O documento descreve o que é o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), seu objetivo de modernizar o cumprimento de obrigações acessórias de forma digital, e seus impactos nas empresas. O SPED exigirá atualizações tecnológicas, capacitação de funcionários, e adaptações nos processos de negócios e comunicação para o novo ambiente totalmente eletrônico.
1. CARTILHA SPED BRASIL
INTRODUÇÃO
O que é SPED
Muitos já ouviram falar do Sped, mas poucos sabem que serve e qual o seu objetivo. Para
esclarecer essas dúvidas, criamos a Cartilha Sped Brasil, que vai ajudá‐lo a entender nova
ferramenta do Governo Federal. O Sped, no âmbito da Receita Federal, faz parte do Projeto de
Modernização da Administração Tributária e Aduaneira (PMATA). Foi incorporado ao
Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) do Governo Federal em 2007. O Objetivo
principal é o de modernizar o atual modelo de cumprimento das obrigações acessórias,
transmitidas pelo contribuinte ás administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores. Utiliza‐
se d certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos. Deste modo,
garante a validade jurídica dos mesmos em forma digital.
Na pratica, os contribuintes deixam de repassar as informações a cada um dos fiscos, e em
forma de papel. Eles passam a enviar tais informações por sistema digital online. Os arquivos
comporão uma base de dados única e compartilhada pelo fisco e órgão autorizados. O
Governo Federal, os estados e as instituições poderão acessar diretamente o sistema para
obter as informações desejadas.
O Sped garante o beneficio de redução de custo e agilidade do processo, combatendo
possíveis erros fiscais que uma empresa possa cometer, seja por descuido ou por falta de
conhecimento. O Sistema é composto de vários subprojetos: Sped Contábil, Sped Fiscal e Nota
Fiscal Eletrônica Nacional, Nota Fiscal Nacional de Serviços, e‐Lalur, CT‐e, Central de Balanços.
O sistema será obrigatório em empresas a partir de janeiro de 2009. Fará parte do cotidiano de
órgãos públicos e privados. Nas próximas páginas apresentamos um resumo geral de novo
sistema, sua finalidade e campos de atuação, alem de uma série de perguntas e respostas.
Esperamos que esta cartilha possa trazer esclarecimentos e auxiliar neste importante
momento de mudança.
O Sped (Sistema de Escrituração Digital) foi instituído em 2007 e consiste na modernização da
sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelo contribuinte as
administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando‐se da certificação digital para
fins de assinatura dos documentos eletrônicos. Garante, assim, a validade jurídica apenas na
sua forma digital.
A implantação do sistema, totalmente novo no País, gerará benefícios tanto para o
contribuinte quanto para a Receita. O Governo passará a ter maior controle sobre as
informações prestadas. O Contribuinte entregará suas obrigações acessórias com mais
eficiência. Sem contar a redução de custos pela não utilização de papéis.
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2. Os principais objetivos são:
• Promover a integração dos fiscos, mediante a padronização e
compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as
restrições legais.
• Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes,
com estabelecimentos de diferentes órgãos fiscalizadores.
• Tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do
controle dos processos, a rapidez no acesso as informações e a fiscalização
mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica.
Dentro de cada área – Fiscal, Contábil e Nota Fiscal Eletrônica‐, o Sped tem o objetivo de
tornar os processos mais eficientes, o que beneficiará os usuários com tempo e ganho de
produtividade.
A MUDANÇA COM A CHEGADA DO SPED
O Sped constitui uma nova era para todas as empresas, sem distinção. É possível afirmar isso
porque os impactos serão sentidos em todas as áreas – desde a infra‐estrutura tecnológica,
passando pelos processos, pela comunicação e pela evolução cultural das pessoas. A seguir
detalhamos algumas das áreas diretamente impactadas pelo cenário do Sped.
Tecnologia de informação e Comunicação.
Atualização dos sistemas das empresas e implementação de novas soluções para a geração dos
arquivos magnéticos definidos pelo Sped. Alem disso, as empresas terão que preparar a sua
infra‐estrutura de telecomunicações para garantir um ambiente adequado ao volume de
informações que serão transmitidas/recebidas na comunicação com os fiscos.
Infra‐Estrutura Física
No novo cenário, totalmente eletrônico, as empresas terão, eventualmente, que revisar a sua
infra‐estrutura física para a adequação às diversas situações que podem ocorre, como, por
exemplo, a aquisição de novos computadores para os pontos de recebimento de notas; a
oferta de um local para a instalação de equipamentos para o armazenamento dos dados
eletrônicos, etc.
Pessoas
O Sped promove a quebra de alguns paradigmas, como, por exemplo, o manuseio das notas
fiscais em papel, recebimento de uma nota cobrir a entrada da mercadoria e a entrega de
varias obrigações fiscais. Por este motivo, as pessoas envolvidas nestes processos serão
diretamente impactadas pelas mudanças do Sped, o que levará as empresas a investir em
capacitação para que todos tenham o perfeito entendimento do novo cenário. O Sped exigirá
uma mudança cultura nos profissionais, em seus processos de trabalho e em sua visão sobre o
negocio das empresas.
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3.
Comunicações
Como o Sped envolve várias áreas de negócios, as empresas terão que se preparar para o
processo tenha uma comunicação eficiente, garantindo, desse modo, o fluxo das informações,
e, conseqüentemente, o atendimento ao Sped por completo.
Legislação
No cenário do Sped, os fiscos (Federal, Estadual e, futuramente, Municipal) pretendem
integrar os processos fiscal‐tributários no País, gerando a possibilidade da redução e
simplificação das legislações existentes. Além disso, mantendo‐se esta tendência, o número de
obrigações fiscais será reduzido, gerando um ambiente de negócios melhor para as empresas.
Processo de Negócios
Diante dos pontos mencionados nas dimensões anteriores, fica claro que o Sped promove
impactos diretos em diversos processos de negócios das empresas, como, por exemplo, no
faturamento (passa a ser eletrônico), no recebimento das notas fiscais (que pode ser também
eletrônico), no atendimento das obrigações fiscais, entre outros.
Multas e Implicações
Multa de 1% da Receita Bruta
Suspensão cadastral junto a RFN e SEFAZ
Entraves de fiscalizações em andamento e novas atuações
Art. 10. A não apresentação da ECD no prazo fixando no art. 5º acarretará a aplicação de multa
no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) por mês‐calendário ou fração.
Assim, a previsão para não entrega do Sped Contábil (ECD) suprirá a IN86. A mesma estará
sujeita a penalidade pela não entrega dos arquivos magnéticos abaixo citados:
• Desatender a forma de apresentação: 0,5% da receita bruta no período exigido.
• Omissão e/ou incorreções das informações: 5% do valor da operação (até 1% da
receita bruta).
• Atraso na entrega: 0,02% da receita bruta por dia de atraso (até 1 da receita bruta).
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4.
Fiscalização: Passado e Futuro
Mudança no modo de Atuação do Fisco
PASSADO Hoje/Futuro
Repressiva Preventiva
Isolado Integrado
Auditar Passado Acompanhar o Presente e Projetar o Futuro
Estabelecimento Empresa
Conferência Manual Auditoria Eletrônica
Poucas Fontes Múltiplas Fontes
Amostragem 100% das Operações
Provas em Papel Provas Eletrônicas
Fiscalização em Loco Fiscalização à Distância
Generalista Especialista
O Sped Contábil é a escrituração contábil eletrônica dos seguintes livros:
• Livro Diário e seus auxiliares se houver.
• Livro Razão e seus auxiliares se houver.
• Livro Balancetes Diários, balanços e fichas de lançamentos comprobatórias dos
assentamentos neles transcritos.
Por meio de seus sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital no formato
especificado no anexo à Instrução Normativa RFB nº 787/07, disponível no site da Receita
Federal, menu Legislação;
DESENHO
Este arquivo é submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), fornecido para download
pelo Sped, O programa permite extração, gerenciamento, assinatura digital, registro na junta
comercial, transmissão e armazenagem dos arquivos a serem enviados ao Sped.
Quem está obrigado ao Sped Contábil?
Segundo a instrução normativa RFB nº 78, de 19 de novembro de 2007, o Sped Contábil entra
em vigor em janeiro de 2008 para todas as empresas sujeitas a acompanhamento econômico‐
tributário diferenciado (lucro real), devendo ser declarado os fatos contábeis corridos a partir
de 1º de janeiro de 2008 para entrega em até junho de 2009. As outras pessoas jurídicas
deverão aderir ao sistema a partir de 1º de janeiro de 2009.
O Sped Fiscal é a escrituração fiscal digital. Em meio magnético, ele contém um conjunto de
escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos dos
Estados e da Secretaria da Receita Federal.
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5.
A partir de sua base de dados, a empresa deverá gerar um arquivo digital de acordo com o
leiaute estabelecido em Ato COTEPE, informado todos os documentos fiscais e demais
informações referentes ao período de apuração dos impactos ICMS e IPI. Este arquivo deverá
ser submetido à importância e validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA), fornecido
pelo Sped.
O programa tem outras funcionalidades. Entre as quais, digitação, alteração, assinatura digital
do EFD, transmissão a exclusão de arquivos, geração de copia de segurança e restauração.
DESENHO
O Sped Fiscal entra em vigor em Janeiro de 2009 para todas as empresas, sendo facultada às
unidades federadas a inclusão de contribuintes na EFD durante o exercício de 2008. Segundo
o Convênio 143/06, o contribuinte obrigado à EFD, a critério da unidade federada, fica
dispensado das obrigações de entrega dos arquivos estabelecidos pelo Convênio ICMS 57/95
(Sintegra).
Desenvolvido em forma integrada pelas Secretárias da Fazenda dos Estados e Receita Federal
do Brasil, o projeto da Nota Fiscal Eletrônica (NF‐e) visa o benefício das administrações
tributários que gastam grandes somas de recursos para captar, tratar, armazenar e tornar
disponíveis informações sobre a emissão de notas dos contribuintes.
O projeto possibilitará:
• Melhor intercambio e compartilhamento de informações entre os fiscos.
• Redução de custos e entraves burocráticos, facilitando o cumprimento das obrigações
tributárias e o pagamento de impostos e contribuições.
• Fortalecimento do controle e da fiscalização.
O projeto também possibilitará os seguintes benefícios e vantagens às partes envolvidas:
• Aumento na confiabilidade da nota fiscal
• Melhoria no processo fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e
compartilhamento de informações entre o fisco.
• Redução de custo no processo de controle das notas fiscais capturadas pela
fiscalização de mercadorias em trânsito.
• Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação.
• Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Receita Federal e
demais secretarias de fazenda estaduais.
• Fortalecimento da integração entre os fiscos, facilitando a fiscalização realizada pelas
administrações tributárias devido ao compartilhamento das informações e das NF‐e.
• Rapidez no acesso às informações.
• Eliminação do papel.
• Aumento da produtividade da auditoria pela eliminação dos passos para coleta dos
arquivos.
• Possibilidade de cruzamento eletrônico de informações.
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6.
QUEM ESTÁ OBRIGADO?
Segundo o Protocolo ICMS 24 e25, estão obrigados a registrar suas vendas pela nota fiscal
eletrônica a partir de abril de 2008 os seguintes segmentos:
• Fabricantes de cigarros;
• Distribuidores ou atacadista de cigarros;
• Produtores, formuladores e importadores de combustível líquidos;
• Distribuidores de combustível líquidos e transportadores e revendedores retalhistas.
E, a partir de Dezembro de 2008:
• Empresa fabricantes de automóveis, camionetes, utilitários, caminhões, ônibus e
motocicletas;
• Fabricantes de cimento;
• Fabricantes, distribuidores e comerciantes atacadistas de medicamentos alopáticos
para uso humano;
• Frigoríficos e atacadistas que promoverem as saídas de carnes frescas, refrigeradas ou
congeladas das espécies bovinas e suínas, bufalinas e avícola;
• Fabricantes de bebidas alcoólicas, inclusive cervejas e chopes;
• Fabricantes de refrigerantes;
• Agentes que, no Ambiente de Contratação Livre (ACL), vendam energia elétrica a
consumidor final;
• Fabricantes de semi‐acabados, laminados planos ou longos, relaminados, trefilados e
perfilados de aço e fabricantes de ferro‐gusa.
Como deve ser o envolvimento dos usuários? Por onde começar?
Deve‐se fazer uma apresentação executiva para dar significado do projeto Sped sua
importância. Sem o envolvimento das lideranças de uma organização, o processo de
solução e implantação tende a ser mais demorado.
A pré‐validação NF‐e validar quais campos?
Os dados verificados variam em função do estado e também do andamento do projeto.
Num primeiro momento, apenas informações obrigatórias serão verificadas.
A tendência, porem, e o que o numero de verificações aumente.
O Estado de Minas Gerais, durante o mês de junho de 2008, fez um piloto no qual validava
o status de todos os clientes. As NF‐e que apresentavam clientes que se encontravam
como “ não habilitados” foram denegadas. Há também a previsão de verificação em back‐
office das informações de NCMs e alíquotas.
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8.
b) O código a ser utilizado é de livre atribuição pelo contribuinte e tem validade apenas para o
arquivo informado;
c) Não pode ser duplicado, atribuído a participantes diferentes;
d) A discriminação do código deve indicar precisamente o participante, sendo vedadas
discriminações diferentes para o mesmo participante ou genéricas, a exemplo de
“fornecedor”, “ clientes” e “consumidores”.
E, em relação aos produtos:
2.4.2.2‐ Tabela de identificação do Item (Produtos e Serviços)
A identificação do item (produto ou serviço) deverá receber um único código em qualquer
documento, lançamento efetuado ou arquivo, durante o ano Civil, observando‐se que:
a) O código utilizado não pode ser publicado ou atribuído a itens (produto ou serviço)
diferentes. Os produtos e serviços que sofrerem alterações em suas características básicas
deverão ser identificadas com códigos diferentes. Em caso de alteração de codificação,
deverão ser informados o código e a descrição anteriores e as datas de validade inicial e final.
Como é o processo de mapeamento do Sped? Quais as etapas deste processo? Qual o
resultado final?
O processo de mapeamento busca identificar o status da empresa em relação ao Sped, tendo
como premissa a análise do legado, dos cadastros de produtos e pessoas físicas e jurídicas,
além de entrevistas com as áreas de negócios para identificar os impactos do novo cenário de
informações solicitadas pelo fisco. Ao término a empresa terá uma ” matriz de
responsabilidade”, identificando qual e o responsável pra atuar naquele item e o prazo de
solução.
Com o Sped Fiscal, quais obrigações estão para serem substituídas?
A previsão é o que o Sped Fiscal substitua as seguintes obrigações fiscais:
• Livros de Entrada e Saída
• Apuração do ICMS e IPI
• Livro Registro de Inventário
• Sintegra
• IN86
Como serão tratados os regimes especiais?
Em relação aos Regimes Especiais, cada UF se encarregará de adequá‐lo ao cenário do Sped
Fiscal. É importante destacar que, para o Sped NF‐e, o tratamento já foi definido. Ou seja, os
regimes são cansados e o contribuinte deve solicitá‐lo novamente, mas, no modelo eletrônico.
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9.
Em janeiro de 2009, a entrega do Sped Fiscal substituirá também o Sintegra e as GIAs das UFs
que aderiam? Caso não há alguma previsão?
O objetivo do fisco é identificar a possibilidade desta substituição no projeto piloto, através do
cruzamento dos arquivos do Sped Fiscal com o Sintegra e as GIAs. Caso não seja aprovado,
estas obrigações permanecerão paralelas até que possam ser substituídas.
Qual o procedimento para que a empresa comece a utilizar o SPED Fiscal?
Para que a empresa possa atender ao Sped Fiscal, deve tratar os seguintes aspectos:
• Entendimento da legislação
• Conscientização do cenário atual e analise de gaps
• Implantação do sistema de geração do Sped Fiscal
• Classificação fiscal de produtos
• Validação dos cadastros PJ/PF
• Validação da carga tributária atual
• Adequação dos sistemas e procedimentos
• Capacitação das equipes
• Auditoria e cruzamento dos dados
As empresas ficam desobrigadas das entregas atuais de quais obrigações contábeis? Como
fica o legado?
O conceito do Sped é o de substituição dos livros contábeis em papel pela existência em
formato digital. Portanto, os livros existentes atualmente (Diário e Razão) passam a existir
apenas no formato digital. Para o legado devem ser conservados os livros em papel.
Como o Sped, como fica a entrega do IN86? Há previsão para descontinuidade?
Com a primeira entrega oficial do Sped Contábil, e a empresa fica desobrigada da entrega dos
anexos correspondentes da IN86 e MANAD, conforme a Instrução Normativa 787/07. Porem, a
empresa precisa manter as informações para o legado até o termino do prazo prescricional
(ultimo seis anos).
Em relação à transmissão do contábil, quais serão as informações solicitadas pelo fisco?
As informações solicitadas serão: o Livro analítico, os balancetes mensais, o cadastro da
empresa e o plano de contas referencial da Receita Federal (de/para) e, no final do exercício,
os saldos das contas de resultado antes do encerramento.
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10.
SPED CONTÁBIL
Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007
Institui o Sistema Publico de Escrituração Digital – SPED.
Departamento Nacional de Registro do Comercio
Instrução Normativa Nº 107 de 23 de maio de 2008.
Dispõem sobre a autenticação de instrumentos de escrituração dos empresários, sociedades
empresarias leiloeiros e tradutores públicos e interpretes comerciais.
Conselho Federal de Contabilidade
Resolução Nº 1.20/05
Aprova a NBCT 2.8 – Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica.
Receita Federal
Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007.
Institui a Escrituração Contábil Digital (para fins e previdenciários)
Instrução Normativa RFB nº 825, de 21 de fevereiro de 2007
Altera o art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de dezembro de 2007, que institui a
Escrituração Contábil Digital (prorroga para o ultimo dia útil de junho de 2009 o prazo para
apresentação da ECD, mos casos de cisão, cisão parcial, fusão ou incorporação ocorridos em
2008).
Ato Declaratório Executivo COFINS nº 36, de 18 de dezembro de 2007.
Dispõe sobre as regras de validação e as tabelas de códigos aplicáveis a Escrituração Contábil
Digital.
SPED FISCAL
Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007
Institui o Sistema Publico de Escrituração Digital – Sped.
Convenio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006
Institui a Escrituração Fiscal Digital – EFD
Ato COTEPE nº 09, de 18 de abril de 2008.
Dispõe sobre especificações técnicas para a geração de arquivos e Escrituração Fiscal Digital –
EFD.
Ato COTEPE nº 19, de 23 de junho de 2008
Altera dispositivos do Ato COTEPE nº 09/08.
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