Este documento describe los diferentes tipos de archivos según su organización, sistema, soporte y grado de utilización. Explica que los archivos pueden ser centralizados u descentralizados, horizontales, verticales o laterales, de documentos, microfilm o informáticos, y activos, semiactivos o inactivos. Además, destaca que los archivos deben ser fáciles de usar, estar actualizados y garantizar la seguridad de los documentos.
2. Indice
Historia del archivo.
Concepto y fines.
Clases de archivo.
-Según el tipo de organización.
-Según el sistema de archivo.
-Según el soporte.
-Según grado de utilización.
Requisitos del archivo.
Miembros del grupo
3. Historia del archivo.
La historia en realidad no dice cuando, cómo o dónde se inventó este
sistema, que ha sido y es una necesidad en la historia de una empresa y
también del hombre, nace con él y toma parte de su vida.
La información ha sido el elemento primordial para el desarrollo histórico
de la humanidad en todos sus aspectos.
En la antigüedad ya hicieron uso de los archivadores como forma de orden
para sus documentos importantes.
La expresión del pensamiento, desde la antigüedad hasta nuestros días,
ha sido grabado en piedra, mármol, arcilla, pizarra, metal, madera,
plantas y pieles. Desde hace unos 1000 años se escribe sobre papel.
5. CONCEPTO Y FINES.
Archivo: el archivo es el conjunto de documento de la empresa
debidamente ordenados. Muchas veces en el lugar donde se
conservan todos estos documentos, la acción del archivo implica
llevar un orden.
Finalidad del archivo: dentro de la administración de cualquier
empresa, un archivo es una herramienta impresindible, que
ademas persigue unos objetivos muy concretos.
Los objetivos de naturaleza legal.
Documentación sobre la marcha del negocio.
Documentación que se acredita la propiedad de cualquier bien de la
empresa.
Objetivos de carácter técnico.
6. CLASES DE ARCHIVO.
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20 Columna 1
Columna 2
Columna 3
Según el tipo de organización.
Archivo centralizados.
Archivos descentralizados
Según el sistema de archivo.
Archivos horizontales.
Archivos verticales.
Archivos laterales.
Según grado de soporte.
Archivos de documentos.
Archivos de microfilm.
Archivos informáticos.
Según el grado de utilización.
Archivos activos.
Archivos semiactivos.
Archivos inactivos.
Clasificación y tipos
De archivo mas
Frecuentes.
7. SEGÚN EL TIPO DE ORGANIZACIÓN.
Archivos centralizados: es el archivo localizado en un solo sitio.
El archivo centralizado implica
que todos los documentos de
la empresa están ubicados en
un mismo lugar.
8. ARCHIVO DESCENTRALIZADO.
Es el archivo distribuido distintas partes de la empresa donde los
documentos encuentran repartidos entre los departamentos.
9. SEGÚN EL SISTEMA DE ARCHIVO.
Al tener en cuenta el sistema de archivo empleado en la oficina,
podemos encontrarnos con archivos horizontales, verticales y
laterales.
10. SEGÚN SOPORTE.
Archivo de documentos: almacenan papeles y documentación en
carpetas, cajas, ficheros, estanterías o armarios.
11. ARCHIVOS DE MICROFILM.
Este mecanismo consiste en fotografiar los documentos y reducirlos
a un tamaño muy pequeño utilizando una microfilmadora. Estos
son guardados en rollos de película o transparencias.
13. SEGÚN EL GRADO DE UTILIZACIÓN
ARCHIVOS ACTIVOS: es el archivo al que se accede habitualmente.
Un archivo es activo cunado los papeles o documentos en él
almacenados son consultados o empleados con bastante
frecuencia.
14. ARCHIVOS SEMIACTIVOS.
Es el archivo al que se accede raramente. El archivo será inactivo
cuando la frecuencia de utilización o consulta de los documentos
en él guardados es pequeña.
15. ARCHIVOS INACTIVOS.
Este tipo de archivo es considerado de interés histórico pero sin
utilidad operativa. El archivo inactivo es aquel que almacena
documentos que poseen un carácter simplemente documental o
histórico pero que no poseen utilidad operativa.
16. REQUISITOS DEL ARCHIVO.
Al igual que exigíamos unas normas de ordenación, como lo
vimos anteriormente, si queremos que el archivo que hemos
creado sea útil, deberemos tener en cuenta una serie de
requisitos.
El archivo debe ser de fácil utilización.
El archivo debe estar actualizado.
El archivo debe ser flexible.
El archivo no debe ocupar demasiado espacio ni suponer un
elevado costo.
El archivo debe garantizar la seguridad y la conservación de los
documentos en él guardados.
El archivo debe estar controlado.
