1. Time Management
Für KMU und Privatpersonen
Roger Basler
Geschäftsführer und Inhaber astræus KMU Beratung
Geschäftsführer und Teilhaber WebComTV AG
Hinweis: Diese Publikation beinhaltet generelle Ausführungen und stellt keine
Beratung im konkreten Fall dar. Wir empfehlen Ihnen, fallspezifisch
professionellen Rat einzuholen, wenn der Inhalt dieser Publikation für Sie von
Bedeutung ist.
www.unternehmens-architekt.ch
www.unternehmens-architekt.ch 1

2. Roger Basler – Unternehmens-Architekt
Roger Basler hat als Betriebswirt mit internationaler
Fachrichtung im In- und Ausland zahlreiche Projekte
geleitet und betreut. Im Vordergrund standen dabei
das Management der Kommunikation, sowie der Aufbau
von kundenorientierten Organisationsstrukturen.
Seit seinem Studium an der Fachhochschule Solothurn
Nordwestschweiz, International Management (dipl.
oec), Betriebsökonom FH hat Roger Basler zahlreiche
Projekte im In- und Ausland (Holland, Spanien,
Deutschland, China, USA) in den Bereichen Operational
Management, Financial Management, Restrukturierung
und Unternehmenskommunikation begleitet.
Für weitere Informationen und Referenzen
besuchen Sie uns unter: www.unternehmens-
architekt.ch und www.webcomtv.ch
www.unternehmens-architekt.ch 2

3. Inhalt
1. Theorie
1. Eisenhower / Covay
2. Pareto Prinzip
3. Zeitfresser
2. Aus der Falle kommen
3. Gemeinsame Ansätze
4. Kleine Helfer
5. Wrap-Up
Extra: Zero Inbox
www.unternehmens-architekt.ch

4. Theorie: Paretoprinzip
Das Paretoprinzip, benannt nach Vilfredo Pareto (1848–1923), auch Pareto-
Effekt, 80-zu-20-Regel, besagt, dass 80 % der Ergebnisse in 20 % der
Gesamtzeit eines Projekts erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der
Ergebnisse benötigen 80 % der Gesamtzeit und verursachen die meiste Arbeit.
www.unternehmens-architekt.ch

5. Theorie: Eisenhower
www.unternehmens-architekt.ch

6. Theorie: Zeitfresser
1. Unklare Zielsetzungen
2. Keine Prioritäten
3. Versuch, zu viel auf einmal zu machen
4. Keine Vorbereitung auf Gespräche / Besprechungen
5. Unvollständige, verspätete Informationen
6. Suche nach Notizen, Adressen, Telefonnummern
7. Schlechte Tagesplanung
8. Überhäufter Schreibtisch
9. Unangemeldete Besucher
10. Unfähigkeit „Nein“ zu sagen
11. Mangelnde Kontrolle delegierter Arbeiten
12. Aufgaben nicht zu Ende geführt
13. Alle Fakten wissen wollen
14. Sofortiges Öffnen von E-Mails
15. Telefonische Unterbrechungen
16. Facebook / YouTube
17. SMS
18. Prokrastination (Aufschieberitis)
www.unternehmens-architekt.ch

7. Aus der Falle kommen
Kurzfristige Ansätze Langfristige Ansätze
 Prioritäten setzen  Tagesrhythmus kennen
 Bei Unklarheiten den  Zeifenster schaffen
Vorgesetzten fragen  Wochenplanung by Covey
 Delegieren (ausdrucken, priorisieren)
 Nein-sagen  Grosse Deadlines und Meilensteine
ins Outlook
 Outlook nutzen
 Wiederkehrende Fenster
 Täglich neue, wichtige Dinge
erfassen
 Krea-Pausen
 ToDo‘s abhaken, durchstreichen
 Tisch aufräumen
 Keine Post-it!
www.unternehmens-architekt.ch

8. Aus der Falle kommen
Leistungskurve
www.unternehmens-architekt.ch

9. Aus der Falle kommen: Wochenplanung
www.unternehmens-architekt.ch

10. Gemeinsame Ansätze
1. Wochenplanung machen im Outlook und mit Team absprechen
(Montagsmorgen)
2. Tasks und Deadlines sammeln und in Weeklys einbringen (nicht stören,
rausreissen)
3. Abends Tische aufräumen
www.unternehmens-architekt.ch

11. Kleine Helfer
www.unternehmens-architekt.ch

12. Schlusswort
Widmen Sie sich der wichtigsten Ihrer Aufgaben auf der Liste sofort, wenn Sie
Ihren Arbeitstag beginnen, für mindestens 90 Minuten. Halten Sie Ihre Tür
geschlossen, schliessen Sie Ihr Mailprogramm und stellen Sie das Telefon
stumm, sofern das möglich ist. Je mehr Ihr Fokus auf einer einzelnen Sache
liegt, desto mehr werden Sie erledigen, und desto höher wird die Qualität Ihrer
Arbeit sein. Wenn Sie fertig mit dieser Aufgabe sind, machen Sie eine Pause,
um den Akku wieder aufzuladen.
Ihre letzte und abschliessende Tätigkeit an jedem Abend sollte sein, sich ein wenig
Zeit zu nehmen - mindestens 15 bis 20 Minuten - um eine Bestandsaufnahme
zu machen, was an diesem Tag passiert ist. Legen Sie dann die wichtigsten
Ziele fest, die Sie am nächsten Tag erreichen wollen.
www.unternehmens-architekt.ch

13. Extra: Zero Inbox
Das Ziel:
 Ende der Woche jeweils 0 (zero) Mails in der Inbox zu haben. Das befreit und
schafft Platz.
Wie ist es zu erreichen? Mit 5 Regeln und 1 Setup:
1. Delete
2. Defer
3. Delegate
4. Respond (nicht mehr als 5 Sätze)
5. Do it
3 Ordner:
Erledigen
Archivieren
Nachfassen (warten)
www.unternehmens-architekt.ch

14. Fragen und Antworten
www.unternehmens-architekt.ch

15. Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Follow me on Twitter:
@rogerbasler
Weblogs:
www.rogerbasler.ch
www.rogerbasler.com
Blog.webcomtv.ch
vizify.com/roger-basler
www.unternehmens-architekt.ch 15