Modul ini membahas tentang membuat dokumen panjang di Microsoft Word. Topik utama yang dibahas antara lain cara membuat dan mengatur style, menyisipkan section break, membuat header dan footer, menambahkan nomor halaman, serta navigasi dalam dokumen panjang.

1. MODUL 4
MEMBUAT DOKUMEN PANJANG
Oleh
A. Suhendar, S.Si

2. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 2
A. Suhendar, S.Si

3. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 3
Daftar Isi
MODUL 4 1
MEMBUAT DOKUMEN PANJANG 1
1
MEMBUAT DOKUMEN PANJANG 4
Membuat Style Baru 5
Memodifikasi Style 7
Mengatur Layout Dokumen Panjang 8
Menyipkan Dan Menghapus Section Break 9
Membuat Header/Footer 11
Membuat Header/Footer Berbeda pada Halaman 12
Penyisipan Nomor Halaman 13
Navigasi Pada Dokumen Panjang 15
Penelusuran Dalam Dokumen 16
Navigasi Dengan Menggunakan Dokumen Map 16
Menyunting/Mengoreksi Dokumen Secara Cepat dan Mudah 18
Mencari dan Mengganti Teks 18
Membuat Daftar Isi 23
A. Suhendar, S.Si

4. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 4
MODUL 4
MEMBUAT DOKUMEN PANJANG
Dalam modul akan dibahas:
• Penyusunan dokumen panjang dengan menggunakan fasilitas style.
• Penggunaan fasilitas section untuk mengatur layout dokumen panjang.
Penggunaan fasifitas Header/Footer yang termasuk di dalamnya adalah
penomoran halaman.
• Penggunaan fasilitas navigasi dan penyuntingan naskah secara cepat dan
otomatis.
• Pembuatan daftar isi secara otomatis.
Penyusunan dokumen panjang (seperti diktat, karya tulis dan lainnya) memerlukan
penanganan khusus untuk menerapkan kumpulan format teks, penomoran halaman,
daftar isi, header/flooter dan lainnya secara konsisten.
Dengan menggunakan Word, penanganan dokumen panjang menjadi tidak terlalu
sulit, atau bahkan bisa dikatakan mudah. Word menyediakan fasilitas Style and
Formatting untuk digunakan dalam rnembuat dokumen panjang.
Style and Formating merupakan kumpulan format teks yang disediakan (bisa
dimodifikasi) dan mempunyai nama untuk mempermudah membedakan format
teks.
Untuk menampilkan fasilitas ini, dari menu Format klik Style and Formatting.
Selanjutnya Style and Formatting ditampilkan pada Task Pane.
A. Suhendar, S.Si

5. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 5
Secara default, Microsoft Word XP sudah memberikan style. Untuk menerapkan
Style pada teks, cukup dengan mengeblok yang akan dituju, kemudian pilihlah
formatnya pada kotak Pick formatting to apply yang terdapat dijendela Style and
Formatting.
Membuat Style Baru
Berikut ini contoh untuk membuat style baru:
1. Buat dokumen baru.
2. Pada jendela Style and Formatting, klik tab New Style sehingga muncul
kotak dialog New Style (Gambar 4. 1)
Gambar 4.1: Kotak Dialog New Style
A. Suhendar, S.Si

6. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 6
3. Berikan nama untuk style yang akan dibuat pada kotak Name, misalnya
Judul.
4. Pilih tipe style-nya pada kotak Style Type. Pilih Paragraph. Pada kotak
Style based on, isikan No Style jika tidak akan dibuat.
5. Pada kolom Formating, pilihlah jenis hurufnya. Misalnya, Arial tebal
(bold) dengan ukuran 16, dan agar ditengah pilih Centered.
6. Klik tab OK, sehingga pada jendela Style and Formatting akan
mempunyal style baru yaitu Judul (Gambar 4 2)
Gambar 4.2: Membuat Style baru
7. Letakkan kursor pada judul dokumen yang baru dibuat kemudian klik style
Judul yang berada pada jendela Style and Formatting maka judul akan
menyesuaikan formatnya dengan format style Judul.
A. Suhendar, S.Si

7. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 7
Memodifikasi Style
Format style tidak kaku karena dapat dimodifikasi kapan saja dikehendaki. Untuk
memodifikasi style, lakukan cara di bawah ini:
1. Pada jendela Style and Formatting, pilihlah style yang akan dimodifikasi,
misalnya saja style Judul.
2. Klik ikon segitiga, dan pilihlah menu Modify pada dropdown menu
(Gambar 4.3).
Gambar 4.3: Dropdown menu style 1. Nomor
3. Dengan mengklik menu Modify, maka akan muncul kotak dialog Modify
Style. Pada kotak dialog tersebut lakukan modifikasi style sesuai
keinginan. Apabila ingin memodifikasi lebih rinci, klik tab Format
(Gambar 4.4), dan aturlah setting tiap item yang disediakan sesuai
keinginan.
A. Suhendar, S.Si

8. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 8
Gambar 4.4 Kotak Dialog Modify Style
4. Setelah modifikasi selesai dilakukari, klik tab OK.
Mengatur Layout Dokumen Panjang
Menyusun dokumen panjang sangat berbeda dengan menyusun dokumen pendek.
Penyusunan dokumen panjang akan sangat terkait dengan layout halaman seperti
ukuran kertas, batas halaman, section halaman, header/footer dan lain sebagainya.
Layout dokumen panjang dapat terdiri dari beberapa bagian, yang masing masing
bagian dimungkinkan mempunyai format halaman yang berbeda.
A. Suhendar, S.Si

9. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 9
Menyipkan Dan Menghapus Section Break
Default dokumen baru terdiri dari satu bagian (Section). Setiap section dapat terdiri
dari paragraf tunggal yang pendek maupun panjang. Format halaman ini biasa
diterapkan pada dokumen pendek.
Dokumen panjang biasanya terdiri dari berbagai macam bagian, misalnya format
halaman cover yang berbeda dengan format halaman isinya, atau juga penerapan
header/footer pada masing-masing bab (bagian) yang berbeda. Untuk itu, dalam
bekerja dengan dokumen panjang, fasilitas section sangat berguna dan dibutuhkan.
Dengan menambah section pada dokumen, maka elemen-elemen yang terdapat
pada masing-masing section bisa dibuat berbeda-beda. Contoh elemen-elemen
tersebut adalah:
 Margin, ukuran kertas atau ofientasi halaman
 Penomoran halaman
 Teks, penempatan, dan format header footer
 dan sebagainya.
Berikut ini cara menyisipkan section pada dokumen. Tempatkan kursor pada posisi
di mana section baru akan dibuat. Klik menu Insert > Break, sehingga muncul
kotak dialog Break (Gambar 4.5).
A. Suhendar, S.Si

10. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 10
Gambar 4.5 Kotak dialog Break
Pada kolorn Section Break Types, terdapat opsi yang dapat dipilih dengan kriteria
sebagai berikut.
 Next Page; menyisipkan section break dengan memotong halaman. Pilihan
ini akan memulai section baru (format yang berbeda) pada halaman
berikutnya.
 Continuous; menyisipkan section break, tetapi tetap melanjutkan format
pada halaman sebelumnya.
 Even Page; menyisipkan section break dan memulai section berikutnya
pada halaman selanjutnya yang bernomor genap.
 Odd Page; menyisipkan section break dan memulai section berikutnya
pada halaman selanjutnya yang bernomor ganjil.
Pada tampilan (view) Normal, word akan menampilkan garis ganda bertitik di atas
insertion point untuk menandai akhir section sebelumnya dan memindahkan
insertion point ke dalam section berikutnya.
A. Suhendar, S.Si

11. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 11
Untuk menghapus section break, lakukanlah dengan cara berikut:
 Apabila tampilan (view) adalah page layout, dan section break tidak
terlihat maka klik ikon Show/Hide pada toolbar.
 Pilihlah section break yang akan dihapus, kemudian tekan tombol Del.
 Dengan menghapus section break maka format di atasnya akan menjadi
bagian pada section berikutnya.
Membuat Header/Footer
Header/Footer adalah area yang berada pada margin atas dan bawah. Area tersebut
dapat disisipi teks, gambar, nomor halaman, logo dan yang lainnya. Untuk lebih
jelasnya, lihat Gambar 4.6.
Gambar 4.6: Layout HeaderFooter
Berikut ini cara membuat Header/ Footer pada dokumen.
1. Klik menu View > Header/Footer, sehingga posisi kursor akan berada pada
area header/footer, yaitu area yang dikelilingi dengan garis putus-putus.
Teks pada dokumen akan terlihat redup (Gambar 4.7).
2. Ketikkan teks atau gambar pada area Header/ Footer.
A. Suhendar, S.Si

12. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 12
3. Kemudian gunakan toolbar header and footer dengan fungsi sebagai
berikut.
 Apabila posisi kursor pada area header, kliklah ikon Switch Between
Header and Footer , yang terdapat pada toolbar header and footer.
 Untuk menyisipkan nornor halarnan, klik ikon Page Number .
 Untuk menyisipkan tanggal yang berlaku, klik ikon Date .
 Untuk menyisipkan waktu yang berlaku, klik ikon Time .
Membuat Header/Footer Berbeda pada Halaman
Apabila pada halaman pertama atau awal akan diberi header/footer yang berbeda
dengan halaman benkutnya, lakukanlah dengan mengikuti cara berikut ini.
1. Klik menu View > Header/Footer, sehingga kursor akan berada pada area
header/footer, dan toolbar header and footer akan terlihat
2. Pada. toolbar header and footer, klik ikon Page Setup, sehigga akan
muncul kotak dialog Page Setup.
3. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Layout, clan tandal opsi Diferent
first page.
4. Apabila diinginkan agar header/footer pada halaman genap dan ganjil
berbeda maka tandai opsi Diferent Odd and Even.
5. Klik OK untuk keluar dari kotak dialog Page Setup.
A. Suhendar, S.Si

13. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 13
Penyisipan Nomor Halaman
Nomor halaman pada dokumen dapat ditambahkan pada saat menyisipkan item-
item ke dalam header/footer. Posisi nomor halaman dapat diatur seperti halnya
mengatur item lainya dalam header/footer. Misalnya penomoran halaman yang
ingin diatur dengan menggunakan perataan kanan ataupun perataan tengah.
Untuk menyisipkan penomoran halaman, lakukanan dengan mengklik menu Insert
> Page Numbers atau dengan mengklik ikon Page Number pada toolbar header
and footer.
Dokumen panjang seperti karya tulis, laporan, tesis, clan lain sebagainya, busanya
mempupyrai format penomoran halaman yang sudah baku. MisaInya, saja pada
clokumen tesis, halaman d~ isi clan kata pengantar selalu menggunakan angka
romawi, dan bab pertama dimulai dengan angka 1.
Berikut ini cara menyisipkan nomor halaman pada dokumen.
1. Klik menu Insert > Page Numbers sehingga akan muncul kotak dialog
Numbers (Gambar 4.8).
2. Pada kotak dialog tersebut, tentukan posisi penomoran halaman pada kotak
Position, yaitu Top of Page (penomoran atas/header) atau Bottom of Page
(penomoran di bawah/footer).
3. Untuk memilih perataan penomoran halaman, klik menu drop down pada
kotak Alignment.
4. Tampilan penomoran halaman sebelum dieksekusi bisa dilihat pada kotak
Preview.
A. Suhendar, S.Si

14. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 14
5. Jika nomor halaman pada halaman pertama juga terecetak, tandai kotak
Show Number on First Page.
6. Klik tab Format untuk mengatur format penomoran (Gambar 4.9).
Gambar 4.8: Kotak dialog Page Numbers
Gambar 4.9: Kotak diaklog Page Number Format
7. Pilihlah format angka yang akan ditampilkan pada kotak Number Format.
8. Tandai kotak Include Chapter Number untuk mencetak nomor bab
dokumen dengan nomor halaman, sebagai contoh II-1,II-2, dan seterusnya.
9. Tandai opsi Continue from Previous Section untuk melanjutkan
penomoran halaman dan section sebelumnya. Jika penomoran tidak
A. Suhendar, S.Si

15. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 15
melanjutkan dan section sebelumnya, tandai opsi Start at, dan isikan
nomor halaman yang akan dimunculkan pada halaman pertama dan section
yang dipilih.
10. Klik OK untuk keluar dari kotak dialog Page Number Format, dan klik
OK sekali lagi untuk keluaran dad kotak dialog Page Number sehingga
penomoran akan disisipkan pada dokumen.
Word akan menyisipkan penomoran halaman pada area header/footer yang
ditentulcan. Jika penomoran halaman akan diedit, maka terlebih dahulu harus
masuk pada tampilan Header/Footer (klik menu Insert > Header/Footer).
Navigasi Pada Dokumen Panjang
Pada Word, untuk menampilkan bagian halaman lain yang tidak terlihat pada layer
dapat dilakukan dengan menggulung scrollbar. Hal ini tentunya tidak akan menjadi
masalah apabila dilakukan untuk melihat bagian halaman yang berada tepat di atas
atau di bawah halaman yang terlihat di layar monitor. Tetapi menjadi masalah
apabila bagian halaman yang tidak terlihat di layar monitor berada jauh di bawah
atau di atas tampilan sekarang. Oleh karena itu, diperlukan suatu fasilitas yang
dapat membantu menuju halaman tertentu, teks tertentu, atau lokasi lainnya secara
mudah dan cepat (instan).
Untuk mengatasi hal tersebut, Word menyediakan fasilitas yang dapat digunakan
untuk pembacaan secara online, yaltu fasilitas Document Map atau Hyperlinks
untuk penelusuran lokasi dalam dokumen.
A. Suhendar, S.Si

16. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 16
Penelusuran Dalam Dokumen
Berikut ini cara memindahkan kursor ke lokasi tertentu di dalam dokumen, seperti
menuju ke halaman tertentu, footnote, bookmark, tabel, grafik atau lokasi lainnya.
1. Klik menu Edit > Go To sehingga muncul kotak dialog Find and Replace
(Gambar 4. 10).
2. Di dalam kotak dialog tersebut, klik tab Go To kemudian pilihlah item
yang akan dituju, misalnya saja Page.
3. Isikan nomor halaman yang akan dicari pada kotak Enter Page Number.
4. Setelah nomor halaman diisikan, klik tombol Go To, maka secara otomatis
kursor akan berpindah ke nomor halaman yang diisikan.
Gambar 4.10: Kotak dialog Find and Replace
Navigasi Dengan Menggunakan Dokumen Map
Document Map adalah fasilitas dengan tampilan berupa jendela yang terpilih untuk
menunjukkan outline dan heading dokumen yang dibuat. Gunakan fasilitas ini
untuk mencari secara cepat di dalam dokumen.
Untuk menampilkan jendela Document Map, klik menu View > Document Map,
atau bisa juga dengan mengklik ikon Document Map yang terdapat pada toolbar.
A. Suhendar, S.Si

17. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 17
Setelah jendela Document Map muncul klik heading untuk menuju halaman yang
dicari. Sebagai contoh, klik heading (Gambar 4.11) merupakan tampilan dari
Document Map.
Level detail heading untuk menampilkan heading di dalam jendela Document
Map dapat diatur (dipilih). Dengan demikian, jika diinginkan, heading-heading
tertentu bisa ditampilkan dan yang lainnya bisa disembunyikan.
Gambar 4,11: Navigasi dengan menggunakan Dokumen Map
Cara memilih level detail heading yang akan ditampilkan adalah sebagai berikut.
Untuk menyembunyikan heading subordinate di bawah headin& klik tanda minus
(-) di sebelah kiri teks.
Untuk menampilkan kembali heading subordinate di bawah heading (satu level),
klik tanda plus (+).
A. Suhendar, S.Si

18. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 18
Untuk menampilkan hanya headingnya saja di bawah level tertentu, klik kanan
mouse pada heading didalam jendela Document Map, maka akan keluar menu
(Gambar 4.12) yang memberikan pilihan tampilan. Sebagai contoh, apabila item
Show Heading 3 di klik, maka akan ditampilkan heading level 1 sampai 3.
Gambar 4.12 Menu untuk mengatur tampilan Documen Map
Menyunting/Mengoreksi Dokumen Secara Cepat dan
Mudah
Mencari dan Mengganti Teks
Fasilitas Find and Replace dapat digunakan untuk mengganti teks, format tertentu
dan item khusus, misalnya tanda paragraf, field atau grafik. Untuk mempermudah
pencarian, gunakanlah tanda wildcards, contohnya, ketikan s?t untuk mencari sat
atau set.
A. Suhendar, S.Si

19. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 19
Untuk menemukan semua keadaan teks tertentu, Word dapat mencari dan
menemukan teks dengan format tertentu saja, seperti teks dengan format bold, atau
teks dengan kapitalisasi. Sebagal contoh, Word dapat mencari dan menemukan
hanya teks dengan susunan huruf “Murah”, dengan demikian teks dengan susunan
huruf seperti “Merah”, “Marah” akan ditinggalkan (tidak dicari).
Untuk menemukan dan mengganti suatu teks, Word dapat mencari kemudian
mengganti suatu teks dengan teks yang berbeda dan dengan format baru. Sebagai
contoh, di dalam suatu dokumen, Word akan mencan teks “SMK N 1
Pangandaran” kemudian menggantinya dengan teks dan format baru seperti " SMK
Negeri 1 Pangandaran”.
Untuk menemukan dan mengganti format dan style secara masal, Word dapat
mencari semua teks dengan format underline (garis bawah) dan menggantinya
dengan format italic (miring). Word juga dapat mencari paragraf dengan style
tertentu kemudian mengganti dengan style lain.
Gambar 4.13: Kotak dialog Find and Replace
Setelah mengetahui fungsi fasilitas Find and Replace, berikut akan dljelaskan cara
menggunakan fasihtas tersebut. Klik menu Edit > Find sehingga muncul kotak
dialog Find and Replace (Gambar 4.13). Kotak dialog sama dengan jika
A. Suhendar, S.Si

20. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 20
menggunakan fasilitas Go To, karena kotak dialog ini terbagi menjadi tiga tab,
yaitu tab Find, Replace dan Go To.
Pada kotak Find what ketik kata atau teks yang akan dicari. Klik tombol Find Next
maka Word akan mencari kata tersebut.
Untuk mencan kata atau teks dengan format tertentu, klik tombol More maka
tampilan kotak dialog Find and Replace akan bertambah lebar (Gambar 4.14).
Dari situ, akan didapatkan opsi untuk pencarian, di antaranya:
Search; untuk menentukan arah pencanan. Apabila opsi All yang dipilih, maka
Word akan mencari pada keselurahan dokumen, sedangkan jika Up atau Down
yang dipilih, maka kata atau teks di dalam, area Header atau Footer tidak akan
dicari.
Match Case; untuk mencari dengan membedakan antara huruf besar dan huruf
kecil Sebagai contoh apabila kata Besar akan dicari, maka Word hanya akan
mencan kata Besar (dengan huruf capital di awal kata), dan kata besar yang tidak
memakai huruf capital tidak akan dicari.
Find Whole Words Only; untuk mencari teks sesuai yang diketikan pada kotak
Find What. Misalnya pada kotak Find What diketik kata anda, maka kata tanda,
ganda, janda tidak akan dicari. Apabila kotak Use Wildcards terpilih, maka opsi
ini menjadi tidak aktif (redup).
Use Wildcards; untuk mencari wild card, karakter khusus, atau pencanan operator
khusus yang ditambahkan ke dalam kotak Find What. Untak menambahkan item
item, klik tombol Special dan kemudian plhh item yang diinginkan.
A. Suhendar, S.Si

21. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 21
Sounds Like; untuk mencan kata yang oleh Word dianggap berbunyi sama seperti
kata yang diketik dalam kotak Find What.
Find All Word Forms; untuk mencari semua bentuk kata yang sama seperti yang
diketildcan pada kotak Fmd What. Misalnya saja, pada kotak Find What diketikkan
nama anda maka Word akan mencari semua kata yarig di dalamya berisi kata
anda, seperti kata ganda, janda dan lainnya.
Gambar 4.14: Pilhan format dalam kotak dialog Find and Replace
Untuk mencan kata atau teks dengan format tertentu, masukkan kata atau teks ke
dalam kotak Find What, dan untuk mencari formatnya saja, hapuslah teks yang
berada dalam kotak Find What. Klik tombol Format kemudian tentukan format
yang diinnginkan. Setelah itu, klik tombol Find Next maka Word akan mencari
kata, teks atau format dengan spessifikasi yang dicari. Klik tombol Find Next lagi
untuk mengulang pencarian.
A. Suhendar, S.Si

22. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 22
Untuk membatalkan pencarian dan keluar dari kotak dialog, tekan tombol Cancel
atau Escape.
Selanjutnya akan dijelaskan cara mencari kata atau format tertentu kemudian
menggantinya. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Klik menu Edit > Find and Replace sehingga tampil kotak dialog Find
and Replace.
2. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Replace sehingga tampilan kotak
dialog Find and Replace akan terlihat seperti Garnbar 4.15.
Gambar 4.15: Kotak dialog Replace
3. Pada kotak Find What isikan kata yang akan diganti.
4. Pada kotak Replace With isikan kata yang akan menggantikan kata yang
diketikan pada kotak Find What.
5. Setelah itu, klik tombol Find Next.
6. Setelah ditemukan, jika yakin kata cari akan diubah, maka klik tombol
Replace, maka Word akan mengubah kata akan menjadi kata ganti.
7. Apabila ingin mengubah semua kata klik Replace All.
A. Suhendar, S.Si

23. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 23
8. Untuk mencari teks dengan format tertentu dan menggantinya, lakukanlah
dengan terlebih dahulu mengetik kata yang akan diganti pada kotak Find
What. Klik tab Format dan tentukan format yang diinnginkan.
9. Setelah itu lakukan langkah seperti langkah pada nornor 4, 5, dan 6.
Membuat Daftar Isi
Pembuatan daftar isi (table of contents) memerlukan penerapan style heading built-
in (heading 1-9) karena Word akan membuat daftar isi secara otomatis dengan
membaca style heading.
Word memungkinkan pengguanya untuk memodifikasi tampilan daftar isi,
misalnya saja dengan menyertakan format outline-level atau style yang dibuat
sendiri, atau juga menerapkan style heading yang di-embed (sebagai contoh, kata
pertama terdekat dalam paragraf).
di bawah ini akan dijelaskan cara membuat daftar isi dengan style heading bult-in:
1. Buatlah dokumen dengan menggunakan style heading built-in (heading1-
9).
2. Tentukan tempat daftar isi yang akan dibuat. Pada umumnya daftar isi
terletak di awal dokumen, untuk itu apabila belum terdapat halaman di
awal, gunakan fsilitas Page Break untuk menyisipkan halaman.
3. Klik menu Insert > References > Index and Tables, sehingga keluar kotak
dialog Index and Tables.
A. Suhendar, S.Si

24. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 24
Gambar 4.16 Kotak dialog Index and Tables
4. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Table of Contents dan aturlah opsi
yang terdapat didalamnya, yaitu Print Preview, Web Preview, Show
page numbers, Right align page numbers, Use hyperlink instead of
page numbers, Tab header, General, dan Show Level.
5. Klik OK.
A. Suhendar, S.Si

25. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 25
A. Suhendar, S.Si

26. Modul 4 Membuat Dokumen Panjang 26
A. Suhendar, S.Si