اهمیت مدیریت صحیح اسناد و مدارک و ایجاد آرشیو الکترونیک برای سازمانها و شرکتهای بزرگ، بر هیچ کس پوشیده نیست ضمن آنکه طراحی پویا برای آرشیو الکترونیک اسناد به طور قطع در بهره وری هر سازمانی موثر خواهد بود. لذا نبود یک سیستم الکترونیکی از آرشیو اسناد، می تواند موجب مشکلات متعدد و اتلاف زمان و هزینه بسیار زیادی شود که بعضاً غیر قابل جبران خواهد بود. همچنین مولفه های مدیریت دانش، مستندسازی و تدوین دانش فنی، جزء مفاهیمی هستند که برای شکل گیری و موفقیت در آن ضرورت دارد نسبت به ساماندهی اسناد و مدارک اقدام شود.

1. ‫اسناد‬ ‫مدیریت‬ ‫افزار‬ ‫نرم‬Keydoc
‫شرکت‬‫آرا‬‫هم‬‫دانش‬

2. ‫عمومی‬ ‫قابلیتهای‬
.‫سیستمی‬ ‫و‬ ‫متنوع‬ ‫روشهای‬ ‫با‬ ‫ها‬ ‫داده‬ ‫ورود‬ ‫امکان‬ 1
.‫امکان‬ 2‫ادار‬ ، ‫مالی‬ ، ‫پرسنلی‬ ‫متنوع‬ ‫آرشیوهای‬ ‫ایجاد‬‫ی‬
.‫ا‬ ‫برای‬ ‫پویا‬ ‫و‬ ‫متنوع‬ ‫درختی‬ ‫ساختار‬ ‫ایجاد‬ ‫قابلیت‬ 3‫سناد‬
.‫ها‬ ‫دسترسی‬ ‫مدیریت‬ ‫توانایی‬ 4
.‫مدارک‬ ‫بازیابی‬ ‫و‬ ‫اسناد‬ ‫جستجوی‬ ‫امکان‬ 5
.‫مدارک‬ ‫برای‬ ‫متنوع‬ ‫های‬ ‫کد‬ ‫تعریف‬ ‫امکان‬ 6
.‫اسناد‬ ‫بین‬ ‫ارتباط‬ ‫امکان‬ 7

3. ‫فنی‬ ‫مشخصات‬
‫این‬‫سیستم‬‫با‬‫تکنو‬‫لوژی‬net.‫طراحی‬‫و‬‫پیاده‬
‫سازی‬‫شده‬‫است‬‫و‬‫در‬‫دو‬‫بستر‬windows
application‫و‬web application‫اجرا‬
‫گردیده‬‫است‬.‫انعطاف‬‫پذیری‬‫و‬‫پویایی‬‫سی‬‫ستم‬
‫جزء‬‫قابلیتهای‬‫منحصر‬‫به‬‫فرد‬‫آن‬‫می‬‫باشد‬.
‫این‬‫سیستم‬‫دارای‬‫تاییدیه‬‫فنی‬‫شورای‬‫ع‬‫الی‬
‫انفورماتیک‬‫می‬‫باشد‬.

4. ‫درختواره‬
‫با‬‫استفاده‬‫از‬‫این‬‫قابلیت‬‫مهم‬‫به‬‫راحتی‬‫م‬‫ی‬
‫توان‬‫اسناد‬‫را‬‫بر‬‫اساس‬‫رویکردهای‬‫متنوع‬‫ط‬‫بقه‬
‫بندی‬‫نموده‬‫و‬‫مدیریت‬‫نمود‬.
‫آنچه‬‫این‬‫قابلیت‬‫را‬‫از‬‫سایر‬‫روشهای‬‫طبقه‬
‫بندی‬‫متمایز‬‫می‬‫کند‬‫سهولت‬‫در‬‫ایجاد‬‫و‬‫ت‬‫غییر‬
‫در‬‫شاخه‬‫های‬‫ساختار‬‫درختی‬‫است‬‫به‬‫گونه‬‫ای‬
‫که‬‫با‬‫وجود‬‫یک‬‫راهنمای‬‫ساده‬‫در‬‫نرم‬‫افزار‬
‫امکان‬‫تغییرات‬،‫وجود‬‫خواهد‬‫داشت‬‫و‬
‫کاربران‬Admin‫بدون‬‫نیاز‬‫به‬‫حضور‬
‫پشتیبانی‬‫به‬‫راحتی‬‫می‬‫توانند‬‫ساختار‬‫م‬‫ورد‬
‫نظر‬‫خود‬‫را‬‫ایجاد‬‫نموده‬‫و‬‫یا‬‫تغییر‬‫دهند‬.

5. ‫کدینگ‬‫اسناد‬
‫منظور‬‫از‬‫کدینگ‬‫ارائه‬‫بستری‬‫برای‬‫طراحی‬‫کد‬
‫اسناد‬‫میباشد‬.‫به‬‫گونه‬‫ای‬‫که‬‫ستاد‬‫بتوا‬‫ند‬‫به‬
‫عنوان‬‫سیاست‬‫گذار‬‫در‬‫نظام‬‫مدیریت‬‫اسناد‬
‫کدینگ‬‫خود‬‫را‬‫به‬‫همه‬‫زیرمجموعه‬‫ابالغ‬‫نمود‬‫ه‬
‫و‬‫این‬‫کد‬‫برای‬‫تمامی‬‫مراکز‬‫قابل‬‫شناسایی‬
‫باشد‬.‫همچنین‬‫مدیریت‬‫سیستم‬‫بایست‬‫ی‬‫بتواند‬
‫هر‬‫تعداد‬‫کدینگ‬‫مورد‬‫نظر‬‫را‬‫طراحی‬‫و‬‫پیاده‬
‫سازی‬‫نماید‬.

6. ‫سند‬ ‫ویرایش‬
‫از‬ ‫یکی‬‫بارزترین‬‫طراحی‬ ‫های‬ ‫مالک‬‫تماامی‬ ‫در‬
‫ارم‬‫ا‬‫ن‬ ‫اای‬‫ا‬‫ه‬ ‫اه‬‫ا‬‫بخ‬‫و‬ ‫اودن‬‫ا‬‫ب‬ ‫اند‬‫ا‬‫پس‬ ‫ااربر‬‫ا‬‫ک‬ ‫ازار‬‫ا‬‫اف‬
‫اای‬‫ا‬‫ه‬ ‫اه‬‫ا‬‫بخ‬ ‫اا‬‫ا‬‫ب‬ ‫اار‬‫ا‬‫ک‬ ‫ات‬‫ا‬‫جه‬ ‫اان‬‫ا‬‫آس‬ ‫ای‬‫ا‬‫دسترس‬
‫باشاد‬ ‫مای‬ ‫افزار‬ ‫نرم‬ ‫کاربردی‬.‫راساتا‬ ‫هماین‬ ‫در‬
‫مهمتری‬ ‫از‬ ‫که‬ ‫اطالعات‬ ‫ویرایه‬ ‫و‬ ‫ثبت‬ ‫بخه‬‫و‬ ‫ن‬
‫پرمراجعه‬‫باشد‬ ‫می‬ ‫افزار‬ ‫نرم‬ ‫های‬ ‫بخه‬ ‫ترین‬‫به‬
‫ا‬ ‫باه‬ ‫بتواناد‬ ‫کاربر‬ ‫تا‬ ‫شده‬ ‫طراحی‬ ‫شکلی‬‫ورت‬
‫و‬ ‫اطالعاات‬ ‫ویارایه‬ ‫و‬ ‫ثبات‬ ‫به‬ ‫نسبت‬ ‫همزمان‬
‫حاضار‬ ‫سند‬ ‫به‬ ‫شده‬ ‫ضمیمه‬ ‫های‬ ‫فایل‬ ‫مشاهده‬
‫نماید‬ ‫اقدام‬.

7. ‫ها‬ ‫داده‬ ‫ترکیبی‬ ‫و‬ ‫ساده‬ ‫جستجوی‬

8. ‫ها‬ ‫داده‬ ‫تحلیلی‬ ‫آمار‬

9. ‫کاربران‬ ‫گروه‬
‫باااره‬ ‫نااد‬ ‫اعمااار‬ ‫از‬ ‫جلااوگیری‬ ‫منظااور‬ ‫بااه‬
‫با‬ ‫بایسات‬ ‫مای‬ ‫گااه‬ ‫که‬ ‫امنیتی‬ ‫های‬ ‫دسترسی‬‫ر‬
‫بخاه‬ ‫شود‬ ‫اعمار‬ ‫کاربران‬ ‫از‬ ‫زیادی‬ ‫تعداد‬ ‫روی‬
‫گردید‬ ‫سازی‬ ‫پیاده‬ ‫کاربران‬ ‫گروه‬.‫سی‬ ‫مدیر‬‫ساتم‬
‫گا‬ ‫تعریف‬ ‫به‬ ‫نسبت‬ ‫بخه‬ ‫این‬ ‫در‬ ‫تواند‬ ‫می‬،‫روه‬
‫سااط‬ ‫تعریااف‬ ‫و‬ ‫مربوطااه‬ ‫کاااربران‬ ‫افاازودن‬
‫ایان‬ ‫تاا‬ ‫نمایاد‬ ‫اقادام‬ ‫آن‬ ‫به‬ ‫نظر‬ ‫مورد‬ ‫دسترسی‬
‫تنظیمات‬‫روی‬ ‫بر‬‫تمامی‬‫اعماار‬ ‫هادف‬ ‫کاربران‬
‫گردد‬.

10. ‫اسناد‬ ‫گروهی‬ ‫ورود‬(Import)
‫تعاد‬ ‫اغلب‬ ‫سیستم‬ ‫اندازی‬ ‫راه‬ ‫و‬ ‫نصب‬ ‫زمان‬ ‫در‬‫اد‬
‫بایسا‬ ‫می‬ ‫که‬ ‫دارد‬ ‫وجود‬ ‫اسناد‬ ‫از‬ ‫توجهی‬ ‫قابل‬‫ت‬
‫ف‬ ‫این‬ ‫انجام‬ ‫که‬ ‫گردد‬ ‫گذاری‬ ‫بار‬ ‫سیستم‬ ‫در‬‫رآیند‬
‫تک‬ ‫و‬ ‫موردی‬ ‫ورت‬ ‫به‬‫تاک‬‫و‬ ‫بار‬ ‫زماان‬ ‫بسایار‬
‫طاقت‬‫فرسا‬‫باشد‬ ‫می‬.
‫بخه‬ ‫مشکل‬ ‫این‬ ‫حل‬ ‫برای‬Import‫سیستم‬ ‫به‬
‫حااو‬ ‫لیسات‬ ‫یاک‬ ‫از‬ ‫اساتفاده‬ ‫با‬ ‫که‬ ‫شد‬ ‫اضافه‬‫ی‬
‫اای‬‫ا‬‫ه‬ ‫ال‬‫ا‬‫فای‬ ‫اوی‬‫ا‬‫محت‬ ‫اه‬‫ا‬‫پوش‬ ‫و‬ ‫اناد‬‫ا‬‫اس‬ ‫اات‬‫ا‬‫اطالع‬
‫م‬ ‫کوتاه‬ ‫و‬ ‫یکباره‬ ‫گذاری‬ ‫بار‬ ‫امکان‬ ‫پیوست‬‫را‬ ‫دت‬
‫سازد‬ ‫می‬ ‫پذیر‬ ‫امکان‬.

11. ‫امکانات‬ ‫به‬ ‫دسترسی‬ ‫مجوز‬
‫متنوع‬ ‫امکانات‬ ‫بخه‬ ‫این‬ ‫در‬‫ی‬
‫دی‬ ‫ویندوز‬ ‫کاربران‬ ‫برای‬ ‫که‬‫ده‬
‫شود‬ ‫می‬ ‫مدیریت‬ ‫است‬ ‫شده‬

12. ‫اسناد‬ ‫انتشار‬
‫این‬‫قابلیت‬‫همانند‬‫گزارش‬‫ساز‬‫اس‬‫ت‬
‫با‬‫این‬‫تفاوت‬‫که‬‫لیست‬‫خروجی‬
‫جهت‬‫اپ‬‫تهیه‬‫نمیگردد‬‫بلکه‬
‫لیستی‬‫الکترونیکی‬‫میباشد‬‫که‬
Attachment‫های‬‫سند‬(‫فایلهای‬
‫الکترونیک‬)‫هم‬‫همراه‬‫لیست‬‫قاب‬‫لیت‬
Write‫بر‬‫روی‬CD‫و‬‫ارائه‬‫به‬‫افراد‬
‫مختلف‬‫را‬‫دارد‬.‫نکته‬‫مهم‬‫این‬‫است‬
‫که‬‫این‬‫لیست‬‫بدون‬‫نیاز‬‫به‬‫نرم‬‫افزار‬
‫و‬‫بصورت‬Offline‫قابل‬‫مشاهده‬
‫میباشد‬.‫بنابراین‬‫می‬‫توان‬‫در‬‫مح‬‫یط‬
‫های‬‫خارج‬‫از‬‫شرکت‬‫استفاده‬‫الزم‬‫را‬
‫نمود‬.

13. ‫من‬ ‫اسناد‬

14. ‫تصویری‬ ‫های‬ ‫فایل‬ ‫نمایش‬

15. ‫اسناد‬ ‫روی‬ ‫بر‬ ‫گذاری‬ ‫یادداشت‬
‫با‬‫این‬‫قابلیت‬‫امکان‬
‫یادداشت‬‫گذاری‬‫بر‬‫روی‬
‫اسناد‬‫مقدور‬‫می‬‫شود‬
‫این‬‫امکان‬‫همچنین‬
‫قابلیت‬‫اشتراک‬‫گذار‬‫ی‬
‫یادداشتها‬‫را‬‫برای‬‫سای‬‫ر‬
‫کاربران‬‫خواهد‬‫داشت‬