Presupuestos educativos

ELABORACIÓN DE
PRESUPUESTOS
PARA ÁREAS ACADÉMICAS DE
INSTITUCIONES EDUCATIVAS
ENFOQUE DE GESTIÓN, PLANEACIÓN Y
CONTROL DE RECURSOS

Presentación y Objetivos

Elaborar
Presupuestos

Identificación
oportuna, la
discriminación
y el control

ANTES QUE TODA OTRA COSA LA
PREPARACIÓN ES LA CLAVE PARA
EL ÉXITO
ALEXANDER GRAHAM BELL

RESUMEN

PRESUPUESTOS
UNIDAD EDUCATIVA

GENERALIDADES PRINCIPIOS EL PRESUPUESTO
PRESUPUESTARIOS

¿QUÉ ES UN ELABORACIÓN SEGUIMIENTO
EL PLAN TIPOS DE CUESTIONES DEL
PRESUPUESTO? OPERATIVO REGLAMENTACIÓN TÉCNICAS
PRESUPUESTOS PRESUPUESTARIAS PRESUPUESTO
INSTITUCIONAL DEFINICIÓN
DE RECURSOS
POR UNIDAD AUMENTO DE FORMATO
ORIGEN DE ORIGEN DE PRESUPUESTO
LOS COSTES ACADÉMICA DE TRABAJO PRECIOS
INCREMENTAL PARA
INGRESOS SEGUIMEINTO
NIVEL DE SUMAS
COSTES Y SUPERVIVENCIA DETALLE
CATEGORÍAS BASE CERO INFORME PARA
EL
OBSERVACIO
SEGUIMIENTO
CONTINGENCIAS NES
GARANTIZADO
OPERACIONALES
TOMA DE
DECISIONES
CREACIÓN DE
OPTIMO INGRESOS
ORGANIZATIVOS

GESTIÓN DE DISTRIBUCIÓN
PERSONAL

DE INVERSIÓN LIMITACIONES

OTROS PRIORIDADES

1. GENERALIDADES

UBICACIÓN DEL PRESUPUESTO
EN EL TIEMPO

HISTORIA FUTURO

HECHOS
HECHOS
PREVISTOS
SUCEDIDOS

CONTABILIDAD PRESUPUESTOS

ESTADOS ESTADOS
FINANCIEROS FINANCIEROS
CONVENCIONALES PROYECTADOS

1. GENERALIDADES

DEFINICIONES
• La estimación programada, de manera
sistemática, de las condiciones de operación
y de los resultados a obtener por un
organismo en un período determinado. (C. Del Río
González)

• Conjunto coordinado de previsiones que
permiten conocer con anticipación algunos
resultados considerados básicos por el jefe
de la empresa. (Jean Meyer)

1. GENERALIDADES

• Cálculo anticipado de los ingresos y gastos de
una actividad económica (personal, familiar, un
negocio, una empresa, una oficina, un gobierno)
durante un período, por lo general en forma
anual. (gestiopolis.com)

• Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta
prevista, expresada en valores y términos
financieros que, debe cumplirse en determinado
tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.
(infomipyme.com)

1. GENERALIDADES

EL PRESUPUESTO Y LA PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA

CONSEJO DIRECCIÓN DIRECTOR DIRECTORES
ADMINISTRATIVO GENERAL OPERATIVO

PROGRAMACIÓN INFORME DE
PRESUPUESTOS E
P.O.A. RESULTADOS Y
DE PROYECTOS INDICADORES DESVIACIONES

INFORMACIÓN INFORMACIÓN INFORMACIÓN DE INFORMACIÓN
ESTRATÉGICA ANALÍTICA EJECUCIÓN OPERATIVA

PLANES Y CRONOGRAMAS E EJECUCIÓN Y COSTOS,
PROGRAMAS INFORMES RESULTADOS VARIACIONES

TOMA DE DECISIONES

1. GENERALIDADES

PRESUPUESTO EN EL PROCESO DE
DIRECCIÓN

COORDINACIÓN

ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN

PLANEACIÓN PRESUPUESTO CONTROL

1. GENERALIDADES

TIPOLOGÍA
TIPOS

PERÍODO DE CAMPO DE
FLEXIBILIDAD SECTOR
TIEMPO APLICACIÓN

RÍGIDOS, DE
CORTO PLAZO PÚBLICO
FIJOS OPERACIÓN

FLEXIBLES, LARGO
FINANCIEROS PRIVADO
VARIABLES PLAZO

ONGs

¿Quién Participa?
• El Director financiero
y/o contable;
• El Director del proyecto
y/o Director de la
organización o
departamento.

1. GENERALIDADES

EL PLAN OPERATIVO

• INSTITUCIONAL
• ACADÉMICO
• PASTORAL
• SOCIAL
POA • ESTUDIANTIL
• PADRES DE FAMILIA
• GESTIÓN DE
TALENTO HUMANO
• DOCENCIA

1. GENERALIDADES

Origen De Los Ingresos

MATRÍCULAS,
PENSIONES
SERVICIOS
ADICIONALES

INGRESOS
EXTRAORDINA
RIOS

INGRESOS

1. GENERALIDADES

Origen de Los Costes

ORGANIZATIVOS
OPERACIONALES • También llamados
• Costes directos costes básicos,
resultantes de la incluyen a la
realización del dirección,
trabajo. administración o
gobierno.

1. GENERALIDADES

Cálculo de Costes Operacionales

ACTIVIDAD:
RECURSOS COSTE POR CANTIDAD COSTE TOTAL
UNIDAD

1. GENERALIDADES

Cálculo Costes Organizativos

2. PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOS

DIRECTRICES
• Para proyectos y
organizaciones a largo
plazo resulta normal
preparar un
presupuesto que
pronostique varios años
de una misma vez.


• Las contribuciones en
especie (sin dinero, con
mercancías) deberían
incluirse a modo de
anotación aparte
dentro del presupuesto


• Algunos gastos que se
tienen que calcular pero
que se olvidan
frecuentemente:
– Costes iniciales
– Investigación y desarrollo
– Democracia y gobierno
– Marketing o relaciones
públicas
– Sustitución de bienes de
capital.
– Costes de seguimiento y
evaluación para proyectos


• Los cálculos no son
meras valoraciones,
sino conjeturas hechas
con fundamento.


• Guarda bien tus
anotaciones. A medida
que planificas tu
presupuesto y tomas
decisiones sobre cómo
vas a calcular tus gastos,
ten tus anotaciones a
mano, de modo que
puedas consultarlas y
comprobar de dónde
proceden las cantidades


• Para tus propios
propósitos
administrativos, divide
el presupuesto para el
año siguiente en
presupuestos
mensuales, pues te
ayudará a vigilar tu flujo
de dinero


ARTÍCULOS DE REFERENCIA
• ¿Cómo decides qué
categorías y artículos
de referencia deberías
utilizar en tu
presupuesto de gastos?


• ¿Cómo decides qué
categorías y artículos
de referencia deberías
incluir en tu
presupuesto de
ingresos?


Opciones

DE
DE TRABAJO
SUPERVIVENCIA
PRESUPUESTOS
OTRAS OPCIONES GARANTIZADO

ÓPTIMO


TÉCNICAS PRESUPUESTARIAS

• Gastos reales pasados
PRESUPUESTO
• Se añade inflación
INCREMENTAL

• Gastos actuales
BASE CERO • Mayor detalle y
esfuerzo


Algunas Cuestiones
• ¿Qué nivel de
detalle es
necesario incluir en Mayor detalle,
tu presupuesto? más rígido

Menor detalle,
es menos útil


¿10% de
• ¿Qué es una cuantía?
cuantía de
contingencia?

¿10% Incluido
en valores?


MENSUAL ANUAL
• Distribución
temporal POR POR
PERÍODO CICLO

POR
SEMANA


Limitaciones
• Actividades fijas en el
Flexibilidad tiempo vs Actividades
variables.
• Límite de asignación.
• Límite de Gestión.
• Límite de Actividad.
Necesidad


Prioridades
• Priorizar los gastos que
ACTIVIDADES obedezcan a la
planeación
institucional.
PLAN OPERATIVO • Priorizar gastos que
generen mayores
beneficios.
PLAN ESTRATÉGICO
• Priorizar gasto según
criterios previos.

3. ELABORACIÓN DE
PRESUPUESTOS

3. ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS

PASOS

SUMA DE AÑADIR
PRESUPUESTO ANOTACIONES

PREPARAR
FORMATO

IDENTIFICAR
FUENTES DE
INGRESOS

ENUMERAR
Y CALCULAR
COSTOS

FORMATO
RUBRO DEPARTAMENTO CUENTA VALOR ANOTACIÓN
INGRESOS

EGRESOS/GASTOS


SUMAS
RUBROS DEPARTAMENTO CUENTA VALOR ANOTACIÓN
INGRESOS

SUMAS
EGRESOS/GASTOS

SUMAS
SALDO


RUBRO DEPARTAMENTO CUENTA VALOR ANOTACIÓN
INGRESOS
1)
2)

EGRESOS/GASTOS
N)

1. Observación xyz.
2. Observación abc.
N. Observación lmn.


SEGUIMIENTO DEL
PRESUPUESTO
• Hacer un seguimiento de
tus ingresos y gastos para
observar que estas en el
buen camino.
• Informar a tu personal,
Junta y donantes sobre tu
trabajo en finanzas.
• Pronosticar flujos de
dinero.
• Tomar decisiones
financieras.

CUENTA PRESUPUESTADO ACTUAL/REAL
• El seguimiento de un
presupuesto se utiliza
para medir si una
organización está cerca
de cumplir sus objetivos
en relación con su
situación financiera.
• De este modo, es
necesario comparar los
ingresos y gastos reales
con los ingresos y gastos
presupuestados


TALLERES
• PRESUPUESTO POR
ACTIVIDAD.
• PRESUPUESTO POR
DEPARTAMENTO.
• PRESUPUESTO POR
PROGRAMA
• PRESUPUESTO POR
UNIDAD EDUCATIVA.

TOMA DE DECISIONES
SEGUIMIENTO PRESUPUESTO

<<<

PUESTA PUESTA
EN EN
MACHA MARCHA

TOMAR
DE SEGUIMIENTO
DECISIONES

1. Preparar tu información de línea de referencia (presupuesto,
división mensual).
2. Obtener información sobre el rendimiento financiero.
3. Analizar la información y averiguar lo que ésta te indica.
4. Observar las consecuencias potenciales para tu estrategia y
planes financieros.
5. Preparar una lista de opciones para la acción.
6. Obtén consenso y un mandato para actuar.
7. Compartir los ajuste y planes con el resto de la organización y, si
fuera necesario, también con tus donantes.
8. Poner en práctica.
9. Hacer seguimiento.
10. Añade tu aprendizaje a los futuros procesos presupuestarios.

Nada puede Transformarse si no es por el
Espíritu renovador que habita la faz de
la tierra.
Este Espíritu habita en nuestro interior, es la
Voluntad.

Viza

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