SISTEM PENERIMAAN SPARE PART

Bina Sarana Informatika
Analisa & Perancangan Sistem Informasi Page 1
SISTEM PENERIMAAN BARANG DI PT.GRACE PAPER
CIKAMPEK
MAKALAH ANALISA PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI
Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas Analisa Perancangan Sistem Informasi
Diploma III (D.III)
Kelompok 1 :
1. Cucep Migris : 11120992
2. Rizky Abdullah : 11121632
3. Maulana Rahman : 11123658
4. Deni Wibisono : 11121360
5. Aditia Maulana : 11124024
Jurusan Komputerisasi Akuntansi
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer
” BSI Cikampek ”

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Penelitian
PT.Garce Paper ( Graha Cemerlang Paper Utama ) CIKAMPEK merupakan salah
perusahaan yang bergerak dibidang manufactur paper mild. Sebagai mana lazimnya suatu
perusahaan manufactur dengan intensitas produksi yang sangat tinggi , faktor kerusakan
mesin PM ( Paper Mesin ) akan sangat rentan terjadi trouble mesin, agar mesin tersebut
selalu dalam keadaan prima maka untuk mencapai tujuan tersebut di perlukan suatu sistem
tentang strategi yang tepat dan akurat dalam pelayanan perawatan mesin.
Dalam meningkatkan manajemen PT.Grace Paper Cikampek, perlu didukung oleh
sumber daya manusia yang handal dan sistem yang berkualitas tinggi. Oleh karena itu,
untuk mengimbangi kemajuan dibidang ilmu pengetahuan dan teknologi tersebut perlu
dilakukan pembangunan sistem , khususnya dibidang pelayanan Spare part. Hal ini
ditekankan pada peningkatan sistem informasi pelayanan perawatan mesin melalui upaya
penyempurnaan sistem dan prosedur penerimaan, pendataan, penyimpanan , serta
peningkatan sistem penerimaan dan pengeluaran di Ware House.
PT. Grace Paper Cikampek merupakan industri manufactur yang bergerak di bidang
paper mild, adapun masalah di PT.Grace Paper Cikampek adalah proses penerimaan spare
part sudah terkomputerisasi dengan sistem SLS ( Sistem Logistic Storage ) namun belum
tersistem dengan baik sehingga memakan waktu lama dalam melakukan penerimaan
barang, proses penyimpanan datanya masih dalam bentuk arsip sehingga sulit dalam proses
pencarian data dan petugas dalam pembuatan laporan akhir masih lambat karena petugas
harus mencari dan mencatat ulang data.

Setelah mengetahui sistem informasi yang sedang berjalan di PT. Grace Paper
Cikampek, kami tertarik untuk menganalisis dan membahas sistem tersebut. Oleh karena itu
kami mengambil judul :
“ SISTEM PENERIMAAN BARANG SPARE PART DI PT. GRACE PAPER
CIKAMPEK ”.
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
1.2.1. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka identifikasi masalah dari sistem yang sedang
berjalan adalah sebagai berikut :
a. Proses penerimaan sparepart sudah terkomputerisasi, namun masih belum
terkomputerisasi dengan baik, sehingga memakan waktu lama dalam melakukan
penerimaan spare part .
b. Karena data spare part masih belum tersystem dengan baik ( Spare part mekanik
dan elektrik masih tercampur ).
c. Kesulitan dalam pembuatan laporan Spare Part di sebabkan masih tercampurnya
spare part eletrik dan mekanik sehingga petugas dalam penerimaan spare part
harus mengklasifikasi dan spesifikasi ulang.
1.2.2. Rumusan masalahnya adalah sebagai berikut :
a. Bagaimana Proses penerimaan spare part pada PT. Grace Paper Cikampek yang
berjalan.
b. Bagaimana Sistem penyimpanan Spare Part pada PT. Grace Paper Cikampek
sehingga mempermudah dalam proses pencarian spare part.

c. Bagaimana pembuatan laporan akhir yang cepat, tepat dan datanya akurat pada
PT. Grace Paper Cikampek.
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian
1.3.1. Maksud Penelitian
Maksud dari penelitian ini adalah untuk menganalisa dan membangun sistem usulan
informasi penerimaan sparepart pada PT. Grace Paper Cikampek guna menjadi lebih
efektif dan efesien.
1.3.2. Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui proses penerimaan spare part pada PT. Grace Paper
Cikampek
2. Untuk mengetahui proses penyimpanan spare part pada PT. Grace Paper
Cikampek..
3. Untuk mengetahui proses pembuatan laporan dan mempermudah pembuatan
laporan spare part PT. Grace Paper Cikampek.
1.4. Batasan Masalah
Untuk mempermudah dalam pengerjaan makalah sistem penerimaan ini maka kami
memberikan batasan-batasan masalah, adapun batasan masalah adalah sebagai berikut :
a. Sistem penerimaan spare part yang akan kami bahas, tidak membahas sistem
penyimpanan spare part.
b. Sistem penerimaan yang akan kami bahas juga tidak membahas tentang
pengeluaran spare part.
1.5. Lokasi dan Waktu Penelitian

1.5.1. Lokasi Penelitian
Tempat yang dijadikan penelitian adalah PT. Grace Paper Cikampek yang beralamat :
Jl. Ahmad Yani No.39 Kawasan Industri Kujang Cikampek Telp. ( 0264 ) 304300
Cikampek – Karawang 41373.
1.5.2. Jadwal Penelitian
Dalam penelitian memerlukan waktu lama sehingga sangat membutuhkan
penjadwalan agar penelitian dapat dilakukan dengan efektif dan efesien maka kami
melakukan penelitian selama kurang lebih satu bulan.

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Agar lebih mudah memahami apa dan bagaimana sistem itu akan digunakan menurut
Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005:1) ada dua pendekatan, yakni pendekatan prosedur dan
pendekatan komponen/elemen .
Mendefinisikan sistem dengan pendekatan prosedur, yaitu suatu urutan kegiatan yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Mendefinisikan sistem dengan pendekatan komponen/elemen yaitu kumpulan
komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu
sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem.
2.1.1 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karateristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai
komponen-komponen, batasan sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran,
pengolahan dan sasaran atau tujuan. Al-Bahra Bin Lajmudin(2005: 3).
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya
saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau
elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batasan Sistem
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan dan menunjuk ruang
lingkup dari sistem tersebut
3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan
maupun merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan energi dari sistem dan
dengan demikian harus di jaga dan di pelihara . Sedangkan lingkungan luar yang
merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena jika tidak akan mengganggu
kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem
Penghubung sistem merupakan media yang menghubungkan antara satu subsistem
dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini kemungkinan sumber-sumber daya
mengalir dari subsistem yang satu ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari satu
subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lainya melalui penghubung. Dengan
penghubung suatu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya
membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan dan masukan sinyal maintenance input adalah energi yang
dimasukan supaya sistem tersebut dapat berjalan. Sinyal input adalah energi yang
diproses untuk mendapatkan keluaran dari system.
6. Keluaran Sistem
Keluaran sistem adalah energi yang diolah dan dikalasifikasikan menjadi keluaran
yang berguna. Keluaran merupakan masukan untuk subsistem yang lain.
7. Pengolahan Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan atau sistem itu sendiri
sebagai pengolahannya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem
Sistem mempunyai tujuan atau sasaran, jika sistem tidak memaka sistem tidak akan
ada. Suatu sistem akan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya, sasaran sangat
berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.
2.1.2. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan ke melalui beberapa sudut pandang, diantaranya:
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak
secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan
manusia.
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh
manusia. Sedangkan sistem yang di buat manusia adalah sistem dengan campur aduk
atau buatan manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak tentu.
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah diprediksi. Interaksi
diantara bagian-bagiannya dapat diprediksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem
dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak
dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka.
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh
dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dan

terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan
menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem lain.
2.2. Pengertian Pabrikasi paper mill
Pabrikasi paper mill merupakan unit perusahaan yang memproduksi kertas dengan
bahan baku utama pulp ( Kayu pinus yang telah melalui proses pabrikasi sehingga menjadi
Pulp )
2.3. Pengertian Penerimaan
Penerimaan adalah proses, cara, perbuatan menerima spare part ( Receiving ),
pencatatan nama suplier, nama barang dan sebagainya.
2.4. Pengertian Spare part
Spare part merupakan komponen yang digunakan untuk mengganti part mesin yang
rusak.
2.4.1. Pengertian Penerimaan Spare part
Dari definisi diatas dapat di simpulkan bahwa Penerimaan Spare part adalah proses,
cara, menerima ( Penerimaan ) spare part dari Suplier.

BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1. Objek Penelitian
Objek penelitian kami lakukan bertempat di PT. Grace Paper Cikampek kota Karawang
yang meliputi bagian penerimaan spare part PT. Grace Paper Cikampek, sejarah PT. Grace
Paper Cikampek, visi dan misi PT. Grace Paper Cikampek, dan organisasi serta tujuan.
3.1.1. Sejarah Singkat PT. Grace Paper Cikampek
PT.Graha Kerindo Utama dan PT.Graha Cemerlang Paper Utama adalah Anak
perusahaan dari Kompas Gramedia, yang berfokus pada Jaringan Bisnis. PT Graha Kerindo
Utama adalah produsen spesialis d alam mengkonversi kertas tisu. Sejak tahun 1986, PT
Graha Kerindo Utama telah berkomitmen untuk menjaga kualitas tinggi dalam
memproduksi 100% jaringan.
Sebagai bagian dari Kelompok Kompas Gramedia, kami mendedikasikan untuk
membuat bisnis yang baik dengan perusahaan lain. Kami memiliki tim yang sangat
berpengalaman dan personil yang kompeten dan teknologi tinggi untuk menghasilkan
kualitas produk kertas tisu tinggi seperti tisu wajah, Roll, kacu, Serbet, dan handuk. Kami
menawarkan kelembutan, dan higienis. Perusahan kami memiliki beberapa nama brand
seperti Tessa, MULTI, DYNASTY dan produk popok baru PEEMO, kini GKU sudah
mencapai pangsa pasar 52% di Indonesia.
PT.Graha Cemerlang Paper Utama adalah produsen spesialis dalam pembuatan kertas
tisu. Pada tahun 2004, Kompas Gramedia group (Indonesia) dan Chan Li (Taiwan) sepakat

untuk membentuk jaringan pabrik yang terletak KIKC bernama PT Graha Cemerlang Paper
Utama (PT. GCPU) Cikampek.
PT.Graha Cemerlang Paper Utama menyelesaikan proses pembangunan Jaringan mesin
pertama pada bulan September 2005 dan mulai beroperasi secara komersial pada bulan
November 2005. Pada tahun 2009, Chan Li menjual sahamnya kepada Kompas Gramedia,
sejak hari itu status kepemilikannya dimiliki sepenuhnya PT.GCPU. Dengan pesatnya
perkembangan pasar baik di dalam negeri maupun di luar negeri, pada tahun 2011 PT.
GCPU menginvestasikan mesin jaringan kedua dalam rangka untuk memenuhi permintaan
pasar. Saat ini PT.GCPU menjadi pemasok utama ke PT.GKU untuk melayani permintaan
domestik dan juga ekspor Jumbo Roll ke seluruh dunia.
3.1.2. Visi dan Misi PT. Grace Paper Cikampek
Menjadi perusahaan “ Toiletris “ terkemuka di Asia Tenggara dengan memproduksi
produk unggulan yang inovatif yang menjadi pilihan utama pelanggan.
3.1.3. Struktur Organisasi PT. Grace Paper Cikampek
Struktur organisasi merupakan penjabaran tingkatan hierarki suatu organisasi atau
instansi, dimana dijelaskan bagian-bagian yang terkait dalam organisasi atau instansi
tersebut. Sebelum menjabarkan fungsi dan tugas bagian yang terkait dari PT. Grace Paper
Cikampek maka akan dijelaskan terlebih dahulu pengertian dari struktur. Struktur adalah
bagaimana sesuatu disusun atau dibangun.
Organisasi adalah suatu sistem kerjasama yang terdiri dari beberapa sub sistem atau
elemen yang saling berinteraksi langsung untuk mencapai suatu tujuan bersama. Adalah
sebagai berikut Struktur Organisasi PT. Grace Paper Cikampek :

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Grace Paper Cikampek.
3.1.4. Deskripsi Tugas
Deskripsi kerja merupakan penjabaran mengenai pengertian tugas, kewajiban
pegawai, wewenang, tanggung jawab, dan jangkauan kerja agar tidak terjadi tumpang tindih
dalam pelaksanaan kerja dan dapat terkoordinasi dengan baik. PT. Grace Paper Cikampek
memiliki beberapa bagian, adapun deskripsi kerjanya yaitu sebagian berikut :
1. Manager Logistic :
Pratjojo, NIK : G10526
Tugas Pokok :
Sebagai pengelola logistic yang mempunyai tugas pokok memimpin, mengkoordinasikan
dan mengendalikan tugas di Divisi Logistic dan wilayah kerjanya serta tugas pembantuan
laporan ke Direktur perusahaan.
2. Spv. Spare Part :
Hendra S, NIK : G 04251
Mgr. Logistik
Pratjojo
Spv. Barang Jadi
Tatang H.
Spv. Spare part
Hendra S.
Spv. Bahan Baku
Hendra S.
Leader
Rizky Abdullah
Leader
Haryono
Leader
Didi W.

Membantu Manager Logistic dalam melaksanakan tugas dibidang evaluasi dan pelaporan,
Meng analisis data dan informasi yang berhubungan dengan bidang sub. Spare part.
3. Leader Spare Part :
Rizky A NIK : G05351
Membantu Spv Logistic dalam melaksanakan tugas dibidang penerimaan , penyimpanan,
pengeluaran dan pelaporan, Menganalisis data dan informasi yang berhubungan dengan
bidang sub. Spare part.
3.2. Metode penelitian
3.2.1. Desain penelitian
Dalam penyusunan ini kami menggunakan metode deskriptif . Metode deskriptif
adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, kondisi,
sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari penelitian
deskriptif ini adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis,
faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antara fenomena yang
diselidiki.
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data merupakan suatu teknik atau cara untuk memperoleh,
mencari, mengumpulkan dan mencatat data yang di gunakan untuk menyusun karya ilmiah.
Adapun data itu sendiri terbagi menjadi dua yaitu data primer dan data sekunder.
3.2.2.1. Sumber Data Primer

Data primer adalah data yang di kumpulkan oleh kami secara langsung melalui
objek penelitian, yaitu dengan cara observasi, wawancara, mengamati dan mencatat.
a. Observasi
Observasi adalah suatu cara untuk mengumpulkan data dengan melakukan
penelitian secara langsung datang ke PT. Grace Paper Cikampek, hal ini untuk
mengamati dan pencatatan terhadap peristiwa yang sedang di selidiki pada objek
penelitian.
b. Wawancara
Suatu cara pengumpulan data melalui tanya jawab secara langsung antara
peneliti (pengumpul data) dengan responden (sumber data), dalam hal ini
wawancara dikakukan dengan responden yang berhubungan langsung pada
sistem pendaftaran pasien.
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang sudah dikumpulkan oleh pihak lain, dalam hal ini
data sekunder seperti dokumentasi contohnya adalah Dokumentasi SOP ( standar
operasional sistem )
3.2.2.3. Alat Bantu Analisis
1. Diagram Kontek
Diagram kontek adalah DFD tingkat paling atas dari sebuah sistem informasi
yang menggambarkan sistem dalam satu lingkaran yang mempersentasikan
keseluruhan proses dalam suatu sistem. Yang di gambarkan dengan lingkaran
tunggal yang mewakili seluruh sistem. Sistem di batasi oleh boundary ( dapat di

gambarkan dengan garis putus ). Dalam diagram kontek hanya ada satu proses.
Tidak boleh ada store dalam diagram kontek.
2. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram atau diagram aliran data merupakan diagram alir yang
dipersentasikan menggunakan lambang-lambang tertentu. Penulisan suatu program
akan menjadi mudah dalam pelaksanaannya dengan adanya diagram aliran data.
Keutungan menggunakan Data Flow Diagram ( DFD ) adalah mempermudah
pemakai ( user ) yang kurang menguasai bidang komputer untuk lebih mengerti
sistem yang akan di kembangkan.
a. External Entity ( kesatuan luar )
External Entity ( kesatuan luar ) merupakan satuan ( entity ) di lingkungan
luar sistem yang dapat berupa orang ,organisasi atau sistem lainnya yang
berbeda di lingkungan luar atau sistem yang akan memberikan ( input ) atau
menerima ( output ) dari sistem. Yang disimbolkan dengan kotak
b. Data Flow ( arus data )
Data Flow mengalir di antara proses ( proses ), simpan ( data store ), dan
kesatuan luar ( external entity ). Arus data ini menujukkan arus dari data
yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Yang
di simbolkan dengan anak panah.

c. Process ( proses )
Process ( process ) adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh ora
ng, mesin, atau komputer ,untuk phisikal Data flow Diagram ( PDFD ).
Atau merupakan suatu proses yang hanya menunjukan proses dari komputer,
untuk Logical Data Flow diagram ( LDFD ). Yang disimbolkan dengan
lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-
sudut yang tumpul.
d. Data Storage ( Penyimpanan Data )
Simpan data ( data storage ) merupakan tempat penyimpanan data yang
disimbolkan dengan garis horizontal yang tanpa tertutup di ujungnya.
3. Kamus Data
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan – kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat dan digunakan pada tahap
analis dan pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analis kamus data digunakan
sebagai alat komunikasi antara sistem analis dengan user tentang data yang mengalir
pada sistem tersebut, sedangkan pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan
untuk merancang input, output atau laporan dan database. Kamus data dibuat
berdasarkan arus data yang ada diagram arus data. Arus data yang ada di DAD sifatnya
global dan hanya ditujukan nama arus datanya saja. Untuk maksud keperluan ini, maka
kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut:

a. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju.
b. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di Data Flow
Diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat dikamus data,
sehingga mereka yang membaca DFD dan memerlukan penjelasan yang
lebih lanjut tentang arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung
mencarinya di kamus data.
c. Tipe Data
Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir,
dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar monitor
variable, parameter dan file-file. Struktur data menunjukan arus data yang
dicatat pada kamus data yang terdiri item-item atau elemen-elemen data.
d. Alias
Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda
untuk orang atau departemen yang satu dengan departemen yang lainnya.
e. Volume
Volume perlu dicatat dalam kamus data tentang volume rata - rata dan
volume puncak dari arus data dalam satu periode tertentu.
f. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data.

g. Penjelasan
Untuk lebih meperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di
kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-
keterangan tentang arus data tersebut.
Selain hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk
mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut Notasi.
Dimana Notasi kamus data lebih mudah menjelaskan data dibandingkan dengan narasi.
Notasi atau simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu sebagai berikut :
a. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output
suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain :
Tabel 3.1 Notasi Tipe Data
Notasi Keterangan
X
9
A
Z
.
,
-
Setiap karakter
Angka numerik
Karakter alphabet
Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
Titik, sebagai pemisah ribuan
Koma, sebagai pemisah pecahan
Hypen, sebagai tanda penghubung ( contoh : 021 – 7500 )

/ Slash, sebagai tanda pembagi ( contoh : 24 / 10 / 04 )
b. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi
yang umum digunakan sebagai berikut:
Tabel 3.2. Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan
=
+
()
{}
[]
|
*
@
Terdiri dari
And ( dan )
Pilihan ( boleh ya atau tidak )
Iterasi / pengulangan proses
Pilihan salah satu pilihan
Keterangan pilihan didalam tanda []
Keterangan atau catatan
Petunjuk ( Key field )

3.1. Pengkodean
Kode di gunakan untuk tujuan mengklasifikasi data, memasukan data ke dalam
komputer dan mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya.
Kode dapat di bentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter-karakter khusus.
1. Petunjuk Pembuatan Kode
Beberapa kemungkinan susunan digit (angka), huruf dan karakter - karakter
khusus dapat di rancang ke dalam bentuk kode. Di dalam merancang suatu kode harus
di perhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut:
a. Harus mudah di ingat.
Supaya kode mudah di ingat, maka dapat di lakukan denga cara
menghubungkan kode dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.
b. Harus unik
Kode harus unik untuk masing - masing item yang diwakilinya, unik berarti
tidak ada yang kembar.
c. Harus fleksibel
Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau
pengambilan item baru dapat di wakili oleh kode.
d. Harus efisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah di ingat akan efisien bila
direkam diluar komputer.
e. Harus konsisten

Bilangan mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah di
pergunakan.
f. Harus di standarisasi
Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam
organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah
pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang
mengunakan kode tersebut.
g. Spasi di hindari
Spasi di dalam kode sebaiknya di hindari karena dapat menyebabkan
kesalahan di dalam menggunakannya.
h. Hindari karakter yang mirip
Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya,
sebaiknya tidak digunakan dalam kode.
i. Panjang kode harus sama
Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.
2. Tipe Dari Kode
Ada beberapa tipe dari kode yang dapat digunakan sistem informasi, dan tipe-
tipe kode itu diantaranya sebagai berikut:
A. Kode Mnemonik
Kode mnemonik di gunakan supaya mudah di ingat, kode ini di buat dengan
dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan di

wakili dengan kode ini, umumnya kode mnemonik menggunakan huruf,
akan tetapi dapat juga mengguanakan huruf dan angka. Kebaikan dari kode
ini adalah mudah diingat dan kelemahannya kode dapat menjadi panjang.
B. Kode Urut (Sequential Code)di sebut juga dengan kode seri ( Serial Code)
Merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode
berikutnya.
Adapun kebaikannya :
a. Sangat sederhana.
b. Mudah di ingat.
c. Kode dapat pendek tetapi tetap unik.
d. Mudah di cari bila kodenya sudah di ketahui.
e. Cocok untuk rekaman di file yang menggunakan nomor record relatif,
sehingga nomor record dapat sama dengan kodenya, dengan demikian file
tidak perlu di indeks.
f. Baik untuk pengendalian, karena kode yang hilang dapat mudah di
ketahui.
Kelemahannya :
a. Menambahkan kode hanya dapat di tambahkan pada akhir urutan dan tidak
dapat di sisipkan.
b. Tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang di wakilinya,
kecuali hanya bedasarkan urutannya saja.
c. Tidak fleksibel bila terjadi perubahan blok.
C. Kode Blok

Kode blok ( Block Cod ) mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok
tertentu yang mencerminkan klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang
di harapkan.
Kebaikannya :
a. Nilai dari kode mempunyai arti, yaitu masuk dalam blok yang
sudah tertentu.
b. Mudah di perluas.
c. Kode dapat di tambah atau di buang sebagian.
d. Proses pembuatan laporan keuangan dapat di lakukan dengan lebih mudah,
karena tiap-tiap kelompok rekening dapat di ketahui blok kodenya.
Kelemahannya :
a. Panjang kode tergantung dari jumlah bloknya, akibatnya kode
menjadi cukup panjang.
b. Kurang mudah di ingat.
D. Kode Group ( Group Code )
Merupakan kode-kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field
mempunyai arti.
Kelebihan :
a. Nilai dari kode mempunyai arti.
b. Mudah di perluas.
c. Dapat di tambah atau di buang sebagian.
d. Dapat menunjukan jenjang dari data.

Kelemahannya :
a. Kode dapat menjadi panjang.
E. Kode Desimal
Kode desimal ( Decimal Code ) mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit
angka desimal di mulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan
99 tergantung dari banyaknya kelompok.

BAB IV
ANALISA SISTEM BERJALAN
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem adalah penjelasan dari suatu sistem informasi kedalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-
permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-
kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Penggunaan Sistem Penerimaan spare part pada PT. Grace Paper Cikampek yang ada
sekarang ini sudah memenuhi standar perkembangan teknologi dimasa kini, karena sistem
yang ada sudah terkomputerisasi dengan SLS ( Sistem Logistic Storage ), namun untuk
pencatatan data Part masih dilakukan manual, karena pada PT. Grace Paper Cikampek ini,
selain data Part sudah dapat diinput kedalam komputer, Untuk alur data Sistem Penerimaan
Spare Part pada PT. Grace Paper Cikampek akan diuraikan menggunakan Diagram
Konteks, DFD (Data Flow Diagram), dan Kamus Data.
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, aliran Sistem Penerimaan Spare part pada
PT. Grace Paper Cikampek yang sedang berjalan diperoleh keterangan sebagai berikut.
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis dokumen merupakan langkah penganaliasan, dokumen apa saja yang sedang
berjalan yang melewati sistem Penerimaan barang pada PT. Grace Paper Cikampek.
Dokumen apa saja yang berjalan yang melewati Sistem Penerimaan Spare part .
Dokumen yang digunakan diantaranya :
1. Nama Dokumen : Kartu visitor

Fungsi : Untuk mengetahui data visitor
Sumber : visitor
Distribusi : Security
Rangkap : 1
Frekuensi : Setiap mau kirim barang
2. Nama Dokumen : PO ( Purchae Order )
Fungsi : Sebagai bukti pemesanan barang
Sumber : Purchase PT. Grace Paper / Suplier
Distribusi : Purchasing
Rangkap : 3
Frekuensi : Setiap mau kirim barang
3. Nama Dokumen : Surat jalan
Fungsi : Sebagai bukti pengiriman barang
Sumber : Suplier
Distribusi : Suplier
Rangkap : 1
Frekuensi : Pada saat pengiriman barang
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Prosedur sistem penerimaan barang yang berjalan pada PT. Grace Paper Cikampek
ini yaitu sebagai berikut :
a. Analisis prosedur Visitor.
1. Prosedur pendaftaran Visitor datang ke PT. Grace Paper lalu ke Bagian
Security.

2. Bagian Security meminta kartu identitas untuk dinput data pendaftaran anggota
pada buku register dan dibuatkan kartu Visitor oleh bagian security.
3. Lalu kartu visitor di berikan kepada sulpier sedangkan kartu identitas di
disimpan di security.
b. Analisis prosedur penerimaan barang
1. Sedangkan prosedur penerimaan barang, suplier datang ke PT. Grace Paper lalu
ke bagian pendaftaran visitor , suplier menunjukan kartu identitas suplier pada
petugas security.
2. Petugas security memasukan data suplier kedalam komputer lalu mencatat data
identitas suplier buku register yang sudah ada.
3. Kemudian petugas security mencari dan mengambil kartu visitor dan meberikan
nya ke supplier dan menginfoemasikan ke bagian Ware House.
4. Setelah itu supplier pergi menuju Ware House ( Gudang Spare Part )
5. Petugas gudang memeriksa kelengkapan administrasi ( Surat Jalan + Purchase
Order ).
6. Kemudian petugas gudang memeriksa barang yang dikirim berdasarkan Surat
Jalan dan Purchase Order.
4. Petugas Gudang menginfokan kedatangan barang ke USER barang tersebut.
5. Petugas gudang menyimpan barang tersebut
6. Petugas gudang menginput data penerimaan barang serta memberikan tanda
terima ke suplier.
4.1.2.1. Diagram Kontek
Diagram kontek adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan
antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem. Adapun diagram kontek dari sistem
yang sedang berjalan.

Sistem Penerimaan
Spare Part di PT. Grace
Paper Cikampek
Security
Supplier Ware House
Adm Logistic
Mengirim Barang
Kartu Visitor
Kartu Visitor
Surat Jalan & PO
Mgr Logistic
Lap. Penerimaan
Tanda Terima SJ
Lap. Bulanan
Copy SJ
Data Identitas
Keterang
an :
 SJ = Surat Jalan
 PO = Purchase Order
Gambar 4.1 Diagram kontek yang Berjalan
4.1.2.2. Data Flow Diagram Nol
Data flow diagram (diagram alir data) adalah re presentasi graphis dari suatu sistem
menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data diantara
komponen-komponen tersebut beserta asal, tujuan dan penyimpanan datanya.

Supplier
Ware House
Security
Mgr Logistic
ADM Logistic
1.0
Penerimaan
Visitor
2.0
Penerimaan
Barang
3.0
Input Data
Spare Part
4.0
Membuat
Laporan
Penerimaan
Barang
Arsip
Registrasi
K. Visitor
Data Identitas
Lap. Bulanan
SJ, PO & K Vst
Kartu Visitor
SJ, PO & K. Visitor
Kirim Barang
Copy SJ & PO Copy SJ & PO
Data Penerimaan Barang
SJ, PO & K. Visitor
SJ, PO & K. Visitor
Data Identitas
Kartu Visitor
SJ & PO
Ketera
ngan :
 K.VST = Kartu Visitor
Gambar 4.2 Data Flow Diagram Nol

4.1.2.3. Data Flow Diagram Detail
a. Diagram Detail Proses 1 : Penerimaan Visitor
1.0
Input Data
identitas suplier
Suplier
1.1
Cetak Kartu
Visitor
Register
Arsip
Kirim Barang
Data suplier
Data Suplier
Kartu Visitor
Data Suplier
Gambar 4.3 Diagram Detail Proses 1
b. Diagram Detail Proses 2 : Penerimaan Barang
2.0
Pengecekan ADM
& barang
Suplier
User
K.vst .SJ & PO barang Gudang
Info kedatangan barang
SJ + PO +K.Visitor
Keteranga
n :

c. Diagram Detail Proses 3 : Input data Penerimaan
Petugas WH
3.0
Input Data
ADMCopy SJ+PO
3.1
File SJ+PO
Arsip Copy SJ + PO
Copy SJ +PO
Copy SJ +PO
Keterangan :
d. Diagram Detail Proses 4 : Membuat Laporan Penerimaan
4.0
Membuat
Laporan
Manager
ArsipADM Data Penerimaan Data Penerimaan

4.1.2.4. Hipo (Hierarchy plus Input-Proses-Output)
Sasaran HIPO, yaitu :
1. Untuk menyediakan suatu stuktur guna memahami fungsi dari system.
2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program.
3. Untuk menyediakan penjelasan dari input dan output pada masing-masing tiap
tingkatan dari HIPO.
4. Untuk menyediakan output yag tepat dan sesuaidengan kebutuhan-kebutuhan
pemakai.
 Visual table of contents
Diagram ini menggambarkan hubungan dari modul-modul dalam suatu sistem
secara berjenjang.

Gambar 4.7 HIPO
Log in
1.0
Input data
suplier
2.0
Pengecekan
barang
Input data
barang
3.0 4.0
Menu
Laporan
1.1
Arsip data
suplier
2.1
Stock
Barang
File
administrasi
3.1
Laporan
Suplier
4.1
Cetak kartu
visitor
1.2 3.2
Laporan
Barang
4.2
0.0
Menu Utama
Arsip data
barang
0.0
3.0
3.0
0.0
2.0
1.0
1.0
0.0
3.0
1.1
0.0
4.0
Backup
laporan
4.3

4.1.2.5. Kamus Data
Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi
dari suatu sistem informasi yang lengkap. Keterangan lebih lanjut tentang struktur data
suatu arus data di DFD secara lebih terperinci dapat dilihat di kamus data.
1. Nama arus data : Kartu Visitor
Alias : KTP
Bentuk data : Cetakan Komputer
Arus data : Dari suplier ke proses 1.0
dari proses 1.0 ke suplier
Isi : 1 { Nama + Alamat + Telp + To + Perihal + Tanpa
Perjanjian + Tanggal }
Penjelasan : Untuk input data Suplier
2. Nama arus data : Surat Jalan
Alias : SJ
Arus data : Dari suplier ke proses 2.0 ke ADM
Isi : 1 { Nama + Perihal + Tanggal }
Penjelasan : Untuk data spare part
3. Nama arus data : Purchase Order ( PO )
Alias : PO
Arus data : Dari Ware House ke proses 3.0 ke ADM
Isi : 1 { Quantity + Description + Satuan + Harga +
Jumlah}
Penjelasan : Untuk input data spare part

BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan sistem yang telah dianalisa mengenai sistem penerimaan spare part di
PT. Grace Paper Cikampek, dapat di peroleh kesimpulan sebagai berikut :
 Dengan adanya Sistem Logistik Storage ( SLS ) di PT. Grace Paper Cikampek
yang sudah berjalan di harapkan dapat mempercepat dalam proses penerimaan
spare part serta dapat meningkatkan pelayanan terhadap user dan suplier.
5.2. Saran
Setelah selesainya penulisan ini mulai dari tahap-tahap hingga akhir, maka pennulis
ingin mengungkapkan dan memberikan saran-saran unuk menunjang kemajuan perusahaan
sesuai dengan kemampuan penulis dari apa yang telah dialami selama penyelesaian Kuliah
Kerja Praktek ini. Saran-saran tersebut adalah sebagai berikut :
1. Dalam era globalisasi ini media komputer sangat dibutuhkan untuk menunjang
jalannya perusahaan, untuk itu diharapkan dalam penyajian informasi dan
penyimpanan data digunakan system komputerisasi agar dapat menyajikan
informasi yang cepat dan akurat.
2. Dalam penyimpulan data dibutuhkan ketelitian agar tidak terjadi kesalahan
karena ini sangat fatal akibatnya. Untuk itu sosialisasi sistem komputerisasi
kepada user harus maksimal.
3. Back Up data harus dilakukan dalam penggunaan komputer karena jika terjadi
kerusakan pada komputer data-data yang ada akan tetap aman.

LAMPIRAN – LAMPIRAN
Flowchat Kartu Visitor
PO Surat Jalan

DAFTAR PUSTAKA
Al-Bahra bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:Graha
Ilmu.
Santoso,Gempur.2005.Metodologi Penelitian.Jakarta:Prestasi Pustaka Publisher.
Al-Fatta,Hanif.2008.Analisis Perancangan Sistem Informasi.Jakarta:Andi Publisher.
Tim Penyusun Kamus Pusat Bahasa (2003.229).
http://elibrary.bsi.ac.id/kategori-31-resensi.html
http://id.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram
www.bsi.ac.id

SISTEM PENERIMAAN SPARE PART

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (20)

En vedette

En vedette (9)

Similaire à SISTEM PENERIMAAN SPARE PART

Similaire à SISTEM PENERIMAAN SPARE PART (20)

Dernier

Dernier (20)

SISTEM PENERIMAAN SPARE PART