Surat dinas merupakan alat komunikasi penting antar instansi pemerintah yang berisi informasi resmi seperti pemberitahuan, penjelasan, dan permintaan. Surat dinas terdiri atas beberapa bagian utama seperti kepala surat, tanggal, nomor surat, lampiran, hal surat, alamat tujuan, salam pembuka dan penutup, tanda tangan, serta nama jabatan penandatangan. Surat dinas harus ditulis dengan bahasa yang jelas, ringk

1. SURAT
17 Februari 2021
Uu Suhardi

2. Jenis Surat
(berdasarkan kepentingannya)
1. Surat Pribadi
Surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi
2. Surat Niaga
Surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan usaha niaga
3. Surat Dinas
Surat dinas merupakan alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam
administrasi yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan, dan
lain-lain antar-instansi atau antara instansi dan perseorangan. Istilah dinas merujuk
pada kepentingan yang bersifat resmi atau formal.

3. Bagian Surat Dinas
1. Kepala surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal surat
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Pembuka surat
9. Isi surat
10. Penutup surat
11. Salam penutup
12. Tanda tangan
13. Nama jelas
14. Nama jabatan
15. Tembusan
16. Inisial

4. Format Surat Dinas

5. 1. Kepala Surat
Kepala atau kop surat biasanya berisi nama instansi atau badan usaha, logo, alamat lengkap,
nomor telepon, alamat faksimile, alamat website, dan alamat e-mail.
Singkatan nama resmi lembaga pemerintah, badan atau organisasi, serta nama dokumen
resmi yang terdiri atas huruf awal kata ditulis dengan huruf kapital dan tidak diikuti dengan
tanda titik. Jadi, penulisan “PT” atau “CV”, misalnya, tidak disertai tanda titik.
Salah:
P.T. Bank Rakyat Indonesia
CV. Wijaya Agung
Benar:
PT Bank Rakyat Indonesia
CV Wijaya Agung

6. 2. Tanggal Surat
Berfungsi memberitahukan waktu penulisan surat kepada pihak penerima surat.
Juga sebagai referensi bagi petugas administrasi dan kearsipan.
Tanggal harus ditulis lengkap dengan bulan dan tahunnya. Nama bulan tidak disingkat dan
tidak ditulis dengan angka. Angka tahun pun tidak boleh disingkat.
Di dalam kop surat biasanya sudah tercantum nama kota, jadi nama kota tersebut tak perlu
ditulis lagi di depan tanggal surat.
Salah:
16-08-2020
16 Agt 2020
16 Agustus 20
Jakarta, 16 Agt 2020
Benar:
16 Agustus 2020

7. 3. Nomor Surat
Berfungsi antara lain untuk mempermudah penyimpanan surat (pengarsipan)
dan sebagai alat referensi.
Kata “nomor” dapat ditulis lengkap dengan “Nomor” atau disingkat menjadi “No.”.
Jika penulisannya lengkap, “Nomor” langsung diikuti tanda titik dua, tetapi jika disingkat harus
diikuti dengan tanda titik, baru kemudian titik dua.
Tanda garis miring dalam penomoran tidak didahului dan tidak diikuti spasi.
Salah:
Nomor: 234/ B1/ N/ 2018
Nmr: 234/B1/N/2018
No: 234/B1/N/2018
Benar:
Nomor: 234/B1/N/2018
No.: 234/B1/N/2018

8. 4. Lampiran
Berfungsi memberi tahu penerima surat tentang sesuatu yang dilampirkan untuk melengkapi
surat. Dapat berupa surat jalan, salinan surat, kuitansi, dan sebagainya.
Kata “Lampiran” tidak perlu dicantumkan jika surat yang dikirimkan memang tidak menyertakan
lampiran. Dalam penulisan jumlah barang yang dilampirkan, jika bilangan yang menunjukkan
jumlah itu hanya terdiri atas satu angka, bilangan itu ditulis dengan huruf.
Salah:
Lampiran: 0
Lampiran: 2 (dua) berkas
Lampiran: 5 lembar
Lampiran: Dua puluh lima eksemplar
Benar:
Lampiran: Dua berkas
Lampiran: Lima lembar
Lampiran: 25 eksemplar

9. 5. Hal Surat
Hal atau perihal surat atau yang biasa ditulis “Hal” saja berisi pemberitahuan tentang tujuan
atau masalah pokok yang ditulis di dalam surat.
Pengisi hal surat hanya huruf awalnya yang ditulis dengan huruf kapital.
Penulisan hal surat sebaiknya singkat, jelas, dan menarik, maka jangan berbentuk kalimat,
tetapi berupa kata atau frasa.
Salah:
Hal: PENUGASAN
Hal: Undangan Rapat
Hal: Pimpinan mengundang rapat pada tanggal 24 November 2018
Benar:
Hal: Penugasan
Hal: Undangan rapat

10. 6. Alamat Tujuan
Alamat tujuan surat merupakan petunjuk langsung tentang pihak yang harus menerima surat.
Alamat itu mesti sama dengan alamat yang tertulis di sampul surat.
Penulisan alamat cukup diawali “Yth.” (dengan tanda titik) atau “Yang terhormat”. Tidak perlu ada kata
“Kepada” sebelum “Yth.” atau “Yang terhormat”. Jika orang yang dituju disertai gelar akademik, pangkat, atau
jabatan, misalnya “Kepala”, “Ketua”, dan “Direktur”, kata sapaan seperti “Bapak”, “Ibu”, atau “Saudara” tidak
diperlukan. Kata sapaan itu digunakan jika alamat yang dituju langsung mengacu pada nama seseorang.
Salah:
Yth Bapak Direktur PT Tempo
Yang terhormat Ibu Dra. Sonya Mirasantika
Yth. Saudara Jenderal Reza Maulama
Benar:
Yth. Direktur PT Tempo
Yang terhormat Ibu Sonya Mirasantika
Yth. Jenderal Reza Maulama

11. 7. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat kepada penerima surat.
Hanya huruf pertama dalam salam pembuka yang ditulis dengan huruf kapital.
Selain itu, salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.
Salah:
Dengan Hormat,
Dengan hormat.
Benar:
Dengan hormat,

12. 8. Pembuka Surat
Berisi pengantar tentang pokok masalah yang hendak disampaikan.
Juga berfungsi untuk menarik minat atau perhatian penerima surat.
9. Isi Surat
Isi surat, yang merupakan bagian inti dari sebuah surat,
mengungkapkan pokok masalah yang hendak disampaikan.
Bisa terdiri atas satu pokok masalah atau lebih.
Setiap pokok masalah sebaiknya diungkapkan dalam paragraf tersendiri,
jadi isi surat dapat terdiri atas beberapa paragraf.
10. Penutup Surat
Berfungsi untuk menyatakan bahwa surat telah selesai. Biasanya mengungkapkan harapan
atau ucapan terima kasih dari penulis atau pengirim surat.

13. Bahasa dalam pembuka, isi, dan penutup surat harus efektif.
Kalimatnya jelas, ringkas, tidak rancu, dan mengikuti kaidah bahasa.
Kata-kata yang digunakan adalah kata baku.
Penulisan kata, nama, tanggal, tempat, dan sebagainya harus tepat.
Tanda baca pun digunakan sesuai dengan aturan atau kaidah.
Salah (Pembuka Surat):
Menunjuk perihal pada pokok surat dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:
Benar (Pembuka Surat):
Menunjuk perihal surat, kami sampaikan hal-hal sebagai berikut.
Salah (Penutup Surat):
Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.
Benar (Penutup Surat):
Demikian kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan
terima kasih.

14. 11. Salam Penutup
Seperti salam pembuka, salam penutup merupakan tanda hormat kepada penerima surat.
Bedanya, salam penutup menjadi penanda selesainya maksud atau masalah yang
disampaikan.
Hanya huruf pertama dalam salam penutup yang ditulis dengan huruf kapital.
Salam penutup diakhiri dengan tanda koma.
Salah:
Hormat Kami,
Benar:
Hormat kami,

15. 12. Tanda Tangan
Tanda tangan merupakan pelengkap surat yang bersifat wajib.
Sebuah surat resmi belum dianggap sah jika belum ditandatangani pejabat yang berwenang.
13. Nama Jelas
Nama penanda tangan surat ditulis secara jelas di bawah tanda tangan.
Terkadang surat tidak ditandatangani oleh pimpinan, tapi oleh pejabat di bawahnya.
Untuk itu, lazim digunakan ungkapan “atas nama” atau bentuk singkatnya “a.n.” (bukan “a/n”).
Hanya huruf awal setiap unsur nama penanda tangan yang ditulis dengan huruf kapital,
tidak semua huruf. Nama ini juga tidak ditulis di dalam tanda kurung.

16. 14. Nama Jabatan
Nama jabatan merupakan identitas penanda tangan surat yang bersangkutan.
Antara nama penanda tangan surat dan jabatan tidak perlu diberi garis bawah.
Salah:
(tanda tangan)
Sonya Mirasantika
Direktur
(tanda tangan)
SONYA MIRASANTIKA
Direktur
Hormat kami,
(tanda tangan)
Alya Canda Jenaka
a.n. Direktur Personalia
Benar:
(tanda tangan)
Sonya Mirasantika
Direktur
Hormat kami,
a.n. Direktur Personalia
(tanda tangan)
Alya Canda Jenaka
Sekretaris

17. 15. Tembusan
Ada kalanya sebuah surat dinas menggunakan tembusan, yang berfungsi memberitahukan
kepada penerima surat bahwa surat yang sama dikirimkan juga kepada pihak lain.
Dalam tembusan, tidak perlu dicantumkan kata seperti “Yang Terhormat” dan “Bapak”, tapi
cukup nama jabatan yang bersangkutan.
Salah:
Tembusan:
1. Kepada Yth. Ibu Menteri Keuangan
2. Kepada Yth. Bapak Menteri BUMN
Benar:
Tembusan:
1. Menteri Keuangan
2. Menteri BUMN

18. 16. Inisial
Inisial atau sandi adalah kode pengenal berupa
singkatan nama pengonsep dan pengetik surat.
Gunanya untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat,
sehingga—jika ada kesalahan atau kekeliruan—pimpinan dapat mengecek
kepada pihak yang bersangkutan.

19. TERIMA KASIH