Teoría de sistemas en las organizaciones unidad ii

Teoría de Sistemas en las
Organizaciones
Ing. MBA. Patricio Arguello Mendoza Abg.

Sistemas Organizacionales
TEORIA GENERAL DE SISTEMAS (TGS)
 Aspectos fundamentales:
1. Ciencia de los sistemas: Exploración y explicación científica
de los sistemas en las diferentes ciencias.
2. Tecnología de sistemas: Territorio de los problemas que surge
en la tecnología y en la sociedad modernas y que incluyen tanto
productos tecnológicos, (computarización, automatización, etc.) como
pensamiento tecnológico: aplicación de los conceptos y teoría de
sistemas en los problemas sociales, ecológicos, económicos, etc.)
3. Filosofía de los sistemas: Reorientación del pensamiento y la
visión del mundo como resultado de la introducción del “sistema” como
nuevo paradigma científico-nueva filosofía de la naturaleza.

La Teoría General de Sistemas
• Sistema: conjunto organizado de cosas o partes
interactuantes e interdependientes, que se
relacionan formando un todo.
• Los sistemas pueden ser Rígidos y Flexibles:
– Los Sistemas Rígidos son sistemas no vivientes, donde
importa la causa; son sistemas cerrados, de
simplicidad organizada y con o sin retroalimentación.
– Los Sistemas Flexibles son sistemas vivientes, donde
son de interés las consecuencias y de complejidad
organizada. Son sistemas abiertos .

“EL TODO ES MÁS QUE LA SUMA DE SUS PARTES”
Para que el sistema como un todo funcione, depende
principalmente de qué tan bien encajen y operen en conjunto
las partes, no de qué tan bien se desempeñe cada una de ellas,
cuando se considera en forma independiente.
Las características constitutivas no son explicables a partir de
las características de las partes aisladas.
(Más allá de todo, existe un contexto mayor: el ambiente)
La Teoría General de Sistemas

1. PROPIEDADES EMERGENTES: Propiedades que surgen en
un cierto nivel de complejidad pero que no se dan en niveles
inferiores.
Ej. Una organización va haciéndose más compleja cuando aumenta
su tamaño, el número de relaciones internas y externas.
Así tenemos los proceso de contratación de personal varían de
acuerdo al tamaño de la organización y la existencia o no de
normativas estructuradas -
PROPIEDADES DE LOS SISTEMAS

2. NATURALEZA JERÁRQUICA: La naturaleza construye
estructuras multinivel de sistemas dentro de sistemas. Cada
uno de ellos forma un todo con respecto a sus partes, siendo
al mismo tiempo parte de un todo superior.
Ej. Células combinadas en forma de tejidos, éstos en forma de
órganos y éstos para formar organismos. Los organismos existen
en sistemas sociales y ecosistemas.
Ej. Sistema circulatório

Ej. Reloj de cuerda: la tensión producida por una cuerda enrollada
produce contacto físico que transmite energía hasta las agujas que
marcan las horas. La energía que se transmite es INFORMACIÓN.
3. PROPIEDAD DE LA INFORMACIÓN: Las relaciones en un
sistema pueden ser de naturaleza: Fisiológica, magnética, calórica,
eléctrica, de contacto, verbal, simbólica.
Las relaciones ponen en comunicación a los elementos del sistema,
estas relaciones se denomina INFORMACIÓN, ésta fluye para poner
en juego un conjunto de decisiones que se cumplen en los
diferentes componentes del sistema.

TIPOS DE SISTEMAS
1. SEGÚN SU CONSTITUCIÓN:
- Físicos o concretos: equipos, maquinaria, objetos o cosas
reales los componen. Hardware.
- Abstractos: se componen de conceptos, planes, hipótesis e
ideas. Software.
Existe complementariedad entre sistemas físicos y abstractos. El
hardware y el software se complementan.

- Sistemas Abiertos: presentan relaciones de intercambio con el
ambiente a través de entradas (insumos) y salidas ( productos).
Intercambian materia y energía regularmente con el ambiente.
2. SEGÚN SU NATURALEZA:
- Sistemas Cerrados: no presentan intercambio con el ambiente que
los rodea. Son herméticos a cualquier influencia ambiental. No
reciben influencia del ambiente ni lo influencian. Ej. Sistemas
mecánicos.
TIPOS DE SISTEMAS

SalidasEntradas
Retroalimentación
Proceso
TEORÍA DE SISTEMAS

PARÁMETROS DE LOS SISTEMAS
1. ENTRADA O INSUMO (IMPUT): fuerza de partida de un sistema.
Provee la energía y el material para la operación de éste.
2. SALIDA O PRODUCTO (OUTPUT): finalidad para la cual se
reunieron los elementos y relaciones del sistema. Los resultados deben
ser congruentes, coherentes con el objetivo del sistema.
3. PROCESAMIENTO O TRANSFORMACIÓN: fenómeno que
produce cambios. Mecanismo de conversión de insumos en productos o
resultados.

4. RETROALIMENTACION (FEEDBACK): función del sistema que
busca comparar el producto con un criterio o estándar previamente
establecido. Tiene por objetivo el control.
5. AMBIENTE: es el medio que rodea externamente al sistema. El
sistema y el ambiente se encuentran interrelacionados y son
interdependientes. El sistema es influenciado por el ambiente a través
de los insumos y a su vez influencia al ambiente con los productos.
La viabilidad y supervivencia del sistema depende de su adaptabilidad al
ambiente, adaptabilidad dinámica y sensitiva. El ambiente es recurso pero
también amenaza para el sistema.
PARÁMETROS DE LOS SISTEMAS

En teoría de sistemas, se denomina caja negra a aquel elemento
que es estudiado desde el punto de vista de las entradas que
recibe y las salidas o respuestas que produce, sin tener en cuenta
su funcionamiento interno. Cuando de un subsistema se conocen
sólo las entradas y las salidas pero no los procesos internos se
dice que es una caja negra.
Este enfoque produce la ventaja de identificar claramente los
sistemas y subsistemas y estudiar las relaciones que existen entre
ellos, permitiendo así maximizar la eficiencia de estas relaciones
sin tener que introducirnos en los procesos complejos que se
encuentran encerrados en una caja negra.
1.- CAJA NEGRA

MAPA CONCEPTUAL

EJEMPLO DE CAJA NEGRA
 EMPRESA:
 En la entrada puede considerarse la inversión inicial de
fondos y de esas inversiones (planta y equipos) se produce
una salida compuesta por varias clases de productos que
son distribuidos entre los consumidores como también
dividendos que retornan a los inversionistas (sean estos
privados o públicos).
 En estos casos sólo nos preocupamos por las entradas y
salidas que produce no por lo que sucede dentro del
sistema, es decir la forma en que operan los mecanismos y
procesos internos del sistema y mediante los cuales se
producen las salidas.

2.- CIBERNETICA
La palabra cibernética proviene del griego Κσβερνήτης
(kybernetes) y significa "arte de pilotar un navío.
La cibernética es la ciencia que se ocupa de los sistemas
de control y de comunicación en las personas y en las
máquinas, estudiando y aprovechando todos sus
aspectos y mecanismos comunes.
Es un proceso que tiene como núcleo los sistemas ya
que este representa un proceso ordenado
esquematizado que estudia las acciones de los sistemas.

EJEMPLO
Las consecuencias de la cibernética en la administración es la
automatización, ultramecanización, superracionalización,
procesamiento continuo y control automático, por la
retroalimentación de la máquina con su propio producto.
Tal automatización ha tenido un impacto socioeconómico
profundo, sobre todo en tres actividades: empresas fabriles, las
operaciones comerciales y la banca.

3.- ENTROPIA
Es la tendencia hacia la desorganización y la
distribución uniforme de los elementos de un
sistema, lo cual implica la anulación de sus
diferencias de potencial y por ende de su
capacidad de trabajo, debido al desgaste que
el sistema presenta por el transcurso del tiempo
o por el funcionamiento del mismo.
Los sistemas altamente entrópicos tienden a
desaparecer por el desgaste generado por su
proceso sistémico.

EJEMPLO
Primero consideremos un producto de una fabrica
manufacturera. Para este objeto recopilamos las
características físicas del mismo (como son material,
forma, tamaño, color, etc.) y las características propias
de su diseño y fabricación (documentación, versión,
autor, workflow, etc.); es decir, estamos ordenando el
objeto a través de su información tecnológica.
Cualquier cambio aleatorio en las mismas provoca una
pérdida de orden, un aumento de la entropía.
La misma idea se puede aplicar a las informaciones de
tipo conocimiento o de tipo logístico.

4.- EQUIFINALIDAD
 Los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de
equifinalidad, es decir, un sistema puede alcanzar, por una
variedad de caminos, el mismo estado final, partiendo de
diferentes condiciones iniciales. A medida que los sistemas
abiertos desarrollan mecanismos reguladores (homeostasis)
para ajustar sus operaciones, puede reducirse la cantidad de
equifinalidad. En pocas palabras la equifinalidad nos dice
que existe más de un método para conseguir un objetivo
 Este principio es muy importante en la aplicación de la
práctica organizacional, especialmente cuando se trata de
logro de objetivos y de diseño de estructuras.

EJEMPLO
Una empresa se plantea como objetivo aumentar las
utilidades y para lograrlo puede tomar varias decisiones
como:
a) Reducir los costos de producción.
b) Aumentar el margen de ganancia.
c) Aumentar las ventas, entre otros
Una empresa se plantea como objetivo disminuir su ciclo de
conversión de efectivo y para lograrlo puede tomar varias
decisiones como:
a) Reducir el periodo de conversión de inventarios,
b) Reducir el periodo de conversión de las cuentas por cobrar
c) Aumentar el periodo de conversión de las cuentas por
pagar
d) todas juntas.

5.- HOLOS
La voz griega holos viene del prefijo, hol u holo, y significa
entero, completo, "todo" que indica también íntegro y organizado.
Este significado va para cualquier evento o circunstancia. La
visión holista rompe con el paradigma científico mecanicista al
basarse en nuevos principios de comprensión de la realidad:
•Unidad.
•Totalidad.
•Desarrollo cualitativo.
•Transdisciplinariedad.
•Espiritualidad.
•Aprendizaje

EJEMPLO
 Administración holística” es una nueva forma de administrar
las empresas, con un objetivo básico, no ya de "rentabilidad
económica”, sino de “rentabilidad social”, o sea, de
generación de una superior calidad de vida... teniendo en
cuenta TODOS sus impactos en el sistema.
 La definición clásica de empresa es simple: "un conjunto de
personas con el objetivo común de ganar dinero".
 En este nuevo modelo la mismísima definición de empresa es
diferente: “un conjunto de personas con el objetivo común de
mejorar la calidad de vida en la sociedad”.
 Este simple cambio en la definición del concepto de
“empresa” generaría cambios muy profundos en todos los
criterios que se utilizan actualmente para la toma de
decisiones gerenciales.

6.- HOMEOSTASIS
 Homeostasis (Del griego homeo que significa
"similar", y estasis, en griego, "posición",
"estabilidad") es la característica de un sistema
abierto o de un sistema cerrado, especialmente en
un organismo vivo, mediante la cual se regula el
ambiente interno para mantener una condición
estable y constante.
 Los múltiples ajustes dinámicos del equilibrio y los
mecanismos de autorregulación hacen la
homeostasis posible.

EJEMPLO
 La empresa comienza a tener un crecimiento tanto
en ventas como también estructuralmente. La
cantidad de trabajadores con la que cuenta
comenzará a ser insuficiente para desarrollarse
normalmente en el mercado.
 En consecuencia la empresa deberá contratar más
personal conforme a su crecimiento para no tener
problemas en su funcionamiento y poder así
desarrollar su actividad normalmente.

EJEMPLO
 Una empresa comercializadora ha decidido poder
ofrecer a sus clientes mayor variedad de productos
de los que normalmente ha ofrecido. El área de
almacén no tenía problemas ya que la cantidad
de productos que inventariaba era poca.
 Ahora la variedad de ítems que manejan es mayor
lo que les genera problemas para poder encontrar
la mercadería que se desea vender, como
respuesta el área de almacén deberá ordenar y
clasificar los ítems para su mejor manejo.

7.- ISOMORFISMO
El concepto de isomorfismo proviene del latín iso: igual
- morfos: forma, pretende captar la idea de tener la
misma estructura (forma similar).
Se refiere a la construcción de modelos de sistemas,
sobre todo de carácter matemático, de tal forma que la
representación algebraica permita predecir el
comportamiento del sistema. El resultado del modelo
coincide con la realidad.
Matemáticamente se pueden representar así: f:X→Y,
cuando entre dos estructuras hay un isomorfismo,
ambas son indistinguibles, tienen las mismas
propiedades, y cualquier enunciado es
simultáneamente cierto o falso.

EJEMPLO
 Sabemos que una empresa consigue resultados
mediante la organización de cada proceso a
realizar, mas si uno de estos procesos es tercerizado
(OUTSOURCING) esta seria isomórfica respecto a si
la hubiera realizado la misma empresa, de
cualquier forma los resultados se darán igual o
mejor a los esperados.

EJEMPLO
En una organización las labores que realiza el
factor humano son vitales, pero la tendencia
obliga a disminuir ese esfuerzo humano y
cambiarlo por esfuerzo robótico (isomorfismo), lo
cual es una solución favorable para la empresa y
para los mismos empleados, ya que las tareas
rutinarias serán desarrolladas por estos y permitirá
optimizar labores que requieran un mayor nivel de
raciocinio a los empleados.

9.- HOMOMORFISMO
 Un homomorfismo se aplica cuando el modelo del
sistema ya no es similar, contrariamente al
concepto de isomorfismo, es una simplificación del
objeto real donde se obtiene un modelo cuyos
resultados ya no coinciden con la realidad sino que
tienen como objetivo obtener resultados probables,
su aplicación se orienta a sistemas probabilísticos y
complejos.

EJEMPLO
 Se sabe que una empresa tiene interacción con su
medio interna y externamente, pero no se sabe a
detalle como es que se realizan cada uno de sus
procesos internos, además estos van cambiando
según el tipo de empresa y según el tiempo de
observación.
 A esto también se le puede considerar como caja
negra.

EJEMPLO
 Dentro de un país existen factores económicos que
contribuyen a mejorar el nivel de competitividad
de muchas empresas, estos pueden ser
propiciados mediante la creación de modelos
económicos, más dichos modelos son probables y
no certeros, naturalmente los resultados serán
desconocidos hasta que los mismos repercutan en
el nivel de eficiencia de la mayoría de las
empresas.

11.- NEGUENTROPÍA
 La Neguentropía es una medida de organización
frente a la entropía desorganizadora. Se refiere a
la energía que el sistema importa del ambiente
para mantener su organización y sobrevivir.
 En tal sentido se puede considerar la
Neguentropía como un mecanismo auto-
regulador buscando la subsistencia del sistema
para lo cual usa mecanismos que ordenen,
equilibren, o controlen el caos.
 Mecanismo por el cual el sistema pretende subsistir
y busca estabilizarse ante una situación caótica.

EJEMPLO
 Una empresa se dedica a la venta
de materiales de construcción,
abastece sin problemas al
mercado. Pero qué pasaría si la
demanda del mercado aumenta,
la empresa tendrá problemas y no
podrá satisfacer a la demanda.
 Al analizar la demanda la empresa
decide aumentar su stock en sus
almacenes para no tener
problemas y poder hacer frente a
la demanda satisfactoriamente.

EJEMPLO
 En el desarrollo de un proyecto, se
presentarán factores de
incertidumbre externos que hacen
que el proyecto se retrase, el líder
del proyecto, deberá tomar en
consecuencia acciones que le
permitan superar la incertidumbre,
estableciendo un buffer o margen
de seguridad al proyecto, para
que éste pueda estar terminado en
el tiempo y presupuesto
establecido.

12.- ORGWARE
Componente estructural de un sistema
tecnológico especialmente concebido para
integrar al ser humano y sus competencias
profesionales; y asegurar el funcionamiento del
hardware y software del sistema, así como la
interacción de éste con otros elementos y con
otros sistemas de naturaleza diferente.

12.- ORGWARE
También podemos concebirlo como la
"metabolización" (asimilación) de los tres tipos o
niveles tecnológicos en la organización:
1. El hardware se metaboliza como la maquinaria,
equipos, infraestructura, etc. que efectivamente utiliza
la organización.
2. El software se metaboliza de varias formas:
En políticas, procesos, procedimientos, estructuras,
etc., que efectivamente se utilizan.
3. El mindware se metaboliza también en la forma:
Como el software incorporado al mindware del
personal y efectivamente utilizado por la organización.

EJEMPLO
Es un método muy importante para las empresas ya que el software es
programas y aplicaciones para el procesamiento de datos de las empresas; el
Hardware, como los equipos que permiten el funcionamiento de las
aplicaciones y las personas con la competencias necesarias para utilizar tanto
el software como el hardware dentro de organizaciones que toman en cuenta
tres aspectos fundamentales:
La Organización Estructural, que es la encargada de asignar tareas,
responsabilidades y competencia de todos los departamentos y es
considerada como estática.
La Organización Funcional que responde a los principios de cada operación
y se realizan siempre en la misma forma, pues se establece: Las etapas del
trabajo, los puestos de trabajo que la pueden ejecutar, la secuencia y los
medios materiales.
La Simplificación del Trabajo, que no es mas que aumentar o mejorar la
eficiencia de ellas.

13.- RECURSIVIDAD
Podemos entender por recursividad el
hecho de que un sistema, este compuesto
a su vez de objetos que también son
sistemas. En general que un sistema sea
subsistema de otro más grande.
Representa la jerarquización de todos los
sistemas existentes es el concepto
unificador de la realidad y de los objetos.
El concepto de recursividad se aplica a
sistemas dentro de sistemas mayores.

EJEMPLO
 Una organización es un sistema socio-técnico
incluido en otro más amplio que es la sociedad con
la que interactúa influyéndose mutuamente.
 También puede ser definida como un sistema
social, integrado por individuos y grupos de trabajo
que responden a una determinada estructura y
dentro de un contexto al que controla
parcialmente, desarrollan actividades aplicando
recursos en pos de ciertos valores comunes.

EJEMPLO
a) Subsistema psicosocial: está compuesto por
individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema
está formado por la conducta individual y la
motivación, las relaciones del status y del papel,
dinámica de grupos y los sistemas de influencia.
b) Subsistema Técnico: se refiere a los conocimientos
necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo
las técnicas usadas para la transformación de
insumos en productos.
c) Subsistema Administrativo: relaciona a la
organización con su medio y establece los objetivos,
desarrolla planes de integración, estrategia y
operación, mediante el diseño de la estructura y el
establecimiento de los procesos de control.

14.- RETROALIMENTACIÓN
La retroalimentación se produce cuando las salidas
del sistema o la influencia de las salidas del sistemas
en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como
recursos o información.
La retroalimentación permite el control de un sistema
y que el mismo tome medidas de corrección en base
a la información retroalimentada.
Este concepto abarca tanto la retroalimentación
negativa como la retroalimentación positiva

14.1.- RETROALIMENTACIÓN POSITIVA
La retroalimentación positiva indica una cadena de
relaciones causales en donde la variación de uno de
sus componentes se propaga en otros componentes del
sistema, reforzando la variación inicial y propiciando un
comportamiento sistémico caracterizado por un
autorreforzamiento de las variaciones.
La retroalimentación positiva está asociada a los
fenómenos de crecimiento y diferenciación, en donde se
mantiene un sistema y se modifican sus metas/fines.

EJEMPLO
Una empresa que diseña un programa de trabajo,
para producir 5000 toneladas de planchas de
acero por semana y al cabo de la primera semana
se retroinforma a la gerencia de operaciones que la
producción real fue de 5500 toneladas.
Esta gerencia decide entonces modificar su
objetivo y lo lleva ahora a 5500 toneladas por
semana. Las cosas se mantienen así por un mes.
Pero en la sexta semana la producción semanal
vuelve a subir, esta vez a 5800 toneladas.
Nuevamente, la gerencia modifica sus objetivos y
fija esta nueva cifra como meta semanal. La
conducta que sigue esa gerencia de operaciones
es de apoyar las acciones o las corrientes de
entrada del sistema, de modo de aumentar
siempre la producción.

14.2 RETROALIMENTACION NEGATIVA
La retroalimentación negativa esta asociada
a los procesos de autorregulación u
homeostáticos. Los sistemas con
retroalimentación negativa se caracterizan
por la mantención de determinados
objetivos.
Se dice que un sistema está realimentado
negativamente cuando tiende a
estabilizarse.
Es la más utilizada en sistemas de control.

EJEMPLO
Un coche conducido por una persona en
principio es un sistema realimentado
negativamente; ya que si la velocidad excede
la deseada, se reduce la presión sobre el
pedal, y si es inferior a ella, aumenta la presión,
aumentando por lo tanto la velocidad del
sistema.
Así mismo, podemos mencionar
el comportamiento de un
conductor de automóvil por
una carretera, ya que dicho
conductor iría recibiendo
información de los límites de la
carretera, de los que podría
salirse, corrigiendo con el
volante las desviaciones.

15.- SINERGIA
 La sinergia es la integración
de elementos que da
como resultado algo más
grande que la simple suma
de éstos, es decir, cuando
dos o más elementos se
unen crean un resultado
que aprovecha y maximiza
las cualidades de cada
uno de los elementos.

EJEMPLO
 Para enfocar la verdadera sinergia dentro de la
empresa, debemos mantenernos conectados
íntegramente con el cliente, llegar a compartir la
información pertinente entre todos los órganos de
la empresa con la atención al cliente repercutido
en el incremento de las ventas y como siempre
situándolo en el ápice del organigrama.
 En el desarrollo de un proyecto, el líder, necesita la
colaboración y el compromiso de cada una de las
personas que interviene en cada una de las
etapas para que el proyecto, como un todo,
pueda tener éxito.

16. TELEOLOGIA
 El término teleología proviene de los dos términos
griegos télos: fin, meta o propósito - lógos: razón o
explicación.
 Teleología puede ser traducido como la razón de
algo en función de su fin. Su significado abarca dos
cosas fundamentalmente:
 Que no se trata de un suceso aleatorio.
 Que existe una meta, fin o propósito, que
constituye su razón, explicación o sentido.
 Todo esto equivale a decir que el cumplimiento de
la meta es la razón de ser del suceso mismo. Es
preciso también que dicho fin haya sido asumido
consciente y críticamente.

EJEMPLO
 Toda organización es concebida para generar
valor y obtener utilidades, se puede decir que
este es el propósito por la cual existe, más no
solo es ese fin la razón por la que la empresa
sigue en pie,
 sino que influye también el proceso por el cual
se mantiene estable o en mejora, sin esta
condición esta empresa habría logrado obtener
utilidades pero su ciclo de vida empresarial
habría sido muy corto.

EJEMPLO
 En el campo empresarial existen herramientas de
gestión, un ejemplo de estas son: Reingeniería,
Benchmarking, Customer Management, etc.
 Todas estas enfocadas a mejorar y optimizar el
desempeño empresarial que se tenga en una
organización, en este caso esta seria la meta, y la
razón seria el método a desarrollar con una de
estas herramientas que lógicamente tendrá que
ser la más apropiada a las condiciones de la
empresa, bien es sabido que la aplicación de
una de las herramientas será distinta en cuanto a
resultados se refiere ya que ninguna organización
es igual aun cuando se encuentre en el mismo
rubro empresarial.

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