Teks tersebut membahas tentang pengertian administrasi dan hubungannya dengan manajemen. Secara ringkas, administrasi adalah kegiatan kelompok untuk mencapai tujuan bersama melalui organisasi dan manajemen, sedangkan manajemen adalah proses penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan tersebut. Keduanya saling terkait dan tidak dapat dipisahkan.

1. BAHRUR ROSYIDI DURAISY | MANAJEMEN ADMINISTRASI 1
MANAJEMEN & ADMINISTRASI ORGANISASI
https://bahrurrosyididuraisy.wordpress.com/
PENDAHULUAN
Administrasi pengertian sehari-hari sering disamakan dengan tata usaha, yailu
berupa kegiatan mencatat, mengumpulkan dan menyimpan suatu kegiatan atau hasil
kegiatan untuk membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.
Penjelasan di atas adalah definisi administrasi dalam arti sempit yang masih
banyak ditemukan dalam kehidupan sehari-hari. Suatu contoh, sebuah
koran/majalah/tabloid membubuhkan alamatnya dengan “Kantor redaksi
Administrasi”. Yang dimaksud oleh lembaga pers di atas lak lain adalah tata usaha.
Definisi administrasi terkadang dipersempit lagi dan disamakan dengan keuangan.
Misalnya seorang pegawai kantor berucap “bereskan dulu urusan administrasimu”
yang dimaksud dengan administrasi oleh si pegawai adalah keuangan.
PENGERTIAN ADMINISTRASI
Secara morfologis ―ad‖ dan ministrare‖ (bahasa latin) Ad: to yang berarti kea tau
kepada Ministrare: to conduct, to lead, to guide yang berarti mengarahkan, melayani,
memimpin dan memimbing, Kata Administrasi juga berasal dari kata yunani
AD+MINISTRARE, yang berarti pengabdian atau pelayanan. Dan menurut istilah
bahasa Belanda ADMINISTRATIE yang diartikan menjadi istilah Tata usaha, ialah
kegiatan yang meliputi tulis menulis, mengetik, korespondensi, kearsipan dan lai-lain.
 Surat Menyurat
 Agenda
 Pembukuaan
Pengertian Administrasi ( dalam arti sempit )
Kegiatan yang meliputi : catat mencatat, surat menyurat, pembukuan, agenda,
ketik mengetik, yang bersifat ketatausahaan
Pengertian Administrasi ( dalam arti luas )
Upaya memanfaatkan sumber daya yang dimiliki (3m: man, money, and
material) secara efektif dan efesien untuk mencapai tujuan yang ditetapkan bersama.
Segenap Rangkaian perbuatan penyelenggaraan setiap usaha kerja sama
sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.
Pengertian Administrasi menurut Prof. Prajudi Atmosudirjo
Dalam arti sempit, administrasi berarti tata usaha atau office work.
Dalam arti luas, administrasi ditinjau dari 3 sudut yaitu : dari sudut proses, dari
sudut fungsi, dan dari sudut kepranataan (institution). Dilihat dari sudut proses,

2. BAHRUR ROSYIDI DURAISY | MANAJEMEN ADMINISTRASI 2
administrasi merupakan keseluruhan proses yang dimulai dari proses pemikiran,
proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakkan, proses pengawasan
atau pengendalian sampai dengan proses pencapain tujuan. Ditinjau dari sudut
fungsi atau tugas, administrasi berari keseluruhan tindak (aktivitas) yang harus
dilakukan dengan kesadaran oleh seseorang atau kelompok yg berkedudukan
sebagai ―administrator‖ atau manajemen puncak sesuatu organisasi. Ditinjau dari
sudut kepranataan (institution) misalnya PN pembangunan perumahan (sekarang PT
Pembangunan Perumahan) adalah suatu lembaga. Kita tidak melihat gedungnya,
melainkan kelompok orang-orang yang secara tertentu melakukan aktivitas-aktivitas
di dalam perusahaan tersebut.
Dari uraian diatas, ditarik kesimpulan bahwa administrasi adalah aktivitas-
aktivitas yang dijalankan oleh dua orang atau lebih secara bekerja sama untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan
Ada 3 unsur dalam pengertian ini :
1. Adanya perbuatan
2. Adanya 2 orang atau lebih
3. Adanya tujuan yang ingin dicapai
Unsur-unsur Administrasi
a) Pengorganisasian, rangkaian kegiatan menyusun suatu kerangka yang menjadi
wadah segenap kegiatan dari usaha kerja sama.
b) Manajemen, kegiatan menggerakkan sekelompok orang yang mengerahkan
segenap fasilitas untuk mencapai tujuan tertentu.
c) Komunikasi, rangkaian aktivitas menyampaikan warta dan memindahkan buah
pikiran kepada seseorang secara cermat, dalam usaha kerja sama yang
bersangkutan.
d) Kepegawaian, rangakaian aktivitas mengatur dan mengurus penggunaan tenaga
kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.
e) Keuangan, rangkaian aktivitas mengelola segi-segi pembiayaan sampai
pertanggung jawaban keuangan dalam usaha kerjasama.
f) Perbekalan, aktivitas merencanakan, mengadakan, mengatur pemakaian
barang-barang yang tidak dapat lagi dalam usaha kerjasama.
g) Tata usaha, kegiatan menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan,
mengirim dan menyimpan berbagai keterangan atau data yang dibutuhkan dalam
organisasi.
h) Hubungan Masyarakat, Rangkaian Aktivitas menciptakan hubungan dan
dukungan masyarakat terhadap kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi.
UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
Tampaknya terjadi kontradeksi dalam pengertian administrasi tersebut, tetapi dari
uraian-uraian itu dapat ditarik kesimpulan makna yang terkandung dalam
administrasi, yaitu :
1. Adanya usaha atau aktivitas kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau
lebih.
2. Adanya organisasi atau wadah kerjasama.

3. BAHRUR ROSYIDI DURAISY | MANAJEMEN ADMINISTRASI 3
3. Adanya perencanaan, bimbingan, kepemimpinan, koordinasi dan
pengawasan.
4. Adanya tujuan.
5. Peralatan dan perlengkapan.
MACAM-MACAM ADMINISTRASI
Dari segi perkembangannya, administrasi dapat dibagi atas dua bagian besar,
yaitu administasi negara dan niaga.Administrasi negara ialah keseluruhan kegiatan
yang dilakukan oleh seluruh aparatur pemerintah dari suatu negara dalam usaha
mencapai tujuan negara.
Administrasi niaga ialah keseluruhan kegiatan mulai dari produksi barang
dan/atau jasa sampai tibanya barang atau jasa tersebut di tangan konsumen.
DEFINISI MANAJEMEN
Definisi manajemen dapat diartikan sebagai berikut:
1. Ketatalaksanaan proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk
mencapai sasaran tertentu.
2. Kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka
pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
3. Segenap perbuatan menggerakkan sekelompok orang dan Menggerakkan
fasilitas dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Memahami berbagai definisi manajemen tersebut dapat ditaril( kesimpulan
bahwa pada pokoknya manajemen adalah suatu proses/kegiatan/usaha pencapaian
tujuan tertentu melalui kerjasama dengan orang lain. Dan dapat pula dikatakan
bahwa manajemen merupakan inti daripada administrasi, karena memang
manajemen merupakan alat pelaksana utama daripada administrasi. Dengan
perkataan lain dikatakan bahwa administrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan
hanya kegiatan-kegiatannya yang dapat dibedakan.
Apabila dilihat dari segi fungsional administrasi mempunyai dua tugas utama,
yakni:
1. Menentukan tujuan menyeluruh yang hendak dicapai.
2. Menentukan kebijaksanaan umum yang mengikat seluruh organisasi.
Sebaliknya manajemen pada hakekatnya berfungsi untuk melakukan semua
kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam
batas-batas kebijaksanaan umum yang telah ditentukan pada tingkat administrasi.
Ungkapan tersebut jelas menunjukan bahwa administrasi lebih luas dari pada
manajemen.
HUBUNGAN ANTARA ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Sebagaimana telah diuraikan di atas, administrasi adalah proses
penyelenggaraan kerja untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Kerja
dapat terselenggara dengan baik sehingga tujuan yang dikehendaki dapat
tercapai bila ada orang yang menyelenggarakannya. Dan masalah orang yang

4. BAHRUR ROSYIDI DURAISY | MANAJEMEN ADMINISTRASI 4
menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan inilah yang menjadi masalah pokok
daripada manajemen, karena intisari daripada manajemen ialah suatu proses/usaha
dari orang-orang secara bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan yang telah
ditetapkan.
Jadi administrasi adalah penyelenggaranya dan manajemen adalah orang
yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah
penyelengaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama untuk
mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.
Keterkaitan di atas dapat dianalogikan—meski tidak seluruhnya tepat—
seandainya pembaca akan membeli buah rambutan. Pertama kali yang terlihat
adalah kulit luar yang berwama hijau atau merah. Jika kulitnya dikupas maka didapati
daging rambutan yang berwarna putih kalau dagingnya sudah dimakan maka akan
terlihat intinya yang disebut biji rambutan.
Demikian pula manajemen, maka yang pertama disoroti adalah kulit luamya
yaitu “Admmistnisi” Kedua dagingnya yaitu “manajemen” selanjutnya adalah bijinya
yaitu “kepemimpinan”
ADMINISTRASI SEBAGAI PRAKTEK ORGANISASI
Salah satu aktivitas administrasi sebagai praktek organisasi adalah
mengadakan pencatatan kekayaan dan persediaan-persediaan yang dimiliki
organisasi tersebut, sehingga administrasi tersebut , sehingga administrasi tersebut
merupakan alat pembantu yang dipakai pimpinan untuk mengolah perusahaan.
Administrasi yang baik adalah administrasi yang dilaksanakan berdasarkan
asas-asas yang berlaku secara umum, sehinga dapat diterima oleh semua pihak,
baik dalam organisasi itu sendiri maupun dari luar organisasi tersebut. Sistem
administrasi yang baik dalam suatu perusahan akan sangat berfaedah bagi
perusahan itu sendiri, dimana jalannya aktivitas perusahaan dapat ditelusuri dengan
seksama, legkap, dan sempurna dengan demikian pimpinan perusahaan dengan
segera dapat mengambil keputusan tentang tindakan apa yang perlu segera diambil
guna mencapai tujuan perusahaan. Dengan adanya administrasi yang tertib,
menunjukkan perusahaan tersebut manajemennya baik, ini berarti perencanaan,
pelaksanaan, dan pengawasan yang ada di dalam itu baik.
Adapun kemungkinan-kemungkinan dari penyelenggaraan administrasi yang
tidak baik (rapi,kontinu) dapat mengakibatkan hal-hal sebagai berikut:
1. Pimpinan sulit mengambil keputusan yang cepat dan tepat bila timbuk
masalah-masalah.
2. Dapat terjadi penyimpangan-penyimpangan penyalahgunaan.
3. Tidak dapat diketahui kepastian atas kebenaran laporan keuangan.
4. Sulit melakukan pengawasan/pemeriksaan dengan cepat.
Di dalam setiap perusahaan yang besar dan kompleks di mana pimpinan tidak
dapat dibagi lagi mengikuti secara langsung segala kegiatan perusahaan, maka
pimpinan perusahaan perlu mendelegasikan tugas, wewenang dan tangung jawab
kepada bawahannya untuk mengawasi serta mengikuti segala kegiatan tersebut.
Berhubungan banyak aspek yang harus disorot dalam praktek administrasi,
dan menginatkan pula definisi dan tujuan administrasi itu sendiri, maka perlu
diadakan pembatasan-pembatasan tertentu. Dalam proses pelaksaannya,

5. BAHRUR ROSYIDI DURAISY | MANAJEMEN ADMINISTRASI 5
administrasi merupakan unsur-unsur tertentu, yaitu adanya dua manusia atau lebih,
adanya tujuan yang hendak dicapai, adanya peralatan dan perlengkapan untuk
melaksanakan tugas-tugas itu. Berbicara mengenai tugas yang hendak dilaksanakan,
sering pula orang beranggapan bahwa proses administrasi baru timbul apabila ada
kerja sama. TIdak demikian halnya. Dengan perkataan lain, kerja sama bukan
merupakan unsur administrasi. Meskipun demikian perlu ditekankan bahwa
pencapaian tujuan akan lebih efesien dan ekonomis apabila semua orang yang
terlibat mau bekerja sama satu sama lain. Sehingga di mana-mana dari waktu ke
waktu selalu terdapat sekelompok orang, tujuan tertentu, dan usaha kerja sama.
Ketiga faktor ini jalin-menjalin, sehingga menimbulkan suatu proses dalam
masyarakat berupa rangkaian perbuatan manusia (berikut segenap kejadian yang
terjadi sebagai akibat perbuatan itu) yang secara teratur diarahkan kepada sesuatu
tujuan tertentu. Jadi administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan
dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujua tertentu.
Dari uraian tersebut diatas jelas bahwa fungsi administrasi organisasi sangat
membantu pimpinan dalam menentukan suatu keputusan yang bijaksana,
berdasarkan data-data yag telah diperoleh dari pegawainya atau bawahannya. Sudah
barang tentu pula bahwa sifat, ruang lingkup, dan bentuk kegiatan administrasi
berbeda dari satu zaman ke zaman yang lain, ia berbeda pula dari satu waktu dan
kondisi ke lain waktu dan kondisi. Tujuan yang berbeda-beda, tingkat kebutuhan yang
berlainan, kecerdasan yang beraneka ragam kesemuanya turut menentukan bentuk
dan sifat administrasi yang diperlukan. Biarpun demikian, dalam menjalankan atau
melaksanakan administrasi untuk menunjang tercapainnya tujuan administrasi
tersebut, dibutuhkan pula sarana-sarana administrasi seperti berikut:
1. Organisasi, baik sebagai tertib, struktur, sistem, maupun segi-segi lainnya.
2. Sistem informasi yang secara lengkap akan terdiri atas sistem tata usaha, dan
sistem tata usaha, dan sistem informasi manajemen.
3. Sistem manajemen yang merupakan paduan dari sistem personil dan sistem
organisasi.
Organisasi adalah sarana atau alat untk mencapai tujuan, Oleh karena itu
organisasi adalah wadah kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama dalam
usahanya mencapai tujuan. Dengan kata lain, organisasi adalah ―setiap bentuk
persekutuan antara dua orang atau lebih yang bersama serta secara formal terikat
dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan mana
terdapat seorang/beberapa orang yang disebut atasan dan seorang/sekelompok
orang yang disebut bawahan‖.
Setiap organisasi akan menghadapi kenyataan-kenyataan berupa tantangan
dan masalah yang disebabkan oleh adanya perubahan sosial dalam masyarakat
yang sangat pesat sebagai hal yang diakibatkan oleh kemajuan ilmu pengetahuan
dan teknologi. Akibat dari hal ini organisasi harus menyesuaikan dirinya dengan
gerak perubahan yang terjadi. Oleh karena itu, organisasi perlu melakukan
pengembangan agar dapat mengikuti perkembangan dan tuntutan masyarakat.
Pengembangan organisasi merupakan suatu strategi pendidikan yang
dilakukan melalui suatu sistem secara menyeluruh dan terpadu, di mana organisasi
pada akhirnya dapat melakukan perubahan dan penyesuaian sesuai dengan apa
yang dikehendaki. Titik berat dari pengembangan organisasi ini sering ditekankan
pada faktor manusia, struktur, dan sarana dalam keterpaduannya dengan sistem.

6. BAHRUR ROSYIDI DURAISY | MANAJEMEN ADMINISTRASI 6
Berbicara mengenai manajemen dan administrasi maka akan selalu timbul
pertanyaan mengenai perbedaan dari kedua hal tersebut. Karena pada dasarnya
selalu ada pertentangan mengenai perbedaan – perbedaan dari kedua hal tersebut.
Menurut Buchari Zainun (dalam Haji Buchari Zainun, 1990 : 3) Manajemen sendiri
memiliki pengertian suatu upaya atau proses upaya seorang pimpinan dengan satu
kewenangan tertentu untuk mewujudkan sesuatu tujuan tertentu dengan
memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan sudah dikuasai pimpinan itu
terutama sumber daya manusia yang berada di bawah kekuasaannya. Sementara
administrasi sendiri memiliki pengertian mulai dari yang paling sempit hingga yang
paling luas. Dalam arti sempit misalnya administrasi dapat diartikan sebagai
keseluruhan pencatatan secara tertulis dan penyusunan sistematis dari keterangan-
keterangan yang ada agar mempermudah memperoleh ikhtisar keterangan. Kegiatan
dalam hal ini yaitu serangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan
dalam setiap kerja sama. Sementara dalam arti luas, administrasi merupakan
keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam rangka mencapai
tujuan secara efektif dan efisien.
Manajemen dan administrasi pada dasarnya saling berhubungan, kita dapat
lihat dari adanya administrator. Administrator pada hakikatnya adalah juga seorang
manajer. Dapat dikatakan sebagai manajer jika para administrator tersebut
menfokuskan pada segala sesuatu yang berkaitan dengan keadaan dan hal – hal
intern dalam organisasinya. Sementara seorang manajer juga menfokuskan kepada
soal – soal intern organisasi. Administrasi sendiri baik dari segi pengertian sempit
ataupun pengertian luas di dalam penyelenggaraannya telah menggunakan fungsi –
fungsi manajemen yang telah ditetapkan menurut George R.Terry yaitu POAC :
Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (pelaksanaan),
dan Controlling (pengawasan). Jadi administrasi dapat dikatakan sebagai
penyelenggaraannya dan manajemen adalah orang – orang yang menyelenggarakan
kerja tersebut.
Keluar dari saling berhubungannya manajemen dan administrasi, terdapat
beberapa pandangan mengenai perbedaan dari dua hal tersebut. Pertama :
manajemen lebih luas dan lebih besar peranannya dibandingkan dengan
administrasi, kedua : administrasi lebih luas dan lebih berperan daripada manajemen,
dan yang terakhir : manajemen adalah inti dari administrasi.
Dikatakan manajemen lebih luas dan lebih besar peranannya dibandingkan
dengan administrasi dikarenakan beberapa orang mengartikan administrasi sebagai
pekerjaan tulis menulis ataupun tata usaha. Dengan pengertian seperti itu maka
administrasi disebut – sebut sebagai unsur bantuan saja bagi manajemen. Karena
dalam manajemen bukan pekerjaaan tulis menulis saja yang dibutuhkan akan tetapi
bagaimana seorang pemimpin dapat melaksanakan dan mengarahkan tugas suatu
organisasi sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Pandangan ini banyak
dipercaya oleh para pengusaha – pengusaha niaga dan industri.
Pandangan kedua menyebutkan administrasi lebih luas dan lebih berperan
daripada manajemen. Pandangan ini beralaskan manajemen berada didalam
administrasi itu sendiri. Menurut atmosoedarmo (dalam Haji Buchari Zainun, 1990 : 5)
ada yang menganggap bahwa administrasi mempunyai dimensi statis dan dinamis.
Dianggap sebagai dimensi dinamisnya administrasi adalah manajemen. Sedangkan
dimensi statisnya adalah organisasi, terutama jika organisasi tersebut dianggap
sebagai wadah.

7. BAHRUR ROSYIDI DURAISY | MANAJEMEN ADMINISTRASI 7
Pandangan terakhir menyebutkan manajemen adalah inti dari administrasi.
Dikatakan demikian karena dalam pelaksanaan administrasi sendiri dibutuhkan
keterampilan atau kemampuan untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya
manusianya agar dapat mencapai tujuan. Sehingga dapat dikatakan manajemen itu
merupakan alat pelaksana utama daripada administrasi.
FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Telah diketahui bahwa pada dasamya administrasi berfungsi untuk
menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan
manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu
dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan
umum yang telah dirumuskan.
Dalam proses pelaksanaannya, administrasi dan manajemen mempunyai
tugas-tugas tertentu yang harus dilaksanakan sendiri. Tugas-tugas itulah yang biasa
disebut/diartikan sebagai fungsi-fungsi administrasi dan manajemen. Hingga kini para
sarjana belum mempunyai kata sepakat yang bulat tentang fungsi-fungsi administrasi
dan manajemen itu, baik ditinjau dari segi klasifikasinya maupun terminologi yang
dipergunakan.
Menurut Prof Dr Sondang P Siagian MA dalam bukunya “Fungsi-fungsi
managerial” dan “Filsafat Administrasi” rimgsi-fungsi administrasi dan manajemen
itu ialah :
1. Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Pemberian Motivasi (Motivating)
4. Pengawasan (Controling)
5. Penilaian (Evaluating)
Fungsi-fungsi tersebut mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan
manajemen. Ketidakmampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan
mengakibatkan lambat atau cepat matinya organisasi.
a. Perencanaan (Planning)
Planning dapat didefmisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran
dan penentuan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa
yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan Yang telah ditentukan.
Pengertian tersebut menunjukan bahwa perencanaan merupakan
fungsi administrasi dan manajemen yang pertama. Alasannya ialah bahwa
tanpa adanya rencana, maka tidak ada dasar untuk melaksanakan kegiatan-
kegiatan tertentu dalam rangka usaha oencapain tujuan. Perencanaan
menjadi fungsi pertama karena ia merupakan dasar dan titik tolak dari
kegiatan pelaksanaan selanjutnya.
Salah satu cara yang paling mudah dikemukakan dalarn penyusunan
rencana adalah dengan mengatakan bahwa perencanaan berarti mencari dan
menemukan jawaban terhadap enam pertanyaan. yaitu :
1) What(Apa)
2) Where (Dimana)
3) When (Kapan)
4) How (Bagaimana)
5) Who (Siapa)

8. BAHRUR ROSYIDI DURAISY | MANAJEMEN ADMINISTRASI 8
6) Why (Mengapa)
Pertanyaan tersebut menjadi:
1. Apa kegiatan-kegiatan yang harus dijalankan dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya ?
2. Dimana kegiatan-kegiatan tertentu dijalankan? Pertanyaan ini mencakup
letak bangunan organisasi yang hendak didirikan, tata ruang yang
disusun, tempat sumber tenaga kerja.
3. Kapan kegiatan-kegiatan tertentu hendak dilaksanakan. Hal ini berarti
bahwa dalam rencana hams tergambar sistem prioritas yang
dipergunakan, penjadwalan waktu dan hal-hal yang berhubungan dengan
faktor waktu.
4. Bagaimana cara melaksanakan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya
tujuan ? Yang dicakup oleh pertanyaan ini menyangkut soal sistem dan
tata kerja, standar yang hams dipenuhi, cara pembuatan dan
penyampaian laporan, cara menyimpan dokumen dan lain-lain.
5. Pertanyaan “siupa” berarti diketemukannya jawaban dalam rencana
tentang gambaran pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab.
6. Secara filosofis, pertanyaan yang terpenting di antara rangkaian
pertanyaan ini ialah pertanyaan “mengapa”. Terpenting karena
pertanyaan ini ditunjukan kepada kelima pertanyaan yang
mendahuluinya. Jika kelompok pimpinan dapat memuaskan dirinya atas
jawaban-jawaban yang diperoleh terhadap keenam pertanyaan itu, akan
terciptalah suatu rencana yang baik.
b. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian ialah keseluruhan proses pengelompokan orang-
orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggungjawab dan wewenang sedemikian rupa
sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu
kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
Definisi tersebut menunjukan bahwa pengorganisasian
merupakan langkah pertama ke arah pelaksanaan rencana yang telah
tersusun sebelumnya. Dengan demikian adalah suatu hal yang logis pula
apabila pengorganisasian sebagai fungsi administrasi dan manajemen
ditempatkan sebagai fungsi kedua, mengikuti fungsi perencanaan. Juga
terlihat dalam definisi itu bahwa pelaksanaan fungsi pengorganisasian
menghasilkan suatu organisasi yang dapat digerakan sebagai suatu kesatuan
yang bulat.
Organisasi sebagai alat administrasi dan manajemen terlihat penting
apabila diingat bahwa bergerak tidaknya organisasi ke arah pencapain tujuan
sangat tergantung atas kemampuan manusia dalam organisasi menggerakan
organisasi itu ke arah yang telah ditetapkan.
c. Penggerakan (Motivating)
Penggerakan ialah keseluruhan proses pemberian motif bekerja
kepada para bawahan sedemikan rupa sehingga mereka mau bekerja dengan
ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis.

9. BAHRUR ROSYIDI DURAISY | MANAJEMEN ADMINISTRASI 9
“Motivating” secara implisit berarti bahwa pimpinan organisasi berada
di tengah-tengah para bawahannya dan dengan demikian dapat memberikan
bimbingan, instuksi, nasehat dan koreksi jika diperlukan.
Pelaksanaan fungsi “Motivating” dalam organisasi dapat dijalankan
dengan baik dengan menggunakan teknik-teknik sebagai berikut:
1. Jelaskan tujuan organisasi kepada setiap orang yang ada dalam
organisasi.
2. Usahakan agar setiap orang menyadari, memahami serta menerima baik
tujuan tersebut.
3. Usahakan agar setiap orang mengerti struktur organisasi.
4. Tekankan pentingnya kerjasama dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan
yang diperlukan.
5. Perlakukan setiap bawahan sebagai manusia dengan penuh pengertian.
6. Berikan penghargaan serta pujian kepada bawahan yang cakap dan
teguran serta bimbingan kepada orang-orang yang kurann mampu
bekerja.
7. Yakinkan setiap orang bahwa dengan bekerja baik dalain organisasi
tujuan pribadi orang-orang tersebut akan tercapai semaksimal-
maksimalnya.
d. Pengawasan (Controling)
Pengawasan ialah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh
kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang
sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
sebelumnya. Dari definisi ini jelas terlihat bahwa terdapat hubungan yang
sangat erat antara perencanaan dan pengawasan.
Artinya bahwa perencanaan dan pengawasan merupakan kedua
belahan mata uang yang sama. Jelas bahwa tanpa rencana pengawasan
tidak mungkin dilaksanakan karena tidak ada pedoman untuk melakukan
pengawasan itu. Sebaliknya rencana tanpa pengawasan akan berarti
timbulnya penyimpangan-penyimpangan dan atau penyelewengan-
penyelewengan yang serius tanpa ada alat untuk mencegahnya.
Jelaslah kiranya bahwa pengawasan sangat menentukan peranannya
dalam usaha pencapaian tujuan. Secara filosofis dapat dikatakan bahwa
pengawasan itu mutlak diperlukan karena manusia bersifat salah dan khilaf.
Dus manusia dalam organisasi perlu diamati, bukan dengan maksud untuk
mencari kesalahannya kemudian menghukumnya, akan tetapi untuk
mendidik dan membimbing. Hal ini kiranya sangat penting untuk diperhatikan
karena para pemimpin dalam suatu organisasi sering lupa bahwa seorang
pemimpin yang baik adalah seorang yang ikhlas memberikan kesempatan
yang seluas-luasnya kepada bawahannya untuk berbuat kesalahan. Hanya
saja setelah kesalahan diperbuat, adalah menjadi tugas pimpinan untuk
memperbaiki kesalahan itu dengan jalan memberikan bimbingan kepada
bawahannya agar ia tidak mengulangi kesalahan yang sama, akan tetapi
berani untuk berbuat kesalahan yang lain.
Jika seorang bawahan selalu diancam dengan hukuman setiap kali ia
berbuat kesalahan, maka bawahan tersebut tidak akan berkembang karena
dalam setiap tindakannya ia akan selalu dikuasai oleh rasa takut. Akibatnya
ia tidak akan berani mempunyai prakarsa,

10. BAHRUR ROSYIDI DURAISY | MANAJEMEN ADMINISTRASI 10
mengambil keputusan dan akhimya akan kehilangan kepercayaan
pada dirinya sendiri. Ini tidak boleh terjadi.
Kendati demikian perlu diperhatikan pula bahwa pernyataan diatas
tidak berarti bahwa seorang pimpinan tidak boleh menghukum bawahannya.
Memang seorang pimpinan dapat bertindak punitif jika seorang bawahan,
meskipun telah berulang kali dibimbing, terus menerus berbuat kesalahan
yang sama.
Proses pengawasan pada dasamya dilaksanakan oleh administrasi ,
manajemen dengan mempergunakan dua macam teknik, yakni:
1. Pengawasan langsung (direct control)
Yang dimaksud pengawasan langsung ialah apabila pimpinan
organisasi mengadakan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang
sedang dijalankan.
2. Pengawasan tidak langsung (indirect control)
Sementara pengawasan tidak langsung ialah pengawasan dari
jarak jauh. Pengawasan ini dilakukan melalui laporan yang
disampaikan oleh para bawahan. Laporan itu dapat berbentuk tertulis
dan lisan.
Kelemahan daripada pengawasan tidak langsung ialah bahwa
sering para bawahan hanya melaporkan hal-hal yang positif saja
Padahal, seorang pimpinan yang baik akan menuntut bawahannya
untuk melaporkan beberapa hal, baik yang bersifat positif maupun
negatif Karena kalau hanya hal-hal yang positif saja yang dilaporkan,
pimpinan tidak akan mengetahui keadaan yang sesungguhnya.
Akibatnya dia akan mengambil kesimpulan yang salah. Lebih jauh lagi
ia akan mengambil keputusan yang salah.
Kesimpulannya ialah bahwa pengawasan tidak akan dapat berjalan
dengan baik apabila hanya bergantung kepada laporan saja, karena itu
pengawasan tidak langsung tidak cukup. Adalah bijaksana apabila pimpinan
organisasi menggabungkan teknik pengawasan langsung dan tidak langsung
dalam melakukan fungsi pengawasan itu.
e. Penilaian (evaluating)
Penilaian adalah proses pengukuran dan pembandingan hasil-hasil
pekerjaan yang telah dicapai dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa hakekat dari penilaian
adalah:
 Penilaian ditujukan kepada satu fase tertentu dalam satu proses setelah
fase itu seluruhnya selesai dikerjakan. Berbeda dengan pengawasan
yang ditujukan kepada fase yang masih dalam proses pelaksanaan.
 Penilaian bersifat korektif terhadap fase yang telah selesai dikerjakan.
Korektifitas yang menjadi sifat penilaian itu sangat berguna bukan untuk
fase yang telah selesai, akan tetapi untuk fase berikutnya. Artinya,
melalui penilaian harus diketemukan kelemahan-kelemahan sistem yang
dipergunakan dalam fase yang baru saja selesai. Juga harus

11. BAHRUR ROSYIDI DURAISY | MANAJEMEN ADMINISTRASI 11
diketemukan penyimpangan-penyimpangan dan/atau penyelewengan-
penyelewengan yang telah terjadi, tetapi lebih penting lagi, harus
diketemukan sebab-sebab mengapa kelemahan-kelemahan itu timbul,
juga harus diketemukan sebab-sebab mengapa penyimpangan-
penyimpangan itu terjadi.
TATA USAHA
Ditinjau dari aktivitas pokoknya, tata usaha adalah kegiatan untuk
mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan itu dipergunakan
secara langsung sebagai bahan informasi bagi pemimpin organisasi yang
bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa sajaa yang membutuhkannya.
Dalam kegiatan administrasi secara luas, tata usaha merupakan kegiatan penunjang
yang mempunyai peranan yang sangat penting. Di mana administrasi merupakan
proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha
sebagai kegiatan pencatatan, penggolongan data, dan tulis-menulis dari proses
tersebut.
Administrasi tidak akan berjalan apabila tidak ada kegiatan surat-menyurat
sebagai bentuk praktis dari pekerjaan tulis-menulis. Surat merupakan salah satu alat
penghubung, sebagai alat pemberi perintah, dan sebagai alat instruksi.
Dari keterangan di atas dapatkah ditarik kemungkinan bahwa sasaran dari
tata usaha adalah suatu pelayanan yang menjangkau seluruh lapisan, baik itu
pimpinan, seksi-seksi, dan masyarakat luas tanpa ada keluhan-keluhan yang
ditimbulkan oleh kesalahan, kurangnya perhatian, dan lain sebagainya.
Adapun bahan baku yang dipergunakan di dalam penyelenggaraan tata usaha
adalah ada yang berbentuk benda yang tidak habis pakai, memerlukan persediaan
yang cukup, tetapi kalau benda yang tidak habis pakai hanya butuh pemeliharaan
secara utuh.
Peralatan tata usaha yang sangat diperlukan dan sangat utama selaki adalah
mesin tulis, mesin penggandaan, mesin cetak, mesin komputer, mesin hitung, dan
meja serta kursi. Peralatan ini sangat dibutuhkan dalam kegiatan suatu tata usaha ,
sehingga dapat berjalan dengan baik.
PENUTUP
Administrasi berasal dari Bahasa Latin Administrare yang berarti membantu
atau melayani. Dalam arti sempit sebagai keseluruhan pencatatan secara tertulis dan
penyusunan sistematis dari keterangan-keterangan yang ada agar mempermudah
memperoleh ikhtisar keterangan. Kegiatan dalam hal ini yaitu serangkaian aktivitas
menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap kerja sama.
Dalam arti luas, administrasi merupakan keseluruhan proses kerja sama antara dua
orang atau lebih dalam rangka mencapaiu tujuan secara efektif dan efisien. Dengan
tiga ciri pokok :
1. Administrasi merupakan proses yang berarti terdiri atas serangkaian kegiatan,
yang dimulai sejak adanya dua orang atau lebih bersepakat melakukan
kerjsama dalam bidang tertentu. Dalam hal ini adalah bidang pendidikan
mengelola sekolah dan segala aspek lainnya.

12. BAHRUR ROSYIDI DURAISY | MANAJEMEN ADMINISTRASI 12
2. Terdapat dua orang atau lebih yang bekerja sama.
3. Setiap kerjasama dalam adminsitrasi dilakukan dalam rangka mencapai
tujuan dan efisiensi. Tujuan itu ditetapkan sebelumnya berdasar kesepakatan
bersama di antara pihak-pihak yang bekerja sama.
Manajemen adalah proses pendayagunaan semua orang dan fasilitas. Hal ini
agar proses kerjasama (dalam administrasi) dapat mencapai tujuan secara efektif dan
efisien tentunya dengan melibatkan semua orang dan fasilitas.
Manajemen merupakan kajian administrasi ditinjau dari segi prosesnya. Manajemen
merupakan proses yang terdiri atas kegiatan-kegiatan dalam upaya mencapai tujuan
kerja sama (administrasi) secara efisien. Gordon (1976) dalam Bafadal (2004:39)
menyatakan bahwa manajemen merupakan metode yang digunakan administrator
untuk melakukan tugas-tugas tertentu atau mencapai tujuan tertentu.
DAFTAR PUSTAKA
Burhanudin, Analisis Administrasi Manajemen dan Kepemimpinan Pendidikan
Bumi aksara Jakarta, 1995
Handoko, T Hani. Manajemen, BPFE, Yogyakarta, 1998
Kartono, Kartini. Pemimpin dan Kepemimpinan, Raja Grafindo Persada,
Jakarta,2001
Prof.Dr.Prajudi Atwosudiryo SH, 1961.Masalah Pendidikan Ilmu Administrasi pada
Perguruan tinggi
Robbin, Stephen P. Teori Organisasi, struktur, Desain dan Aplikasi, Archan,
Jakarta,
1995.
Siagian, Sondang P. Filsafat Administrasi, Gunung Agung, Jakarta. 1997.
The Lian Gie, 1981.Ensiklopedi Administrasi
Zainun, Bukhari Haji. 1990. Administrasi dan Manajemen Kepegawaian Pemerintah
Negara Indonesia. Jakarta : Haji Masagung.