Presentación del webinar Optimiza tu correo, que hemos impartido el 31 de marzo. En este webinar hemos explicado las principales claves para configurar y optimizar nuestros buzones de correo y hacer un uso más eficaz del email en las comunicaciones empresariales. Más información en http://www.arsys.info y http://www.arsys.es

1. Optimiza tu correo
Que tus envío siempre lleguen
Optimizar tu correo
Imagen Corporativa
Configurar tu cuenta en TODOS tus dispositivos
No perder oportunidades @
Exchange
 POP / IMAP
 Configuración
 Alias / Redirecciones
 Grupos de contactos
 Reglas
 Firma corporativa
 SPF / DKIM

2. El correo electrónico, es una herramienta imprescindible tanto en nuestro entorno laboral, como en
nuestra vida personal.
• Arsys gestiona 1,4 millones de cuentas de correo.
• Entre estas cuentas, son entregados 16 millones de mensajes legítimos al día.
• En EEUU, se gasta un promedio de 13 horas a la semana sólo en revisar el correo.
• El porcentaje de spam en el flujo de correo mundial en 2014 fue del 66,76%.
El volumen de mensajes que recibimos es tan grande, que es imprescindible que podamos elegir qué
información queremos recibir y con qué nivel de importancia.
El objetivo de este webinar es explicar cómo configurar nuestras cuentas de correo de forma
optimizada, organizada y reduciendo la cantidad de correo no deseado, para que ganemos un
tiempo valioso y podamos invertirlo en otras actividades.
Introducción y objetivos

3. Da información en
tiempo real a nuestros
clientes.
• Hemos recibido tu email
• estamos trabajando ya en
resolver tu caso
• si es urgente, llámanos al
Tfno. xxx xxx… etc.
Eficiencia en la gestión

4. • El dominio. La importancia de tener nuestro propio dominio que
nos identifica: cuenta@miempresa.com en lugar de
“limpiezas_gonzalez77@correogratuito.com”
- Nuestra empresa es importante en el sector y tienen nombre propio
 mis correos también.
- Aumentar visitas. Si tenemos emails @miempresa.com, podemos
conseguir mayor volumen de visitas y por lo tanto más ventas.
- Centrarnos en el target objetivo. Ej. Si nuestra empresa se centra
en un mercado sectorizado territorialmente, es más cercano usar el
dominio .eus para el País Vasco, .cat para Cataluña.
• El nombre del buzón:
• Daniel@empresa.com o dgonzalez@empresa.com? Dependerá de
nuestro tipo de cliente, la cercanía que queramos transmitir, etc.
• Importancia de tener un criterio unificado: todos los empleados
con el mismo criterio.
• Importancia de cuentas genéricas: “soporte”, “info”…
Una buena dirección de correo

5. Crea tus cuentas de correo @tudominio
Es muy sencillo, desde el Panel de Control de tu
hosting
Correo  Buzones
Sólo debes introducir dos campos:
• Email que deseas crear, info@..
• Contraseña. A-Z/0-9; hasta 12caracteres;
mayúsculas y minúsculas

6. ¿POP o IMAP?
POP
Ventajas:
- Descarga correo en el ordenador.
- Permite la revisión sin conexión a Internet.
- Dispones de copia de seguridad en tu
equipo.
Dependerá de nuestras necesidades
Desventajas:
- Permite una única conexión simultánea.
- Ocupa espacio en tu dispositivo.

7. ¿POP O IMAP?
IMAP
Ventajas:
- Sincroniza todas las bandejas de tu buzón.
- Permite múltiples conexiones.
- La información está en el servidor, por lo que no ocupa espacio en tu dispositivo.
- Nuestro Webmail, es una acceso IMAP. Es tu gestor de correo online, siempre disponible desde
cualquier navegador y desde cualquier país. Cada modificación realizada en él, se verá reflejada
en todos tus dispositivos ( Portátiles, Tablet, Phone) donde tengas configurada la cuenta como
IMAP.
Desventajas:
- Requiere conexión a Internet continua.
Nota: Recientemente desde Arsys hemos duplicado el espacio por cada buzón. Ahora dispones de 6 GB de almacenamiento, para
poder acceder a tu cuenta desde cualquier dispositivo, PC, móvil o tablet y tener toda la información a tu alcance. Pero si
necesitas aún más espacio, siempre podrás ampliarlo.
CONFIGURA TODOS TUS DISPOSTIVOS MÓVILES CON ESTE PROTOCOLO

8. Configurar tu cuenta en TODOS tus dispositivos
AUTÓMATICA
Con nuestro servicio de correo, puedes configurar tus
dispositivos de forma automática. Sólo tienes que introducir
tu dirección de correo y contraseña, con la entrada de
DNSque tienes creada en tu Panel de Control:
MANUAL
con los siguientes datos:
Dirección: cuenta@dominio.com
Servidor de correo entrante: mail.dominio.com
Servidor de correo saliente: smtp. dominio.com
Usuario: Utiliza tu dirección: cuenta@dominio.com
Y la contraseña del buzón.
Puertos de recepción: POP 110, IMAP 143
Puertos de envío: 25 o 587

9. Microsoft Outlook
Vamos a Archivo  Información  Configuración
de la cuenta Pulsamos en Nuevo
Y en Configurar
manualmente

10. Microsoft Outlook
Elegimos “Correo electrónico de
Internet”
Rellenamos los campos con la configuración de tu cuenta de
correo y pulsamos el botón “Más configuraciones”
Vamos a la pestaña “Servidor“ y activamos la casilla
que se muestra

11. Windows Live Mail
Pulsamos en el icono principal  Opciones  Cuentas de
correo electrónico
Botón Agregar
Elegimos Cuenta de correo
electrónico

12. Windows Live Mail
Introducimos nuestra dirección, contraseña y Nombre, y
pulsamos Definir manualmente la configuración del servidor.
Rellenamos los datos de la cuenta, y
marcamos la casilla, Requiere autenticación

13. Thunderbird
Pulsamos en Correo electrónico Introducimos los datos y pulsamos Continuar
Rellenamos todos los datos y pulsamos
Hecho.

14. Mail de Mac
Al añadir una cuenta, seleccionamos
“Añadir otra cuenta de correo….”
Rellenamos los datos
Al configurar la cuenta como POP, el puerto es el 110
Introducimos el servidor, el buzón y la contraseña

15. Mail de Mac
Pulsamos en Mostrar certificado para el servidor entrante Añadimos como seguro el certificado serviciodecorreo.es
Introducimos los datos del servidor de
correo de salida Lo añadimos tambiénMostrar certificado para el
servidor saliente

16. Android
Introducimos la cuenta
y la contraseña.
Seleccionamos el tipo
de cuenta. En este caso
IMAP.
Rellenamos los datos
entrantes.
Rellenamos los datos
salientes.

17. Windows Phone

18. Iphone / Ipad
Pulsamos en cuenta Rellenamos los datos
entrantes
Rellenamos los datos
salientes

19. Accede a tu correo sin Configurar un programa
Servicio de correo - Webmail
Tu correo, disponible:
• Las 24 horas del día
• Desde cualquier país
• Desde cualquier dispositivo ( Móvil, iPad, PC, Mac..)
¿Cómo accedo al Webmail?
• Simplemente deberás introducir en un navegador la siguiente dirección:
https://serviciodecorreo.es
Al acceder por HTTPS, el envío de información se realizará de forma segura y encriptada.
Este gestor, se conecta por el protocolo IMAP, por lo que no interferirá en conexiones con otros dispositivos, y si un
mensaje lo marcas como leído, o lo borras, se sincronizará en el servidor, y tu móvil o tablet conectados por IMAP,
verán dicho mensaje leído o borrado.

20. Minimiza el spam y los virus
¿Cómo minimizar el spam?
Sólo tendrás que activar desde tu Panel de Control, nuestro Filtro Kaspersky. El spam desaparecerá de
tu Bandeja de entrada de forma automática.
¿Qué ganamos eliminado el spam de nuestra bandeja?
• Evitamos peligro virus – malware ( no abrimos correos sospechosos por error)
• Aumentamos nuestra eficiencia. Dedicamos el tiempo a los correos importantes

21. Organiza tus correos por temáticas, clientes asuntos…
Puedes crear carpetas personalizadas para tus mensajes entrantes y tus emails se clasificarán de forma
automática.
¿Qué pasos hay que realizar para realizar esta organización?
Muy sencillo, todo lo puedes hacer desde tu Webmail, en el apartado Configuración  Filtros.

22. Dispara tu productividad: respuestas automáticas
Mensaje automático: Tus clientes siempre estarán informados de que has recibido su mensaje y del tiempo de
espera aproximado de respuesta. Cuando recibas un correo, automáticamente se enviará un mensaje con la
información que tu indiques.
Mensaje de vacaciones: Si te vas de vacaciones, tus compañeros o clientes, podrán tener información útil. Qué no
estás disponible en estos momento, fecha de vuelta, con quién deben contactar durante tus vacaciones…etc
Mensaje de cambios organizativos: Si una cuenta de correo va a dejar de estar disponible, podrás enviar un
mensaje con la dirección de correo nueva de contacto.

23. Optimiza tus envíos recurrentes
Grupos de destinatarios: Envía tus mensajes mas rápidamente. En el apartado Contactos, puedes crear grupos,
y añadir en ellos direcciones. Cuando envíes un mensaje, en el remitente introduce el nombre del grupo, y se
enviará a todas las direcciones incluidas en él. De esta forma, sólo deberás escribir el nombre del grupo en lugar
del de todos los destinatarios.

24. Mejora tu imagen personalizando la Firma
- Marca: Haz que tus clientes recuerden tu logo y así
recordarán tu empresa.
- Puedes incorporar información relevante e incluir vínculos
a ofertas, tu web, redes sociales, textos legales, avisos de
confidencialidad...
- Homogeneidad: Se logra que los emails de todos los
empleados transmitan la misma información y así contribuir
a la marca.

25. Alias
Un alias de correo es una variedad de redireccionamiento de una cuenta de correo a otra. Su
principal característica es que la cuenta alias no necesariamente debe existir.
Puedes crear una cuenta por cada servicio de tu negocio, pero con la facilidad de trabajar con un
único buzón de correo.

26. Redirecciones de correo
Desde nuestro Panel de Control, puedes crear una redirección a una cuenta de correo externa, para
tener copia en otro buzón.
Todos los comerciales reciben los correos de comercial@miempresa.com
O desde Webmail, reenviar todos los mensajes, o los que contengan cierta información, a otro buzón.

27. Que mis envíos siempre lleguen
SPF
- Podrás usar un Wizard para crearla:
http://www.microsoft.com/mscorp/safety/content/technologies/senderid/wiz
ard/default.aspx
- O con tu propia sintaxis:
http://www.openspf.org/SPF_Record_Syntax
SPF son las siglas de Sender Policy Framework, una protección contra las falsificaciones de correos
electrónicos.
dominio.com tipo TXT valor v=spf1 ip4:217.76.132.238 mx:smtp-01.servidoresdns.net ~all
En tu Panel de Control, dirígete a DNS  Añadir entrada DNS y podrás crearla

28. Que mis envíos siempre lleguen
DKIM
Es un mecanismo que sirve para que un mensaje sea validado por el destinatario,
comprobando el origen del mismo, en las cabeceras del email.
dominio.com tipo TXT valor v=DKIM1; g=*; k=rsa; p=DSG48489ES489sdfe894SD64Fd5f48ER54di
Consta de:
- Una clave pública, que se añadirá a las entradas dns de tu dominio.
- Una clave privada que se añadirá en la cabeceras de los
mensajes que envíes.
El receptor del mensaje, comparará estas dos claves para
validar tu mensaje.
Esta entrada se crea de la misma forma que la SPF, dentro de
tu Panel de Control  Añadir entrada DNS.

29. Conseguir que mis correo sean leídos
 Asunto descriptivo e interesante.
Facilita la lectura, clasificación y constituye una norma de cortesía. Utiliza las mayúsculas y minúsculas
correctamente.
 No utilices fondos en tus mensajes
Tus mensajes “pesaran” más y pueden provocar problemas de recepción en el destinatario (filtrado por el sistema
antivirus-antispam).
 Equilibra contenido e imágenes.
Incluir documentos de gran tamaño, imágenes o vídeos pueden hacer tu mensaje tan pesado que genere overquota
o ser tomado como spam por los servidores destinatarios.
 Para envíos masivos, utiliza herramientas especializadas
Estas herramientas (como Email Marketing http://www.arsys.es/marketing/email) disponen de formularios de
suscripción, plantillas, herramientas para conocer si un mensaje se ha abierto o no, o si se ha pulsado en sus
enlaces, formularios de “unsuscribe”, para que tus mensajes sólo sean recibidos por los destinatarios que los
esperan, podrás programar tus envíos…
 Evitar enviar publicidad no deseada. Consigue la autorización, habla de lo que les interesa, segmenta…
 Revisa los destinatarios de tus listados.
Evitando direcciones erróneas, aumentas la efectividad de tus envíos.

30. No perder oportunidades: Cuenta NOBODY
Crea un buzón
nobody@dominio.com
Recibirás todos los mensajes
enviados a tu dominio, cuando
tu cliente haya escrito de
forma incorrecta la dirección.

31. EXCHANGE: Plataforma híbrida de arsys
- La plataforma de Correo de arsys es la única capaz
de ofrecer desde España un servicio de correo
híbrido, que permite crear y disponer para el
mismo dominio de buzones Estándar o Exchange
y convertirlos en uno u otro de forma automática
desde el panel de control.
- Esta posibilidad permite encontrar el balance
perfecto entre la máxima funcionalidad y
colaboratividad que ofrece Exchange y el mínimo
coste del correo Estándar, de manera que se
puede en cualquier momento, dotar de
funcionalidad Exchange a los buzones que lo
necesiten, sin que para ello sea necesario que
todos los demás buzones también incrementen su
coste.

32. EXCHANGE
- Libreta de direcciones: Crea y gestiona agendas para
compartir con tu grupo de trabajo.
- Tus proyectos online: Podrás compartir documentos con tus
compañeros de trabajo y todos tendréis capacidad de
editarlos, sin necesidad de estar en la oficina, con la
seguridad que ofrece la plataforma.
- Correo híbrido: Puedes tener bajo el mismo dominio
cuentas Estándar (POP/Imap) y cuentas Exchange.
- Tu correo en cualquier lugar, en todos tus dispositivos.
- OWA(Outlook Web Access): Gestor de correo online, para revisarlo
directamente en un navegador.
- Calendario compartido: Anota citas y organiza reuniones entre
diferentes participantes.

33. EXCHANGE
OWA: Es como
acceder a Microsoft
Outlook, pero desde
un navegador.
En él podrás gestionar
tanto tu mensajería,
como tus contactos,
tu calendario, tus
carpetas públicas y
todas estas opciones
estarán sincronizadas
desde cualquier
dispositivo en el que
tengas tu cuenta
configurada, como tu
PC, teléfono móvil,
tablet…

34. Seguimos en contacto
Nos tienes a tu disposición en:
soporte@arsys.es
www.arsys.es
https://twitter.com/arsys
https://www.facebook.com/arsys.es
La presentación está disponible en:
http://www.slideshare.net/arsys
http://www.arsys.info/webinars/
https://www.youtube.com/user/Arsys
Algunos manuales en:
http://www.arsys.es/ayuda