Cop’s dgtic oct 2009

741 vues

Publié le

Publié dans : Technologie, Business
  • Soyez le premier à commenter

  • Soyez le premier à aimer ceci

Cop’s dgtic oct 2009

  1. 1. Implantación de unas CoP’s en DGTIC-Govern Balear: Hacia la Administración-e Pere J Mitjans octubre 2009 jueves 25 de noviembre de 2010
  2. 2. La metodología inicial del proyecto de Comunidades de Prácticas en el Govern Balear surge a partir del conocimiento de ciertas experiencias en las que venimos colaborando o sencillamente observando y aprendiendo, especialmente de “Compartim” de la Generalitat de Catalunya Esta presentación toma algunas de las ideas de estos autores y experiencias. Les damos las gracia por contribuir en nuestro proyecto con su conocimiento e inspiración 2 jueves 25 de noviembre de 2010
  3. 3. “Las organizaciones públicas son grandes productoras y consumidoras de conocimiento. Su utilización inteligente es la que permite generar valor público en sus actuaciones” Marcelo Lasagna 3 “Cada comunidad de práctica es un conjunto de personas que hablan de sí mismas como “nosotros” porque comparten un proyecto común, una identidad dada por la pertenencia a la comunidad y un repertorio de preguntas y respuestas frente a los problemas” Etienne Venger “If you have an apple and I have an apple and we exchange our apples then you and I will still each have one apple. But if you have an idea and I have an idea and we exchange these ideas, then each of us will have two ideas” G. Bernard Shaw “Estrictamente hablando, el conocimiento existe sólo en la cabeza de las personas” (Mario Pérez-Montoro Gutiérrez) jueves 25 de noviembre de 2010
  4. 4. La producción de conocimiento 4 Base de conocimiento Portal de conocimiento Empleado Biblioteca Productos Experto externo Articulos relevantes Píldoras de conocimiento Píldoras de conocimiento Píldoras de conocimiento Comunidad de práctica jueves 25 de noviembre de 2010
  5. 5. Comunidades de Práctica ‣ Las Comunidades de Prácticas son el marco organizativo que ofrece la oportunidad de aflorar conocimiento, nuevas ideas y aprendizaje ‣ Ejes de actuación que parten de la experiencia: ‣ Aspectos cognitivos ‣ Aspectos emotivos ‣ Aspectos sociales ‣ Las Comunidades de Práctica sitúan la noción del aprendizaje en el contexto de las instituciones educativas y, sobre todo, en el de la vida personal y social de las personas involucradas en el aprendizaje. Estos contextos se interrelacionan situando al aprendizaje como un componente más de la experiencia, en vez de como un fin. ‣ Se entiende a la comunidad como el origen de la vida social, y, por tanto, como contexto de referencia principal para cualquier sujeto. 5 jueves 25 de noviembre de 2010
  6. 6. Beneficios de una CoPs ‣ Focalizar el talento ‣ Alinear las personas con los objetivos de negocio ‣ Creación de redes dentro de la organización ‣ Abordar los problemas complejos y multidisciplinares de las organizaciones ‣ Delimitar reglas y responsabilidades ‣ Mejorar la planificación y los recursos ‣ Desarrollar una memoria corporativa ‣ Generar nuevo conocimiento individual y colectivo ‣ Mejorar la productividad del negocio ‣ Posibilitar la generación de innovación 6 jueves 25 de noviembre de 2010
  7. 7. Claves del éxito de una CoPs ‣ Organización voluntaria ‣ Empezar con personal o áreas “maduras” (aunque no sean las más “necesitadas”) ‣ Selección del e-moderador adecuado y debidamente formado ‣ Participación de expertos externos ‣ Implicación político/gerencial ‣ Incentivos, estímulos ‣ Orientado a resultados inmediatos (aplicación) ‣ Saber encontrar el método del lideraje 7 jueves 25 de noviembre de 2010
  8. 8. Objetivos de las CoP’s 8 a) Facilitar el cambio de los procesos a nivel interno, ya que una nueva herramienta va a significar una nueva forma de hacer las cosas. b) Incorporar nuevas herramientas que faciliten la mejor gestión del proyecto en sí mismo. c) Facilitar y dinamizar un nuevo entorno de trabajo en todas las fases de implantación de las Nuevas Tecnologías. d) Ayudar a las personas a involucrarse con los cambios y ser parte activa de los mismos. e) Fomentar la participación y la colaboración de todos los actores implicados. jueves 25 de noviembre de 2010
  9. 9. La primera reflexión sobre los procesos de estrategia y práctica 9 Plan estratégico Gestión del Conocimiento Comunidad de Prácticas ¿O bien? Plan estratégico Comunidad de Prácticas Gestión del Conocimiento jueves 25 de noviembre de 2010
  10. 10. Estructura de una CoP 10 Grupo de trabajo Comunidad de práctica e-moderador Discusión Productos Difusión Evaluación Trabajo en línea Reuniones presenciales jueves 25 de noviembre de 2010
  11. 11. Etienne Venger, gurú de las CoP’s 11 ‣ Definición: “Un grupo de personas, reunidas de manera informal, que convierten su saber personal (su saber hacer) en valores colectivos, los cuales se traducen en prácticas” ‣ Formado por un grupo de practicantes que tienen retos similares, que interactúan entre ellos, y aprenden unos de otros, con la misión de mejorar sus habilidades ‣ Etapas: ARRANQUE CONSTRUCCIÓN CONSOLIDACIÓN MEJORA PERMANENTE (incluye evaluación y difusión) jueves 25 de noviembre de 2010
  12. 12. 1 Fase 1: Arranque 1. Buscar indicios que hagan pensar que hay una cultura de intercambio y de colaboración en la organización. 2. Identificar problemas reales de las personas. 3. Identificación de prácticas criticas (criterios de selección por interés o impacto). 4. Identificación de grupos dinámicos como primer colectivo (con cultura de compartir). 5. Determinación consensuada de los objetivos a cumplir y los resultados concretos esperados. 6. Asegurar el alineamiento de los objetivos de las CoP con los los objetivos institucionales. 7. S o p o r t e i n s t i t u c i o n a l p a ra e x i g i r e l cumplimiento de los objetivos. 8. Jornada de Buenas Prácticas 12 jueves 25 de noviembre de 2010
  13. 13. Errores que hay que evitar ‣ Disponibilidad versus Idoneidad de la CoPs ‣ Buscar buenas prácticas individuales ‣ No métricas (de entrada) 13 Puntos relevantes ‣ Valoración de idoneidad CoPs ‣ Inicio de grupos de trabajo colaborativo inmediatamente ‣ Aplicación rápida y evaluación producción elaborada X jueves 25 de noviembre de 2010
  14. 14. 2 Fase 2: Construcción modelo de CoP 9. Plantear un modelo simple de tareas clave, roles y responsabilidades (modulable y escalable). 10. Introducir tecnología bajo demanda y en función de necesidades reales. 11. Delimitar las responsabilidades de cada participante de la CoP. 12. Vincular estructuras que puedan inyectar información y conocimiento externo a la CoP. 13. Política de incentivos. 14. Planificar política de difusión interna y externa. 14 jueves 25 de noviembre de 2010
  15. 15. Errores que hay que evitar ‣ Modelo único de CoP ‣ Herramienta única tecnológica ‣ Demasiada presencia ‣ Menospreciar la difusión interna a directivos intermedios 15 Puntos relevantes ‣ Flexibilidad de modelo: grupos de trabajo colaborativo orientados a capacitación, orientados a consecución, etc. ‣ Flexibilidad de herramientas tecnológicas (más síncronas) ‣ Información y difusión específica por colectivos implicados ‣ Política de incentivos ‣ Equilibrio entre conocimiento de experto externo y conocimiento interno X jueves 25 de noviembre de 2010
  16. 16. 3 Fase 3: Consolidación 15. Trasladar progresivamente necesidades y problemas de la organización a las CoPs buscando soluciones e innovación. 16. Establecer dinámicas que hagan aflorar el conocimiento tácito en explícito para cada comunidad y difundir el conocimiento. 17. Indicadores de retorno sistemáticos: evaluación de lo que han supuesto las respuestas aplicadas a la organización. 18. Mantener y alimentar la percepción de éxito de la CoP 19. Política regular de difusión dentro y fuera de la organización. 20. Formación y soporte tecnológico a demanda. 16 jueves 25 de noviembre de 2010
  17. 17. Errores que hay que evitar ‣ No detectar dinámicas parciales confrontativas a tiempo ‣ No detectar a tiempo dinámicas de acomodación de CoPs ‣ Apostar en exceso por la presencialidad 17 Puntos relevantes ‣ Reglas de juego de inicio muy claras ‣ Impulso a acciones de mejora de la organización ‣ Blended X jueves 25 de noviembre de 2010
  18. 18. 4 Fase 4: Mejora permanente 21. Análisis de los resultados de los indicadores planteados. 22. Feedback y toma de decisiones. 23. Consideración de nuevos retos para las CoP. 24. Autonomía progresiva (learning to fly) 25. Protocolización del proceso y diseminación (Tener el Manual) 18 jueves 25 de noviembre de 2010
  19. 19. Evaluación de las CoPs Definición de indicadores consensuados en la propia CoP ‣ Debería haber: indicadores de producción ( n ú m . d e p a r t i c i p a n t e s , m a t e r i a l e s elaborados, etc.) ‣ Debería haber: indicadores de impacto (cuantitativos: veces que se aplican casos tratados, núm. de personas beneficiadas, etc.; y cualitativos: buenas prácticas establecidas, modificación/simplificación de procesos, observación de mejora del servicio público, opinión de la estructura directiva, etc.) 19 jueves 25 de noviembre de 2010
  20. 20. Modos de Participar: 0.0, 1.0, 2.0 ‣ Cara a cara, siempre ‣ (El concepto de Web 2.0 describe la evolución social de internet, donde las personas organizadas en redes sociales crean, comparten y organizan información y conocimiento en torno a diversos intereses y desde diversos puntos geográficos) ‣ Foros, listas ‣ Blogs, portales, boletines (contenidos) ‣ Teleconferencia, Skypecast, (chat) ‣ Wikis (contenidos) ‣ e-Learning ‣ Favoritos (tags, folksonomías) ‣ Facebook, Twitter RSS, búsquedas, tags: orden emergente 20 jueves 25 de noviembre de 2010
  21. 21. Herramientas 2.0 21 jueves 25 de noviembre de 2010
  22. 22. Herramientas 2.0 22 jueves 25 de noviembre de 2010
  23. 23. Consultoría o soporte externo para las CoP’s 23 1.Estudio de necesidades. 2.El planteamiento de soluciones técnicas. 3.El planteamiento de recursos humanos: managers, moderadores y personal administrativo. 4.El planteamiento de las dinámicas concretas de moderación - impulso de las Comunidades. 5.El planteamiento y impartición de la formación para moderadores de las comunidades para perfiles de: 1.Dinamizador de comunidades 2.e-moderador que conozca las herramientas tecnológicas (específicas para implementar la plataforma y en general herramientas web 2.0) 6.El soporte inicial a la dinamización (empezar bien es importante para el éxito y supervivencia de la comunidad) 7.Evaluación periódica de productos generados por las comunidades, participación, etc., para, si fuera necesario, reconducir el proyecto tanto el lo referido a las plataformas tecnológicas, las dinámicas o recursos humanos. TAREASYOBJETIVOSDEUNA EMPRESADESOPORTEPARA LAREALIZACIÓNDECoPs jueves 25 de noviembre de 2010
  24. 24. Consultoría previa ‣ Un consultor experto en dinamizar o coordinar grupos de CoP’s analizará conjuntamente con personal del staff de la organización los objetivos que se pretenden alcanzar, los temas y/o causas aparentes de la problemática observada (en nuestro caso introducción de la Administración electrónica lo que comporta: nuevas TIC, reingeniería de procesos y organización, innovación en atención a los ciudadanos, etc.). ‣ Se tratará de dilucidar el alcance de la intervención (¿una sola comunidad o varias?, ¿con subcomunidades o no?...), así como la disponibilidad estimada de recursos internos existentes (siempre hay que evitar una alta participación de e-moderadores y de expertos externos) ‣ Se analizará la problemática de los RRHH de los Departamentos, Conselleries, etc., así como su estructura (personal técnico, administrativo, etc.) haciendo propuestas de intervención global, parcial, por fases, hitos, así como un propuesta inicial de grupos de CoP’s, aunque la configuración definitiva de las CoP’s sólo puede hacerse una vez iniciada la Fase de Arranque con la participación de los involucrados. 24 jueves 25 de noviembre de 2010
  25. 25. Cooperación en redes virtuales 25 A A AA A jueves 25 de noviembre de 2010
  26. 26. Cooperación en redes virtuales 25 A A AA A Interdependencia positiva jueves 25 de noviembre de 2010
  27. 27. Cooperación en redes virtuales 25 A A AA A Interdependencia positiva Responsabilidad Individual y de equipo jueves 25 de noviembre de 2010
  28. 28. Cooperación en redes virtuales 25 A A AA A Interdependencia positiva Responsabilidad Individual y de equipo Interacción Estimuladora jueves 25 de noviembre de 2010
  29. 29. Cooperación en redes virtuales 25 A A AA A Interdependencia positiva Responsabilidad Individual y de equipo Interacción Estimuladora Gestión Interna de equipo jueves 25 de noviembre de 2010
  30. 30. Cooperación en redes virtuales 25 A A AA A Interdependencia positiva Responsabilidad Individual y de equipo Interacción Estimuladora Gestión Interna de equipo Evaluación Interna de equipo jueves 25 de noviembre de 2010
  31. 31. Cooperación en redes Cop’s 26 Es el factor de cohesión en torno a la meta conjunta 1 1 Identificación de la meta de equipo. 1 1 1 Enunciar la meta de equipo. 1 1 2 Recordar la meta de equipo. 1 2 Dependencia entre el éxito personal con el éxito del equipo. 1 2 1 Visión de conjunto en torno a la meta de equipo. 1 2 2 Compromiso personal con la meta de equipo. jueves 25 de noviembre de 2010
  32. 32. Cooperación en redes Cop’s 26 1 Interdependencia positiva Es el factor de cohesión en torno a la meta conjunta 1 1 Identificación de la meta de equipo. 1 1 1 Enunciar la meta de equipo. 1 1 2 Recordar la meta de equipo. 1 2 Dependencia entre el éxito personal con el éxito del equipo. 1 2 1 Visión de conjunto en torno a la meta de equipo. 1 2 2 Compromiso personal con la meta de equipo. jueves 25 de noviembre de 2010
  33. 33. Cooperación en redes Cop’s 27 Es el factor que contribuye a no descuidar la parte y el todo. 2 1 Responsabilidad individual. 2 1 1 Respuesta a preguntas sobre una lectura. 2 1 2 Aporte de informes de lectura. 2 2 Responsabilidad con el trabajo común. 2 2 1 Elaboración de tareas más allá de la responsabilidad propia 2 2 2 Integración de los aportes personales al trabajo grupal. 2 2 3 Realizar tareas que no son efectuadas por otros jueves 25 de noviembre de 2010
  34. 34. Cooperación en redes Cop’s 27 2 Responsabilidad Individual y de equipo Es el factor que contribuye a no descuidar la parte y el todo. 2 1 Responsabilidad individual. 2 1 1 Respuesta a preguntas sobre una lectura. 2 1 2 Aporte de informes de lectura. 2 2 Responsabilidad con el trabajo común. 2 2 1 Elaboración de tareas más allá de la responsabilidad propia 2 2 2 Integración de los aportes personales al trabajo grupal. 2 2 3 Realizar tareas que no son efectuadas por otros jueves 25 de noviembre de 2010
  35. 35. Cooperación en redes Cop’s 28 Es el factor que contribuye a crear el clima de confraternidad en torno al objetivo común 3 1 Promoción del éxito personal y de equipo. 3 1 1 Motivación al equipo 3 1 2 Motivación a la persona 3 1 3 Reconocimiento al esfuerzo y participación. 3 1 4 Reconocimiento del trabajo bien hecho 3 1 5 Ayuda a los demás en sus tareas 3 1 6 Invitar a participar 3 2 Confraternidad en torno a la meta de trabajo 3 2 1 Identidad con el equipo 3 2 2 Compañerismo en torno a la meta. 3 2 3 Muestras de afecto o consideración. jueves 25 de noviembre de 2010
  36. 36. Cooperación en redes Cop’s 28 3 Interacción Estimuladora Es el factor que contribuye a crear el clima de confraternidad en torno al objetivo común 3 1 Promoción del éxito personal y de equipo. 3 1 1 Motivación al equipo 3 1 2 Motivación a la persona 3 1 3 Reconocimiento al esfuerzo y participación. 3 1 4 Reconocimiento del trabajo bien hecho 3 1 5 Ayuda a los demás en sus tareas 3 1 6 Invitar a participar 3 2 Confraternidad en torno a la meta de trabajo 3 2 1 Identidad con el equipo 3 2 2 Compañerismo en torno a la meta. 3 2 3 Muestras de afecto o consideración. jueves 25 de noviembre de 2010
  37. 37. Cooperación en redes Cop’s 29 Factor necesario para un funcionamiento efectivo del equipo 4 1 Organización de la estrategia de trabajo. 4 1 1 Elaboración del plan de trabajo grupal. 4 1 2 División de roles y tareas en el equipo. 4 1 3 Gestión del tiempo de trabajo. 4 1 4 Plantear problemas de organización. 4 1 5 Enunciación de propuestas. 4 1 6 Centrar el trabajo pendiente. 4 2 Habilidades de trabajo en equipo. 4 2 1 Opiniones de consenso. 4 2 2 Opiniones divergentes. 4 2 3 Intercambio de experiencias. 4 2 4 Búsqueda de salidas a problemas y conflictos. 4 2 5 Asumir el liderazgo. 4 2 6 Tolerancia a las criticas y sugerencias. 4 2 7 Tomar decisiones conjuntas. 4 2 8 Cortesía. 4 2 9 Reconocimiento del error o incumplimiento. 4 2 10 Disposición al trabajo. jueves 25 de noviembre de 2010
  38. 38. Cooperación en redes Cop’s 29 4 Gestión Interna de equipo Factor necesario para un funcionamiento efectivo del equipo 4 1 Organización de la estrategia de trabajo. 4 1 1 Elaboración del plan de trabajo grupal. 4 1 2 División de roles y tareas en el equipo. 4 1 3 Gestión del tiempo de trabajo. 4 1 4 Plantear problemas de organización. 4 1 5 Enunciación de propuestas. 4 1 6 Centrar el trabajo pendiente. 4 2 Habilidades de trabajo en equipo. 4 2 1 Opiniones de consenso. 4 2 2 Opiniones divergentes. 4 2 3 Intercambio de experiencias. 4 2 4 Búsqueda de salidas a problemas y conflictos. 4 2 5 Asumir el liderazgo. 4 2 6 Tolerancia a las criticas y sugerencias. 4 2 7 Tomar decisiones conjuntas. 4 2 8 Cortesía. 4 2 9 Reconocimiento del error o incumplimiento. 4 2 10 Disposición al trabajo. jueves 25 de noviembre de 2010
  39. 39. Cooperación en redes Cop’s 30 Factor de calidad del desempeño 5 1 Evaluación del logro de la meta de equipo. 5 1 1 Verificación del cumplimiento de la meta. 5 1 2 Identificación de correctivos para lograr la meta. 5 2 Evaluación de la dinámica de trabajo de equipo. 5 2 1 Estimación del desempeño grupal. 5 2 2 Referencia a la acción de cooperar. jueves 25 de noviembre de 2010
  40. 40. Cooperación en redes Cop’s 30 Factor de calidad del desempeño 5 Evaluación Interna de equipo 5 1 Evaluación del logro de la meta de equipo. 5 1 1 Verificación del cumplimiento de la meta. 5 1 2 Identificación de correctivos para lograr la meta. 5 2 Evaluación de la dinámica de trabajo de equipo. 5 2 1 Estimación del desempeño grupal. 5 2 2 Referencia a la acción de cooperar. jueves 25 de noviembre de 2010
  41. 41. Cooperación en redes virtuales 31 A A AA A Es el factor de cohesión en torno a la meta conjunta Es el factor que contribuye a no descuidar la parte y el todo Es el factor que contribuye a crear el clima de confraternidad en torno al objetivo común Factor necesario para un funcionamiento efectivo del equipo Factor de calidad del desempeño jueves 25 de noviembre de 2010
  42. 42. Cooperación en redes virtuales 31 A A AA A Interdependencia positiva Es el factor de cohesión en torno a la meta conjunta Es el factor que contribuye a no descuidar la parte y el todo Es el factor que contribuye a crear el clima de confraternidad en torno al objetivo común Factor necesario para un funcionamiento efectivo del equipo Factor de calidad del desempeño jueves 25 de noviembre de 2010
  43. 43. Cooperación en redes virtuales 31 A A AA A Interdependencia positiva Responsabilidad Individual y de equipo Es el factor de cohesión en torno a la meta conjunta Es el factor que contribuye a no descuidar la parte y el todo Es el factor que contribuye a crear el clima de confraternidad en torno al objetivo común Factor necesario para un funcionamiento efectivo del equipo Factor de calidad del desempeño jueves 25 de noviembre de 2010
  44. 44. Cooperación en redes virtuales 31 A A AA A Interdependencia positiva Responsabilidad Individual y de equipo Interacción Estimuladora Es el factor de cohesión en torno a la meta conjunta Es el factor que contribuye a no descuidar la parte y el todo Es el factor que contribuye a crear el clima de confraternidad en torno al objetivo común Factor necesario para un funcionamiento efectivo del equipo Factor de calidad del desempeño jueves 25 de noviembre de 2010
  45. 45. Cooperación en redes virtuales 31 A A AA A Interdependencia positiva Responsabilidad Individual y de equipo Interacción Estimuladora Gestión Interna de equipo Es el factor de cohesión en torno a la meta conjunta Es el factor que contribuye a no descuidar la parte y el todo Es el factor que contribuye a crear el clima de confraternidad en torno al objetivo común Factor necesario para un funcionamiento efectivo del equipo Factor de calidad del desempeño jueves 25 de noviembre de 2010
  46. 46. Cooperación en redes virtuales 31 A A AA A Interdependencia positiva Responsabilidad Individual y de equipo Interacción Estimuladora Gestión Interna de equipo Evaluación Interna de equipo Es el factor de cohesión en torno a la meta conjunta Es el factor que contribuye a no descuidar la parte y el todo Es el factor que contribuye a crear el clima de confraternidad en torno al objetivo común Factor necesario para un funcionamiento efectivo del equipo Factor de calidad del desempeño jueves 25 de noviembre de 2010
  47. 47. Experiencias de éxito 32 www.gencat.cat/justicia/compartim Como elprograma Compartim del Departament de Justicia Generalitat de Catalunya, donde más de 500 personas trabajan colaborativamente siguiendo la metodología de las comunidades de prácticay aplicando Internet y las TIC jueves 25 de noviembre de 2010
  48. 48. Dos preguntas y la respuesta (*) 33 Una a los empleados: ¿Estaríais dispuestos a poner parte de vuestro tiempo y de vuestro conocimiento para encontrar soluciones a problemas de vuestro trabajo que ahora no tienen una soluciónsatisfactoria? Otra a los jefes: ¿Estaríais dispuestos a dejar que vuestra gente disponga de tiempo para proveer soluciones a problemas que pueden hacer más eficiente y productiva –y feliz– la organización? (*) Jordi Graells La respuesta: La ley de la participación humana en proyectos de innovación: -15% entusiastas -15% nunca participarán -60% a la expectativa jueves 25 de noviembre de 2010
  49. 49. Conclusiones 34 jueves 25 de noviembre de 2010
  50. 50. 35 jueves 25 de noviembre de 2010
  51. 51. Gestión del Conocimiento 36 jueves 25 de noviembre de 2010

×