Alessandra Damiani - Tecnologia per lo Studio Legale - Bologna, 22/10/2014
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Intervento di Alessandra Damiani, Managing Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti e Consulente per l'Organizzazione e l'Innovazione degli Studi Professionali, presso l'Ordine degli Avvocati di Bologna, 22/10/2014 - Bologna
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- 1. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale DDEELL SSIISSTTEEMMAA IINNFFOORRMMAATTIIVVOO,, DDEELL SSIISSTTEEMMAA IINNFFOORRMMAATTIICCOO,, DDEELLLLEE TTEECCNNOOLLOOGGIIEE,, EE NNUUOOVVEE FFOORRMMEE DDII FFUUNNZZIIOONNAAMMEENNTTOO EE DDII GGOOVVEERRNNOO DDEELLLLOO SSTTUUDDIIOO LLEEGGAALLEE Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 1 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale Alessandra Damiani Consulente per l’Organizzazione degli Studi Professionali alessandra.damiani@barbierieassociati.it
- 2. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 2 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale PPrrooggrraammmmaarree ggllii iinnvveessttiimmeennttii iinn IITT ppeerr iill 22001144 IIll ssiisstteemmaa IITT ddii uunnoo ssttuuddiioo ddeevvee ggaarraannttiirree aaffffiiddaabbiilliittàà pprreessttaazziioonnii aattttrraavveerrssoo llaa mmaassssiimmaa sseemmpplliicciittàà •QQuueelllloo cchhee nnoonn cc’’èè nnoonn ssii rroommppee ee nnoonn vvaa «ssiisstteemmaattoo» •QQuueelllloo cchhee cc’’èè ddeevvee sseerrvviirree aa qquuaallccoossaa
- 3. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Siamo in grado di controllare la tecnologia e le novità che introduciamo o rischiamo di esserne Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 3 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale ostaggio?
- 4. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Siamo soddisfatti di come stiamo già gestendo le singole aree applicative? • Partenza obbligata sono le ppeerrssoonnee che dovranno usare gli strumenti, altrimenti potremmo arrivare ad una soluzione ideale ma del tutto inapplicabile alla nostra realtà • Di quali aspetti si lamentano? Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 4 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale tenere traccia delle anomalie! • Che cosa non sarebbero assolutamente in grado di usare? • Come valorizzare i giovani?
- 5. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 5 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale Di cosa non ssii ppuuòò ffaarree aa mmeennoo?? • FFlleessssiibbiilliittàà//vveerrssaattiilliittàà//eellaassttiicciittàà • SSccaallaabbiilliittàà • SSiiccuurreezzzzaa • PPrrootteezziioonnee • MMaannuutteenniibbiilliittàà • SSeemmpplliicciittàà
- 6. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 6 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale DDii qquuaallii aapppplliiccaazziioonnii hhaa bbiissooggnnoo uunnoo SSttuuddiioo?? • gestionale specifico da avvocato • produttività personale • collaborazione • archiviazione/classificazione/ricerca • banca dati
- 7. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 7 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale LLee sscceellttee ssttrraatteeggiicchhee Quale dei vari software «guida» la filiera? (ovvero quale vogliamo che diventi il principale vincolo del progetto?) A quale software affidiamo organizzazione del lavoro, consuntivazione, fatturazione? In quale modulo risiedono i dati critici per la gestione dello studio? Anagrafiche, elenco pratiche, modelli, archivi
- 8. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 8 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale I buoni propositi qquueessttaa vvoollttaa ccaammbbiiaammoo iill ssooffttwwaarree ggeessttiioonnaallee !!
- 9. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale «questa volta cambiamo il software gestionale!» ggllii aaggggiioorrnnaammeennttii ttaarrddaannoo Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 9 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale PPPPeeeerrrrcccchhhhéééé???? ccoossttaa ttrrooppppoo nnoonn ffaa qquueelllloo cchhee ccii sseerrvvee nnoonn èè nneellllaa nnuuvvoollaa nnoonn iinntteerraaggiissccee ccooii cclliieennttii ÈÈ lleennttoo,, èè vveecccchhiioo ÈÈ ttrrooppppoo ccoommpplliiccaattoo ll’’aassssiisstteennzzaa ffaa aaccqquuaa
- 10. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 10 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale ssaarreebbbbee iill 3311 ddiicceemmbbrree ee nnoonn ll’’aabbbbiiaammoo aannccoorraa ccaammbbiiaattoo……
- 11. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale … e perché non l’abbiamo cambiato? CCoommee mmaaii?? ÈÈ ggiiàà iill 3311?????? II mmiieeii cclliieennttii nnoonn ssoonnoo pprroonnttii Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 11 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale CCoommee mmaaii?? AAvveevvaammoo ppooii ddeecciissoo ddii ccaammbbiiaarrlloo?? EE ccoossaa ssttaattee aassppeettttaannddoo,, ddii ggrraazziiaa?? CCoossttaannoo ttrrooppppoo FFaannnnoo llee sstteessssee ccoossee LLaa nnuuvvoollaa èè uunn rriisscchhiioo II ccaallll cceenntteerr ssoonnoo ttuuttttii uugguuaallii EE iimmppaarraarree ttuuttttoo ddaa ccaappoo?? AA cchhee pprroo??
- 12. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 12 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale IIll ssooffttwwaarree ggeessttiioonnaallee • Tutti i maggiori applicativi da avvocati stanno integrando funzionalità per il controllo di gestione, la collaborazione, l’archiviazione, ma si tratta di soluzioni paragonabili ai software specializzati? • I limiti spesso imposti dalle soluzioni proprietarie valgono la maggiore integrazione con il gestionale? • Quali elementi soffrono di più questa scelta? Agenda, contatti e collaborazione • Come capire quando è ora di cambiare? • Come gestire la transizione?
- 13. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 13 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale LLaa pprroodduuttttiivviittàà ppeerrssoonnaallee • Outlook: generazione di azioni partendo da un messaggio, sincronizzazione tra dispositivi differenti, PEC, integrazione con i social network • Word: stampa unione, indici/sommario, revisioni • Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di controllo dei dati, formattazione condizionale • Access: analisi dati • Powerpoint
- 14. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Strumenti ppeerr llaa ccoollllaabboorraazziioonnee • gestione agenda • contatti • scambio documenti • condivisione processo di creazione documenti nello studio, con i clienti, con altri professionisti, con la p.a., da remoto Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 14 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale
- 15. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 15 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale Nuovi strumenti da valutare • www.wetransfer.com • www.dropbox.com • www.evernote.com • www.teamviewer.com • www.webex.com • www.ifttt.com • www.wappwolf.com
- 16. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 16 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale Esempio di uso di Dropbox Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato 1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox 2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico 3.comincio a caricare i documenti richiesti 4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni 5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto 6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa
- 17. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato 1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox 2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico 3.comincio a caricare i documenti richiesti 4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni 5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto 6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 17 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale Esempio di uso di Dropbox
- 18. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato 1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox 2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico 3.comincio a caricare i documenti richiesti 4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni 5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto 6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 18 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale Esempio di uso di Dropbox
- 19. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 19 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale AArrcchhiivviiaazziioonnee // rriicceerrccaa • Capitalizzare la conoscenza dello Studio • Seguire il ciclo di vita di un documento (workflow) • Raccolta dati dagli altri software • Pubblicazione di dati per gli altri software
- 20. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 20 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale BBaanncchhee ddaattii • Sono ancora strumenti attuali? • Perché spendere in costosi abbonamenti se gli utilizzatori preferiscono fare ricerche su Google o Wikipedia? • Qual è il valore aggiunto? Lo stiamo realmente usando?
- 21. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Architetture a confronto FFiissiiccaa // VViirrttuuaallee // CClloouudd Quale è più adatta al nostro scopo? Stiamo già usando prodotti cloud? Lo scenario BYOD (Bring Your Own Device) per gestire gli end-point Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 21 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale
- 22. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale costo fisso da ammortizzare costo variabile Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 22 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale UUnnaa pprrooppoossttaa ccoonnccrreettaa Fisica / Virtuale / Cloud per gli end-point (con ricorso al BYOD) periferiche (stampanti, multifunzione, switch, connettività, server, storage di rete) per l’infrastruttura IT (server applicativi e desktop virtuali)
- 23. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale CClliieenntt TTiippoo PPRROOFFEESSSSIIOONNIISSTTAA mmoobbiilliittàà iinntteeggrraazziioonnee eerrggoonnoommiiaa aarrcchhiivviiaazziioonnee ssiiccuurreezzzzaa Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 23 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale
- 24. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 24 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale Client Tipo PROFESSIONISTA mmoobbiilliittàà iinntteeggrraazziioonnee eerrggoonnoommiiaa aarrcchhiivviiaazziioonnee ssiiccuurreezzzzaa!!
- 25. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 25 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale AAllccuunnii oobbiieettttiivvii ssppiicccciioollii vvaalliiddii ppeerr ttuuttttii • Minimizzare la ripetizione dei dati • Avere le informazioni che servono quando servono
- 26. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 26 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale AAllccuunnii oobbiieettttiivvii ssppiicccciioollii vvaalliiddii ppeerr ttuuttttii • Darsi delle regole di lavoro e condividerle 1) Condividere la rruubbrriiccaa tteelleeffoonniiccaa (con sé stessi sui vari dispositivi e con i colleghi) 2) Condividere l’aaggeennddaa (dentro e fuori studio) 3) Condividere i mmooddeellllii, le checklist e l’aarrcchhiivviioo documenti 4) Raccogliere ddaattii ggeessttiioonnaallii (timesheet, kpi sulle pratiche)
- 27. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 27 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale AA ccoossaa pprreessttaarree aatttteennzziioonnee iinn uunn pprrooggeettttoo CClloouudd?? • Complessità tecnica della soluzione / manutenibilità • Business continuity: un’architettura cloud ha punti deboli diversi (tipicamente la connettività…) • Informativa adeguata al cliente per non incorrere in violazione del segreto professionale, valorizzazione dei vantaggi
- 28. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 28 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale AA ccoossaa pprreessttaarree aatttteennzziioonnee iinn uunn pprrooggeettttoo CClloouudd?? • Controlli sulla riservatezza più serrati • Contratto con il fornitore (livelli di servizio, garanzie di riservatezza e rispetto del segreto professionale, di protezione dei dati, di collocazione dei dati, nomina a responsabile del trattamento, obbligo di informativa sulle variazioni tecniche, modalità di uscita) • Standardizzare i comportamenti!
- 29. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Legale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 29 22 ottobre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Legale RRiifflleessssiioonnii • OOggggii ssii ppuuòò ffaarree aa mmeennoo ddeellll’’iinnffrraassttrruuttttuurraa IITT ccoommee ttrraaddiizziioonnaallmmeennttee iinntteessaa?? • PPeerrcchhéé ddeevvoo mmaanntteenneerree uunn sseerrvveerr ddii ppoossttaa iinntteerrnnoo?? CChhee vvaannttaaggggiioo mmii ddàà?? LLaa vveerrssiioonnee oonnlliinnee ddii EExxcchhaannggee ccoossttaa 7788€€//aannnnoo ppeerr uutteennttee…… • CCoommee ffaarree llaa sscceellttaa ddeell ggeessttiioonnaallee??
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