2. RELEVANCIA
NO INCLUYE ESTE CIRCUITO LAS COMPRAS DE:
• Insumos de farmacia y Laboratorio.
• Insumos específicos para pacientes.
• Estudios a realizarse a pacientes fuera de la
institución.
• Contratos de Personal/ Pasantías.
• Guardias medicas.
3. Objetivos
Abastecer de insumos, bienes y
servicios al HPDFB, en los
mejores términos, al mínimo
costo, en calidad adecuada y en el
momento oportuno, mediante
autorizaciones, procedimientos y
controles
4. Trascendencia
• Evento inicial: Solicitud de compra
para el abastecimiento de Bienes y
Servicios de los diferentes servicios
del Hospital.
• Evento final: Conformidad del
Servicio que origino el pedido.
5. ACTORES
• Servicios de la Institución
• Patrimonio
• Compras y Contrataciones
• Gerencia Administrativa Financiera
• Contabilidad, Costos y Presupuestos
• Tesorería y Rendiciones
• Gerencia Asistencial y Dirección
6. alcance
Incluye 3 tipos de solicitudes, cada solicitud tiene
un formulario especifico (PIC: pedido interno de
compras):
INSUMOS EN GENERAL:
EQUIPAMIENTO MEDICO Y NO MEDICO:
REPARACIONES/MANTENIMIENTO.
7. PIC de INSUMOS GENERALES
PIC QUE
NO
PUEDE
ESPERAR
EL
CIRCUITO
NORMAL
TIEMPO
DESEABLE DE
ENTREGA
STOCK AL MOMENTO
DE REALIZAR EL PIC
TIEMPO DE USO
DEL PEDIDO
STOCK DE
RESERVA
MINIMA
ACTUAL
FIRMA DEL JEFE
SERVICIO
8. PIC SOLICITUD EQUIPAMIENTO
SE INCORPORA LA
FIRMA DEL GTE S/ LA
DEPENDENCIA
EQUIPAMIENTO DE LAS
MISMAS
CARACTERISICAS
BAJA DEL
EQUIPAMIENTO
QUE NECESITA
REEMPLAZAR
10. Consideraciones Generales
• Los PIC DE INSUMOS Y EQUIPAMIENTO se presentan por
duplicado al SERVICIO DE PATRIMONIO LOS DÍAS LUNES,
excepto las urgencias.
• Los PIC DE EQUIPAMIENTO deben contar la FIRMA DEL
GERENTE correspondiente como mínimo previo a la entrega
a Patrimonio.
• Los PIC DE MANTENIMIENTO se entregan al servicio de
mantenimiento, excepto urgencias .
• Se considera URGENCIA: TODO pedido que NO PUDE
ESPERAR el tiempo normal de respuesta, que es de 15 días
desde su presentación.
11. Patrimonio
Recibe la solicitud de compras mediante el PIC de los
diferentes Servicios.
Controla que los ítems mínimos se encuentren
completos, caso contrario no recibe el PIC.
Firma el PIC recibido indicando la fecha de recepción.
Asigna Número de Pedido al PIC según sus registros y
registra en el archivo correspondiente.
12. Patrimonio
Verifica la existencia de los bienes solicitados.
Si posee en existencia pasa el pedido directamente a
la Gcia Financiera para su conocimiento y
autorización y procede a entregar los insumos al
servicio solicitante.
Envía el PIC a Compras y Contrataciones para iniciar el
circuito de compras, en caso de no poseer en stock.
13. Compras
Recibe el PIC del Servicio de Patrimonio.
Registra la fecha de recepción.
Controla los ítems mínimos y la firma del
responsable de Patrimonio estén contenidos en la
solicitud.
Realiza la solicitud de cotización a distintos
proveedores.
Observación : Un pedido no puede estar en el área de Compras y
Contrataciones más de 5 días sin tener una respuesta o resolución.
14. Compras y Contrataciones
Solicita cotización teniendo en cuenta:
Nº de pedido según registros del Hospital.
Especificaciones técnicas del producto: marca,
cantidad, precio, lugar de entrega y toda otra
información aclaratoria .
Plazo de entrega. ( stock)
15. Compras y Contrataciones
Recibe las cotizaciones de los proveedores.
Adjunta las cotizaciones al PIC.
Señala las mejores ofertas.
Envía el PIC, la planilla de comparación de
precios y las respectivas cotizaciones a la Gcia
Administrativa y Financiera solicitando
autorización para efectivizar la compra.
Observación: Un pedido no puede estar en la Gerencia Admin. mas de 2 días
sin resolución.
16. Gerencia Admin. y Financiera
Realiza una evaluación integral del PIC.
Consulta con la Dirección o el Gerente del área
que solicitó la compra si es necesario.
Evalúa la disponibilidad de fondos.
Autoriza la compra.
Envía a Compras y Contrataciones todas las
actuaciones realizadas.
Observación: Un pedido no puede estar en la Gerencia Adminstrativa Y
Financiera mas de 2 días sin resolución.
17. Compras y Contrataciones
Recibe los PIC, los no autorizados notifica a
patrimonio para que informe al servicio respectivo,
así como también informara los PIC que tiene
problemas como ser de existencia, cotización, plazo
de entrega.
En base al PIC autorizado confirma la compra al
proveedor e informa a Patrimonio y Contabilidad y
Presupuestos.
18. Datos obligatorios que compras debe remitir al proveedor
• Solicitar que detalle en el remito los insumos
a entregar, la cantidad, precio y el Nº de PIC
al que corresponde la compra
• Lugar de entrega o retiro.
• En el caso de urgencias colocar la leyenda
“Urgente”.
• Nº de expediente a los fines que el proveedor
tramite los formularios de la DGR necesarios
para el pago.
19. Patrimonio
Recibe el PIC autorizado.
Coteja si las mercaderías fueron entregadas, si NO
realiza el reclamo al proveedor .
Al recepcionar : Verifica que la misma este acorde
a los solicitado y que figure Nº pedido y
valorización en el remito correspondiente.
¿Cumple con las especificaciones de lo solicitado?
NO: devuelve los bienes al proveedor. ( se revee
la compra)
SI: Recepciona los bienes y procede a entregar al
servicio solicitante.
20. Contabilidad
Se notifica de la compra efectuada
Verifica la ddocumentación solicitada al proveedor
Recibe el remito recepcionado por Patrimonio, con
la aclaración del receptor, fecha y hora.
Guarda el remito, con el resto de la documentación
hasta el momento del pago.
22. Finalización del proceso
• PATRIMONIO ENTREGA LOS BIENES,
EQUIPAMIENTO AL SERVICIO SOLICITANTE,
estableciéndose como tiempo estándar de
entrega 15 días corridos desde la realización
del pedido. ( excepto urgencias).
• EL SERVICIO, procede a conformar la
recepción de PIC solicitado o realiza las
observaciones que considere pertinentes.
