2. Idees inicials.
Definició de reenginyeria de processos
Revisió fonamental dels processos d'una empresa i d'un sistema de treball
amb l'objectiu d'aconseguir millores substancials de rendiment reducció de
l objectiu d aconseguir rendiment,
costs, millora de la qualitat del servei i rapidesa
3. Idees inicials.
La reenginyeria es un procés que té per objectiu analitzar quin és l’objectiu
final de tot el procés per tal de dissenyar un procés completament diferent
que assoleixi el resultat desitjat.
Enfront del concepte de reenginyeria, trobem els processos Optimització
de tasques té per objectiu desenvolupar els processos de la millor manera
possible.
possible
El procés d’implantació de una aplicació de gestió d’expedients no té per
què implicar un procés de reenginyeria però si que ha de produir una
reenginyeria,
optimització de les tasques.
4. Idees inicials.
A l’administració pública molts dels procediments són reglats i processos
no podem refer-los de dalt a baix per què hi ha una llei que ens marca com
i en quina manera hem de realitzar. Tot i així, tenim oportunitats de millora.
q , p
La Llei 11/2007 obliga a adoptar eines per a la tramitació telemàtica dels
expedients . Ens trobem doncs davant un oportunitat de replantejar els
procediments per millorar-ne la gestió eliminant tràmits innecessaris
5. Avantatges.
Que ens ha d’aportar la implantació d’un software de gestió
d’expedients.
1. Organització de la informació
g
• Identificar i limitar els procediments
• Estructurar la gestió de la informació
• Determinar els drets d’accés a la informació
d accés
2. Major i millor control dels expedients
• Evitar la pèrdua d’expedients
d expedients
• Conèixer en quin punt del procés es troba cada expedient
• Facilitar el traspàs d’informació entre els actors de un procediment
6. Avantatges.
Que ens ha d’aportar la implantació d’un software de gestió
d’expedients.
3. Automatització de tasquesq
• Introduir la informació un sol cop i reaprofitar-la
• Ajuda en la priorització de tasques
• Facilitar el canvi de rols i tasques del personal
4. Centralització de la informació
• Permet disposar d’una informació centralitzada del expedients
Accessible des de múltiples llocs i entorns Capa d’informació per a
entorns. d informació
tota l’organització
5. Obtenció d’informació quantitativa
• I di d
Indicadors d gestió. Q i són els expedients
de tió Quins ó l di t
• Càrregues de feina / Distribució de les tasques.
7. Primeres conclusions.
Els beneficis l'implantació són evidents des de un punt de vista global per a
l’administració.
La visió global p entrar en conflicte amb p
g pot processos de g gestió anteriors
dels expedients (amb o sense eina de seguiment d’expedients), en
aquelles àrees, persones, que ja han realitzat processos de redefinició de
procediments i es troben molt assentats als ajuntaments Aquestes eines
ajuntaments.
de gestió, però, estan pensades en controlar la informació, però no
permeten la distribució de la informació cap a fóra de l’administració.
Iniciar un procés de millora en la tramitació dels expedients ha de ser una
prioritat per a l’entitat per a que tingui éxit.
8. QUÈ
Un cop disposem de l’eina cal identificar quins procediments o
processos volem començar:
- Amb auditoria prèvia (
p (identificació de p
procediments, j
, jerarquització, i
q ,
selecció de procediments). Ens permet un marc de referència en el futur i
una línia d’actuació
- Sense auditoria prèvia Permet una primera implantació i començar el
prèvia.
procés a partir d’aquí extendres per la resta de l’organització.
• Procediments de major ús
• Procediments complexes / senzills
• Processos parcials
• Número de membres de l’organització als quals es volen veure
afectats
f t t
• Blocs coherents procediments
9. QUI
El procés de reenginyeria es un procés de REFLEXIÓ INTERN de
l’organització per aconseguir els objectius. Tota l’organització ha de ser-ne
partícip i convençuda de la necessitat del canvi.
En aquest important que:
• Implicació total de les persones clau de l’organització
l organització.
• Designació de la figura responsable (Dinamitzador)
10. COM
DEFINICIÓ DEL PROCEDIMENT
• Diagrama del procediment
• Anàlisi de la documentació per a cada procediment
• Definició d’usuaris / grups d’usuari.
g p
• Dades específiques del procediment.
IMPLANTACIÓ DEL PROCEDIMENT
• Implantació del procediment
• Període de prova
• Revisió del procés si s’escau
procés, s escau.
POSTA EN MARXA
•AArrancada d l sistema
d del i t
• Millora continua. – Per on continuem. Adaptació dels canvis.
