Este documento trata sobre el mantenimiento del archivo informático en la administración pública. Explica la importancia de la firma electrónica y su conservación a lo largo del ciclo de vida del documento, así como el rol clave del prestador de servicios para la emisión y certificación de firmas digitales. También discute la necesidad de normalizar formatos y soportes para garantizar la interoperabilidad, seguridad y futura migración de los documentos electrónicos.

1. MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO
INFORMATICO

2. El documento electrónico
La conservación de la firma electrónica en todo
el ciclo vital del documento es uno de los aspectos
mas críticos que nos plantea el entorno digital.
articulo 29 de la Ley 11/2007 el que eleva el
documento electrónico a la categoría de documento
publico administrativo electrónico
el documento electrónico en el contexto de las
administraciones publicas es aquel que está válida y
electrónicamente emitido por la administración.

3. El prestador de servicios
La validación de documentos en la administración publica va
unida a ciertos elementos que necesariamente se incorporaran
para una correcta emisión
la unión entre la mano y la firma debe tener nuevos
mecanismos de control para poder cumplir con la garantía de
su autenticidad.
resulta decisiva la implantación de la figura del
prestador de servicios en el proceso de consolidación
del documento electrónico.

4. El prestador de servicios
Al prestador de servicios se le atribuye el cometido
de emisión y certificación de firmas digitales.
¡Atención!. No solo se autentificará la firma, sino
también la hora y fecha en que fue utilizada
el documento administrativo publico electrónico
deberá estar firmado electrónicamente y debe existir
un prestador de servicios que garantice de que dicha
firma se utilizo en una fecha y horas concretas, por un
firmante concreto.

5. Concepto Documento Electronico
La Ley 11/2007 entiende por documento
electrónico:
“la información de cualquier naturaleza en
forma electrónica, archivada en un soporte
electrónico según un formato determinado y
susceptible de identificación y tratamiento
diferenciado”.

6. El expediente y el índice electrónico
Al reconocer el valor publico del documento electrónico,
se estipulan las características que presentara el
expediente electrónico administrativo.
La unidad documental compuesta queda definida como el
conjunto de documentos electrónicos correspondientes a
un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el
tipo de información que contengan.
Su foliación se realizará mediante un índice electrónico
firmado por la entidad actuante.
La carpetilla física donde se incluían los datos que
identifican el expediente pasa a ser un documento dentro
del expediente electrónico, tomando forma de índice.

7. El expediente y el índice electrónico
Este índice electrónico es el elemento que garantizará
la integridad del expediente.
Además, dada la posibilidad técnica en los sistemas de
redes informáticas, de poder utilizar un mismo
documento sin necesidad de duplicarlo, se reconoce
que un mismo documento puede pertenecer a dos
expedientes
implica una nueva formulación del
principio de procedencia

8. Normalización de formatos y soportes
La nueva redefinición de documento, expediente, archivo y
registro en el ámbito electrónico, las figuras del prestador de
servicios, la sede electrónica y el defensor del usuario de la
administración electrónica cabe plantearse ciertos puntos
críticos de la gestión electrónica de los documentos.
En primer lugar, tanto los ciudadanos como la
Administración presentan entornos
muy diversificados y heterogéneos.
Resultaría imposible controlar esta diversificación, pero es
preciso tener la capacidad de poder normalizar, en la
medida de los posible, los formatos y los soportes
documentales.

9. Esta tarea de normalización será un punto
clave para la futura y necesaria migración
documental, que sobrevendrá a medio plazo
Si los documentos electrónicos no se confeccionan
en formatos y soportes que mantengan una
homogeneidad, al menos por serie
documental, difícilmente podrá garantizarse una
migración correcta.
Normalización de formatos y soportes

10. Normalización de formatos y soportes
El gestor de la documentación tendrá que tener claro:
el formato electrónico que se establecerá para
todos los documentos de un mismo procedimiento,
qué usuarios elaboran dicho documento electrónico,
quienes son los que deben tener acceso para su
consulta y
quienes pueden requerir de estos documentos desde
un punto de vista cuantitativo y/o de control.

11. Normalización de formatos y soportes
El soporte.
Su correcta elección dotara a la organización
de estabilidad, pero si la decisión es errónea
las consecuencias pueden ser fatales. En este
sentido, resultan trascendentes dos acciones
endémicas a cualquier sistema de gestión de
documentación electrónica,
las c o p i a s d e s e g u r i d a d y
la m i g ra c i ó n d o c u m e n t a l .

12. Normalización de formatos y soportes
para trabajar con la interoperatibilidad
necesaria, para que un sistema funcione, se
deben parametrizar los usuarios y los permisos,
y se deben guardar todos estos documentos de
un modo seguro.

13. Normalización de formatos y soportes
para garantizar esta seguridad tenemos dos
posibilidades, ambas son necesarias, no solo
complementarias: las copias de seguridad y la
migración documental, de soportes y de
formatos.
Es muy recomendable, que las copias de
seguridad se realicen en un espacio virtual fuera
de las instalaciones de la organización.

14. La migración debe realizarse cuando se empiece a
percibir cierta obsolescencia, no debería migrar a
una tecnología o soporte novedoso, sino que a uno
que tuviera aceptación en el mercado y contrastada
fiabilidad.
La elección del soporte es especialmente
complicada.
Cabe plantearse criterios de perdurabilidad,
fiabilidad, usabilidad y compatibilidad.
Los procesos de copia deben realizarse
automáticamente en horarios nocturnos y
comprobar diariamente que se han generado los
ficheros adecuadamente.
Normalización de formatos y soportes

15. Cuando los documentos a conservar son los
documentos de los actos administrativos de los
ciudadanos, de la Administración y de la Justicia,
se debe prever todo un sistema de
procedimiento que pueda garantizar la
pervivencia del patrimonio documental, tal y
como indica la Ley.

16. Las copias de seguridad de un sistema de información han de
contemplar las bases de datos que permite que funcione, su
software, los documentos vinculados y sus estructuras de carpetas,
la configuración de los parámetros de usuarios, acceso y seguridad.
Se debe programar un calendario o metodología que se cumple
rigurosamente, incluso registro de las copias realizadas.
Para recuperar un fichero de una copia de seguridad será necesario
contar con la aplicación adecuada para restaurarlo. Los sistemas
operativos como Windows cuentan con aplicaciones propias, pero
también podemos encontrar programas específicos para gestionar
las copias de seguridad, como Veritas Netbackup 6.5.

17. Unidades de Conservación
cintas magnéticas de 4mm
disco duro externo con IP propia
RAID (Redundant Array of
Independent Disks), conjunto
redundante de discos
independientes

18. Planificación de un archivo de gestión
de la documentación
nueva organización que carece de estructura y recursos tanto a nivel
documental como informático.
Deberá:
- Implantar una aplicación que le permita integrar todas las áreas
de gestión de la organización
- Desarrollar las estructuras documentales y sistemas de
información sobre la base de la distribución departamental de
los procedimientos y las funcionalidades del software elegido
- Redactar la metodología y establecer normas a emplear en cada
uno de los procedimientos con indicación de donde serán
archivados.
- Definir los criterios a seguir para la eliminación y/o migración
de documentos, así como de las copias de seguridad
- Dar formación a los usuarios

19. Planificación de un archivo de gestión
de la documentación
El sistema que gestiona los documentos son las
bases de datos, tanto para la documentación
tradicional como la electrónica.
Quizás sea Access una de las mas populares, ya que
es incorporada en los paquetes profesionales de
Microsoft Office, para microempresas, pequeñas
incluso en algunas medianas empresas.
Access tiene un grave inconveniente y es su
limitación al gestionar datos a partir de 2GB,
entonces habrá que recurrir a otras db de mayor
capacidad.

20. ERP´s
- SAP Business Suite:
- Paquete modular escalable a medida que crecen las necesidades de negocio.
- Incorpora un millar de procedimientos de negocios personalizables
- Potencia las buenas practicas empresariales.
- Integra módulos como: Gestión Financiera, Tesorería, Proyectos, Recursos
Humanos, Gestión de Personal, Gestión de la Organización, Gestión de
Eventos, Reclutamiento, Desarrollo Personal, Planificación de costes del
personal, Calculo de la nomina, Gestión del tiempo, Gestión del Talento,
Ventas y Distribución, Ejecución Logística, Gestión de Materiales, Gestión de
Almacenes, Mantenimiento de Planta, Planificación de Producción, Gestión
de Calidad.
- Un inconveniente de SAP es su precio de adquisición y mantenimiento.
- Dispone de avanzadas utilidades para la digitalización masiva de
documentos

21. ERP´s
A la hora de seleccionar un ERP seria conveniente tener en
cuenta los siguientes criterios:
- Opción de vincular los formularios de la interfaz a los documentos
procesados.
- Un formulario debería gestionar los índices de los expedientes
electrónicos
- Capacidad de generar consultas que permitan visualizar los procesos
de negocio documento a documento
- Capacidad para incorporar en los campos los metadatos relacionados
con los documentos
- Capacidad para gestionar disparadores que dinamicen la comunicación
entre los usuarios
- Disponer de un sistema para todos los usuarios de validación
electrónica de la documentación generada.