiento, hospedaje y transporte acorde a la normatividad vigente.
Parágrafo 3: Cuando se requiera de pasajes aéreos, marítimos o terrestres solo podrá hacerse en clase
económica.

10. 2
Continuación Acuerdo del Consejo Directivo No. 004 DE 2010, por medio del cual se reglamenta el pago de capacitaciones y viáticos ocasionales a los
funcionarios públicos de la Institución Educativa Cárdenas Centro.
Artículo 2: La solicitud de capacitación la debe realizar el funcionario ante la rectoría quince (15) días
antes del evento, justificándole por escrito además de ir acompañada del folleto de invitación donde se
especifique, temática, sitio y costo.
Artículo 3: El funcionario una vez se clausure el evento debe presentar a la tesorería de la institución
los comprobantes de pago, certificaciones o cumplido de asistencia.
Artículo 4: El funcionario debe sensibilizar en la institución lo asimilado en la capacitación en un
tiempo no mayor a quince (15) días con las demás personas con funciones afines a su cargo, para lo
cual solicitará el espacio y tiempo a la rectoría.
Artículo 5: Si por circunstancias que no medie justa causa, el funcionario asiste en forma parcial o no
asiste al evento deberá reintegrar el valor total de la inversión a la Institución Educativa Cárdenas
Centro en forma inmediata se produzca el incumplimiento consignándola a la cuenta corriente de la
institución.
El presente Acuerdo fue aprobado por el Consejo Directivo el día 20 de enero de 2010.
Comuníquese y cúmplase
GUSTAVO WILLIAM ARBOLEDA ORTIZ OCTAVIO ENRIQUE LIZ CASTRO
Firma del Presidente del Consejo Directivo Firma del Secretario del Consejo Directivo
Copia. Consecutivo
Elaboró: Ángela Vásquez
Computador tesorería: mis documentos/apoyo financiero/contabilidad/rendición/2010/consejo directivo/acuerdos.doc
rectoría@cardenascentro.edu.com
www.cardenascentro.edu.co
Teléfono 2873333 Y 2737142

11. ACUERDO DEL CONSEJO DIRECTIVO No. 005 de 2010
Por medio del cual se adopta el procedimiento de devoluciones de dinero, consignado por concepto de
costo de servicios educativos, en los casos de : 1) Retiro de estudiantes, 2) Derechos adquiridos
mediante reglamentación de costos educativos del Gobierno Municipal y 3) Becas y auxilios escolares
consignados por concepto de Costos Educativos por las empresas y cooperativas, donde laboran
algunos padres.
El Consejo Directivo de la Institución Educativa Cárdenas Centro, en uso de sus facultades legales, y
CONSIDERANDO
a) Que la Constitución Política Nacional en el artículo 12 contempla el derecho a la igualdad, el
cual debe cobijar a todos los estudiantes de la Institución siempre y cuando se les preste el
servicio educativo en las mismas condiciones y por el mismo tiempo.
b) Que el Gobierno Municipal mediante Decreto establece los Costos Educativos que deberán
pagar los estudiantes de las Instituciones Educativas del Municipio, por la prestación de
servicios educativos, al igual que establece los derechos de gratuidad y exoneraciones para la
población estudiantil.
c) Que las empresas y cooperativas donde laboran algunos padres de estudiantes de la institución,
otorgan becas y auxilios con destinación al pago de los servicios educativos
d) Que al inicio del año lectivo regularmente en los dos primeros meses se presentan padres de
familia o acudientes con solicitud de retiro del estudiante por cambio de domicilio, lo que
conlleva a que también soliciten la devolución de dineros consignado por servicios educativos.
e) Que al momento de la matricula los padres de familia o acudientes no presentan la
documentación necesaria para acreditar el goce de exoneración de costos de servicios
educativos parcial o totalmente, otorgados mediante Decreto Municipal,
f) Que las becas y auxilios otorgados por las empresas y cooperativas donde laboran algunos de
los padres de estudiantes de la institución, son posteriores al proceso de Matricula, cuando ya el
padre o acudiente ha realizado la respectiva consignación por concepto de servicios educativos
y además el dinero es entregado en cheque a nombre de la institución.
g) Que en el proceso de matricula la institución incurre en gastos de papelería, los cuales deben
correr por cuenta del padre de familia o acudiente.
ACUERDA:
Artículo 1: Adoptar el procedimiento para la devolución de dinero por concepto de servicios
complementarios y académicos:
FRECUENCIA: Inicio de cada año lectivo, si se requiere.
PRODUCTO O SERVICIO: Devoluciones.
CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa.
OBSERVACIONES: Cuando haya transcurrido más de dos meses no se podrá hacer la respectiva
devolución.

12. 2
Continuación Acuerdo del Consejo Directivo No. 005 DE 2010, por medio del cual se adopta el procedimiento de devoluciones de dinero, consignado por
concepto de costo de servicios educativos, en los casos de : 1) Retiro de estudiantes, 2) Derechos adquiridos mediante reglamentación de costos educativos
del Gobierno Municipal y 3) Becas y auxilios escolares consignados por concepto de Costos Educativos por las empresas y cooperativas, donde laboran
algunos padres.
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO TIEMPO REQUERIDO
Usuario
(acudiente)
Tesorería
(Administrativa)
Tesorería
(Administrativa)
Secretaria General
(Administrativa)
Tesorería
(Administrativa)
Auxiliar de Ingresos
(Administrativa)
Tesorería
1
2
3
4
5
6
7
Solicitar mediante carta escrita dirigida a la rectoría de la
Institución, la devolución del dinero explicando cual es su
caso:, 1) Retiro de Estudiantes, 2) Derechos adquiridos
mediante reglamentación de Costos Educativos del gobierno
Municipal y 3) Becas y auxilios escolares consignados por
concepto de Costos Educativos por las empresas y
cooperativas, donde laboran algunos padres. Esta Carta debe
contener nombre del alumno, grado, fotocopia de la cedula del
padre de familia o acudiente, Certificaciones que los acrediten
como beneficiario del goce de gratuidad y exoneraciones
establecidos mediante decreto Municipal de Costos de
Servicios Educativos, y recibo original de consignación de los
costos por servicios educativos efectuada al banco establecido
por la Institución sin ninguna clase de enmendaduras,
Recibir y revisar la documentación.
Solicitar a Secretaria General visto bueno de que el alumno
cancelo matricula, únicamente cuando se trate del caso 1), es
decir que ya no esta vinculado con la Institución.
Firmar y sellar la carta de solicitud presentada por el acudiente
como prueba de que el estudiante cancelo la Matricula y no
tiene ninguna vinculación con la institución.
Solicitar a la Auxiliar de Tesorería (Recaudos del Banco), visto
bueno del recibo de consignación aportado por el Padre de
Familia o acudiente para los tres de casos.
Firmar el recibo de consignación como prueba de que el dinero
ingreso a la cuenta corriente de la Institución, indicando fecha
y el número del folio del libro de Bancos donde se encuentra
registrado el recibo de consignación aportado por el padre de
familia, para los tres casos.
Liquidar valor a devolver: para el caso 1) retiro del estudiante
10
Min.
2
Meses
despué
s de
inicio
de año
escolar
10
Min.
1 Día
10
Min.
1 día
10

13. (Administrativa)
Tesorería
(Administrativa)
Tesorería
(Administrativa)
Revisor Fiscal
Tesorería
(Administrativa)
Tesorería
(Administrativa)
Usuario
(acudiente)
8
9
10
11
12
13
Valor Consignado menos el 20% que corresponde a costos de
papelería. Para el caso 2) Aplicar los derechos adquiridos
(Gratuidad y exoneraciones) otorgados mediante decreto de
costos de servicios Educativos Municipal, al valor a devolver
descontar el valor del cheque y tasa vigente de fogafin. Para el
Caso 3: Al valor consignado por la empresa o cooperativa
descontar los valores pendientes que adeude el estudiante por
Concepto de Costos de Servicios Educativos, al valor restante
descontar el valor del cheque y tasa vigente de fogafin, para
este caso no se aplican los descuentos establecidos por el
gobierno Municipal en el decreto de Costo de servicios
Educativos.
Elaborar el comprobante de egreso de acuerdo al cronograma
de pagos que se maneje en la Institución. Afectar las cuentas
de Devoluciones y rebajas 439501 debito y 11100505 Bancos.
Presentar a Revisoría fiscal para visto bueno.
Firmar el comprobante de egresos en al casilla de revisado,
verificando el cumplimiento de todas las actividades anteriores.
Elaborar cheque a nombre del acudiente que solicito la
devolución.
Entregar el cheque al solicitante (acudiente del alumno).
Firmar comprobante de egreso con huella, cedula y nombre
legible cuando reciba el cheque.
Min.
10
Min.
5 Min.
10Min.
5 Min.
5 Min.
2 Min.
El presente Acuerdo fue aprobado por el Consejo Directivo el día 20 de enero de 2010.
Comuníquese y cúmplase
GUSTAVO WILLIAM ARBOLEDA ORTIZ OCTAVIO ENRIQUE LIZ CASTRO
Firma del Presidente del Consejo Directivo Firma del Secretario del Consejo Directivo
Copia. Consecutivo
Elaboró: Ángela Vásquez
Computador tesorería: mis documentos/apoyo financiero/contabilidad/rendición/2010/consejo directivo/acuerdos.doc
rectoría@cardenascentro.edu.com
www.cardenascentro.edu.co
Teléfono 2873333 Y 2737142

14. ACUERDO DEL CONSEJO DIRECTIVO No. 006 de 2010
Por el cual se establece los mecanismos de control para el fondo de servicios educativos, acogiéndonos
al Decreto No. 4791 del 19 de diciembre de 2008, el cual reglamenta parcialmente los artículos 11, 12,
13 Y 14 de la Ley 715 de 2001.
El Consejo Directivo de la Institución Educativa Cárdenas Centro en uso de las facultades y en especial
las conferidas en el artículo 14 de la Ley 715 de 2001, Artículo 09 del Decreto 132 de abril 25 de 2003
y Decreto 111 de 1996 y
CONSIDERANDO:
Que corresponde al Consejo Directivo de los establecimientos educativos, establecer mecanismos de
control para el funcionamiento del Fondo de Servicios Educativos,
Que, la ley 715 y el decreto 132 de 2003, expresan que los Fondos de Servicios Educativos constituyen
el mecanismo presupuestal de las instituciones educativas estatales para la adecuada administración de
sus rentas e ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de
personal, para los cuales el Consejo Directivo establecerá mecanismos de control,
ACUERDA:
Artículo 1: Acoger los contenidos del Decreto 4791 del 19 de diciembre de 2008. (Se anexa contenido
del Decreto).
El presente Acuerdo fue aprobado por el Consejo Directivo el día 20 de enero de 2010.
Comuníquese y cúmplase
GUSTAVO WILLIAM ARBOLEDA ORTIZ OCTAVIO ENRIQUE LIZ CASTRO
Firma del Presidente del Consejo Directivo Firma del Secretario del Consejo Directivo
Copia. Consecutivo
Elaboró: Ángela Vásquez
Computador tesorería: mis documentos/apoyo financiero/contabilidad/rendición/2010/consejo directivo/acuerdos.doc
rectoría@cardenascentro.edu.com
www.cardenascentro.edu.co
Teléfono 2873333 Y 2737142

15. ACUERDO DEL CONSEJO DIRECTIVO No. 007 de 2010
Por medio del cual se adopta el reglamento para el manejo de la tesorería.
El Consejo Directivo de la Institución Educativa Cárdenas Centro, en uso de sus facultades legales, y
CONSIDERANDO:
Que según el Decreto 4791 del 19 de diciembre de 2008, articulo 5 numeral 2, decreta: adoptar el
reglamento para el manejo de la tesorería, el cual por lo menos determinara la forma de realización de
los recaudos y de los pagos, según la normatividad existente en la entidad territorial certificada, así
como el seguimiento y control permanente al flujo de caja y los responsables de la autorización de los
pagos.
ACUERDA:
Artículo 1: Los recursos del fondo de servicios educativos se reciben y manejan en una cuenta especial
a nombre del fondo de servicios educativos, establecida en una entidad del sistema financiero sujeta a
la inspección y vigilancia de la superintendencia financiera, registrada en la tesorería de la entidad
territorial certificada a la cual pertenezca el establecimiento educativo.
La entidad territorial certificada debe ajustar el manual de funciones respecto de quien debe ejercer la
función de tesorería o pagaduría del fondo de servicios educativos y el perfil profesional requerido para
tal efecto. Así mismo, debe establecer el proceso para el registro de la cuenta y determinar las
condiciones de apertura y manejo de la misma, al igual que señala políticas de control de la
administración de dichos fondos.
La función de tesorería o pagaduría del fondo no puede ser ejercida por el personal docente o directivo
docente, y debe estar amparada por una póliza de manejo equivalente por lo menos al valor de lo
presupuestado en el año inmediatamente anterior. El retiro de recursos requerirá la concurrencia de al
menos dos firmas, una de las cuales deberá ser la del rector en su calidad de ordenador del gasto.
Artículo 2: Adoptar el reglamento del manejo de la tesorería.
FORMA DE REALIZACION DE RECAUDOS
1. El alumnos, exalumnos, persona responsable de la tienda escolar, fotocopiadora u otra persona
que tenga autorización por parte de rectoría, se acerca a la oficina de tesorería por el recibo de
pago, el cual se le entregará totalmente diligenciado, previa presentación de los documento
necesarios, para que se acerque al Banco Bogota sede Megabanco Versalles hacer la respectiva
consignación.
2. La institución envía al banco diariamente por los recibos que se generaron durante el día.
3. La auxiliar administrativa de tesorería descargará la información en los libros de bancos, libros
de pensión y matricula, cuadro diario y mensual, cuadros anexos según solicitud del Rector y
por ultimo archivara la información.

16. 2
Continuación del Acuerdo No. 007 de 2010, por medio del cual se adopta el reglamento para el manejo de la tesorería.
4. A final de mes se hará la respectiva conciliación con el extracto que llegue del banco y se
pasara a la persona que hace de veces de tesorera la relación mensual de los ingresos, para que
los digite en el programa contable.
FORMA DE REALIZACION DE PAGOS
1. A inicios del año lectivo se debe tener el presupuesto, PAC, plan de desarrollo, plan operativo,
plan de inversión y acuerdos reglamentarios de consejo directivo totalmente aprobados, según
las necesidades de la institución consultadas por todos los funcionarios y reflejadas en el PEI.
2. Se solicita tres cotizaciones y se cotiza en el SICE.
3. El Rector solicita la Disponibilidad, que la generara la persona que haga las veces de tesorera,
firmados por el Rector y la persona que haga las veces de tesorera.
4. Una vez establecido el proveedor, se hace la orden de compra o servicios, firmada por el
Rector, el proveedor y la persona que haga las veces de tesorera.
5. Luego de terminar el trabajo se hace un recibido a satisfacción firmado por el funcionario que
recibió el trabajo o artículo, el Rector y la persona que hace las veces de tesorera.
6. Se hace una orden de pago firmada por el Rector y la persona que hace las veces de tesorera.
7. Por ultimo se realiza el comprobante de egreso (con firmas del rector y la persona que hace las
veces de tesorera) y la elaboración del cheque con seguridad (sellos, firmas, cinta, sello del
primer beneficiario).
8. Se entrega el cheque al proveedor con (firma, cedula, huella, nombre, sello, carta de
autorización).
SEGUIMIENTO Y CONTROL PERMANENTE AL FLUJO DE CAJA
Entidades a las cuales debemos rendir informes:
INFORME FECHA ENTREGA ENTIDAD A ENTREGAR
Contratos, Ejecución, Balance Mensualmente Cartelera y Pagina Web
Informes financiero, gestión 28 de Febrero Comunidad Educativa
Ejecución Trimestralmente Consejo Directivo
Informe 1002V Julio de cada año DIAN
CGN (abril-julio-octubre-enero) Contaduría-CAMP
Presupuesto Diciembre de cada año Secretaria de Educación Mpal
Presupuesto Diciembre de cada año Pagina SICE
Plan de Compras Diciembre de cada año Pagina SICE
Ejecución Trimestral Pagina SICE
Contrato Cuando hallan Pagina SICE
Cotización Cuando se requiera Pagina SICE
Austeridad 28 de cada mes Contraloría Municipal
Obra Pública 5 días siguiente al Trimestral Contraloría Municipal

17. 3
Continuación del Acuerdo No. 007 de 2010, por medio del cual se adopta el reglamento para el manejo de la tesorería.
Informe Anual 28 de febrero de cada año Contraloría Municipal
Cierre de Año 1 y 20 de enero de cada año Contraloría Municipal
Gestión Cambio de Rector Contraloría Municipal
Plan de Desarrollo Cada 4 años Contraloría Municipal
Plan de mejoramiento mar, jun, sep, dic Contraloría Municipal
Intermedio 30 de julio Contraloría Municipal
Subsanar 5 días hábiles Contraloría Municipal
Informes Financieros Semestral Megabanco
Informes presentados por la contadora Contraloría Municipal
Acuerdos a diciembre de cada año, los costos educativos con el Decreto por el Consejo Directivo
Póliza Manejo Rectora, Tesorera y Caja menor Septiembre de cada año por Eduardo Gutiérrez
RESPONSABLES DE AUTORIZACION DE PAGOS
El Consejo Directivo en conjunto con el Rector administra los fondos de servicios docentes.
El Rector ejerce las funciones de ordenador del gasto y representante legal.
Se le asigna funciones de Tesorera, Pagadora a la señora Luz Angela Vasquez Corredor con cedula de
ciudadanía numero 66.726.977 expedida en la ciudad de Tuluá Valle del Cauca con el cargo de
Secretaria Ejecutiva.
Se contrató a una profesional en Contaduría Pública, quien es la encargada de elaborar los informes que
se deben presentar a los entes de control y visarlos, hacer la respectiva revisión mensual y asesorar a la
Institución en las normas legales nuevas a aplicar.
El retiro de los recursos requiere de dos firmas (Rector y Secretaria Ejecutiva con funciones de
Tesorera).
El presente Acuerdo fue aprobado por el Consejo Directivo el día 20 de enero de 2010.
Comuníquese y cúmplase
GUSTAVO WILLIAM ARBOLEDA ORTIZ OCTAVIO ENRIQUE LIZ CASTRO
Firma del Presidente del Consejo Directivo Firma del Secretario del Consejo Directivo
Copia. Consecutivo
Elaboró: Ángela Vásquez
Computador tesorería: mis documentos/apoyo financiero/contabilidad/rendición/2010/consejo directivo/acuerdos.doc
rectoría@cardenascentro.edu.com
www.cardenascentro.edu.co
Teléfono 2873333 Y 2737142

18. ACUERDO DEL CONSEJO DIRECTIVO No. 008 de 2010
Por medio del cual se autoriza al rector para la utilización por parte de los terceros de los bienes
muebles o inmuebles dispuestos para el uso del establecimiento educativo.
El Consejo Directivo de la Institución Educativa Cárdenas Centro, en uso de sus facultades legales, y
CONSIDERANDO:
Que según Decreto 1860 de 1994 y Decreto 4791 de 2008 faculta al Consejo Directivo a autorizar al
Rector para la utilización por parte de terceros de los bienes muebles o inmuebles dispuestos para el
uso del establecimiento educativo, bien sea gratuita u onerosamente, previa verificación del
procedimiento establecido.
ACUERDA:
Artículo 1: Autorizar al Rector para la utilización por parte de terceros de los bienes muebles o
inmuebles dispuestos para el uso del establecimiento educativo, bien sea gratuita u onerosamente,
previa verificación del procedimiento establecido de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1860
de 1994.
El presente Acuerdo fue aprobado por el Consejo Directivo el día 20 de enero de 2010.
Comuníquese y cúmplase
GUSTAVO WILLIAM ARBOLEDA ORTIZ OCTAVIO ENRIQUE LIZ CASTRO
Firma del Presidente del Consejo Directivo Firma del Secretario del Consejo Directivo
Copia. Consecutivo
Elaboró: Ángela Vásquez
Computador tesorería: mis documentos/apoyo financiero/contabilidad/rendición/2010/consejo directivo/acuerdos.doc
rectoría@cardenascentro.edu.com
www.cardenascentro.edu.co
Teléfono 2873333 Y 2737142

19. ACUERDO DEL CONSEJO DIRECTIVO No. 009 de 2010
Por medio del cual adopta el reglamento para el préstamo de los bienes muebles o inmuebles a terceros
dispuestos para el uso del establecimiento educativo.
El Consejo Directivo de la Institución Educativa Cárdenas Centro, en uso de sus facultades legales, y
CONSIDERANDO:
a) Que según Decreto 1860 de 1994 y Decreto 4791 de 2008 faculta al Consejo Directivo a autorizar
al Rector para la utilización por parte de terceros de los bienes muebles o inmuebles dispuestos para
el uso del establecimiento educativo, bien sea gratuita u onerosamente, previa verificación del
procedimiento establecido.
b) Que según el artículo 3 del Decreto 2474 del 7 Julio de 2008 establece los pasos para el estudio y
documentos previos de los contratos.
c) Que según el Decreto 4828 de 2008, establece la garantías exigidas en un contrato.
ACUERDA:
Artículo 1: aprobar el reglamento para el préstamo de los bienes muebles o inmuebles a terceros
dispuestos para el uso del establecimiento educativo.
REGLAMENTO DE PRESTAMO DE BIENES
1. El comité designado hará un estudio previo sobre si es factible el préstamo del bien:
a. Marco histórico del bien
b. Destinación especifica del bien
c. Documentos a exigir a la empresa interesada
d. Que pretende la institución con el préstamo de este bien
e. Descripción del bien a prestar con sus especificaciones
f. Los elementos jurídicos por los cuales se acepta o no el préstamo del bien
g. El monto del contrato o contraprestación
h. Riesgos del contrato
i. Análisis que sustenta la exigencia de garantías designadas según el Decreto 4828 de 2008.
j. Persona designada a investigar a la empresa y a recibir el bien.
2. Solicitar a la entidad que nos esta solicitando el bien mueble o inmuebles, redactar carta, así:
a. Nombre de la empresa que solicita el bien
b. En que se va utilizar el bien
c. Días de utilización del bien
d. Hora de inicio y hora de entrega del bien
e. Qué bien es el que solicita

20. 2
Continuación del Acuerdo No. 009 de 2010, Por medio del cual adopta el reglamento para el préstamo de los bienes muebles o inmuebles a terceros
dispuestos para el uso del establecimiento educativo.
f. Persona encargada de la logística del bien
g. Copia de Cámara y Comercio o su soporte de aprobación que autorice su funcionamiento.
3. Estudio previo de la empresa y antecedentes.
4. Carta indicando que se le ha aceptado su petición y los requisitos exigidos de la institución.
5. Realizar el contrato de arrendamiento del bien o concesión del mismo, según las directrices del
comité y hacerlo revisar de un asesor jurídico.
6. La empresa debe entregar a la Institución los documentos dispuestos por el comité.
7. Firman las partes.
8. Acta de Inicio y Utilización del bien.
9. Acta de Entrega y revisión por parte del encargado.
Artículo 2: Espacios para alquiler gratuito u oneroso de acuerdo al concepto que emita el estudio:
Sala de audiovisuales, Canchas, Sala de sistemas, aula inteligente, tienda escolar, fotocopiadora,
bicicletero, coliseo, salones, biblioteca, Telecentro, La Tics.
Artículo 3: Comité encargado de realizar el estudio previo:
CARLOS ALFONSO HINCAPIE GARCIA DOCENTE
FERNANDO SUAREZ SOTO DOCENTE
CARLOS HUMBERTO SANCLEMENTE QUINTERO DOCENTE
RODRIGO ESCOBAR EXALUMNO
LUZ ANGELA VASQUEZ CORREDOR SECRETARIA EJECUTIVA
JUAN MANUEL GONZÁLEZ RODRIGUEZ COORDINADOR
Artículo 4: Líder encargado de recibir los bienes en préstamo:
RESPONSABLE DEL BIEN O EN SU DEFECTO EL VIGILANTE DE TURNO.
El presente Acuerdo fue aprobado por el Consejo Directivo el día 20 de enero de 2010.
Comuníquese y cúmplase
GUSTAVO WILLIAM ARBOLEDA ORTIZ OCTAVIO ENRIQUE LIZ CASTRO
Firma del Presidente del Consejo Directivo Firma del Secretario del Consejo Directivo
Copia. Consecutivo
Elaboró: Ángela Vásquez
Computador tesorería: mis documentos/apoyo financiero/contabilidad/rendición/2010/consejo directivo/acuerdos.doc
rectoría@cardenascentro.edu.com
www.cardenascentro.edu.co
Teléfono 2873333 Y 2737142

21. ACUERDO DEL CONSEJO DIRECTIVO No. 010 de 2010
Por medio del cual se señalan los procedimientos para los diferentes tipos de contratación.
El Consejo Directivo de la Institución Educativa Cárdenas Centro en uso de sus facultades legales y
CONSIDERANDO:
La contratación estatal aplicable a los fondos de servicios educativos de las instituciones educativas
oficiales es la contratación regida por la Ley 80 de 1993 en concordancia de la Ley 715 de 2001 que
reglamente el funcionamiento de los mismos.
ACUERDA:
Artículo 1: Establecer los procedimientos legales para los diferentes tipos de contratación, así:
PROCEDIMIENTO DE LA LICITACION PÚBLICA
1. Autorización del Consejo Directivo
2. Elaboración del estudio conveniencia
3. Disponibilidad presupuestal
4. Elaboración de los pliegos de condiciones o términos de referencia
5. Acto administrativo de ordenación de la apertura de la licitación
6. Publicación de avisos de la licitación
7. Audiencia publica
8. Modificaciones y prorrogas
9. Audiencia publica para conformación dinámica de la oferta (Voluntaria a decisión)
10. Prorroga del plazo
11. Solicitud de aclaraciones adicionales
12. Presentación de propuestas
13. Evaluación de las propuestas
14. Informes de la evaluación de las propuestas
15. Prorroga para la adjudicación del contrato
16. Adjudicación del contrato
17. Celebración Y perfeccionamiento del contrato
18. Adjudicación del contrato al segundo proponente
19. Ejecución del contrato
20. Seguimiento al contrato
21. Liquidación del contrato
PROCEDIMIENTO DE LA CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS
1. Autorización del Consejo Directivo para contratar
2. Elaboración del estudio de conveniencia
3. Disponibilidad presupuestal

22. 2
Continuación del Acuerdo No. 010 de 2010, por medio del cual se señalan los procedimientos para los diferentes tipos de contratación.
4. Elaboración de pliegos de condiciones o términos de referencias
5. Acto administrativo de la ordenación de la invitación publica
6. Publicación de la invitación publica
7. Listas de posibles oferentes
8. Audiencia publica por mas de 10 oferentes
9. Sistemas de conformación dinámica de la oferta y su adjudicación (voluntaria a la decisión
de la Institución Educativa)
10. Adjudicación a través de la conformación dinámica
11. Selección de la propuesta sin conformación dinámica
12. Adjudicación
13. Celebración y perfeccionamiento del contrato
14. Adjudicación del contrato al segundo proponente
15. Ejecución del contrato
16. Seguimiento al contrato
17. Liquidación del contrato
PROCESO DE LICITACION PÚBLICA O CONCURSO PÚBLICO
1. Autorización del Consejo Directivo para abrir proceso de licitación
2. Elaboración del estudio de conveniencia (Responsable del área en donde se encuentra la
necesidad o rectoría en apoyo del asesor jurídico o quien haga sus veces)
3. Disponibilidad presupuestal
4. Elaboración de los pliegos de condiciones o términos de referencia ( Rectoría en apoyo del
asesor jurídico o quien haga sus veces)
5. Elaboración de los pliegos de condiciones o términos de referencias (Rectoría en apoyo del
asesor jurídico o quien haga sus veces)
6. Publicación de avisos y proyectos de pliego de condiciones (Tesorería)
7. Acto administrativo de ordenación de la apertura de la licitación (Rectoría)
8. Publicación de pliegos de condiciones (Tesorería)
9. Diligencia de apertura de la licitación (Rectoría)
10. Venta de pliegos de condiciones (Tesorería)
11. Audiencia publica (Tesorería)
12. Modificaciones y prorrogas (Rectoría)
13. Prorroga del plazo (Rectoría)
14. Solicitud de aclaraciones adicionales
15. Presentación de propuestas
16. Cierre de licitación (Rectoría)
17. Evaluación de las propuestas (comité evaluador)
18. Informes de evaluación de propuestas
19. Prorroga para la adjudicación del contrato
20. Declaración desierta de la licitación

23. 3
Continuación del Acuerdo No. 010 de 2010, por medio del cual se señalan los procedimientos para los diferentes tipos de contratación.
21. Prorroga para la adjudicación del contrato
22. Declaración desierta de la licitación
23. Adjudicación del contrato (Rectoría)
24. Celebración y perfeccionamiento de contrato (Rectoría en apoyo del asesor jurídico o quien
haga sus veces)
25. Adjudicación del contrato al segundo proponente
26. Ejecución del contrato
27. Seguimiento al contrato (Interventor)
28. Liquidación del contrato (Interventor y rectoría)
PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES (HASTA 20
SMMLV)
1. Plan Operativo, Presupuesto, Plan de Compras
2. Cotización
3. Certificado de disponibilidad presupuestal
4. Escogencia del contratista
5. Expedición del documento contractual
6. Registro presupuestal
7. Aprobación de garantías
8. Ejecución de orden
9. Factura o documento equivalente
10. Entrada de elementos al almacén de la institución
11. Acta de terminación o constancia de prestación de servicios
12. Elaboración del comprobante de pago y del cheque
13. Entrega del cheque
PROCEDIMIENTOS DE LA CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS –
INVITACION PÚBLICA
1. Autorización del Consejo directivo para contratar
2. Elaboración del estudio de conveniencia (Responsable del área que requiere solucionar la
necesidad o la rectoría que se podrá apoyar en el asesor jurídico o quien haga sus veces)
3. Disponibilidad presupuestal
4. Elaboración de los términos de referencia (Responsable rectoría que se podrá apoyar en el
asesor jurídico o quien haga sus veces)
5. Acto administrativo de ordenación de la invitación pública (Rectoría)
6. Publicación de la invitación pública (Tesorería)
7. Lista de posibles oferentes (Tesorería)
8. Audiencia pública por más de 10 oferentes (Rectoría)
9. Recepción de las propuestas (Tesorería)
10. Cierre de la invitación y apertura de las propuestas (Rectoría)

24. 4
Continuación del Acuerdo No. 010 de 2010, Por medio del cual se señalan los procedimientos para los diferentes tipos de contratación.
11. Selección de la propuesta (Comité evaluador)
12. Adjudicación (Rectoría)
13. Celebración y perfeccionamiento del contrato (Rectoría con apoyo de su asesor jurídico o quien
haga sus veces)
14. Adjudicación del contrato al segundo proponente
15. Ejecución del contrato
16. Seguimiento del contrato
17. Seguimiento al contrato (Interventor)
18. Liquidación del contrato (Interventor, rector)
El presente Acuerdo fue aprobado por el Consejo Directivo el día 20 de enero de 2010.
Comuníquese y cúmplase
GUSTAVO WILLIAM ARBOLEDA ORTIZ OCTAVIO ENRIQUE LIZ CASTRO
Firma del Presidente del Consejo Directivo Firma del Secretario del Consejo Directivo
Copia. Consecutivo
Elaboró: Ángela Vásquez
Computador tesorería: mis documentos/apoyo financiero/contabilidad/rendición/2010/consejo directivo/acuerdos.doc
rectoría@cardenascentro.edu.com
www.cardenascentro.edu.co
Teléfono 2873333 Y 2737142

25. ACUERDO DEL CONSEJO DIRECTIVO No. 011 de 2010
Por medio del cual se adopta el formato de control de Conductor, kilometraje, Motivo, combustible y
Mantenimiento del vehiculo Gris OOK114 de la Institución.
El Consejo Directivo de la Institución Educativa Cárdenas Centro en uso de sus facultades legales y
CONSIDERANDO:
Que según la Contraloría Municipal en su Resolución No. 003 y 024 del 18 de noviembre de 2008 con
el formulario de Austeridad del Gasto requiere el control de los vehículos y acto donde se adopte.
ACUERDA:
Artículo 1: Establecer y adoptar para el vehículo gris Mazda OOK14 el formato de Control, así:
El presente Acuerdo fue aprobado por el Consejo Directivo el día 20 de enero de 2010.
Comuníquese y cúmplase
GUSTAVO WILLIAM ARBOLEDA ORTIZ OCTAVIO ENRIQUE LIZ CASTRO
Firma del Presidente del Consejo Directivo Firma del Secretario del Consejo Directivo
Copia. Consecutivo
Elaboró: Ángela Vásquez
Computador tesorería: mis documentos/apoyo financiero/contabilidad/rendición/2010/consejo directivo/acuerdos.doc
rectoría@cardenascentro.edu.com
www.cardenascentro.edu.co
Teléfono 2873333 Y 2737142

26. ACUERDO DEL CONSEJO DIRECTIVO No.013 DE 2010
Por medio del cual señalan los trámites, garantías y constancias que debe cumplir la rectoría de la
Institución para celebrar contratos de menor cuantía ($1 a 10 SMMLV), contrato sin formalidades (10
SMMLV a 10% presupuestal), contrato con formalidades (más del 10% presupuestal), licitación y
convenios para la vigencia 2010.
El Consejo Directivo de la Institución Educativa Cárdenas Centro en uso de sus facultades legales y
CONSIDERANDO:
• La contratación estatal aplicable a los fondos de servicios educativos de las instituciones
educativas oficiales es la contratación regida por la Ley 80 de 1993 en concordancia de la Ley
715 de 2001 que reglamente el funcionamiento de los mismos.
• Que el inciso tercero del artículo 12 de la Ley 715 de 2001 establece que es función del Consejo
Directivo de la Institución señalar los trámites, garantías y constancias que debe cumplir la
Rectoría de la Institución para celebrar cualquier acto o contrato.
• Que según Decreto 1860 de 1994 y Decreto 4791 de 2008 faculta al Consejo Directivo a
autorizar al Rector para la utilización por parte de terceros de los bienes muebles o inmuebles
dispuestos para el uso del establecimiento educativo, bien sea gratuita u onerosamente, previa
verificación del procedimiento establecido.
• Que según el artículo 3 del Decreto 2474 del 7 Julio de 2008 establece los pasos para el estudio
y documentos previos de los contratos.
• Que según el Decreto 4828 de 2008, establece la garantías exigidas en un contrato.
ACUERDA:
Artículo 1: Establecer los procedimientos legales para los diferentes tipos de contratación, según los
manuales de procesos y procedimientos aprobados y adoptados por la Institución Educativa Cárdenas
Centro para la contratación, los cuales hacen parte integral de este acuerdo (anexo procedimiento de
contratación de 2 folios).
El presente Acuerdo fue aprobado por el Consejo Directivo el día 2 de septiembre de 2010 y modifica
los acuerdos similares al presente.
Comuníquese y cúmplase
GUSTAVO WILLIAM ARBOLEDA ORTIZ OCTAVIO ENRIQUE LIZ CASTRO
Firma del Presidente del Consejo Directivo Firma del Secretario del Consejo Directivo
Elaboró: Ángela Vásquez
Computador tesorería: mis documentos/apoyo financiero/contabilidad/rendición/2010/consejo directivo/acuerdos.doc