VidenDanmark seminar om Elektronisk Dokumenthåndtering og Enterprise Search Best Practice 2011. 31. marts 2011. Dan Thomsen fra Ibox, Scan Jour fortæller om Informationsrevolution i Udenrigsministeriet.

1. Information Management

3. Continuous and seamless information flows

4. Metadata management and semantic reconciliation

5. Data integration across the IT portfolio

8. Der er effektivitetsmæssige udfordringer fordi det er dyrt at finde og genbruge dokumentation

10. Overblik, over information på tværs af kilder

11. Enkel navigation i information

12. Kvalitet, ved at kunne overskue relevant information

15. Videnarbejdere kan ikke finde det de har

16. Det er svært at stille det rette spørgsmål

17. Informationer er spredt på tværs af systemer

18. Med hver deres måde at arbejde med informationer på

19. Med hver deres type af egenskaber og metadataStudier har vist, at videnarbejdere gennemsnitlig spilder op til 10 timer ugentlig på at søge efter informationer samt at duplikerer informationer. The Hidden Costs of Information Work IDC. April 2006

20. Informationer bliver gemt i forskellige typer af systemer, som hver for sig har forskellige evner til at håndtere eller ikke-håndtere metadata ? File Server Intranet ESDH Metadata Metadata

22. Fritekstsøgning fanger kun 33% af relevante informationer

23. Brugere der søger anvender ikke samme ord som forfattere* Kilde: BBC, Danish Broadcasting Corporation, Forrester, BT og Alta Vista

24. iBox infrastruktur iBox Server Struktureret iBox søgning på tværs af forskellige platforme Autoklassifikation ? File Server Intranet ESDH Metadata Metadata Bibliotekskort Bibliotekskort Bibliotekskort Bibliotekskort Central (meta) metadata model på tværs af platforme

25. iBox udnytter og håndtere eksisterende datastrukturer, samt anvender dette til effektiv klassifikation af ustrukturerede informationer Struktureret data Ustrukturerede information iBox Metadata Model ? Active Directory Industri Kunde ansvarlig Dokument type File Server ERP Kunder Kunde adresse ProjektType Projekt Kontor adresse SharePoint SQL Afdeling Forfatter Emne Rolle SharePoint Andet

26. iBox anvender unikt forskellige metoder for autoklassifikation for at få den mest effektive klassifikation Felt / Property iBox laver et bibliotektskortet på filen: ”Proposal ....” Industri Lokation Dokument type Kunde ansvarlig Relationer Kunde Titel: ”Proposal ....” Kunde adresse Projekt type Projekt Kontor adresse Afdeling Forfatter Emne Indhold Rolle Forfatter Forfatter

27. Tilbud Demo

28. Overblik Profil: Land: USA Industri: Pharma Selskab: Purdue Pharma L.P. er et pharmaceutisk selskab som er kendt for dens forskning og produkter inden for arbejdet med kroniske smerter. Hovedkontor er Stamford, Connecticut. Der er 1200 medarbejdere Den forretningsmæssige udfordring: Purdue havde besluttet at outsource deres kliniske forsøg. De havde således brug for helt nye forretningsprocesser for at kunne arbejde effektivt med dokumentationen www.purduepharma.com

29. Pharma valueChain Regulatory Affairs Clinical Trials Pre-clinical Development & Studies Research(Discovery) Marketing & Sales Manufacturing Phase I Phase II Phase III Submission Research & Development (R&D)

30. Hvordan Der blev afholdt workshops hos Purdue Pharma, hvor vi identificerede dokument flowet, udfordringerne og succeskriterier for, hvorledes informationer skulle klassificeres samt hvilke krav der var til informationssøgning Dernæst blev ved hjælp af deres kliniske projekt-databaser samt deres databaser over produkter og ingredienser lavet en samlet metadatamodel Kilder blev identificeres Der blevet lavet ”SQL views” der automatisk opdaterede iBoxen Auto-klassifikationen blev konfigureret og sat op Dette blev inkluderet i SharePoint site template, som bliver brugt til oprettelse af nye kliniske projekter Alle dokumenter bliver lagret i SharePoint, auto klassificeret af iBox og dernæst automatisk kopieret til dokumenthåndteringssystemet inkl. alle metadata Al søgning foregår via iBox Løsningen blev sat i drift og administreres 100% af Purdue Pharma Hele projekt har taget sammenlagt 3 måneder

31. Eksempler på deres krav: Userequirements for information management Give me all the final ICHdocuments, written in the last halfyearwhich have beenTransferred Give me all the 25% Data transfer documents from the StudyPAL9999orPUB9999 Give me all the Final Data Validation Plan from the last threemonths Give me the Final InformedConsentfor the studyOXY9999 Give me the latestStatistical Analyses Plan for the Projects: Palladone Analyses requirements for informations management Whatare all the study´swhere the ActiveIngredient ” oxycodoneHClcontrolled-release” is used Who has workedwithVendor Z in the last year and onwhichprojects What is the Final Approval Date for the Data Validation Plans for the OxyConton Project 17

32. Purdue Pharma – Relations in Model

33. Purdue Pharma – SharePoint

34. Purdue Pharma – SharePoint Folder Structure

35. Purdue Pharma – iBox Search

36. Purdue Pharma – iBox Search

37. Purdue Pharma – iBox Search

38. Purdue Pharma – iBox Search

39. Purdue Pharma – iBox Search

40. Fordele for Purdue Pharma* Fordi metadata bliver påført automatisk (op til 38 forskellige) skal Purdue ikke bruge tid på at opmarkere manuelt Fordi kvaliteten af den automatiske opmarkering er høj, bruger medarbejderne langt mindre tid på kvalitetskontrol Tidligere tog det Purdue op til en halv dag at lave et nyt klinisk projekt-site - det kan nu gøres inden for få minutter Purdue bruger automatisk notification, når nye dokumenter tilføjes et site, således at medarbejdere automatisk ved, når der er sket ændringer Den nye løsning kan spare uger og nogle gange måneder for Purdue, når de skal afslutte et klinisk projekt *Microsoft Case Study: “Federated Metadata Search Supports Pharmaceutical Firm’s New Business Model”

41. Hvad siger Purdue selv? “The iBox and SharePoint Portal Server solution makes our drug development model - and our business - practical. How do you measure the return on investment of that?” Anthony Sclafani, Assistant Director, Collaborative Business Solutions, Purdue Pharma “We can do things we simply couldn’t do before. We can access and review information in ways that were too time-consuming to contemplate without this solution.” Charles Willmer, Senior Director of Clinical Systems, Purdue Pharma *Microsoft Case Study: “Federated Metadata Search Supports Pharmaceutical Firm’s New Business Model”