Analisis proses bisnis Digital Library ITS memberikan rekomendasi untuk meningkatkan layanan pelanggan, integrasi data, dan promosi untuk menarik lebih banyak pengguna. Analisis menggunakan berbagai alat seperti matriks kinerja, aliran fungsional silang, dan diagram akar masalah untuk mengidentifikasi area perbaikan seperti layanan pelanggan, integrasi data, dan promosi digital library.

1. ANALISIS PROSES BISNIS
Digital Library ITS

2. Latar Belakang
• Pihak Perpustakaan ingin meningkatkan
pemanfaatan dari teknologi informasi yang
telah tersedia.
• Digital Library yang sudah ada masih belum
optimal dalam penggunaannya.
• Potensi pengembangan Digital Library masih
cukup besar untuk mendukung
pengembangan layanan perpustakaan.

3. Sekilas Info…
• Perpustakaan ITS mempunyai visi
untuk menjadi Pusat Sumber Belajar
atau Learning Resource Center
dengan fasilitas dan jasa berbasis
teknologi informasi.
• Sesuai dengan visi tersebut,
Perpustakaan ITS membuat misi-misi
yang mendukungnya.
• Contohnya…

4. Sekilas Info… (2)
• Misi 2: Mewujudkan SIM
Perpustakaan, layanan terintegrasi
dengan Ruang Baca Jurusan/Fakultas
ataupun unit lain yang terkait.
• Misi 5: Menyediakan fasilitas dan
jasa berbasis teknologi informasi.

5. Identifikasi Proses Bisnis
Proses Bisnis Utama
• Pengadaan Situs dan Server
• Input Data
• Maintenance Situs
• Registrasi User
• Customer Service Digital
Library
• Searching Database
• Proses Aktivasi
• Proses download jurnal tugas
akhir dan karya mahasiswa
Proses Bisnis Pendukung
• Security
• Backup Database
• Promosi Digital Library
Proses Bisnis Pengembangan
• Desain Situs
• Arsitektur Database

6. Identifikasi Permasalahan
• Promosi yang masih kurang mengakibatkan para
mahasiswa masih enggan untuk sering-sering
mengunjungi Digital Library
• Kurangnya koordinasi dan integrasi informasi pada proses
bisnis Digital Library dan proses bisnis perpustakaan
• Kurangnya pemanfaatan infrastruktur teknologi informasi
• Masih banyaknya karyawan yang belum mengetahui dan
menguasai dengan baik tentang teknologi yang
diterapkan pada Digital Library dan cara penggunaannya

7. Identifikasi Permasalahan (2)
• Kurangnya sumber daya tenaga kerja dan finansial yang
tersedia untuk dialokasikan ke Digital Library
• Data buku Digital Library tidak sesuai dengan yang sebenarnya
• Masih banyak terjadi kesalahan dalam memasukkan data
pada Digital Library, sehingga menyebabkan banyak
permasalahan teknis database
• Kurangnya pengecekan dan juga maintenance pada masing-
masing proses bisnis secara rutin
• Kurang berfungsinya layanan customer service atau contact
person pada Digital Library

8. Data-Data
Data Primer
• Sejarah dan profil Perpustakaan ITS
• Struktur organisasi Perpustakaan ITS
• Fasilitas-fasilitas yang disediakan pada Digital
Library
• Buku panduan Profil Perpustakaan ITS
• Data yang dimasukkan ke dalam database
• Pengadaan berkas-berkas digital library dari karya-
karya ITS

9. Data-Data (2)
Data Sekunder
• Berbagai jurnal ilmiah mengenai perpustakaan,
perpustakaan digital, dan proses bisnis
perpustakaan digital library.
• Cross Functional Flowchart proses bisnis digital
library.
• Kuesioner

10. PEMBAHASAN

11. Analisis Data
Metode Analisis
• Kajian Pustaka
• Wawancara
• Pengambilan Sampel
Kuesioner
• Performance Measurement
• Self Assessment &
Performance Evaluation
• Improvement Planning
Tools yang Digunakan
• Performance Matrix
• Cross-Functional Flowchart
• Check Sheet
• Cause and Effect Chart (Fishbone
Chart)
• Brainstorming
• Idealizing

12. Metode Analisis
• Analisis dilakukan dengan berbagai metode sesuai dengan
tahapan aktivitas peningkatan proses bisnis (lihat gambar)
• Secara umum, kami melakukan kajian pustaka, wawancara,
dan pengambilan sampel kuesioner. Tujuannya adalah untuk
mengenali Perpustakaan ITS, terutama bagian Digital Library-
nya dari sudut pandang penyedia layanan dan dari sudut
pandang pengguna.
Process
Documentation
Performance
Measurement
Self assessment
& Performance
Evaluation
Improvement
Planning
Improvement

13. Dokumentasi Proses
• Dokumentasi proses dilakukan untuk
mengidentifikasi proses bisnis yang terjadi dalam
Digital Library.
• Untuk membantu identifikasi, digunakan tool Cross
Functional Flowchart.

14. Pengadaan Barang Developer Marketing User
Pengadaan Situs dan Server Integrasi Data
Disain dan Arsitektur Database
Penginputan Data ke dalam Database dan Situs
Security
Promosi
RegistrasiProses Aktivasi
Search Katalog dan Download Jurnal
Contact Person
Maintenance
Back Up Database
Dokumentasi Proses dengan CFF

15. Pengukuran Kinerja
- Kualitas  Kelengkapan berkas-berkas
- Fleksibilitas  Kemudahan mencari referensi
- Waktu  Berkas-berkas yang up to date
- Biaya  Biaya maintenance, security, pengembangan
Digital Library
- Pengukuran kinerja dilakukan sebagai aktivitas operasional.

16. Self Assessment
• Tujuan dari self assessment adalah untuk memberikan
gambaran umum dan utuh tentang kinerja Digital Library.
• Pengukuran dalam self assessment dilakukan dalam level
strategis yang utuh dan menyeluruh dan lebih jarang
dilakukan daripada pengukuran kinerja.
• Dalam Digital Library, klasifikasi proses-proses berdasarkan
tingkat kepentingannya akan diinterpretasikan dalam
performance matrix.

17. II
Customer Service
Maintenance Situs
Promosi Situs
Integrasi Data
Backing Up DataBase
III
Desain Situs
Arsitektur database
IV
- Download Jurnal/TA
- Security
- Upload berkas
- Proses Aktivasi
- Registrasi User
Self Assessment dengan
Performance Matrix

18. Self Assessment (2)
• Yang paling diunggulkan dalam situs ini adalah kelengkapan
berkas-berkas karena upload berkas setiap tahunnya berjalan
lancar.
• Fokus pada peningkatan proses integrasi data sehingga
pengunjung lebih percaya dengan situs ini serta memudahkan
mereka dalam mencari berkas.
• Untuk mengetahui sudut pandang pengguna, dilakukan
penyebaran kuesioner dan mencatat hasilnya dalam check
sheet

19. Improvement Planning
• Perencanaan peningkatan kinerja melewati
tahapan-tahapan:
1. Prioritizing the improvement effort
2. Process and problem understanding
3. Problem Analysis
4. Idea Generation
5. Improvement Task Generation
6. Implementation
1.Prioritizing the
Improvement effort
2. Process and problem
understanding
3. Problem analysis
4. Idea generation
5. Improvement task
generation
6. Implementation

20. Tool yang digunakan pada Improvement Planning
Stages Tools
1.Prioritizing the improvement effort Performance matrix
2. Process and
problem understanding
Cross functional flowchart
Check sheet
3.Problem analysis Cause and effect chart
4.Idea generation Brainstorming
5.Improvement task generation Idealizing
6.Implementation Tree diagram
Force field analysis
1.Prioritizing the
Improvement effort
2. Process and problem
understanding
3. Problem analysis
4. Idea generation
5. Improvement task
generation
6. Implementation
Tool performance matrix, CFF, dan check sheet sudah digunakan,
kemudian hasilnya diinterpretasikan lebih jauh pada hal-hal yang
berkaitan dengan usaha peningkatan kinerja.





21. Improvement Planning (2)
1. Prioritizing the Improvement Effort
• Menginterpretasikan hasil performance matrix
II
Customer Service
Maintenance Situs
Promosi Situs
Integrasi Data
Security
Backing Up DataBase
IV
- Download Jurnal/TA
- Security
- Upload berkas
- Proses Aktivasi
- Registrasi User
III
Desain Situs
Arsitektur database
1.Prioritizing the
Improvement effort
2. Process and problem
understanding
3. Problem analysis
4. Idea generation
5. Improvement task
generation
6. Implementation

22. Improvement Planning (3)
2. Process and Problem Understanding
• Menginterpretasikan hasil Cross Functional
Flowchart dan Check Sheet
1.Prioritizing the
Improvement effort
2. Process and problem
understanding
3. Problem analysis
4. Idea generation
5. Improvement task
generation
6. Implementation
Pengadaan Barang Developer Marketing User
Pengadaan Situs dan Server Integrasi Data
Disain dan Arsitektur Database
Penginputan Data ke dalam Database dan Situs
Security
Promosi
RegistrasiProses Aktivasi
Search Katalog dan Download Jurnal
Contact Person
Maintenance
Back Up Database

23. Improvement Planning (4)
• Check Sheet digunakan untuk memahami
permasalahan :
“Proses mana yang paling menyebabkan
buruknya kinerja Digital Library?”
• Data didapatkan dari penyebaran kuesioner.
• Kuesioner memperlihatkan kinerja Digital
Library dari sudut pandang pengguna.
1.Prioritizing the
Improvement effort
2. Process and problem
understanding
3. Problem analysis
4. Idea generation
5. Improvement task
generation
6. Implementation

24. Improvement Planning (5)

25. Improvement Planning (6)
Check Sheet Penyebab Sepinya Digital Library
Penyebab tidak/jarang mengunjungi
Digital Library ITS
Angkatan
2006
Angkatan
2007
Total
Munculnya
Penyebab
1. Kurangnya Promosi IIIII IIIII I 11
2. Tidak Terlalu Berguna I 1
3. Tidak Terintegrasi I II 3
4. Tampilan dan Fitur Kurang Menarik II III 5
5. Data Kurang Lengkap dan Kurang Update IIII I 5
Total Jumlah Penyebab per Angkatan 13 12 25

26. 3. Problem Analysis
• Menggunakan tool Cause and Effect Chart
(Fishbone Chart)
Improvement Planning (7)
1.Prioritizing the
Improvement effort
2. Process and problem
understanding
3. Problem analysis
4. Idea generation
5. Improvement task
generation
6. Implementation

27. Improvement Planning (8)
3. Problem Analysis (2)
• Menggunakan tool Root Cause Analysis (Why-Why
Chart)
1.Prioritizing the
Improvement effort
2. Process and problem
understanding
3. Problem analysis
4. Idea generation
5. Improvement task
generation
6. Implementation
Metode promosi kurang tepat
Kurang kerjasama dengan rektorat
dan jurusan
Promosi dianggap tidak penting
Tidak mengetahui keinginan pengguna

28. Improvement Planning (8_2)
3. Problem Analysis (2)
• Menggunakan tool Root Cause Analysis (Why-Why
Chart)
1.Prioritizing the
Improvement effort
2. Process and problem
understanding
3. Problem analysis
4. Idea generation
5. Improvement task
generation
6. Implementation
Data yang ada di katalog belum tentu ada
di perpustakaan
Terbiasa dengan cara yang lama:
mencari buku langsung di rak
Hasil yang di dapat lebih jelas
Memakai digilib kurang meyakinkan
Data digital library kurang terintegrasi

29. 4. Idea Generation
• Melakukan Brainstorming
• Hasil brainstorming menunjukkan beberapa penyebab
buruknya proses promosi dan solusi yang mungkin :
• Jumlah Personil Marketing kurang  menambah personil
• SDM Marketing kurang memadai  pelatihan
• Metode promosi kurang tepat  membuat promosi yang lebih
menarik dan berkelanjutan
• Sosialisasi kurang  bekerjasama dengan rektorat, fakultas, dan
jurusan, bisa juga ke universitas lain melalui INHEREN
• Kurang motivasi  pelatihan
• Peralatan kurang memadai  menambah media promosi
• Referensi kurang lengkap  memperbaiki operasional
• Area promosi terlalu luas  membatasi area
1.Prioritizing the
Improvement effort
2. Process and problem
understanding
3. Problem analysis
4. Idea generation
5. Improvement task
generation
6. Implementation
Improvement Planning (8)

30. 5. Improvement task generation
• Menggunakan konsep idealizing
• Idealizing menunjukkan bagaimana proses ideal dalam
Digital Library:
a. Promosi
• Promosi tiap awal tahun pada mahasiswa baru.
• Media promosi dipasang di tempat-tempat strategis.
• Stiker-stiker kecil dipasang di kaca mobil.
• Disediakan pelatihan promosi bagi pihak marketing
b. Integrasi Data
• Buku-buku yang keluar-masuk perpustakaan harus di
data pada situs.
c. Otomasi Perpustakaan
• Digunakan sistem database terintegrasi
1.Prioritizing the
Improvement effort
2. Process and problem
understanding
3. Problem analysis
4. Idea generation
5. Improvement task
generation
6. Implementation
Improvement Planning (9)

31. Hasil Analisis
Tools Hasil Analisis
Performance
matrix
Customer Service, Integrasi Data, Back Up Data, Maintenance Situs, Promosi
Situs adalah proses-proses yang harus ditingkatkan.
Cross functional
flowchart
Proses bisnis dalam Digital Library melewati berbagai unit: Pengadaan
barang, developer, marketing hingga ke user.
Check sheet Kurangnya promosi merupakan penyebab utama rendahnya performa Digital
Library.
Cause and effect
chart
Metode yang kurang tepat dalam hal promosi menjadi penyebab sedikitnya
pengunjung yang memakai situs ini.
Brainstorming Dari brainstorming, muncullah beragam penyebab dan solusi yang mungkin
untuk mengatasi sedikitnya pengguna situs ini yang kemudian digunakan
untuk membantu melengkapi cause and effect chart dan idealizing.
Idealizing - Promosi yang ideal bisa dilakukan dengan cara promosi tiap awal tahun
kepada mahasiswa baru, penyebaran iklan-iklan di tempat yang strategis,
stiker-stiker kecil yang ditempel di mobil
- Integrasi Data yang ideal dilakukan dengan menambah fitur seperti buku
yang telah dipinjam pengunjung bisa diketahui melalui katalog

32. Saran Perbaikan
1. Proses Bisnis Utama
a. Customer Service :
• Layanan terhadap pelanggan perlu ditingkatkan.
• Melayani pelanggan sebagai pelanggan yang berbeda
karena kebutuhan mereka berbeda-beda.
• Demikian juga untuk after-sale service, pihak
perpustakaan bisa merespon langsung komplain
pelanggan. Kemudian memberikan solusi untuk masalah
mereka.

33. Saran Perbaikan
2. Proses Bisnis Pendukung
a. Integrasi Data :
• Buruknya integrasi menjadi salah satu penyebab
pengunjung tidak mau menggunakan situs ini.
• Integrasi harus benar-benar bagus, sehingga pelanggan
bisa merasa puas, hemat waktu, efektif dan efisien.
b. Promosi Digital Library :
• Ini adalah pintu gerbang dimana “orang baru” mulai
tertarik dengan menggunakan situs ini.
• Perlu cara atau metode yang bagus disesuaikan dengan
target promosi.

34. PENUTUP

35. Kesimpulan
• Perpustakaan ITS adalah sebuah perpustakaan yang
besar yang memerlukan Digital Library.
• Digital Library harus meningkatkan pelayanannya
kepada pengguna perpustakaan secara umum,
langsung atau tidak langsung.
• Integrasi antara perpustakaan dengan Digital Library
harus benar-benar bagus agar pelayanan maksimal.
• Digital Library harus berusaha mewujudkan visi
perpustakaan untuk menjadi pusat sumber belajar
(Learning Resource Center) yang berbasis teknologi
informasi.

36. Saran
• Banyak sekali keunggulan yang dimiliki Digital Library,
namun akibat buruknya integrasi serta metode
promosi yang kurang tepat menjadi penyebab
kurangnya kinerja dari Digital Library. Oleh karena
itu, perlu adanya perubahan pada kedua proses
tersebut sehingga pengunjung lebih senang dan
percaya menggunakan Digital Library.

37. Sekian,
Terima Kasih