Dokumen tersebut membahas strategi penulisan pesan-pesan buruk (bad news) secara langsung maupun tidak langsung. Secara tidak langsung membahas pembukaan, alasan, pengumuman berita buruk, dan penutup positif, sedangkan pendekatan langsung membahas berita buruk, alasan, dan penutup. Dokumen ini juga membahas penyampaian berita buruk kepada pelanggan, orang, dan produk serta jawaban negatif dengan pendekatan yang tep

1. PENULISAN BAD NEWS
Tujuan pembelajaran
1. Menjelaskan pesan-pesan bad news dengan indirect
approroach.
2. Menjelaskan pesan-pesan bad news dengan direct
approach.
3. Menyampaikan pesan-pesan bad news kepada
pelanggan.
4. Menyampaikan pesan –pesan bad news tentang
orang.
5. Menjelaskan bagaimana memberikan jawaban
terhadap informasi yang negative.
Pada bagian ini akan di bahas tentang penulisan bad
News serta pengorganisasiannya.
1

2. A. STRATEGI PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BAD
NEWS.
Dalam menulis bad news perlu diperhatikan 3 hal :
1. Penyampaian bad news
2. Penerimaan pesan tersebut
3. Menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens.
4. Menjaga citra organisasi/perusahaan sebaik
mungkin.
1. Menciptakan Audience-Centered Tone
Gunakan nada dan intonasi anda dalam menyampaikan
bad news mampu memberikan kontribusi yg penting bagi
efektifitas penyampaian pesan-pesan bisnis.
Tujuan spesifiknya :
 Membantu audiens mengerti bahwa bad news
menggambarkan suatu keputusan yang tegas.
 Membantu audiens mengerti bahwa keputusan anda
adil.
 Membantu audience agar tetap memberikan goodwill
bagi perusahaan.
2

3. 2. Memilih Pendekatan Organisasional
Dalam penulisan dapat digunakan dua pendekatan Tak
Langsung dan langsung.
a. Pendekatan Tak Langsung
Pendekatan ini merupakan pendekatan yang sangat
familier atau lazim digunakan untuk pesan yang
mempunyai dampak kurang/tidak menyenangkan bagi
audiens.
Terdapat 4 bagian penting pendekatan tidak langsung :
1. Pembuka
2. Alasan pendukung untuk keputusan-keputusan
negative.
3. Pernyataan bad news.
4. Penutup yang positif dan bersahabat.
3

4. 1) Pembuka , tempatkan audience pada pada posisi yang
netral melalui pernyataan tanpa beban bagi audience.
Dalam menulis paragraph pembuka, hindari hal hal
sbb :
a) Mengatakan “TIDAK”.
b) Penggunaan frase yang tidak relevan
c) Permohonan maaf.
d) Penulisan buffer yang terlalu panjang.
2) Alasan, berikan alasan mengapa suatu keputusan
tersebut harus diambil/terjadi. Arahkan pikiran
audience bahwa kepusan anda adil dan logis.
Pada bagian ini anda harus menyusun bahasa dengan
baik sehingga mudah dipahami oleh audience.
3) Bad News, setelah diberikan alas an “mengapa”
keputusan tersebut harus diambil, selanjutnya secara
langsung mengemukakan apa keputusan yang
diambil.
4) Penutup, memberikan kata penutup yang bersifat
positif, hangat dan bersahabat. Apabila perlu berikan
jalan pemecahan masalah bagi audience anda.
4

5. Dalam bagan di bawah ini dapat dilihat pendekatan bad
news tak langsung.
Pembuka Alasan Bad News Penutup
Positif,
Pernyataan Penjelasan Nyatakan
bersahabat
Netral yang logis Bad News
,menyenangkan
b) Pendekatan langsung
pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisasikan
dengan pendekatan langsung, yang diawali dengan bad
news. Diikuti dengan barbagai alas an yang mendukung
dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat.
Pengorganisasiannya sbb :
Bad News Alasan Penutup
pernyataan Jelaskan alas positif dan
bad news an bad news bersahabat
5

6. Pendekatan Bad news dengan organisasional langsung
dapat digunakan apabila :
1. Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung pada
ide pokok.
2. Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil
terhadap sipenerima pesan.
3. Pesan disampaikan secara empati
B. MENGKOMUNIKASIKAN INFORMASI DAN JAWABAN
NEGATIF.
Dalam dunia bisnis sering kita memberikan jawaban
langsung sebagai bentuk penolakan, hal ini menjadi
hambatan dalam berkomukasi, dalam situasi dan kondisi
seperti itu, keterampilan komunikasi seorang
komunikator diuji kemampuannya untuk mengatakan
“TIDAK” dengan tetap menjaga hubungan yang baik
dengan berbagai pihak dikemudian hari.
6

7. 1. Bad News Tentang Produk.
Bad news tentang produk seperti :
 Kenaikan harga produk, (pendekatan tak lagsung)
 Penarikan kembali produk (Pendekatan tak langsung)
 Kadaluarsa produk ( langsung)
 Produk rusak atau cacat (langsung)
 dll
Apabila penyampaian bad news untuk kenaikan harga
pada internal perusahaan digunakan pendekatan
langsung.
2. Penolakan Kerja Sama.
Dalam dunia bisnis, kerja sama antar perusahaan sering
terjadi, dan dalam penyampaian pesan bad news dapat
digunakan pendekatan langsung atau tidak langsung
tergantung dari bentuk kerja sama yang ditawarkan,
serta latar belakang perusahaan yang menawarkan diri
untuk kerja sama. Terdapat hal-hal yag perlu
diperhatikan yaitu :
7

8. a) Apakah perusahaan tersebut selama ini telah
menjalin kerja sama dengan perusahaan kita.
b) Bagaimana hubungan anda dengan pimpinan
perusahaan tersebut.
3. Penolakan Undangan
Penolakan undangan gunakan pendekatan langsung atau
tidak langsung. Hal hal yang perlu diperhatikan seperti :
a) Apakah perusahaan tersebut selama ini telah
menjalin kerja sama dengan perusahaan kita.
b) Bagaimana hubungan anda dengan pimpinan
perusahaan tersebut.
C. PERNYATAAN BAD NEWS KE PELANGGAN
Penulisan surat bad news pada pelanggan perlu
memperhatikan kelanjutan hubungan bisnis dengan
pelanggan tersebut, anda harus yakin bahwa Perusahaan
sangat bergantung pada pelanggan dan perusahaan kita
ada karena PELANGGAN.
8

9. 4 hal yang perlu diperhatikan membuat surat bad news
pada pelanggan :
1. Tetap bekerja sebaik mungkin menuju terwujutnya
penjualan ulang (resale)
2. Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan
sejelas mungkin.
3. Tetap optimis percaya diri sehingga pelanggan anda
tidak kehilangan minat.
4. Yakin bahwa pelanggan akan menghormati serta
menghargai keputusan yang disampaikan.
Pernyataan bad news pada pelanggan akan berkisar pada
4 hal yaitu :
1. Bad tentang pesanan,
Untuk menyampaikan bad news tentang pesanan
berkisar pada :
 Hanya dapat memenuhi sebagian produk yang
dipesan. (gunakan pendekatan tak langsung)
 Sama sekali tidak dpt memenuhi pesanan pelanggan.
(gunakan pendekatan tak langsung).
9

10. 2. Penolakan surat Aduan dan Keluhan
Dalam penolakan surat aduan gunakan pendekatan tak
langsung, jelaskan secara rinci dan logis mengapa
penolakan tersebut tidak dapat dihindari. Uraikan
dengan detail sehingga pelanggan mengerti keputusan
yang diambil, dan jaga hubungan baik dengan pelanggan.
3. Mengganti Produk
Gunakan pendekatan tak langsung seperti pada
penolakan surat aduan.
4. Tidak memenuhi pesanan
Kadang kala perusahaan tidak dapat memenuhi pesanan
pelanggan, karena produk yang di minta kosong dan
tidak jelas kapan barang tersebut akan tersedia.
Untuk kasus seperti ini gunakan penekatan tidak
langsung, apabila perlu beri tahu pada pelanggan dimana
barang tersebut bisa di pesan/dapatkan.
10

11. D.BAD NEWS TENTANG ORANG
Dalam bahasan ini akan difokuskan pada pembuatan bad
news tentang penolakan-penolakan sbb :
1. Penolakan menulis surat rekomendasi.
Pendekatan yang digunakan langsung atau tidak
langsung, nyatakan dengan ringkas dan jelas alasan-
alasan penolakan.
2. Penolakan lamaran Pekerjaan
Pendekatan yang digunakan yaitu langsung atau tidak
langsung.
Untuk pelamar yang tidak memenuhi persyaratan,
gunakan pendekatan langsung. Namun untuk pelamar
yang memenuhi persyaratan tetapi harus tetap tidak
diterima gunakan pendekatan tidak langsung.
3. Surat Penolakan Kredit
Pengorganisasiannya gunakan pendekatan tidak
langsung, berikan pemahaman secara logis mengapa
harus di tolak.
11

12. TUGAS
1. KERJAKAN SEKARANG
2. KUMPULKAN SEKARANG
BUAT SURAT PENOLAKAN LAMARAN KERJA
UNTUK PELAMAR YANG MEMENUHI SYARAT
NAMUN TETAP DITOLAK. NAMA PELAMARNYA
ARLUNATARI, SE”
GUNAKAN PENGORGANISASIAN SURAT
MENYURAT YANG BENAR. PADA SURAT TSB ANDA
SEBAGAI MANAJER PERSONALIA PERUSAHAAN .
NAMA PERUSAHAANNYA
PT. ANUTA PURA
SEKIAN
12

13. 13