Pmi한국챕터 제5회국제컨퍼런스 2017.5.19

1. PMI South Korea Chapter Conference 2017
칸반을 활용한 업무프로세스
혁신 실천법과 적용사례
신철민 shincm@deprogworks.com
디프로그웍스(주) 대표/컨설턴트
Atlassian User Group Seoul Leader

2. 현실에서 수행하는 업무
A/S
납품
재고
관리
사업관리
(영업)
재무,
회계
업무
지원
프로젝트
관리
고객관리
제품
관리
QA
마케팅 SW개발

3. 업무수행시 겪는 어려움
왜
제대로 하려면
업무를 잘 아
는 사람한테
물어봐야만 할
까?
업무수행 매뉴얼
있으면 뭐하나
실제로는 다 수작
업인데
엑셀….
혼자 사용할 때는
최고지만
여럿이서 협업할 때는
최악이네
보고서
작성 안하고
살 수 없을
까? Google Docs, Office 365 사용자는 예외

4. 하지만 공통점이 있음! SW개발
A/S
납품
재고
관리
사업관리
(영업)
재무,
회계
업무
지원
프로젝트
관리
고객관리
제품
관리
QA
마케팅
프로세스 & 협업

5. ★ ★ ★ 업무혁신을 이루기 위한 핵심 실천법 ★ ★ ★
1. 시각화 2. 시스템화 3. 체화
눈에 보이게 하라! 손에 잡히게 하라! 몸에 익숙하게 하라!

6. 눈에 보이게 하라!
1. 시각화 2. 시스템화 3. 체화
손에 잡히게 하라! 몸에 익숙하게 하라!
★ ★ ★ 업무혁신을 이루기 위한 핵심 실천법 ★ ★ ★

7. 1. 시각화 2. 시스템화 3. 체화
눈에 보이게
하라!
손에 잡히게
하라!
몸에 익숙하게
하라!

8. 1. 시각화 눈에 보이게 하라!
Overview

9. 지식
노하우
불평불만
작업절차
규칙(룰)
…
나만 알고 있어야지

10. 프로세스를 표현하기 위해 그동안 사용해왔던 방법들

11. 프로세스를 표현하기 위해 그동안 사용해왔던 방법들
일관성이 없음 !!!

12. BPMN이라는
국제표준
프로세스 표기법이 존재
(사람들이 잘 모르고 있을 뿐)
Business Process Model and Notation

13. 보는 것 만으로 이해가 가능한
(readily understandable)
프로세스 표기법을 제공
비즈니스 프로세스를
만드는
비즈니스 분석가(BA)
비즈니스 프로세스를
구현하는
개발자
비즈니스 프로세스를
관리하고 모니터링 하는
관리자(IT/Infra)
기술을 모르는
고객

16. 프로세스 표기법 발전사

17. Top-down (Decomposition)

18. BPMN을 그릴 수 있는 도구
무료!
뽑아쓰기 ^^b
유려한 그림
오픈소스 (MIT License)
형식보다 내용에 집중하게 해줌
가볍고 빠름

19. BPMN으로 표현했다고 끝나는 것
이 아닙니다!
리뷰를 반드시 해야 합니다!
리뷰관점 :
레벨링이 맞는가?
용어표준, 표현패턴과 맞는가?
기존 프로세스 자료와 상충되지 않
는가?
재사용하기 쉽겠는가?
…

20. 1. 시각화 2. 시스템화 3. 체화
눈에 보이게
하라!
손에 잡히게
하라!
몸에 익숙하게
하라!

21. 2. 시스템화 손에 잡히게 하라!
Overview

22. workflow
BPMN을 그대로 JIRA Workflow로 사용이 불가능
Event, Parallel Gateway 표현불가!

23. JIRA Workflow에 맞는 방식으로 프로세스 표현을 변환!
workflow

24. Workflow
Kanban
Dashboard
Issue Type CustomField
Screen
Project (Scheme Setting)

25. 구현시 이해하면 도움이 되는
JIRA의 계층구조
(관리자 모드)

26. Kanban으로 구현하면 사용자가 실제로 손에 잡히는 느낌을 받는 것이 가능

27. 구슬이 서말이라도 꿰어야 보배
단순히 Raw 데이터만 쌓는 것은
소용없음
Visualization을 통해 통찰 도출!
But…

28. JIRA Dashboard Gadget의 근본적인 한계?!
값 합계 불가!!!!!!
(수량 필드 합계가 필요한데?)
차트 종류가 절대 부족!!!!
(엑셀에서는 그려지는데?)
…
난 그냥
JIRA 느낌이 나는게
별론데?
(나한테 맞춰줘)
높으신 분
눼눼…
아무렴요

29. JIRA 탈출의 3가지 방법

30. 좋은 것은 나눠야 기쁨이 배가 됩니다!

31. 1. 시각화 2. 시스템화 3. 체화
눈에 보이게
하라!
손에 잡히게
하라!
몸에 익숙하게
하라!

32. 3. 체화 몸에 익숙하게 하라!
Overview

33. 시각화한 프로세스에 대해 서로 이야기
(불필요한 작업, 비효율을 없앨 수 있음)
(새로운 개선 아이디어가 떠오름)
JIRA로 구현한 프로세스 내용에 대해 서로 이야기
(노하우, 통찰 공유) à 발전방향 도출
프로세스는 사람 사이의 의사소통의 도구일 뿐!
(사람을 바라보아야 함)

34. 여러 사람이 협업하는 경우
표준화된 방식이 필요
(표준이 없으면 의사소통 비효율 발생)
표준화를 정착시키기 위해서는
강력한 스폰서의 도움이 필요
(CXO레벨의 스폰서가 Top-down으로 추진)

35. 교육, 실제 사용을 통해 문화로 정착
(너무나 당연한 것으로, 없는 것을 상상하기 힘들 정도가 되도록)
누구도 예외가 되어서는 안됨
(빠져나갈 수 없도록 철저하게 이행하도록 하는 것이 필요)
프로세스에 변화가 없다는 것은 죽었다는 것을
의미
(활발히 사용되는 프로세스라면 최소한 6개월에 한 번은 변화가
있어야 하는 것이 정상!)
작은 승리와 성공의 법칙!
(Small Wins Strategy – Karl Weick)
(조직에 성공의 경험을 파급)
(3의 법칙도 활용)

36. 실제 적용사례

37. 요구사항은 PPT로 작성
아이템관리는 Excel로
수행
개선 대상 프로세스 : SW 유/무상 서비스
이해관계자 5명 이상
PPT, Excel 사용으로 정보
공유 문제 심각했던 상황
실제
적용
사례

38. 최초 BPMN 으로 작성했던 프로세스
(무작정 열심히 모델링)
à 이렇게 하시면 안됩니다!
핵심 Activity만 남겨서
최적화한 프로세스
à 이렇게 하셔야 합니다!
à 하루 아침에 되진 않습니다
(부단한 연습이 필요)
실제
적용
사례

39. 빨간펜은
나의 친구!
실제
적용
사례

40. JIRA Workflow와 칸반 구현을 감안해서 변환한 프로세스 도출
실제
적용
사례

41. 최초시도 실패
Why ?
JIRA Workflow사용
매우 복잡한 프로세스
(도대체 어려워서 못써먹겠다는 피
드백 받음)
2차 시도 성공
Why?
칸반사용-직관적UI
핵심 Activity만 남김
실제
적용
사례

42. Real time으로 프로세
스를 흐르는 데이터를
바라볼 수 있게 됨
현재 상황에 대한 정확
한 파악이 가능
고객별, 납품처 별 경향
에 대한 통찰을 얻음
실제
적용
사례

43. 프로세스가 눈에 보이고
어느 팀에서 무슨 일을 하는지,
어떤 아이템이 처리중인지 보이
니까 좋네요.
고객에게 배포되는
버전관리 프로세스도
만들어 주세요
그것이
보이는 프로세스
손으로 만져지는
프로세스의 힘이죠!
그러면 프로세스
시각화부터 시작해
볼까요?
실제
적용
사례

44. A
4.5
A
5.0
B
3.0
C
1.0
제품별, 버전별로 모두 다른 요구사항 문서
모두 다른 아이템 관리 문서
심지어 자료가 저장된 저장소도 다 다름
(SVN, TFS, 공유폴더)
요구사항 문서, 아이템 관리 :
오직 한군데서만 작성/관리
모든 제품 동일한 포맷
실제
적용
사례

45. 한번의 성공이 또 다른 성공을 낳는 선순환 시작!
(단순해진 업무처리로 팀간 커뮤니케이션 오류 감소)
전담조직 위상 승격 : QA ▶ PI
(부속조직에서 정식팀으로 분리독립)
(지속적 활동 기반 확보)
시스템을 통한 업무처리문화가 자리잡음
(업무 활동으로 인한 모든 산출물과 과정을 시스템에 남기게 됨)
커뮤니케이션 효율화로 생산성 향상
실제
적용
사례

46. Wrap up

47. 업무혁신을 이루기 위한 핵심 실천법 – 좋은 점
이해하기 쉬움
배우기 쉬움
국제표준!
좋은 의사소통 도구
(기술에 문외한인 고객에게까지도)
좋은 무료 작성 툴
사용가능
샘 솟는 개선 아이디어들!
상황파악을 위해
담당자에게 일일이
물어보지 않아도
그냥 보면
내용 파악이 가능
(커뮤니케이션 효율 향상)
마치 물과 같은 유연성
(어떤 업무에도 맞추는 것이 가능)
사용하기 쉽고
관리하기 쉬움
(기술적 난이도가 낮음)
오픈 시스템
(타 시스템 연동 용이)
활발한 플러그인 생태계
강력한 기능에 비해
합리적인 라이선스 정책
및 가격
(오로지 유저수로만 구별)
1. 시각화 2. 시스템화 3. 체화

48. 업무혁신을 이루기 위한 핵심 실천법 – 주의할 점
목표를 분명히 !
문서를 위한 문서 (X) !!
레벨링 문제
(각 액티비티의 일관성 유지)
더 없앨 수 있는
액티비티가 남아 있는가?
누가(who) 하는지 명시!
너무 복잡한 표현을
사용하지 않았는가?
(쉽게 이해가능해야 함)
사람들이 좋아하는가?
(읽을 사람을 고려해야 함)
In House !!
(전담조직과 강력한 스폰서십)
(자체적인 관리 능력 보유 필요)
BPR 실패요인 50~70%
‘프로세스 시스템이나 방법을
사용하다가 발생하는 문제들을
그 안에서 해결하는 것이 아니
라 자신들이 편한 엑셀을 사용
한다!’
(깨진 유리창 이론)
(예외 없는 적용… 굉장히 어려움)
프로세스가 변경없이 너무
오래 사용되고 있지 않은가?
(6개월 이상 방치되면 이상징후)
Silver bullet은 없음!
복잡하고 배우기 어려우면
차라리 시스템이 없는 것이 나음!
칸반 사용시 적당한 칼럼의 개수
6~8
Visualization 제약 극복
필요
(자유를 원하면 JIRA에서 벗어나야 함)
발음에 유의해야 함
(별도 명칭을 부여하는 것이 좋음)
SW관련 조직만을 위한 것이
아님!
1. 시각화 2. 시스템화 3. 체화

49. 지속의 필요성
데밍 사이클
(PDCA 사이클)
한 번의 개선활동으로
끝나서는 안됨!
개선활동을 업무표준으로 정착시켜
내재화하는 과정의 반복을 통해
업무 수행 수준 향상을 이룰 수 있음!

50. 업무 혁신 실천법의 효과
사람의
머릿속 지식을
시스템에 축적
(사람의존극복)
업무수행
수준
상향 평준화
엑셀지옥
탈출
리얼타임
업무수행
살아있는
업무
프로세스
시스템을
통한
업무수행
업무
생산성
향상

51. 한 번 해보고 싶은 생각이 드십니까?
실천 해보시면 효과를 느끼실 수 있습니다!
1. 시각화 2. 시스템화 3. 체화
눈에 보이게
하라!
손에 잡히게
하라!
몸에 익숙하게
하라!