Met ingang van 30-06-2011 loopt de licentie van Reference Manager af en zal de applicatie niet meer beschikbaar zijn binnen het netwerk van het UMCG. Een persoonlijk Refworks account kunt U aanmaken via -> http://www.refworks.com.proxy-ub.rug.nl/refworks Uw Reference Manager database(s) kunnen worden geïmporteerd in RefWork -> http://www.rug.nl/bibliotheek/locaties/bibCMB/Handleidingen/refworks/overzetten Een Word-document met RefMan-citaties kunt u stap voor stap omzetten in een document met Refworks-citaties door gebruik te maken van de referentienummers in uw RefMan library.

1. Het omzetten van Reference-Manager citaties in
RefWorks-citaties in uw Word-document (zónder print)
Met ingang van 30-06-2011 loopt de licentie van Reference Manager af en zal de
applicatie niet meer beschikbaar zijn binnen het netwerk van het UMCG.
Een persoonlijk Refworks account kunt U aanmaken via ->
http://www.refworks.com.proxy-ub.rug.nl/refworks
Uw Reference Manager database(s) kunnen worden geïmporteerd in RefWork ->
http://www.rug.nl/bibliotheek/locaties/bibCMB/Handleidingen/refworks/overzetten
Een Word-document met RefMan-citaties kunt u stap voor stap omzetten in een
document met Refworks-citaties door gebruik te maken van de referentienummers in uw
RefMan library.
Wat houdt het in?
In het kort:
 U neemt uw ReFIDs van Reference Manager mee in uw nieuwe RefWorks
database
 U zet de RefWork-citaties met de hand op de juiste plek bij de bijbehorende
RefMan-citaties in het Word-document.
Daarna haalt U de oude RefMan citaties weg.
Let wel: Lees nauwkeurig onderstaande stappen hoe U dit kunt uitvoeren!
Hoe werkt het?
Zowel Reference Manager als RefWorks plaatsen bij het invoegen van citaties een
zogenaamde ‘placeholder’ in het Word-document, met daarin onder andere het unieke
nummer van de betreffende referentie in uw library of database. Bij het opmaken van het
Word-document worden via dit nummer de bijbehorende gegevens opgehaald en
verwerkt in de tekst en in de referentielijst.
Neemt u de RefMan-refentienummers mee naar uw RefWorks database dan kunt u deze
nummers zélf gebruiken om op betrekkelijk eenvoudige wijze RefMan-citaties in uw
Worddocumenten te vervangen door RefWorks-citaties.
Let wel: het meenemen van de unieke RefMan-nummers naar RefWorks gaat niet
automatisch.
Stap A: RefMan-referentienummers meenemen naar RefWorks
1) Open uw RefMan library en selecteer als Output Style de ‘RefMan (RIS) Export
‘style
2) Exporteer uw library met deze style als *.txt bestand

2. 3) Open het gemaakte bestand, bijvoorbeeld in Kladblok/Notepad, en vervang in alle
records (via Zoek-Vervang) de tekst “ID -“ (dus de tekens I, D, twee spaties,
streepje) door de tekst “U1 -“ (dus de tekens U, 1, twee spaties, streepje)
4) Sla het bestand op onder een andere naam
5) Log in bij RefWorks en selecteer References > Import
6) Kies als Import filter ‘Desktop Biblio Mgt Software’ en als Database ‘RIS import
format’
7) Blader naar de aangepaste textfile, selecteer deze, en klik ‘Import’
8) Uw RefMan-referenties zijn nu ingelezen in RefWorks, mét het RefMan
referentienummer (XXX) in het veld “User 1”
9) Optioneel: sorteer en/of markeer de zojuist ingelezen RefMan-referenties, dat
vergemakkelijkt het (eventueel later!) uitvoeren van stap B:
o Plaats de uit RefMan afkomstige referenties in een eigen folder via
Folders > Create new folder > naam: YYY, en vervolgens Folders > Last
Imported > ● All in list > Put in folder…: YYY
o Voeg aan de uit RefMan afkomstige referenties een annotatie toe via
Folders > Last Imported (of YYY) > Global Edit > ● All in list > Choose
field > User 2 > annotatie: ZZZ > Add. In het veld “User 2” staat nu uw
annotatie
Stap B: RefMan-citaties in Word-document vervangen door
RefWorks-citaties
1) Zorg dat u een kopie maakt van het huidige Word-document met een andere naam
opgeslagen.
2) Gebruik de “Revert to Original text” functie in de RefMan Werkbalk. Hiermee
komen
 de Refman-citaties als “Temporary Citations”terug in de tekst van uw
document terug in de tekst MET de REFMAN IDs zichtbaar
 verdwijnen alle RefMan codes opgeslagen in het document en
 verdwijnt de Bibliography
3) Vervang (via Edit > Find/Replace) in uw onopgemaakte Word-document de
accolades die rondom de RefMan-placeholders staan door twee andere, unieke tekens
bijvoorbeeld vierkante haken: { wordt [ en } wordt ]. Doe dit eerst, want RefWorks
gebruikt voor de placeholders ook (dubbele) accolades.
NB: Bevat uw document al op een andere plek vierkante haken, gebruik dan twee
andere, nog niet gebruikte markeringstekens, bijvoorbeeld # en &.
4) Zoek van de eerste citatie in uw Word-document – met behulp van het RefMan
nummer (XXX) in de placeholder – de overeenkomstige referentie op in uw
RefWorks database via Search > Advanced > Search Field: “User 1” for: XXX
5) Open Write-N-Cite en ga naar de overeenkomstige referentie. U vindt deze eenvoudig
door in Write-N-Cite achter Search RefWorks de in stap B-2 gevonden titelgegevens
te plakken.
NB: in Write-N-Cite kunt u niet specifiek zoeken op het RefMan-nummer of sorteren op het
veld “User 1”!
Hebt u stap A-9 ook uitgevoerd dan kunt u de benodigde referentie ook snel vinden door te

3. bladeren in de subset van uit RefMan afkomstige referenties via View > Folder > YYY, of
via Search RefWorks: ZZZ
6) Plaats de RefWorks-citatie in het Word-document. Dat kan vóór of achter de
oorspronkelijke RefMan-citatie, maar niet binnen de in stap B-1 gemaakte markering!
7) Herhaal stap 2, 3 en 4 voor alle citaties
8) Verwijder tot slot de RefMan-citaties uit uw Word-document als volgt:
 Kies Edit> Find en klik op 'More' ; zet een vinkje bij 'Use wildcards'
 Type achter ‘Find what’ de tekst: [*] (dus backslash, vierkant haakje,
asterisk, backslash, vierkant haakje).
NB: Hebt u in stap B-1 geen vierkante haken gebruikt maar andere tekens dan
moet u hier uiteraard die andere tekens invullen.
 Klik ‘Replace’ maar laat het invulveld hier leeg.
 Klik op ‘Replace all’
Hulp : Refman@med.umcg.nl
Info: cmb@med.umcg.nl en
http://www.rug.nl/bibliotheek/locaties/bibcmb/handleidingen/refworks/index
(Gebaseerd op UU Bibliotheek RefWorks handleiding,
http://www.uu.nl/university/library/NL/informatie/Refworks/Documents/RefWorks-
FAQ_Omzetten-EndNotecitaties-naar-RefWorkscitaties.pdf)