1. Curso: Uso de la web 2.0 para agentes de sector (bodegas)
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TEMA 5: Almacenar y compartir documentos en “la nube”
Introducción
Hasta ahora hemos visto algunas herramientas con las que podemos
compartir todo tipo de contenidos en las redes sociales. Los contenidos
que compartimos habitualmente son enlaces a sitios web (ya sean webs
corporativos, personales, blogs), imágenes, vídeos, etc. Pero a veces existe
otro tipo de contenidos que utilizamos habitualmente y que ninguna de
las herramientas vistas hasta ahora los pueden “alojar” o almacenar. Los
contenidos a los que nos referimos son los documentos que manejamos
en nuestro día a día, que normalmente son ficheros en diferentes
formatos digitales almacenados en nuestro ordenador.
A raíz de esta problemática o necesidad surgen algunas herramientas que
permiten “subir” o “cargar” (“upload”) estos documentos en Internet (“la
nube”) y poder compartirlos o referenciarlos (“enlazarlos”) en otros sitios
de Internet, como puede ser nuestro blog o web corporativa o personal.
Las herramientas más populares en este sentido son sobre todo
Slideshare o Scribd, que además de utilizarse para alojar documentos,
tienen un cierto componente de red social, ya que al igual éstas, podemos
“seguir” a otros usuarios y otros usuarios pueden “seguirnos” a nosotros,
e igualmente se pueden compartir los documentos por diversas vías, que
es uno de los fundamentos de la filosofía Web 2.0.
Otra herramienta muy utilizada pero que se diferencia sustancialmente de
los dos anteriores, por no tener el componente social mencionado de
“seguidores y seguidos”, y porque además, para sacarle todo el partido al
servicio, hay que instalar una aplicación en nuestro equipo, esta
herramienta se llama Dropbox, que surgió como una alternativa a los
dispositivos USB móviles de almacenamiento (“comúnmente conocidos
como llaves o memorias USB”). Su principal funcionalidad es la
sincronización de todo tipo de información entre “la nube” (Internet) y
nuestros diferentes dispositivos, ya sean móviles, portátiles o de
sobremesa. Veremos a continuación de que se trata con un sencillo vídeo:
http://www.youtube.com/watch?v=JWot760x2pA

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Scribd (http://es.scribd.com)
Este servicio se define como “la biblioteca en línea más grande del mundo,
donde se puede leer, publicar y compartir obras completas y documentos
técnicos y profesionales”.
Y en definitiva es eso, un espacio donde los usuarios dejan infinidad de
documentos que podemos leer, y compartir si estamos registrados.
También podemos subir nuestros propios documentos y compartirlos, ya
sea en otras redes sociales o en nuestro propio blog o enlazándolos desde
nuestra web corporativa.
Nota: aunque aparentemente la web está en español, no todo el interface
está traducido, por lo que podemos encontrar algunos textos en inglés.
Buscar documentos
La funcionalidad básica que podemos hacer sin ser usuarios registrados es
la de búsqueda de algún documento relacionado con aquella temática que
nos interese. Por ejemplo vamos a realizar una búsqueda sobre “rioja
alavesa”, en los resultados (libros, documentos, etc.) que nos ofrece la
herramienta podemos filtrarlos por distintos conceptos que vemos en la
parte superior, como pueden ser: la categoría, el idioma, la extensión
(número de página), el tipo de archivo (PDF, DOC,…), la fecha en la que se
almacenó, y si son gratis o de pago.

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Una vez localizado el documento que nos interesa, lo podemos leer en
pantalla o descargarlo (si el autor lo permite) y también lo podemos
compartir en las redes sociales más populares: Facebook, Twitter,
Google+, …
Importante: Puede que no podamos descargar ningún documento si no
estamos registrados y además hemos subido alguno a nuestra cuenta.
Registrarse
Esta herramienta la podemos utilizar para leer cualquier documento, pero
si queremos almacenar o compartir ficheros en ella tenemos que
registrarnos y crear una cuenta de usuario como en la mayoría de servicios
web 2.0
El registro es muy simple, solamente tenemos que poner nuestra cuenta
de correo, nombre de usuario y password. Con estos tres datos es
suficiente para registrase. Más adelante podremos añadir y modificar
nuestros datos de perfil.
En nuestro caso realizaremos el registro los datos que estamos utilizando
en el curso de forma continuada, en mi caso sería:
 Usuario: cursowebhazi0
 Contraseña: Hazi2014
 Email: cursowebhazi0@gmail.com
Subir un documento
 Buscamos el botón “Subir” y lo pulsamos
 Se muestra una nueva página donde se nos presenta la forma de
almacenar un documento
 Seleccionamos la opción “Seleccionar archivos para subir” (la otra
forma es arrastrando el documento al área indicada en la pantalla)
 Debemos seleccionar de nuestro ordenador el documento que
queremos subir

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 En el mismo proceso podemos seleccionar más ficheros con el
botón “Agregar más” (a bien arrastrándolos al área señalada)
 Debemos indicar obligatoriamente un título y una descripción al
documento (esto es útil para que otros puedan localizarlo)
 Opcionalmente también podemos indicar una categoría, tema y
tipo, además de etiquetas (esto es muy importante también para
localizar documentos mediante palabras clave)
 Podemos dar a Guardar y continuar para almacenar el fichero (el
fichero ya estará alojado en Scribd)
 En la siguiente pantalla que aparece podemos compartir el fichero
en otras redes sociales (lo que compartimos es un enlace al
documento)
 Podemos pulsar en la opción “Listo. Ver documentos en scribd”
para ver una relación de los documentos subidos y poder editar
(añadir, modificar o borrar la información añadida previamente)
 Y ya tendríamos el documento subido a nuestra cuenta de Scribd
Mi perfil público
Al crear una cuenta en Scribd ya tenemos una dirección de Internet en el
servicio que será del tipo: http://es.scribd.como/cursowebhazi0 donde
otros usuarios pueden ver nuestros documentos, siempre que esto sean
públicos, ya que también podemos determinar que algunos de ellos sean
privados.
Mis cargas (My Uploads)
Para acceder de nuevo a los documentos que hemos subido por si
queremos realizar alguna modificación en alguno de ellos, tendremos que
acceder a la opción “My Uploads” (“Mis cargas”) que podemos ver al
desplegar el menú al pasar el ratón por nuestro icono (“avatar”) que
encontraremos en la parte superior derecha de la pantalla. En este menú
también podemos ver el resto de opciones de la herramienta. En ella
observaremos que se encuentra la opción “Cuenta”, donde accederemos

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si queremos realizar cambios en la configuración de nuestra cuenta: entre
otras opciones tenemos la posibilidad de cambiar el correo electrónico,
enlazar con redes sociales, cambiar password, y muchos datos más etc.
Mis últimas lecturas (My Recently Read)
Si utilizamos esta red para buscar y leer documentos existentes en ella, en
la opción “Mis lecturas” podemos ver el historial de toda nuestra actividad
en Scribd.
Mis estadísticas (My Stats)
Esta opción es muy interesante sobre todo para ver si nuestros
documentos son leídos por otras personas. Mediante interesantes gráficos
podemos ver el número de lecturas que tienen los documentos.

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Slideshare (http://es.slideshare.net)
SlideShare es una herramienta muy similar a Scribd pero originalmente se
utilizó para alojar presentaciones, fundamentalmente elaboradas con
PowerPoint, pero también en otros formatos como PDF, OpenOffice,
iWorks, etc.
Actualmente se pueden “subir” vídeos y “webminars”, que son reuniones
o conferencias virtuales, donde varios usuarios pueden ver las
presentaciones que realiza un ponente en directo.
Buscar documentos
Al igual que en Scribd, existe un apartado para la búsqueda de
documentos en la zona superior, al lado del logotipo de la herramienta.
Podemos probar a realizar la misma búsqueda de “rioja alavesa” para ver
los resultados.
Si encontramos algún documento de interés, simplemente pulsaremos
sobre el enlace y podremos leer el documento en pantalla o descargarlo
mediante la opción “Guardar” (en algunos casos no se podrá descargar si
así lo ha decidido el autor).
También lo podremos compartir en redes sociales o enviarlo por correo
electrónico desde este mismo sitio. Igualmente podremos hacer
comentarios sobre el documento en la parte inferior, en el apartado de
comentarios.
Registrarse

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El registro es muy similar a otras herramientas Web 2.0, para registrase es
necesario aportar una dirección de correo electrónico, un nombre de
usuario y una contraseña. En nuestro caso utilizaremos las habituales del
curso, es decir:
 Email: cursowebhazi0@gmail.com
 Usuario: cursowebhazi0
 Contraseña: Hazi2014
Una vez indicados estos datos pulsaremos el botón “SignUp” (“Registro”)
Subir ficheros
Para empezar a subir nuestros ficheros utilizaremos el botón “Subir” que
veremos en la parte superior-central de la pantalla (puede que aparezca
en otros lugares, pero es fácilmente identificable por su color naranja).
Al pulsar el botón de cargar nos parecen dos opciones: “UPLOAD”
(“CARGA”) y “UPLOAD+” (“CARGA+”). Esta última es una funcionalidad de
pago que nos permitirá que los ficheros subidos sean privados y más
grandes, y además tenemos la posibilidad de subir vídeos.
Seleccionaremos la primera opción, es decir la de “UPLOAD” y elegiremos
de nuestro equipo el fichero que queramos cargar.
Mientras se carga podemos poner el título del documento (por defecto
aparecerá el nombre del fichero cargado), la descripción, las etiquetas y si
permitimos que otros usuarios puedan o no descargar el fichero.
Si no cambiamos nada se cargará el fichero con los datos por defecto.
Mis cargas
Si queremos ver los ficheros cargados y realizar alguna modificación sobre
sus datos (título, descripción, privacidad, etc.) seleccionaremos la opción
“Mis cargas” para ello, en el menú que encontraremos en la parte

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superior derecha en la silueta del perfil, desplegaremos dicho menú y
seleccionaremos la opción mencionada.
Nos aparecen los documentos que hemos cargado y pulsaremos en la
opción “Edit”, con lo que nos aparecerá un formulario donde podemos
realizar los cambios pertinentes. Una vez realizados pulsaremos el botón
“Update” (“Actualizar”) para guardar los cambios.
También podremos eliminar el documento o actualizarlo con una nueva
versión si fuese necesario.
Ajustes de la cuenta
En esta opción podremos realizar todo lo relativo a la configuración de
nuestra cuenta: imagen de perfil, información personal, información de
contacto, contraseña, compartir en otras redes sociales, notificaciones de
correo electrónico, privacidad de nuestra cuenta, etc.

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Dropbox (https://www.dropbox.com/)
Antes de nada vamos ver el siguiente vídeo que nos explica brevemente
en qué consiste esta herramienta:
http://www.youtube.com/watch?v=JWot760x2pA
En resumen, Dropbox tiene las siguientes funcionalidades:
 Almacenamiento de ficheros en la “nube” (que nos puede servir
como copia de seguridad)
 Sincronización de ficheros entre varios equipos
 Compartir con otros usuarios nuestros ficheros
 Histórico de los cambios en nuestros ficheros
Como empezar:
 Crear una cuenta: https://www.dropbox.com/register
 Una vez registrados debemos descargar e instalar la aplicación en
nuestro ordenador

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 Seguir los pasos que nos indica en el proceso de instalación
 A partir de ahora ya podemos almacenar ficheros en la carpeta de
“Dropbox” y compartirlos con otras personas
Podemos hacer un breve recorrido para conocer básicamente lo que es
Dropbox: https://www.dropbox.com/tour
Más información y ayuda de Dropbox: https://www.dropbox.com/help