2018/1/29に開催されたサイボウズワークショップの資料です。

1. 1
事例に学ぶ！
「サイボウズ Office」運用のコツ
~ワークフロー編~（ワークショップ）
場所： サイボウズ株式会社 （東京オフィス）
時間： 14:00 – 17:00 ( 16:00 ～ 運用相談会 ※希望者のみ）
1/29
（月）
「サイボウズ Office」の社内運用のコツを徹底解説！《初級編》

2. サイボウズワークショップの目的
徹底解説とグループワークを通して、
こうすれば業務に「サイボウズ Office」
の「ワークフロー」が活かせるんだ！
と、実際に行動するヒントを持ち帰っていただく。
本日の内容で詳しく説明しない部分
各アプリケーションの詳細な設定方法
→ サイボウズ Office はじめの一歩講座 ハンズオン、Webセミナー
→ テクニカルサポート、マニュアルを是非ご利用ください！
2

3. 本日のアジェンダ
14:00-14:50
1.サイボウズ Officeの「ワークフロー」運用のコツを徹底解説！
15:00-15:55
2. 課題解決演習（グループワーク）
16:00-17:00
3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会
3

4. 確認事項
1.サイボウズのWebサイトなどでご紹介するため写真、動
画撮影いたします。ご都合の悪い場合はお知らせくださ
い。
2.本日の資料はサイボウズコミュニティの中で共有します。
お礼メールにてご案内いたします。
3.ワークショップに関するアンケートのご協力をお願いしま
す。
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5. 本日のアジェンダ
14:00-14:50
1.サイボウズ Officeの「ワークフロー」運用のコツを徹底解説！
15:00-15:55
2. 課題解決演習（グループワーク）
16:00-17:00
3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会
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6. サイボウズ Office
お客様ご利用事例

7. • サイボウズ Office のワークフローって
何ができるの？
7

8. ワークフローとは？
8
流れのある業務手続きを電子化したもの。
文書が起点になる業務に使われることが多い。
紙の帳票
ワークフロー
内容
内容
経路
経路

9. 経路とは？
9
最終承認を決裁と表現しています。
承認、確認は省略できますが、
決裁は省略できません。

10. 各ユーザーができる操作
10▼ 参考：FAQ ワークフローの特徴
https://jp.cybozu.help/ja/o/admin_app/wf/basic/feature

11. • 「サイボウズ Office」のワークフローを使うと
何が良くなるの？
11

12. 12
ワークフローのメリット
①時短ができる
申請まで
申請してから決裁、確認まで
②証跡が残る

13. ① 時短ができる（申請まで）
13
１. 自分の名前や申請日を書くのが手間
２. 交通費を毎回インターネットで検索して入力、
合計金額を書くのが面倒
３. 誰の承認を取ればよいのかわからない
４. 前回とほとんど同じ内容なのに、
一から書くのが面倒
申請者

14. ① 時短ができる（申請まで）
14
⇒申請者の名前や申請日は自動入力ができます。
設定すれば、初期値を入れることもできます。
１.自分の名前や申請日を書くのが手間。
申請者

15. ① 時短ができる（申請まで）
15
⇒ワークフロー項目の路線ナビ連携を利用すると
電車経路と運賃を取り込むことができます。
２.交通費を毎回インターネットで検索して入力、
合計金額を書くのが面倒。
申請者

16. ① 時短ができる（申請まで）
16
3誰の承認を取ればよいのかわからない
⇒処理者の初期値を設定しておくことで
迷わず申請することができます。
申請フォームの項目にコメントを記載できるので、
条件によって承認者が変わる場合はコメントで注釈を入れておくと便利です。
初期値
コメント
３.誰の承認を取ればよいのかわからない
申請者

17. ① 時短ができる（申請まで）
17
⇒過去データを検索し、再利用することが可能。
４.前回とほとんど同じ内容なのに、
一から書くのが面倒
申請者

18. ① 時短ができる（申請してから決裁、確認まで）
18
申請者
１.上司の外出が多く、承認に時間がかかる
申請がどこまで進んでいるのかわからない
２. 外出から戻ってくると申請書の山
承認者

19. ① 時短ができる（申請してから決裁、確認まで）
19
⇒電子化することで、上司が外出しているときでも
申請を上司に届け、承認時間を短くできる。
自分の出した申請/自分が承認した申請について、
進捗を確認できる。
申請者
１.上司の外出が多く、承認に時間がかかる
申請がどこまで進んでいるのかわからない

20. ① 時短ができる（申請～決済まで）
21
⇒出張の多い上司が外出先でモバイルを使うと、
移動時間にワークフロー処理を進めることができる
ワークフロー 一覧画面 申請、決裁、確認、却下、
差し戻しなどの処理が可能
２.外出から戻ってくると申請書の山
承認者

21. ②証跡が残る
22
⇒紙の文書と違って、
電子化した文書は紛失することがない。
証跡や履歴がしっかり残る。
稟議書を紛失することがなくなった
申請者
紙で提出した申請書をなくしてしまった
事例：株式会社シンコーハイウェイサービス様

22. • 他の会社はどんな業務に使っているの？
23

23. 24
ワークフローの種類別活用事例
① 申請・決裁系
② チェック・作業系
③ 報告・回覧系

24. 25
① 申請・決裁系
承認、決裁が必要な業務にオススメ。
特に証跡が大事になる業務で利用。
決裁後は事務処理のため総務経理が確認することがあります。
例えば…稟議申請、契約締結申請、交通費申請、物品購入など
申請 承認承認 決裁 確認
（例）

25. 26
【交通費申請】
毎月締め切り日までに1か月分の交通費を入力し、申請する。
① 申請・決裁系
事例：サイボウズ
※弊社では「サイボウズ Office」ではなく「Garoon」のワークフローを利用しています
路線検索を利用

26. 27
【支払い申請】
支払いが発生した際に申請する。
決裁後の回覧先に経理担当が入ることで、
決裁が下りたものから支払い手続きを行う。
承認後、ワークフローを印刷、請求書の原本と一緒に経理に提出。
（※紙のほうが経理がチェックするのに都合が良いため。）
事例：サイボウズ
決裁後に確認者欄
を利用
※「サイボウズ Office」ではなく「Garoon」のワークフローを利用しています
① 申請・決裁系

27. 28
② チェック・作業系
つながりのある作業工程にオススメ。
例えば…点検業務、メンテナンス依頼、支払依頼
申請 承認(誰か1人) 決裁
※ワークフローの経路種別(申請など)は呼び名が変えられないので厳密には承認、決裁では
ないのですが、定められた順番で作業・チェックができます。
（例）

28. 29
② チェック・作業系
工事の進捗状況を役所に報告するためワークフローを活用。工事報告書の作成、
チェック、送付する者という3人の担当を決めて、提出忘れを防いでいる。
事例：大成建設株式会社様

29. 30
③ 報告・回覧系
閲覧確認を確実にしたいときにオススメ。
経路に入っているメンバーにだけ共有できます。
回覧する順番が決まっているもの、決まっておらず並列なものなどに利用。
例えば…日報、週報、出張報告、クレーム報告、部内回覧
申請 確認決裁
※ワークフローの経路種別(申請など)は呼び名が変えられないので厳密には承認、決裁では
ないのですが、定められた順番でチェックができます。
（例）

30. 31
～ワークフロー以外の機能で実現する申請業務～
【要望箱（カスタムアプリ）】
カスタムアプリの「ステータス管理」という機能を利用し、
開発担当への確認フローを入れて利用
【注意点】
カスタムアプリは、編集権限があれば
どのステータスの場合でも内容を変更できるため、
一度申請したら変更させたくない場合は、
ワークフローをご利用ください。
事例：サイボウズ
「状況」欄を利用し
現在どのステータスな
のかを管理
誰がどのステータスを
担当しているかが
わかる

31. • 早速紙から移行するにはどうしたらいいの？
32

32. 紙の帳票からワークフローへ移行するコツ
33
紙の帳票
ワークフロー
内容 内容
経路 経路
交通費申請書を例に移行していきます。

33. （１）申請業務の課題を洗い出し、
必要な条件を確認する。
（２）項目を設定し運用フローを決める
（３）関係者でテスト登録、本運用開始
34
紙の帳票からワークフローへ移行するコツ

34. （１）申請業務の課題を洗い出し、必要な条件を確認する。
例）交通費申請
35
紙の帳票からワークフローへ移行するコツ
【紙の申請書の課題】
・承認まで時間がかかる
・記入が手間、ミスが起こる
【ワークフローを使って具体的に実現したい事】
①交通費でかかった金額を簡単に入力したい
②合計金額を自動計算しミスを減らしたい
③承認するときに領収書を確認したい
④同じ申請書でも部署ごとに
承認経路を分け、間違いがないようにしたい
②
③
①
④

35. （２）（１）で洗い出した必要な条件をもとに設定する
36
紙の帳票からワークフローへ移行するコツ
【機能で解決できること】
①交通費でかかった金額を簡単に入力したい
⇒「路線検索」を利用する
②合計金額を自動計算しミスを減らしたい
⇒「自動計算」を利用する
③承認するときに領収書を確認したい
⇒「ファイル」を利用する
設定について詳しくは「すぐできるBOOK」
をご覧いただくか、テクニカルサポートも
ご利用ください。
①
②
③
▼すぐできるBOOK
https://office-users.cybozu.co.jp/tips-more/_office_book/

36. 37
紙の帳票からワークフローへ移行するコツ
【運用で解決すること】
④同じ申請書でも部署ごとに
承認経路を分け、
間違いがないようにしたい
⇒申請者ごとに自動で
承認経路を決めることは
できないため、
部署ごとにフォームを分けて
運用する
（２）（１）で洗い出した必要な条件をもとに設定する
事例：豊資会様
申請書は同じで
部署が違う

37. 38
紙の帳票からワークフローへ移行するコツ
必要な項目を洗い出してみると、
Excelファイルに入力するほうが便利で
紙で利用している項目のすべてをワークフローに変更するのは
難しそうだ。

38. 39
紙の帳票からワークフローへ移行するコツ
Excelファイルは通常通り利用し、ワークフローに添付、
ワークフローはスムーズに承認を得るために利用いただくのはいかがでしょうか。
事例：豊資会様

39. 40
紙の帳票からワークフローへ移行するコツ
これまで紙ベースで、回覧中に赤ペンで修正がはいっていく運
用をしています。
サイボウズのワークフロー機能で、従来より負担にならない運用
はできますか？

40. サイボウズ Officeのワークフローでは一度申請を進めると、
承認経路に入ったユーザーが内容を変更することはできません。
承認、決裁、却下、差し戻しするときにコメントで補足するという運用は
いかがでしょうか。承認時の口頭補足としても記載できます。
41
紙の帳票からワークフローへ移行するコツ

41. （３）関係者でテスト登録、本運用開始
42
紙の帳票からワークフローへ移行するコツ
▼参考記事 すぐに真似できる！社内へグループウェアを浸透させる事例まとめ
https://officetimeline.cybozu.co.jp/?p=7166
運用定着のために稟議は「Office」のワークフローか
らのみとルール化しました。
本社と営業部や工場が離れていて、
また幹部社員の出張もあるので、
クラウドの場合場所にかかわらず
承認・決裁が進むところが便利ですね。
事例：株式会社九食様

42. 43
紙の帳票からワークフローへ移行するコツ
実際の業務をワークフローにどこまで乗せられるのか設定いただき、
運用しながら現場からのフィードバックをもとに調整いただけますと幸いです。
設定や運用でお困りなことがあれば、
弊社のテクニカルサポートをぜひご利用ください！

43. 本日のアジェンダ
15:00-15:50
1.サイボウズ Officeの社内運用のコツを徹底解説！
16:00-16:55
2. 課題解決演習（グループワーク）
17:00-18:00
3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会
44

44. サイボウズワークショップの目的
徹底解説とグループワークを通して、
こうすれば業務に「サイボウズ Office」
の「ワークフロー」が活かせるんだ！
と、実際に行動するヒントを持ち帰っていただく。
本日の内容で詳しく説明しない部分
各アプリケーションの詳細な設定方法
→ サイボウズ Office はじめの一歩講座 ハンズオン、Webセミナー
→ テクニカルサポート、マニュアルを是非ご利用ください！
45
再掲

45. ワークショップの効果を高めるコツ
• お互い対等に接しましょう
– グループワークの時間はみなさん同じチームの一員です。お互い対等な立場として
ディスカッションしましょう。
• 自分が話すときはコンパクトに話しましょう
– 盛り上がってくると話が止まらなくなりますが、グループワークの中ではなるべく
多くの人が発言できるようにしましょう。
• 「正しい方法を教わる」だけでなく、「納得いく方法を発見」しま
しょう
– グループウェアの使い方は自社の状況によって様々です。正しい方法を教わるだけではなく、ご
自身で納得できる方法を発見しましょう。
• 気楽に、そして楽しくやりましょう！
– 楽しむことが次につなげる最大の秘訣です。皆さんで一緒に楽しみましょう！
46

46. そもそも、なぜ「サイボウズ Office」導入した
んだっけ？
47

47. 「サイボウズ Office」を利用する目的
• スケジュール共有のため
• 前任者が導入したので私知らないんです。。
• 入社したときから使っていて空気のような存在です
– いろんな背景、目的ありますよね。
– 現在の「サイボウズ Office」を利用する目的を一言でいえま
すか？
48

48. 現在の利用状況と持ち帰りたいことのシェア
• ストラップにお名前を記載いただき首からかけてください
• 紙に書き出す個人ワーク
– 現状は○○するために サイボウズ Office の
□□機能を使っています。
– ワークショップに参加して、
△△なことを持ち帰りたい
• お隣とシェア
– お名前 ＋ 担当業務を一言で
＋ 書き出した内容説明
例）
田中花子と申します。
現在総務部に所属し、労務管理を主に
担当しております。
現状は○○するために、「サイボウズ Office」の
□□を利用しております。
49
２分
1分×５人

49. 配布用紙 ①
現状は○○するために、
「サイボウズOffice」の□□機能を使っています。
ワークショップに参加して、△△なことを持ち帰りたい。
50

50. 「サイボウズ Office」を活用すると、
もっと仕事が〇〇になる！

51. いつもの業務がもっと〇〇になる！
52

52. 個人振り返り
＆
お隣とシェア
グループワークの流れ
個人ワークで
問題点を付
箋に書く
＆
シェアと分類
グループワーク
で解決策を
付箋に書く
＆
ディスカッション
本日は以下の流れで実施します。
メンバーが出した
問題点について
解決策を考えま
す。
グループワークや徹底解説で
得られたアイディアの中で、自
社での サイボウズ Office
活用に活かせそうなことを振
り返ってみましょう。
ワーク
「申請業務の問題になっているこ
と」を個人の付箋ワークで問題点と
して書き出します。
その後、付箋の内容をグループ内
で共有・分類します。
他グループの
付箋ワークを
参照
＆
解決策追加、
アドバイス
15分 15分 10分 10分
53

53. 【個人ワーク】問題点の書き出し
サイボウズ Officeを活用して「申請業務」の改善を行うた
めに、社内で「障壁となっている問題点」を黄色の付箋に
黒いサインペンで書いてください。
• エピソードは、おひとりいくつ書いてもOKです。
• 付箋1枚につき1エピソードを書いてください。
• エピソードは具体的であればあるほど良いです。
• 色々なパターンのエピソードがあるとこの後のワークがより充実したものになるか
も？
例）
・稟議がどこまで進んでいるかがわからない
・拠点が離れているため、決裁までに時間がかかる
・○○のルールがあり、「サイボウズ Office」のワークフロー機能で実現が難しい
振返り問題 解決 参照
5分
黒ペン
54
名前

54. 問題点のシェア、分類
付箋に書いた「障壁となっている問題点」をグループ内でシェアし分
類してください。
どこにあるかわからない問題
○○の問題
コミュニケーションの問題
• エピソードの背景や、ご自身が感じたこと
などを共有してください。
• この時点で「問題の断定」や「解決の提
案」等はしないようにしてください。
• 似ているエピソードは近くに並べてくださ
い。
黒ペン
黒ペン
振返り問題 解決 参照
10分
名前

55. グループごとに解決策を検討
グループ内で出た「問題点に対する解決策」を話し合ってください。
• 問題点に対する解決策を思いついた方は緑
色の付箋に黒いサインペンで書いて貼ってく
ださい。
• 付箋に書かれた「障壁」の内容をかみ砕いて
書き直してみても大丈夫です。原因は？
きっかけは？より深層の問題が見えるかもし
れません。
• すべての付箋に対して解決策がなくても大
丈夫です。
どこにあるかわからない問題
○○の問題
コミュニケーションの問題
黒ペン
黒ペン
振返り問題 解決 参照
15分
黒ペン
名前

56. 隣のグループの解決策を参照、提案
隣のグループのイーゼルパッドを見て、他にも解決策があれば提案し
てください。
赤ペン
• これ、共感する！という障壁や解決策、事例には
シールを貼ってください。※シールの色は自由です。
• 解決に向けた新たなアイディア、障壁を解決した
別の事例をお持ちの方は緑色の付箋に赤ペンで
書いて貼ってください。
• すべての付箋に対して解決策がなくても大丈夫で
すが、なにも解決策が書いていないものから考え
てみてください。
××の問題
コミュニケーションの問題
●●の問題
赤ペン
赤ペン
赤ペン
どこにあるかわからない問題
振返り問題 解決 参照
５分
赤ペン

57. 【個人ワーク】振り返りとシェア
他のグループからの提案を踏まえて、ワークをふりかえりましょう。
1. 現状の問題点
2. 自社に持ち帰る解決策
について個人ごとにA4用紙に記入します。
記入した内容をお隣とシェア。
振返り問題 解決 参照
2分
2分/人×人数
10分
58

58. 配布用紙 ②
1. 現状の問題点
2. 自社に持ち帰る解決策
59

59. 【まとめ】サイボウズワークショップの目的
徹底解説とグループワークを通して、
こうすれば業務に「サイボウズ Office」
の「ワークフロー」が活かせるんだ！
と、実際に行動するヒントを持ち帰っていただく。
本日の内容で詳しく説明しない部分
各アプリケーションの詳細な設定方法
→ サイボウズ Office はじめの一歩講座 ハンズオン、Webセミナー
→ テクニカルサポート、マニュアルを是非ご利用ください！
60
再掲

60. 本日の内容振り返り
1.サイボウズ Officeの「ワークフロー」運用のコツを徹底解説！
・お客様ご利用事例
・ワークフローでできること
・メリット
・ワークフローの種類別活用事例
・紙の帳票からワークフローへ移行するコツ
2. 課題解決演習（グループワーク）
・「申請業務」の改善のために社内で「障壁となっている問題点」
・「問題点に対する解決策」
・隣のグループの解決策を参照、提案
・振り返り
3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会
61

61. サイボウズコミュニティ
62

62. サイボウズコミュニティ
63

63. 機能について知りたいときは・・
【リアルセミナー】
「サイボウズ Office」はじめの一歩講座
【Webセミナー】
はじめの一歩講座 Webセミナー
64
▼ サイボウズ Office はじめの一歩講座
https://cy-handson-c.qloba.com/
▼ はじめの一歩講座 Webセミナー
https://cybozu.zendesk.com/hc/ja/articles/115000704986

64. Tipsについて知りたいときは・・
サイボウズコミュニティ
65

65. 本日はサイボウズワークショップへのご参加
誠にありがとうございました。
アンケート記入にご協力ください。
66

66. 本日のアジェンダ
14:00-14:50
1.サイボウズ Officeの「ワークフロー」運用のコツを徹底解説！
15:00-15:55
2. 課題解決演習（グループワーク）
16:00-17:00
3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会
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