As presented on 21 May 2021 at the "Assises des Archives" session for french-speaking Belgian archivists. Subject: the pooling of resources in (audiovisual) digitisation, as illustrated by the subject of the digitisation of lacquer and shellac disks in the meemoo project 'Wave 5', executed 2017-2020.

1. La mutualisation: un avantage réel
L’exemple de la numérisation des disques laque et shellac par meemoo.
Brecht Declercq – Assises des Archives – 20 mai 2020

2. Le défi
 Ca. 47.750 faces de disques laque et shellac à numériser 2017-2020
 Originaires de / gérées par 16 organisations flamandes:
10 archives: 3250 # / 7%
2 musées: 290 # / 1%
3 bibliothèques du patrimoine: 2010 # / 4%
1 radio-télévision public (VRT): 42.200 # / 88%
 ca. 79% shellac - 21% laque

3. Facteurs décisifs
• Fragilité des disques: transport
difficile!
• Prédominance totale de la collection
de la VRT
• Disponibles à la VRT:
• expertise en matière de numérisation
• équipement: studio, platines, logiciel, …
• techniciens / opérateurs
• … mais pas suffisants vu le
calendrier et la quantité !

4. Approche meemoo normal
 Chez un prestataire
Choisi par un appèl d’offres
Selon spécifications établis en coordination
avec les partenaires
Prix établie par l’offre gagnant
 Par l’equipe du prestataire
 Avec l’équipement du prestataire
Approche pour les disques
 Chez la VRT
Réduction de risque de transport!
 Par une équipe mixte: VRT + prestataire
Choisi par un appèl d’offres
 Avec équipement fourni par
VRT (disques laque)
Prestataire (disques shellac)
 selon spécifications techniques + division des
responsabilités convenues pour les 2 parties
 compensation basée sur le marché pour les 2
parties
L’approche de la numérisation choisi

5. Les avantages – les conclusions
LES AVANTAGES :
 Processus transparent, haute qualité
 Coût avantageux grâce au fortes économies
d'échelle
 Coopération public-privé: combinaison
expérience et équipements existants
Complémenté par le meilleur service offert
par le marché
Numérisation effective et efficace,
dans les limites objectif, calendrier et
budget
LES CONCLUSIONS :
Meemoo: une construction unique, mais la
coopération est également avantageux sans
coordination centrale
• Même s'il y a différences entre partenaires
• Accords sur spécifications techniques sont
toujours possibles
• ‘Achat groupé’ de services de numérisation
• pas nécessairement permanent, temporaire aussi
possible
• plus le groupe est grand, mieux c'est, mais même
de petites collaborations peuvent rapporter de
grands avantages
• évitez rigidité exagéré, élaborez une construction
qui vous convient
• néanmoins: bons accords font bons amis

6. Brecht Declercq
brecht.declercq@meemoo.be