OpenFluxus è la soluzione progettata da SEDIIN per fornire una piattaforma che, nel rispetto del Codice dell’Amministrazione Digitale, riunisca in sé le funzionalità necessarie per gestire i servizi Protocollo Informatico e Gestione Elettronica Documentale.
3. FLUSSI DOCUMENTALI E PROTOCOLLO: Descrizione
Ogni Pubblica Amministrazione riceve e produce un’enorme quantità di
documenti: tale attività si manifesta in processi governati da procedure e
regole variabilmente complesse ed articolate.
La gestione dei flussi documentali è l’insieme di procedure organizzative ed
informatiche che hanno lo scopo di fornire strumenti oggettivi di conoscenza
che prescindono dalla singola interpretazione.
La gestione è finalizzata al miglioramento dei servizi ed al potenziamento
dei supporti conoscitivi delle amministrazioni.
Particolare importanza riveste la gestione del protocollo in quanto
costituisce il punto centrale di tutti i flussi di lavoro tra le Amministrazioni ed
all’interno di ciascuna di esse in quanto atto pubblico che fa fede dell’effettivo
ricevimento e spedizione di un documento.
3
4. FLUSSI DOCUMENTALI E PROTOCOLLO: Benefici
Il sistema di protocollo informatico:
Garantisce sicurezza e integrità al flusso dei documenti
Razionalizza la gestione dei documenti e le informazioni che contengono
Agevola la ricerca in base ai più vari criteri di selezione
Consente l'accesso controllato e in sicurezza alle informazioni
Garantisce l’organizzazione dei documenti archiviati
Gestisce legami logico/operativi tra documento, fascicolo e procedimento
E’ di ausilio per il rapido reperimento delle informazioni di una pratica
Fornisce informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio.
Consente scambi informativi con altri sistemi e/o altre amministrazioni
4
5. FLUSSI DOCUMENTALI E PROTOCOLLO: Obblighi
Codice Amministrazione Digitale (CAD):
DECRETO LEGISLATIVO 30 dicembre 2010, n. 235
Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82,
recante Codice dell’amministrazione digitale, a norma dell’articolo 33
della legge 18 giugno 2009, n. 69. GU 10 gennaio 2011
Tempistiche del Piano e‐Gov 2012 e del CAD per le Pubbliche
Amministrazioni (da Gennaio 2011)
– Entro 3 mesi: utilizzo della PEC
– Entro 4 mesi: individuazione di un unico ufficio responsabile dell’attività ICT
– Entro 6 mesi: pubblicazione sui propri siti istituzionali dei bandi di concorso
– Entro 12 mesi: emanazione delle le regole tecniche per la piena validità alle copie
cartacee e digitali dei documenti informatici
– Entro 15 mesi: predispozione di piani di emergenza di continuità operativa e disaster
recovery
5
6. OPENFLUXUS: SOLUZIONE
è la soluzione progettata da SEDIIN per fornire una piattaforma che, nel rispetto del
Codice dell’Amministrazione Digitale, riunisca in sé le funzionalità necessarie per
gestire i servizi Protocollo Informatico e Gestione Elettronica Documentale.
OpenFluxus è stato progettato con una filosofia coerente con i principi Open Source
previsti da DIGITPA nell’ambito della Pubblica Amministrazione :
I principi ispiratori dell’architettura
Piattaforma realmente Open Source sia per l’acquisizione sia per il mantenimento
e lo sviluppo evolutivo
Enfasi sulla configurazione
Bassi costi di acquisizione dell’infrastruttura di base: Drupal, PostgreSQL, Lucene.
7. OPENFLUXUS: ORGANIZZAZIONE
Controllo
Controllo di gestione – Valutazione dirigenti
Organizzazione
Struttura Competenze Back
Office
Protocollo
Front Informati
Office co
Portale Gestione
WEB Documen
tale
Posta
Elettro Flussi di
nica lavoro
Certificata
Gestionali
specifici
8. OPENFLUXUS: ARCHITETTURA
Interfaccia Web
Drupal Core Function Layer
Gestione Gestione
Workflow Documentale /
Lineari Fascicolazione
Classificazione,
Reportistica
Titolari
Web
Twain Interface
PDF
Engine
…
9. OPENFLUXUS: INTEROPERABILITÀ
Web
Services
Fornitura del Servizio di Sistemi di BackOffice
protocollazione
Sistema
Sistema Informativo
Determinazioni Liquidazione
Dirigenziali
10. GESTIONE PROTOCOLLO : FUNZIONI
Le principali funzionalità di gestione di protocollo sono suddivise in tre aree.
FUNZIONALI
Protocollo in ingresso e in uscita
Spedizione del documento
Ricerca e visualizzazione
Trasferimento di competenza
Modifica dei dati di protocollo
Gestione protocolli d’emergenza
GESTIONALI
Gestione anagrafiche
Single Signon On (LDAP)
Gestione dell'organizzazione: uffici e utenti
Gestione del profilo utente
Gestione degli schemi di titolario di classificazione
CONTROLLO
Aggiornamento delle strutture organizzative
Stato delle operazioni in corso
Audit sul sistema
11. GESTIONE DOCUMENTALE: FUNZIONI
Le principali funzionalità di gestione documentale sono suddivise in tre aree.
FUNZIONALI
Accesso e l’esibizione dei documenti;
Gestione di tipologie di fascicoli
Gestione dell’articolazione in sottofascicoli e classi documentali
Gestione di documenti e loro memorizzazione nel sistema
Ricerca dei documenti.
Acquisizione dei documenti via web
Gestione della localizzazione dei fascicoli cartacei
GESTIONALI
Single Sign-on On (LDAP)
Gestione del profilo utente
Gestione collocazioni fisiche
Gestione degli schemi di fascicolazione e sottofascicolazione
CONTROLLO
Stato delle operazioni in corso
Audit sul sistema
OpenFluxus è compatibile con le specifiche DigitPA
di livello A o AA per la gestione documentale e protocollo.
12. OPENFLUXUS: KEY POINTS….
Piattaforma di base open source: un vantaggio
per i costi limitati in acquisizione ed in
mantenimento.
Esperienze pluriennali di progetti vincenti in ambito
protocollo e gestione documentale maturate negli ambiti
Pubblica Amministrazione.
Prodotto pensato e configurato per una media struttura
del mercato della Pubblica Amministrazione Locale
Il sistema è stato progettato per l’interoperabilità
l’integrazione con applicazioni gestionali in ambito PA.
13. OPENFLUXUS: KEY POINTS….
Piattaforma di base open source: un vantaggio per i costi
limitati in acquisizione ed in mantenimento.
Esperienze pluriennali di progetti vincenti in
ambito protocollo e gestione documentale
maturate negli ambiti Pubblica Amministrazione.
Prodotto pensato e configurato per una media struttura
del mercato della Pubblica Amministrazione Locale
Il sistema è stato progettato per l’interoperabilità
l’integrazione con applicazioni gestionali in ambito PA.
14. OPENFLUXUS: KEY POINTS….
Piattaforma di base open source: un vantaggio per i costi
limitati in acquisizione ed in mantenimento.
Esperienze pluriennali di progetti vincenti in ambito
protocollo e gestione documentale maturate negli ambiti
Pubblica Amministrazione.
Prodotto pensato e configurato per una media
struttura del mercato della Pubblica
Amministrazione Locale
Il sistema è stato progettato per l’interoperabilità
l’integrazione con applicazioni gestionali in ambito PA.
15. OPENFLUXUS: KEY POINTS….
Piattaforma di base open source: un vantaggio per i costi
limitati in acquisizione ed in mantenimento.
Esperienze pluriennali di progetti vincenti in ambito
protocollo e gestione documentale maturate negli ambiti
Pubblica Amministrazione.
Prodotto pensato e configurato per una media struttura
del mercato della Pubblica Amministrazione Locale
Il sistema è stato progettato per l’interoperabilità
l’integrazione con applicazioni gestionali in
ambito PA.
17. DEMO: REGISTRAZIONE DEL PROTOCOLLO IN ENTRATA
L’utente
“protocollatore
entrata” effettua
la registrazione
dei dati del
documento e gli
assegna un
numero
progressivo unico
di protocollo
18. DEMO: PROTOCOLLO INSERITO
Il documento inserito e
protocollato viene elencato tra
i protocollo in entrata con lo
stato “assegnato” e i dati sono
visibili dall’icona di dettaglio
I dati di ogni documento
protocollato vengono
visualizzati nel seguente modo
in una versione stampabile
19. DEMO: IL FLUSSO DI LAVORO ENTRATA
L’utente con profilo operatore visualizza i
protocollo di sua competenza nell’apposita
sezione dalla quale è in grado di effettuare
operazioni di presa in carico o rifiuto anche
massive Dalla presa in carico l’operatore è in
grado di effettuare un ulteriore cambio
di stato, con operazione sul singolo
protocollo , per il trasferimento di
competenza
20. DEMO: IL FLUSSO DI LAVORO ENTRATA
L’operatore è in
grado dal dettaglio
del documento di
variare il
destinatario per il
trasferimento di
competenza
Oppure cambiarne
lo stato in
completato . Il
documento viene
quindi proposto per
la fascicolazione.
21. DEMO: GESTIONE DOCUMENTALE
L’operatore è in grado di effettuare
ricerche su tutti i fascicoli di propria
competenza , di visualizzare i
documenti in essi contenuti e di
aggiungerne ulteriori, sia che siano
provenienti dal protocollo in entrata
che prodotti internamente in
risposta ad una istanza pervenuta e
quindi destinati al protocollo in
All’atto dell’inserimento di un ulteriore uscita.
documento l’operatore è in grado sia di
acquisire un file che di caricarlo da
l’esterno, ad esempio da uno scanner e di
visualizzarne un’anteprima
22. DEMO: FASCICOLAZIONE DI UN DOCUMENTO NON PROTOCOLLATO
L’operatore, ricercato il fascicolo
d’interesse,compila i dati del
documento e lo salva al suo
interno, può, a questo punto,inviare
il documento all’utente
protocollatore uscita.
23. DEMO:IL FLUSSO DI LAVORO USCITA
Il protocollatore, assegnato il numero di protocollo
uscita, è in grado di variare lo stato, con
operazione singola o massiva. Il documento
selezionato viene quindi spedito.
24. DEMO: IL FLUSSO DOCUMENTALE
Rifiutato IL WORKFLOW IN INGRESSO
Il documento in entrata viene
Creazione preso in carico dall’utente con
Documento in
protocollo in
entrata funzioni di protocollatore in
entrata
entrata, il quale provvederà alla
Trasferito registrazione e all’apposizione
digitale e, ove necessario, fisica
del numero di protocollo in
ingresso;
Assegnato Presa in
Il protocollatore provvede
carico
successivamente all’assegnazione
all’ufficio competente;
WORKFLOW IN USCITA: L’utente con funzioni di operatore
L’operatore effettua la potrà rifiutare o prendere in carico
registrazione del documento; il documento protocollato. Nel
Il documento viene classificato e Completato primo caso il documento verrà
inserito nel fascicolo; riassegnato dal protocollatore, nel
L’operatore invia il documento secondo caso lo stesso operatore
alla protocollazione; sarà in grado di trasferirlo ad altro
L’utente con funzioni di operatore o variarne lo stato in
protocollatore in uscita assegna completato;
al documento un numero di Il documento dovrà
Da
protocollo ed effettua la fascicolare
necessariamente essere
spedizione; fascicolato dall’utente;
Creazione In attesa di Da Documento
Spedito protocollo in protocollazione fascicolare in uscita
uscita
Fascicolato
Da
fascicolare Documento
interno
25. DEMO:LE FUNZIONI DI RICERCA
La ricerca del fascicolo può essere
effettuata dall’operatore attraverso
criteri multipli
26. DEMO:LE FUNZIONI DI RICERCA
L’operatore ha la possibilità di
ricercare, attraverso una serie di
criteri, il singolo documento che
compone il fascicolo
27. DEMO:LE FUNZIONI DI RICERCA
L’utente abilitato è in grado di
effettuare ricerche sui singoli
protocollo, indipendentemente dal
loro stato di lavorazione
28. DEMO:LA CREAZIONE DI UN FASCICOLO
L’operatore è in grado di aprire dei nuovi
dei fascicoli e di gestirne la collocazione
fisica attraverso l’inserimento di
informazioni sulla sua posizione
29. DEMO:ULTERIORI FUNZIONI
L’applicativo gestisce inoltre una serie di
funzioni aggiuntive molte delle quali
riservate all’utente con profilo
amministratore affinché l’architettura sia
creata sulle esigenze specifiche
30. DEMO: GESTIONE REGISTRI DI PROTOCOLLO
I registri di protocollo vengono gestiti da un
amministratore ma gli utenti sono in
grado, se abilitati ad utilizzarne più di uno, di
selezionare quello su cui lavorare
31. DEMO: CLASSIFICAZIONE
L’amministratore è in grado di
gestire le voci del titolario,
aggiungendo, eliminando o
modificando termini e stabilendo le
loro gerarchie.
32. DEMO: CLASSIFICAZIONE
L’utente abilitato è in grado di
gestire le voci di classificazione
inerenti la creazione di fascicoli e di
sotto-fascicoli
33. DEMO: GESTIONI AOO
L’amministratore del sistema è in
grado di creare Aree Organizzative
Omogenee calibrate sulle necessità
dell’ente che utilizza l’applicativo
L’area dedicata alla gestione delle
AOO consente inoltre la
modifica, l’eliminazione e la
stampa delle principali
informazioni
35. DEMO: GESTIONE UFFICI
Gli uffici sono creati
all’interno delle Direzioni
di riferimento
36. DEMO: GESTIONE ANAGRAFICHE
Le anagrafiche di mittenti e destinatari
sono gestiti dall’amministratore in
questa sezione apposita che ne permette
anche la modifica e l’eliminazione, ma
l’utente che stia inserendo un
documento nell’applicativo è in grado di
aggiungere manualmente alla rubrica
comune anagrafiche che non siano
presenti .
37. DEMO: STAMPA LISTE
Le stampe sono una funzione propria , oltre
che dell’amministratore, dell’utente
protocollatore, il quale ha la possibilità di
filtrare per campi molteplici e stampare liste
d’accompagnamento e naturalmente i
barcode dei protocollo.
38. DEMO: STAMPA PROTOCOLLI IN LAVORAZIONE
Tra le opzioni di stampa l’amministratore
è in grado di selezionare una lista di
documenti in entrata che siano ancora in
lavorazione
39. DEMO: STATISTICHE
Le statistiche costituiscono un ottimo strumento di
controllo sull’attività della struttura , i parametri
possono essere impostati su periodi temporali definiti
o su range di date