Compras como sistema

2. El sistema consta de tres módulos:
 El módulo de pedidos.
 El módulo de seguimiento de
compras.
 El módulo de estadísticas y control
de gestión de compras.

3. Módulos de pedidos
 Actualización del plantel de compradores.
 Actualización de rubros de compras.
 Actualización de posibles oferentes por
rubro y/o artículo (según codificación
adoptada en el sistema de stock).
 Actualización de proveedores (Integración
con Cuentas a Pagar).
 Asignación de rubros a compradores.
 Definición de sectores (departamentos,
gerencias, obras, etc.) habilitados para la
emisión de solicitudes de compra.

4.  Definición de los niveles de
autorización según el monto de las
compras, la etapa en el proceso de
compra y el sector solicitante.
 Rubros/artículos de compra
habilitados para cada sector.
 Categorización de las solicitudes
de compra según el tipo de
suministro y el proceso de compra
posterior.

5.  Carga de solicitudes de compra, por sector,
con la posibilidad de ingresar ítems
codificados y/o no codificados. Posibilidad de
sugerir proveedores. Por cada ítem se podrá
ingresar información tal como: rubro al que
pertenece, cantidad solicitada, fecha de
entrega, lugar de entrega (sector solicitante o
depósito), imputación contable, plan de
inspecciones, indicando si se adjunta
información técnica adicional. Para el caso de
Pedidos de Emisión, será obligatorio informar
proveedor y precio unitario.

6. Los detalles de las solicitudes
de compra podrán ser
cargados utilizando un criterio
de estructuración de títulos y
subtítulos, los cuales podrán
mantenerse en los pedidos de
cotización y la orden de
compra.

7.  Preasignación de solicitudes o grupos de
solicitudes a compradores. El sistema
ofrecerá una preasignación teniendo en
cuenta la carga de trabajo en función a las
solicitudes de compra pendientes por cada
comprador. No obstante, esta
preasignación podrá ser cambiada a
criterio del usuario supervisor encargado
de la asignación.
 Asignación definitiva del comprador.

8.  Preparación para el llamado a cotización por
comprador. El sistema le presentará a cada
comprador las solicitudes que le fueron
asignadas y que aún no ha sido cotizadas.
Para agilizar el armado del llamado a
cotización, el sistema agrupará los ítems por
rubro. El comprador seleccionará los ítems
que desea tratar, mientras que el sistema, en
forma automática, mostrará los posibles
oferentes clasificando primero a los actuales
proveedores y luego al resto

9. Cantidad
Fecha de Entrega
Lugar de Entrega
•Generación de los pedidos de
cotización. El sistema generará los
pedidos de cotización a oferentes
seleccionados. El comprador podrá
variar las condiciones iniciales de la
solicitud de compra (o grupo de
solicitudes):

10. Fecha límite de presentación de oferta
Hora
Lugar de presentación
Si se debe entregar en sobre cerrado
Si debe ir la oferta económica separada
de la oferta técnica
La cantidad de copias a presentar
La forma de Pago (optativa)
La moneda de cotización
Del mismo modo deberá asignarle a cada
pedido de cotización datos generales como :

11. A continuación el sistema procederá a imprimir los pedidos
de cotización para los oferentes seleccionados.
 Recepción de las cotizaciones. Se cargarán las
cotizaciones enviadas por los oferentes. Para niveles de
compra menores (a definir) el sistema permitirá incorporar
ofertas telefónicas. La cotizaciones podrán incluir
bonificaciones y plazos de entrega globales (pudiéndose
ajustar para ítems específicos), forma de pago, lugar de
entrega, tiempo de mantenimiento de oferta y
observaciones. Será indispensable la equivalencia de
ítems entre pedido de cotización y cotización para su
correcto proceso de comparación.
 Comparativa. El sistema armará comparativas. Podrán
utilizarse los siguientes criterios de comparación:

12.  Criterio económico puro. Precio unitario menos
bonificaciones.
 Criterio económico/financiero. Para este caso el
sistema calculará el precio unitario deduciendo las
bonificaciones más el beneficio financiero obtenido
en la forma de pago cotizada a una tasa diaria
informada al sistema.
 Criterio con análisis de entrega. Permitirá combinar
cualquiera de las anteriores opciones, pero aplicado
sólo a los oferentes que cumplan taxativamente con
las condiciones de entrega (plazo y lugares)
solicitados en el pedido de cotización.

13.  Preadjudicación/Adjudicación. En base al
ranking obtenido por la comparativa y
teniendo en cuenta los niveles de
autorización, el/los usuarios
correspondientes podrán preadjudicar o
adjudicar electrónicamente. Las
adjudicaciones y preadjudicaciones podrán
ser parciales por ítem y/o cantidad. Las
preadjudicaciones podrán ser sobre varios
oferentes, lo que representa entrar en una
etapa de renegociación.

14. Como variantes al esquema de compras
básico será posible lo siguiente :
 Emitir Ordenes de Compra Abiertas. Estas
serán producto de una negociación donde
los pedidos de cotización aclararán tal
situación a través leyenda particular,
indicando cero en la cantidad y donde se
mencionará el tiempo solicitado para la
vigencia de la futura Orden de Compra.
 Emitir Ordenes de Compra automáticas a
través de ciertas solicitudes de compra
teniendo en cuenta los niveles de
autorización correspondiente.

15.  Emitir Ordenes de Compra para plazos de
tiempo prolongado, con un consumo
previsto mensual. En estos casos los
pedidos de cotización se harán por las
cantidades mensuales previstas, indicando
el plazo (en meses) durante el cual estará
vigente la futura orden de compra.
 En todos los casos las Ordenes de Compra
deberán ser autorizadas por el/los usuarios
correspondientes

16. Módulos de seguimiento de
compras
Tiene las siguientes características :
 Envío (magnético) de copias de las Ordenes de
Compra a sectores no conectados al equipo
central. Los sectores conectados ON-LINE al
equipo central dispondrán de las Ordenes de
Compra según los niveles de acceso definidos.
 Ingreso de los resultados de las inspecciones.
 Aprobación de las inspecciones. Habilitación
para la recepción.

17.  Cumplimiento de entrega en depósito o
sector solicitante. Emisión del comprobante
interno de recepción de los ítems recibidos.
Actualización del stock o aceptación de
ítem para control de calidad (integración
con sistema de Stock). Control de la
cantidad según la orden de compra.
Posibilidad de aceptar por encima de lo
previsto de acuerdo al porcentaje
estipulado en la Orden de Compra.
Descuento de lo aceptado del pendiente de
entrega.

18.  Control y recepción de factura (integración con
cuentas a pagar). Verificación de las cantidades
facturadas versus las entregadas, verificación
de los precios unitarios, verificación de las
condiciones de pago, bonificaciones y anticipos.
 Es preciso destacar que el sistema permitirá
emitir revisiones de solicitudes de compra y
órdenes de compra. Esta característica tiene
dos elementos de definición importantes :
 Cada revisión emitida reemplaza a la anterior.
 Se podrán emitir revisiones sólo sobre ítems
pendientes de cumplimiento, no pudiendo variar
las condiciones sobre los cumplidos en forma
total o parcial.

19. Módulo de estadísticas y
control de gestión
Posee las siguientes características :
 Ranking de compras periódicas por proveedor,
rubro, ítem, sector solicitante.
 Tiempo promedio entre compras de un mismo
rubro o ítem.
 Evolución del volumen de compra mensual
por ítem para un período. Comparación contra
stock promedio mensual (integración con
sistema de stock).
 Tiempo promedio de tratamiento de solicitudes
de compra por comprador y total.

20.  Volumen de carga de trabajo (solicitudes de
compra y/o ítems) por comprador para un
período determinado.
 Tiempo promedio transcurrido entre el
pedido de cotización y la emisión de la
orden de compra por comprador y total.
 Análisis de desvíos en el cumplimiento de la
orden de compra por proveedor en
cantidades versus fecha de entrega.
Tiempo promedio de cumplimiento
ponderado en monto.

21.  Análisis de tiempos reales de
financiamiento por proveedor, entre el
cumplimiento de entrega y el pago de la
factura (integración con sistema de
cuentas a pagar).
 Información de pagos pendientes a
Administración Financiera según plazos
de entrega y condiciones de pago
(integración con sistema de
administración financiera).