Comunicación. Metodologías de trabajo que hacen equipo: kanbam (UZA)

1. Metodologías de trabajo
que hacen equipo:
kanban
Biblioteca de la Escuela Politécnica Superior_ bibepsh@unizar.es
IIJornadasdebuenasprácticasenatenciónausuariosyespacios

2. Aspectosadestacar
Mejora continua
Liderazgo
Flexibilidad
Respeto
Aceptación de cambios
Calidad garantizada

3. Elementosdelmétodokanban
Claridad de reglas del proceso
Visualización del flujo de trabajo
Gestión del flujo de trabajo
Metas asequibles
Seguimiento del tiempo
Mejora en equipo

4. HitosBibliotecaEPS&kanban Planificamos y
organizamos el trabajo
por objetivos
Planificaciones
trimestrales (por
períodos lectivos: 1C+
2C+ verano)
Los objetivos se
consensuan en las
reuniones
Cada objetivo tiene una
o varias tareas
asociadas y un
responsable
Incorporamos la figura de
“coordinador de mostrador”
(mensual)
Un auxliar de biblioteca.
Rotatorio.
Para mejorar la comunicación y
la coordinación.
Para implicar y aprovechar
talentos.
Promueve la asunción de
responsabilidades por parte
del personal.
Utiliza el InfoCoordina para
informar y comunicar.
Comenzamos con el
teletrabajo
Planificación individual de
tareas
Seguimiento y control
mensual a través de la
“ficha de proyecto”
Evolucionamos hacia la
planificación mensual
individual y de equipo
Incorporamos sistemática
método kanban
Desde
2008
Desde
2011
Desde
2013
Desde
2015

5. Herramientatrello
Desde
2011
Desde
2013
Desde
2015

6. Contexto
Equipo de trabajo Lugar de trabajo

7. Cada cual su opinión…
EnfrentarsealKanban
La semana
se me hace
corta
He acabado
mis tareas
He hecho
esto y
aquello y…
¡sin estrés!

8. Metodología
kanban

9. Metodología
Pre-kanban (Preparación kanban)

10. Metodología
Pre-kanban (Preparación kanban)

11. Metodología
Pre-kanban (Preparación kanban)

12. Metodología
kanban

13. Metodología
kanban

14. Metodología
Pos-kanban (Posterior kanban)

15. Autoevaluación

16. VentajaseInconvenientes
Metodología
kanban
• Rapidez
• Agilidad
• Intuición
• Flexibilidad
Trabajo
individual
• Tareas pendientes
• Pautas de trabajo
• Orden de tareas
• Organización de
tareas
Trabajo en
equipo
• Flujo de trabajo
• Fases de tareas
• Organización
• Planificación

17. VentajaseInconvenientes
Metodología
Kanban
• Tareas sin actualizar
• Tareas sin definir
Trabajo
individual
• ¿Sistema de control?
• Mucho control
• Perdida de tiempo
• Planificación mensual
de lado
Trabajo en
equipo
• Desajustes en las tareas
de equipo
• Problemas de tiempo
• Diferente disponibilidad
• Distintas prioridades

18. VentajaseInconvenientes Mejorar
comunicación
Reunión
mensual
Concreción
de tareas
Detallar tareas
Cuantificación
de tareas
Colorear
tareas

19. Conclusiones
Visibilidad de tareas
Mejora de la comunicación
Evitar duplicidad de tareas
Optimización de tiempos
Tangibilizar el trabajo
Eficiencia en el trabajo

20. Metodología
Pre-kanban (Preparación kanban)
Reunión mensual de equipo
Día y hora fijos:
último martes de cada mes
de 14:30 a 15:30 h
Balance trabajo equipo en
reunión mensual

21. Introducimos datos tarjetas en bd

23. 0:00:00
12:00:00
24:00:00
36:00:00
48:00:00
60:00:00
72:00:00
84:00:00
abr-16
may-16
Dedicación por procesos
(abril-mayo 2016)

24. Ejemplo gráficos para balance
0:00:00 12:00:00 24:00:00 36:00:00 48:00:00 60:00:00 72:00:00
Tareas trello mes enero 2016 (por procesos)
Espacios y equipamiento
No mapa procesos_Varios
Planificación estratégica_Calidad
Procesos BUZ_Subcomisión COALBE
Procesos BUZ_Subcomisión CI
Procesos BUZ_Subcomisión Comunicación 2.0
Gestión de la colección_BR
Gestión de la colección_e-libro
Gestión de la colección_Adquisiciones
Gestión de la colección_Duplicados+Donaciones
Gestión de la colección_Guara
Gestión de la colección_Dialnet
Gestión de la colección_Catalogación
Formación de usuarios
Comunicación y marketing

25. 0:00:00 24:00:00 48:00:00 72:00:00 96:00:00 120:00:00 144:00:00
Comunicación y marketing
Formación de usuarios
Gestión administrativa
Gestión de la colección_Catalogación
Gestión de la colección_Dialnet
Gestión de la colección_Guara
Gestión de la colección_Duplicados+Donaciones
Gestión de la colección_Adquisiciones
Gestión de la colección_e-libro
Gestión de la colección_BR
Procesos BUZ_Subcomisión Comunicación 2.0
Procesos BUZ_Subcomisión CI
Procesos BUZ_Subcomisión COALBE
Planificación estratégica_Calidad
No mapa procesos_Mantenimiento colección
No mapa procesos_Varios
Espacios y equipamiento
ene-16
feb-16
mar-16

26. Herramienta para gestionar proyectos tareas mensuales individuales