Este módulo del Software Visual Sale para ventas permite un trabajo colaborativo entre la gerencia y la fuerza de ventas para construir y validar las metas de ventas en el corto plazo a nivel de cliente y de producto. Está orientado a los procesos de venta transaccional B2B. Se basa en el uso del presupuesto de ventas para elaborar un pronóstico de cumplimiento de metas a corto plazo. Para mayor información visite http://www.visualsale.com

1. PRONÓSTICO DE VENTAS CORTO PLAZO
MÓDULO COLABORATIVO DE CONTROL DE METAS DE VENTAS
Aunque se trabaje con un proceso de Presupuesto de Ventas para un periodo determinado, es necesario
validar con la fuerza de ventas los compromisos que se pueden cumplir en el corto plazo a nivel de clientes y
productos a ser vendidos. Este módulo permite un trabajo colaborativo entre la gerencia y la fuerza de ventas
para construir y validar las metas de ventas en el corto plazo a nivel de cliente y de producto.

2. Visual Sale es un software altamente
innovador para apoyar los procesos
comerciales en la venta consultiva y la
venta transaccional.
OBJETIVO
Apoyar un proceso colaborativo de definición,
revisión y aprobación del presupuesto de ventas
de corto plazo o pronóstico (forecast) entre la
gerencia comercial y la fuerza de ventas. Este
módulo permitirá tener como insumo de entrada
el presupuesto que la empresa ha definido para
un periodo determinado y poderlo llevar a nivel
de asesor, cliente y producto, con una visión de
corto plazo (días o semanas). La persona que
mejor conoce la situación de cada cliente es el
asesor comercial. Por tal razón es fundamental
poder revisar con el asesor los compromisos a
cumplir en el corto plazo sobre la cantidad de
productos y valores que se pueden asociar a cada
uno de los clientes que tiene asignado el asesor y
hacer un seguimiento al cumplimiento del mismo.
COMPONENTES
En este diagrama se ilustra el flujo del proceso para la construcción del pronóstico de ventas de corto
plazo de forma colaborativa entre la gerencia comercial y la fuerza de ventas. Se inicia con el presupuesto
global de ventas. Se importa a la base de datos de Visual Sale para comenzar el proceso de revisión
y ajustes para el corto plazo (días, semanas). La gerencia comercial hace los ajustes del caso y los
comparte a través de la plataforma con cada asesor. Ellos a su vez revisan, sugieren cambios y acuerdan
metas. Se aprueba el pronóstico y se procede a realizar un seguimiento detallado del cumplimiento de
este compromiso de corto plazo. Se cuenta con herramientas de proyección del cumplimiento.
Este módulo está conformado por tres capas.
Importación del presupuesto de ventas a Visual
Sale, revisión y establecimiento de metas de corto
plazo a nivel de asesor comercial por parte de la
gerencia comercial y revisión, ajustes y acuerdo
del compromiso de ventas por parte del asesor
comercial. Todos estos componentes operan en
ambiente web. Para conocer el cumplimiento o
ejecutado de ventas, se importa al sistema los
resultados de ventas y se comparan contra las
metas del pronóstico.
Proceso de construcción de pronóstico de ventas de corto plazo
VISUAL SALE
PÁGINA 2 www.visualsale.com

3. PRINCIPALES FUNCIONALIDADES DEL PRONÓSTICO DE VENTAS A CORTO PLAZO
1. Importación del presupuesto de ventas
de una fuente externa. Visual Sale cuenta con
una plantilla que permite ingresar a la base
de datos la información del presupuesto. Este
normalmente puede provenir de un sistema ERP
o de un software para planeación de la demanda.
2. Asignación del presupuesto a cada uno de
los asesores (si no viene de la fuente externa
organizado por asesor) y por cliente. Esta es una
funcionalidad utilizada por Administración de
Ventas y permite la revisión, ajuste y distribución
del pronóstico de corto plazo a cada uno de los
asesores comerciales.
3. Proceso de comunicación a los asesores
comerciales sobre la disponibilidad del pronóstico
de corto plazo para su revisión y ajuste. Aquí inicia
el proceso colaborativo en el cual el asesor puede
realizar ajustes, distribuciones por producto y
documentar las razones por las cuales se deben
realizar estos ajustes.
4. Retroalimentación a Administración Ventas
con los ajustes y comentarios realizados por cada
uno de los asesores comerciales al pronóstico. Se
utiliza un sistema de notificaciones mediante el
cual todos los actores en el proceso se pueden
enterar de que items del pronóstico han tenido
ajustes y cuales son las razones de los mismos.
5. Desarrollo del número de iteraciones que
sean necesarias hasta lograr un acuerdo entre
la gerencia comercial o administración de ventas
y el asesor comercial con relación al detalle del
pronóstico. Una vez que se establece un acuerdo
final, el pronóstico es aprobado por parte de
administración de ventas. A partir de este punto
ya no es posible realizar nuevos ajustes al
pronóstico por parte del asesor comercial.
6. Facilidad para realizar la importación
periódica de las ventas a través de la integración
con el sistema ERP o transaccional, para poder
presentar el ejecutado real al asesor comercial y
compararlo con el pronóstico de corto plazo.
7. Presentación de la ejecución presupuestal,
es decir el cumplimiento del pronóstico con
base en las ventas, en el dispositivo móvil al
asesor comercial. En cualquier momento el
asesor comercial puede consultar el estado de
cumplimiento del pronóstico del periodo.
8. Proyección del cumplimiento del pronóstico.
A través de una formulación que se parametriza
en el módulo de administración de Visual Sale, es
posible hacer una proyección en el transcurso del
periodo sobre la forma como el asesor deberá
lograr las ventas para cumplir con el pronóstico.
El asesor puede consultar esta proyección en
cualquier momento.
COLABORACIÓN
La clave en el éxito de un proceso
de pronóstico es trabajar de forma
colaborativa entre la gerencia comercial, la
fuerza de ventas y los clientes. Visual Sale
es la plataforma que habilita un proceso
colaborativo que ayude en el cumplimiento
del pronóstico.
VISUAL SALE
www.visualsale.com PÁGINA 3

4. VISUAL SALE
El módulo de Pronósticos de Ventas ha sido diseñado con el objetivo de brindar apoyo al proceso de elaboración, revisión, distribución
y control de las metas de ventas a corto plazo. El objetivo es que el asesor comercial pueda identificar con claridad los clientes en los
cuales puede lograr la venta de productos específicos en un tiempo determinado. El sistema le brinda las herramientas para poder
planear el cumplimiento de las metas de ventas y luego revisar y tener un control sobre el cumplimiento de las mismas, incluso con
ayudas en la proyección del logro con base en los resultados actuales y el tiempo restante para culminar el periodo.
1. Gerencia Comercial
Su rol principal dentro del proceso es definir las
metas comerciales a través del presupuesto general
de la empresa y luego llevarlo a periodos más
cortos para un análisis detallado de su distribución
a nivel de cada uno de los asesores comerciales.
La gerencia comercial trabaja de la mano con la
función de administración de ventas para analizar
la forma como será distribuido el pronóstico de
corto plazo en la fuerza comercial y en los clientes.
Posteriormente la gerencia comercial hace uso de
Visual Sale para conocer en detalle el avance en el
cumplimiento del pronóstico de corto plazo, para
lo cual tiene acceso a reportes que muestran en
detalle el cumplimiento a la fecha y la proyección.
2. Administración de Ventas
Esta función se encarga de trabajar de la mano con
la gerencia comercial y la fuerza de ventas para
lograr un consenso en las cifras del pronóstico
y analizar las razones por las cuales se pueden
presentar ajustes. Su rol es muy importante
para lograr el cumplimiento del presupuesto
global, partiendo de la base de poder trabajar de
forma cooperativa con la fuerza comercial en la
identificación de cada una de las oportunidades
de venta en los clientes. Durante el proceso de
ejecución de ventas, estará al tanto de la evolución
de las ventas y haciendo seguimiento detallado al
cumplimiento y proyección de las ventas de cada
uno de los asesores.
3. Asesores Comerciales
Su participación en el proceso es fundamental,
ya que son las personas que mejor conocen al
cliente y saben de la capacidad de compra de cada
uno de ellos. Igualmente tienen el reto de poder
cumplir con las metas establecidas por la gerencia
comercial y Visual Sale con este módulo le permite
al asesor poder identificar como logrará el logro
de las metas o alertar sobre las dificultades que
se presentan en su territorio con anticipación. Un
buen pronóstico dependerá del conocimiento que
el asesor tenga del cliente y un buen cumplimiento
dependerá de la capacidad de ejecución. Visual
Sale le ayudará en ambas etapas con información y
trabajo colaborativo con los otros actores.
USUARIOS TÍPICOS DEL PRONÓSTICO DE VENTAS DE CORTO PLAZO
PÁGINA 4 www.visualsale.com

5. BENEFICIOS QUE OFRECE EL MÓDULO DE PRONÓSTICO DE VENTAS DE CORTO PLAZO
1. Trabajo colaborativo entre la gerencia comercial, la fuerza de
ventas y los clientes para la definición y compromiso de las metas
de ventas a corto plazo que van alineadas con el cumplimiento del
presupuesto general de la empresa. Visual sale sirve de soporte
tecnológico para facilitar este proceso colaborativo.
2. Ayuda a incrementar la habilidad del asesor comercial en
la identificación de oportunidades de ventas y en la necesidad
de explorar de forma directa con cada uno de sus clientes las
posibilidades de negocios y los compromisos para el cumplimiento
de las metas. Hace que el asesor comercial adopte prácticas más
productivas de cara al logro de los resultados.
3. Apoyo a la organización en la adopción de un proceso formal
de corto plazo para asegurar el cumplimiento de las metas de
ventas. Realizar el ejercicio periódicamente de revisión y ajustes
al pronóstico de ventas hace que toda la organización esté mucho
más atenta a cualquier desviación o movimiento que pueda afectar
las metas de la empresa.
4. Brinda herramientas de planeación y control para la actividad
comercial. Permite que la gerencia y los asesores comerciales sean
más proactivos en la búsqueda de oportunidades de negocio y en el
establecimiento de compromisos comerciales con los clientes, para
poder asegurar las metas en cada periodo.
5. Todos los actores del proceso pueden contar con información
más precisa de las metas de ventas y del cumplimiento de las
mismas. Incluso se pueden anticipar resultados con el uso de las
proyecciones de cumplimiento del pronóstico de corto plazo.
6. Ayuda a identificar la composición del portafolio de clientes
de cada uno de los asesores comerciales, de tal forma que sirva
de retroalimentación para la correcta asignación y distribución de
clientes y oportunidades a la fuerza comercial. Así mismo ayuda
a entender mejor los resultados de la gestión comercial de cada
asesor y adoptar estrategias para cubrir mejor a los clientes.
VISUAL SALE
www.visualsale.com PÁGINA 5

6. © 1992 - 2014 Mind de Colombia. Todos los derechos reservados. - Especialistas en CRM, Automatización de Mercadeo, Automatización de Ventas y
Planeación de la Demanda.
MIND DE COLOMBIA
Dónde estamos: Calle 93B No. 17-42, Oficina 502, Bogotá D.C., Colombia - 110221
Para llamarnos: +571 6222310 Celular: +57 3123041358
Para escribirnos: informacion@mind.com.co
Para visitarnos: www.visualsale.com y www.mind.com.co