Visual Sale posee módulos especializados para el método de ventas transaccional, donde el pedido de parte de un nuevo cliente o un cliente activo es uno de los elementos centrales de la relación comercial. El módulo de pedidos de Visual Sale cuenta con una gran cantidad de funciones diseñadas para apoyar el proceso de toma del pedido, validación del mismo e integración con el sistema ERP, el cual toma el control logístico. Para más información visite http://www.visualsale.com

1. REGISTRO DE PEDIDOS DE CLIENTES
MÓDULO DE TOMA DE PEDIDOS E INTEGRACIÓN CON ERP
Visual Sale posee módulos especializados para el método de ventas transaccional, donde el pedido de parte
de un nuevo cliente o un cliente activo es uno de los elementos centrales de la relación comercial. El módulo
de pedidos de Visual Sale cuenta con una gran cantidad de funciones diseñadas para apoyar el proceso de
toma del pedido, validación del mismo e integración con el sistema ERP, el cual toma el control logístico.

2. Visual Sale es un software altamente
innovador para apoyar los procesos
comerciales en la venta consultiva y la
venta transaccional.
OBJETIVO
Cuando la fuerza comercial tiene la responsabilidad
de tomar pedidos a los clientes, es necesario
contar con un sistema suficientemente flexible
y confiable que apoye este proceso. El módulo
de pedidos de Visual Sale se ha construido
teniendo en cuenta las principales variables
que se pueden manejar en una transacción de
pedido de productos. Hemos diseñado el módulo
para que el asesor comercial cuente con toda la
información necesaria para registrar el pedido,
validar su contenido y enviarlo al sistema ERP de
forma efectiva. Visual Sale puede operar de forma
desconectada (Off Line), lo cual le permite una
gran versatilidad para tomar pedidos en el sitio
del cliente. El módulo cuenta con la posibilidad de
hacer la toma de pedidos por un portal web.
COMPONENTES
Este módulo cuenta con tres componentes
principales. El módulo de captura de pedidos a
través del dispositivo móvil para ser usado por el
asesor comercial. El módulo de captura de pedidos
a través de un portal web para ser usuado por
personas de administración de ventas o contact
center y el módulo de integración con el sistema
transaccional ERP. Los módulos de captura de
pedidos cuentan con múltiples componentes
requeridos para validar la correcta toma del
pedido y seguimiento a su cumplimiento.
Módulo de toma de pedidos por la
fuerza comercial
Módulo de toma de pedidos por áreas
de apoyo (Back - Contact Center)
Este módulo cuenta con la funcionalidad para
que de forma autónoma el asesor comercial
pueda realizar la captura del pedido del cliente
en un dispositivo móvil, especialmente tabletas, y
realice las validaciones necesarias para registrar
la orden de pedido y enviarla al sistema central
de Visual Sale para ser luego entregada al sistema
transaccional o ERP. Se realizan varias actividades
de parametrización en el módulo de administración
de Visual Sale para que la fuerza de ventas
pueda tomar el pedido sin problema. Elementos
como listas de precios, condiciones comerciales,
promociones, descuentos, direcciones de entrega
y otros conceptos se deben parametrizar para que
la toma del pedido en el dispositivo móvil puede
fluir correctamente. Mucha de esta información
proviene del sistema ERP. Por ese motivo la
integración es uno de los componentes principales
de este módulo, tanto para obtener datos para el
registro del pedido como para regresarlo completo.
Para las empresas que desarrollan un proceso
comercial basado en la toma de pedidos periódicos
a sus clientes, es fundamental contar con
alternativas que permitan realizar este proceso sin
afectar las necesidades y conveniencia del cliente.
Por esta razón Visual Sale cuenta con un completo
módulo para capturar los pedidos a través de un
portal web. De esta forma, las empresas que deseen
habilitar la opción de capturar los pedidos a través
de un canal alterno como un contact center o un
grupo de servicio al cliente interno en la empresa
(se conoce como Indise Sales - Ventas desde el
Interior). Visual Sale pone a disposición de un
operador de ventas internas un completo módulo
para que pueda de forma ágil realizar el registro de
los pedidos de un cliente. Esta misma funcionalidad
puede servir como alternativa de operación para la
fuerza comercial en caso que su canal normal de
operación (el dispositivo móvil) se encuentre fuera
de operación por alguna razón.
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3. VISUAL SALE
PRINCIPALES FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO DE TOMA DE PEDIDOS
1. Integración con el Centro de Información de
Producto, en el cual se encuentra todo el detalle
de las características de los productos. Desde
este módulo de Visual Sale se pueden agregar
productos al “carrito de compras”, el cual es luego
convertido en un pedido.
2. Integración con el módulo de Empresas y
Personas, el cual permite asociar pedidos a una
empresa o a una persona. Desde este módulo se
puede iniciar el registro de un pedido.
3. Integración con el sistema transaccional o
ERP que utilice la empresa. Desde allí se importa
información a Visual Sale que se convierte
en parámetros para el registro del pedido.
Información como precios de los productos,
listas de precios asociadas a clientes, condiciones
comerciales como descuentos y otros elementos
asociados al cliente que se encuentren registrados
en el ERP. Igualmente se integra información
relacionada con el producto como inventario
y proyección de producción, en caso que sea
necesario.
4. Posibilidad de registrar múltiples direcciones
de entrega a un cliente. Esto para el caso en que
un pedido deba ser entregado en diferentes
ubicaciones del cliente.
5. Módulo para el manejo de la política de
precios de los productos. Se pueden manejar
políticas de una única lista de precios para
todos los clientes, hasta precios específicos por
producto y cliente. Se pueden establecer reglas
que pueden aplicar a grupos de clientes, grupos
de clientes, rangos de fechas, etc.
6. Módulo de administración de eventos
promocionales, tales como descuentos,
bonificaciones y obsequios. Esta brinda una
gran flexibilidad para la captura de pedidos
con condiciones complejas. Al parametrizar los
eventos promocionales, el asesor comercial se
debe despreocupar de la forma como se debe
capturar el pedido. La parametrización realizada
por administración de ventas se encarga de
realizar la lógica de liquidación del pedido.
7. Visualizador en tiempo real de la liquidación
del precio de un producto a nivel de linea del
pedido. Cuando se tiene un modelo complejo de
precios, descuentos y eventos promocionales, es
necesario contar con una “explicación” de como
se calculo el precio final del producto. Visual
Sale permite con un solo toque visualizar todo el
detalle del cálculo del precio para que el asesor
comercial pueda explicar al cliente el precio final.
8. Manejo de instrucciones de pedido a nivel
de encabezado del pedido o de linea. Estas
instrucciones pueden generar notificaciones que
son direccionadas a cada usuario a través del
módulo de Notificaciones de Visual Sale.
9. Manejo de múltiples despachos por pedido
con múltiples direcciones de entrega.
10. Módulo de parametrización de impuestos
que aplican a los productos y al pedido en general.
También es posible parametrizar impuestos
asociados al cliente, los cuales son liquidados al
momento de finalizar el pedido.
11. Posibilidad de capturar la firma de la
persona autorizada en el cliente para la solicitud
del pedido. La firma se realiza en la pantalla del
dispositivo móvil y queda registrada en el pedido.
12. Posibilidad de hacer envío de copia del
pedido al cliente por correo electrónico, una vez
el pedido ha sido enviado exitosamente al ERP.
Esta copia se envía en formato PDF con todo el
detalle del mismo a través de correo electrónico a
las personas que sean registradas en Visual Sale
para tal efecto.
13. Manejo de múltiples estados del pedido,
lo cual permite establecer las acciones que se
deben ejecutar en el pedido para que pasen a un
siguiente estado.
14. Manejo de proceso de aprobación de
pedidos que han sido automáticamente retenidos
por condiciones de los parámetros establecidos.
Se cuenta con un flujo que permite notificar sobre
pedidos retenidos y ejecutar la aprobación.
El sistema de toma de pedidos ha sido diseñado con el principal objetivo de facilitar el proceso de la captura del pedido, ya sea a través del asesor
comercial con su dispositivo móvil o de un área de ventas internas (Inside Sales) que haga uso del portal web. La clave de esto radica en hacer una completa
parametrización de todos los componentes que intervienen en la captura del pedido. Podemos manejar escenarios sencillos de toma de pedidos hasta
procesos muy complejos con múltiples variables al momento de tomar el pedido con eventos promocionales asociados a productos, clientes y fechas.
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4. VISUAL SALE
PRINCIPALES FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO DE TOMA DE PEDIDOS
Ejemplo de la funcionalidad para la
definición de las listas de precios.
Visual Sale está en capacidad de
manejar múltiples monedas y
factores de conversión, para casos
en las cuales se toman pedidos para
mercados que manejan monedas
diferentes a la local.
Ejemplo de la funcionalidad de
Visual Sale para la administración
de Eventos Promocionales. Se
pueden definir diferentes tipos de
descuentos netos o en cascada,
bonificaciones de productos y
obsequios. Cada elemento se puede
discriminar en la integración al ERP.
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5. VISUAL SALE
PRINCIPALES FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO DE TOMA DE PEDIDOS
Ejemplo de la funcionalidad del registro
del pedido en el dispositivo móvil. Vemos
encabezado, detalle y resumen del pedido.
En esta pantalla de Detalle de Precios el
usuario puede entender y desglosar como el
sistema ha calculado el precio final .
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6. VISUAL SALE
Este módulo ha sido creado para facilitar el proceso de la captura de pedidos de productos que realizan los clientes a través de la
interacción con un asesor comercial que lo visita en su lugar de trabajo o con un asesor interno que lo contacta a través de otro
medio como el canal telefónico o el correo electrónico. Lo que hemos tenido en mente al diseñar este módulo de registro de pedidos
es optimizar la productividad del asesor para que pueda generar la mejor experiencia al cliente en su atención y que el asesor sienta
confianza y valor agregado al utilizar la plataforma.
1. Administración Ventas
Su rol es fundamental como usuario de este
módulo ya que es el responsable de ingresar todos
los parámetros requeridos para que la captura de
los pedidos por parte de los asesores comerciales
pueda operar correctamente. Es el usuario
encargado igualmente de verificar que todos los
procesos de integración entre Visual Sale y el ERP
estén operando correctamente para que el flujo
de trabajo de los pedidos fluya adecuadamente.
Es el usuario encargado de informar a la fuera de
ventas los cambios, ajustes y nuevas políticas en el
registro de los pedidos. Hace uso de los reportes y
estadísticas que genera Visual Sale sobre pedidos.
2. Asesor Comercial Externo
Es el principal usuario de la funcionalidad del módulo
de registro de pedidos. El asesor comercial externo
hace uso de un dispositivo móvil, recomendamos
que sea una tableta, para registrar el pedido
durante las visitas que regularmente realiza a
sus clientes. A través del módulo de Centro de
Contacto podrá programar las visitas que tengan
como objetivo la toma del pedido. Podrá informar
al cliente en forma inmediata cualquier novedad
que surja durante la captura del pedido (cupos,
crédito, retención del pedido, falta de inventario,
etc.). Finalmente el asesor ejecuta un proceso de
sincronización que envía el pedido a Visual Sale.
3. Asesor Comercial Interno
En caso de que exista un grupo de ventas
internas (Inside Sales), Visual Sale ofrece toda la
funcionalidad necesaria para poder registrar el
pedido por un canal como el telefónico. El asesor
ingresa al sistema a través del portal de Visual Sale
y contará con todas las funciones con las cuales
cuenta el asesor externo. La diferencia es que
el asesor interno no utiliza un dispositivo móvil.
Seguramente hace uso de un computador de
escritorio, el cual ofrece beneficios como un mayor
tamaño de pantalla y poder contar con un teclado y
mouse. Esto puede generar una alta productividad
si debe registrar gran cantidad de pedidos.
USUARIOS TÍPICOS DEL MÓDULO DE REGISTRO DE PEDIDOS
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7. BENEFICIOS QUE OFRECE EL MÓDULO DE REGISTRO DE PEDIDOS
1. Incremento en la productividad de la fuerza comercial, ya
sean asesores comerciales externos o internos, Visual Sale pone
a disposición una completo conjunto de funciones para que la
experiencia del registro del pedido sea óptima para el asesor y para
el cliente.
2. Alta flexibilidad de Visual Sale para poder apoyar estrategias
comerciales que implican modelos complejos en los cuales
se combinen múltiples eventos promocionales para ser más
competitivos en el mercado. El sistema puede responder a
escenarios complejos de ventas transaccionales.
3. Integración con sistemas externos, especialmente con ERPs
con los cuales se debe compartir una gran cantidad de información.
Visual Sale incluye los elementos que hacen que esta integración
sea confiable y segura.
4. Opciones de hacer uso del módulo de registro de pedidos
a través de dispositivos móviles para una fuerza comercial que
está visitando clientes (externa) o para asesores comerciales que
atienden los clientes de forma remota a través de otros canales, a
través de un portal web. Esto brinda una alta flexibilidad al equipo
comercial para poder brindar mejor servicio al cliente.
5. Manejo de características del producto como unidades de
empaque, unidades comerciales y unidades a granel. Esto facilita
el proceso de captura del pedido al contar con parámetros que
indican al asesor comercial cuales son las unidades adecuadas para
la toma del pedido.
6. Integración en linea con el sistema de ERP para consulta del
inventario de los productos que se están incluyendo en un pedido.
Esto permite comunicar al asesor y este al cliente la disponibilidad
de productos en los casos que así se requiera.
7. Se cuenta con facilidades para la generación de reportes
y estadísticas sobre todas las dimensiones de información que
forman parte del módulo de registro de pedidos.
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