Protocollo informatico - Protocollazione documenti
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Presentazione delle funzionalità del Sistema di Protocollo Informatico basato su SharePoint 2007. Protocollazione documenti in Sharepoint.
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- 2. Protocollo Informatico (Definizione) Il protocollo informatico è un sistema che consente per ogni documento ricevuto o spedito dall'amministrazione, la registrazione in maniera automatizzata delle informazioni di protocollo. In particolare, i sistemi di protocollo informatico e di gestione dei flussi documentali, possono diventare lo strumento che abilita la completa attuazione della trasparenza amministrativa tra amministrazioni,cittadini e imprese, intesa come concreto diritto del cittadino e dell’impresa di conoscere lo stato delle attività amministrative che li riguardano e avere la garanzia che tali attività siano condotte nel rispetto di regole di priorità e massimo impegno.
- 3. Protocollo Informatico (Definizione) Può essere inserito in un progetto articolato per: Automatizzazione dei flussi aziendali Dematerializzazione Archiviazione elettronica dei documenti amministrativi Iter Approvativo dei documenti Fascicolazione documenti correlati Non si parla solo di innovazione tecnologica Si vuole mutare l’orientamento burocratici, passando da una "logica per direzioni ad una logica per processi". Una maggiore sicurenza nello scambio di informazioni usando strumenti all’avanguardia Firma digitale Posta certificata
- 6. La nostra soluzione Decatec ha sviluppato una soluzione di protocollo informatico che recepisce tutti i requisiti fissati dalle leggi vigenti. Si presenta come un portale basato su Microsoft SharePoint di cui sfrutta le caratteristiche di enterprise portal, di collaboration, di workgroup e soprattutto di gestione documentale. In un moderno ambiente web-based, l’enterprise portal garantisce potenti funzionalità di integrazione e di personalizzazioni. Il sistema di gestione documentale di Office SharePoint si differenzia da un tradizionale file system per caratteristiche fondamentali quali versionamento, categorizzazione, metadati e funzioni di ricerca. E’ inoltre dotato di un’elevata integrazione nativa con Microsoft Office per semplificare al massimo l’accesso al repository documentale
- 8. Registrazione di Protocollo co metadati nucleo minimo CNIPA
- 9. Segnatura di Protocollo
- 10. Creazione e affissione del watermark
- 11. Flusso di Gestione Assegnazione
- 12. Archiviazione
- 13. Cancellazione
- 14. Rifiuto
- 15. Inoltra
- 16. Gesione dei permessi
- 17. Ricerca dei documenti
- 19. Firma digitale
- 21. Registrazione di Protocollo(Nucleo minimo CNIPA) In seguito alla fase di scansione e acquisizione del sistema documentale, il documento deve essere corredato dalle seguenti informazioni: Data acquisizione documento Stato del documento Tipo del documento Direzione Oggetto Mittenti/Destinatari del documento (siano essi diretti o in CC) Dalla stessa maschera può essere avviata la funzionalità di assegnazione del numero di protocollo (Fig.1). Scheda documento (fig.1)
- 22. Segnatura di Protocollo In questa fase il sistema associa al documento le seguenti informazioni: Numero di protocollo Data di protocollazione In seguito il sistema provvede ad apporre sul documento scansionato un timbro (watermark) (fig.2). La timbratura del documento permette di avere le informazioni di protocollazione disponibili direttamente all’interno del documento. Watermadk allegato al documento (fig.2)
- 23. Assegnazione del documento SharePointWorkflow In seguito alla fase di segnatura di protocollo il documento viene sottoposto ad un flusso di gestione documentale le cui fasi sono rappresentate nella figura:
- 24. Assegnazione del documento Archiviazione Dopo aver selezionato un archivio di destinazione i documenti vengono spostati e i metadati a essi legati vengono impostati in uno stato di “Archiviati”. Accesso in visione dei documenti archiviati Attive tutte le funzionalità delle documet library di sharepoint 2007
- 25. Assegnazione del documento Cancellazione Il documento viene spostato all’interno di un archivio contenente tutti i documenti cancellati e i metadati a essi legati vengono impostati in uno stato di “Cancellato”. I documenti non vengono mai realmente cancellati Possibilità di recuperare documenti cancellati Utilizzo delle funzionalità delle documet library di sharepoint 2007
- 26. Assegnazione del documento Inoltra Il sistema da la possibilità di inoltrare un documento a un untente che ha la possibilità di: Controllo totale del documento o permessi di sola lettura
- 27. Assegnazione del documento Rifiutato Possibilità di un utente di rifiutare il documento Il documente viene rimandato al primo smistatore
- 28. Gestione dei permessi L’applicazione è dotato di un’elevata integrazione nativa con Sharepoint 2007, questo permette di sfruttare al massimo la gestione dei permessi su ogni singolo utente o gruppo. E’ inoltre possibile gestire vari livelli di permessi per aree differenti sullo stesso utente o gruppo: Collaboratori Lettori Amministratore Collaboratore Amministratore Lettore
- 29. Ricerca dei documenti La maschera per la ricerca permette la ricerca dei documenti all’interno di tutto il sistema. Si ha la possibilità di indicare una o più parole chiavi, e allo stesso tempo di inserire uno o più canoni di ricerca in modo da ottenere un risultato basato su procedure di ricerche incrociate. Il risultato viene stampato a video sotto forma di una tabella, con la possibilita di: Selezionando un documento, in modo che con un click si viene rediretti alla scheda del documento Esportazione del risultato in formato excel Grazie all’utilizzo di tecnologie basate sul motore di ricerca di sharepoint, si ottengono risultati veloci e con le migliori performance nelle prestazioni Modulo per la ricerca dei documenti (fig.4) Risultato di una ricerca (fig.5)
- 31. Soluzioni di Firma Digitale;
- 32. Integrazione con Sistemi di Posta Elettronica Certificata;
- 34. Posta certificata (PEC) COS’E’ LA PEC La Posta Elettronica Certificata (PEC) è uno strumento che consente di attribuire ad un messaggio di posta elettronica lo stesso valore di una raccomandata con avviso di ricevimento. Il valore della PEC è legato al fatto che entrambe le parti (chi scrive l’e-mail e chi la riceve) siano dotate di casella di posta elettronica di tipo PEC. La PEC offre diversi benefici rispetto alla posta elettronica tradizionale: Garanzia di recapito (si viene avvisati in caso di mancato recapito) La ricevuta di consegna ha valore legale (non è solo una semplice conferma di lettura) Certezza e tracciabilità dell’indirizzo del mittente Certezza sulla titolarità della casella del destinatario Certificazione del contenuto Elevati standard di sicurezza obbligatori
- 36. un sistema di posta elettronica (ad es. Microsoft Exchange Server)
- 37. Microsoft SQL Server 2005/2008
- 38. Microsoft SharePoint 2010 (o Windows SharePoint Foundation 2010) o Microsoft Office SharePoint Server 2007 (o WSS 3.0)
- 39. tecnologiajquery, chepermettediaumentare la velocitàdi rendering deirisultati a video
Notes de l'éditeur
- Vantaggi del nuovo sistema di protocollo InformaticoLa gestione elettronica dei flussi documentali nella PA può avere rilevanti vantaggi per le pubbliche amministrazioni, con riduzione dei costi ed incrementi di efficienza. Nell'attuare la riforma gli enti devono quindi puntare a massimizzare questi vantaggi e non limitarsi al semplice adempimento agli obblighi di legge ( il DPR 445 del 2000 impone a tutti gli enti locali l’attivazione del nuovo servizio di gestione documentale almeno con una soluzione minima definita dalla normativa).I principali vantaggi per le PA possono essere così riassunti:Miglioramento dell'efficienza interna con riduzione dei costi (attraverso l'eliminazione dei registri cartacei, la diminuzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali)Miglioramento dei servizi volti alla trasparenza dell'azione amministrativa attraverso l'impiego di strumenti che consentano un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati (cittadini ed imprese).La nuova normativa sul protocollo informatico va vista come l’avvio di un processo di radicale trasformazione della Pubblica Amministrazione, che presuppone un sostanziale cambiamento di tipo organizzativo e culturale.In ultima analisi, il lavoro di ogni Pubblica Amministrazione si riassume nella produzione e nel consumo di informazioni, strutturate nella forma di documenti amministrativi e di processi o procedimenti che ne definiscono l’iter e le conseguenze pratiche.L'attività di protocollo rappresenta una fase essenziale del processo di gestione documentale, consentendo di certificare la provenienza e tipologia di ogni documento e la data certa di acquisizione o creazione. Il sistema del protocollo è quindi essenziale per regolamentare il flusso documentale nella Pubblica Amministrazione, per catalogare, distribuire ed archiviare ogni documento o gruppi di documenti correlati, in modo da garantire l’ordinato svolgimento delle procedure connesse e consentire il recupero delle informazioni in ogni momento.In sintesi possiamo dire che la nuova normativa risponde a tre obiettivi principali:a - Razionalizzare l’attuale sistema del protocolloNel corso dei decenni il peso dell'Amministrazione Pubblica è cresciuto notevolmente ed è aumentato di conseguenza il numero di documenti da protocollare e da gestire.Ogni pratica ha spesso la necessità di essere classificata con criteri diversi, e deve essere "processata" da varie unità organizzative dell'amministrazione o da Amministrazioni diverse, ciascuna con un suo proprio sistema di protocollo. Il risultato è che nella Pubblica Amministrazione Italiana vi sono circa 40.000 uffici protocolli, per un costo di circa 30.000 miliardi l'anno, che operano con criteri disomogenei e fanno un lavoro spesso poco utile ai fini di un rapido processo delle pratiche[3].La riforma intende razionalizzare questo sistema, creando un sistema unitario di protocollo informatico basato su unità organizzative efficienti e dimensionate alla giusta scala (“Aree Organizzative Omogenee”)b - Garantire la gestione del documento elettronico con firma digitale e della trasmissione telematicaLa nuova normativa sul protocollo recepisce le disposizioni dell'articolo 15 della legge n. 59 del 1997 (cosiddetta Bassanini 1) e successive norme attuative, che stabilisce che "gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonchè la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge".La normativa sul nuovo Protocollo informatico è idonea a gestire documenti in formato elettronico con firma digitale.c - Consentire la transizione verso una tele-amministrazione unitariaCome sta avvenendo per il settore privato (commercio elettronico, Home Banking, servizi Internet), anche la Pubblica Amministrazione dovrà fornire i propri servizi di informazione, di certificazione e di autorizzazione per via telematica, in maniera efficiente, in tempi rapidi e a costi contenuti. Per garantire questo obiettivo la riforma delinea un'amministrazione unitaria ma "a rete", in quanto basata su numerosi enti autonomi, che inoltre dispongono di vari enti specializzati. Unitaria in quanto si rapporta con i cittadini e con le imprese come struttura unica (ipotesi dello sportello unico); a rete in quanto ogni sua parte deve poter interoperare rapidamente con ciascun altra. La riforma prevede che le informazioni di protocollo siano rese disponibili per via telematica in formato standard (XML).Attraverso il numero di protocollo si potrà risalire immediatamente, utilizzando un semplice motore di ricerca, a tutti i dati a questo associati, oppure conoscendo parte dei dati, sarà possibile ottenere il numero di protocollo.Da tener presente che il documento informatico si differenzierà sempre più da quello cartaceo, soprattutto per l'applicazione di standard di marcatura dei dati universalmente accettati. Ciò significa che i documenti amministrativi informatici saranno sempre più "strutturati", e predisposti per il trattamento automatizzato e potranno comprendere dati provenienti da diverse fonti, siglate e certificate da ciascuna di queste. Il risultato finale consentirà a molte "pratiche", che prevedono esclusivamente la verifica su dati presenti entro la pubblica amministrazione, di essere gestite in maniera totalmente automatizzata, con la possibilità per l'utente di ottenere una risposta in tempo reale. Altri procedimenti, che prevedono processi decisionali o elaborazioni personalizzate, saranno comunque accelerate, grazie alla sempre più ampia e rapida disponibilità delle informazioni e alla possibilità di recuperare automaticamente i dati rilevanti.
- Vantaggi del nuovo sistema di protocollo InformaticoLa gestione elettronica dei flussi documentali nella PA può avere rilevanti vantaggi per le pubbliche amministrazioni, con riduzione dei costi ed incrementi di efficienza. Nell'attuare la riforma gli enti devono quindi puntare a massimizzare questi vantaggi e non limitarsi al semplice adempimento agli obblighi di legge ( il DPR 445 del 2000 impone a tutti gli enti locali l’attivazione del nuovo servizio di gestione documentale almeno con una soluzione minima definita dalla normativa).I principali vantaggi per le PA possono essere così riassunti:Miglioramento dell'efficienza interna con riduzione dei costi (attraverso l'eliminazione dei registri cartacei, la diminuzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali)Miglioramento dei servizi volti alla trasparenza dell'azione amministrativa attraverso l'impiego di strumenti che consentano un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati (cittadini ed imprese).La nuova normativa sul protocollo informatico va vista come l’avvio di un processo di radicale trasformazione della Pubblica Amministrazione, che presuppone un sostanziale cambiamento di tipo organizzativo e culturale.In ultima analisi, il lavoro di ogni Pubblica Amministrazione si riassume nella produzione e nel consumo di informazioni, strutturate nella forma di documenti amministrativi e di processi o procedimenti che ne definiscono l’iter e le conseguenze pratiche.L'attività di protocollo rappresenta una fase essenziale del processo di gestione documentale, consentendo di certificare la provenienza e tipologia di ogni documento e la data certa di acquisizione o creazione. Il sistema del protocollo è quindi essenziale per regolamentare il flusso documentale nella Pubblica Amministrazione, per catalogare, distribuire ed archiviare ogni documento o gruppi di documenti correlati, in modo da garantire l’ordinato svolgimento delle procedure connesse e consentire il recupero delle informazioni in ogni momento.In sintesi possiamo dire che la nuova normativa risponde a tre obiettivi principali:a - Razionalizzare l’attuale sistema del protocolloNel corso dei decenni il peso dell'Amministrazione Pubblica è cresciuto notevolmente ed è aumentato di conseguenza il numero di documenti da protocollare e da gestire.Ogni pratica ha spesso la necessità di essere classificata con criteri diversi, e deve essere "processata" da varie unità organizzative dell'amministrazione o da Amministrazioni diverse, ciascuna con un suo proprio sistema di protocollo. Il risultato è che nella Pubblica Amministrazione Italiana vi sono circa 40.000 uffici protocolli, per un costo di circa 30.000 miliardi l'anno, che operano con criteri disomogenei e fanno un lavoro spesso poco utile ai fini di un rapido processo delle pratiche[3].La riforma intende razionalizzare questo sistema, creando un sistema unitario di protocollo informatico basato su unità organizzative efficienti e dimensionate alla giusta scala (“Aree Organizzative Omogenee”)b - Garantire la gestione del documento elettronico con firma digitale e della trasmissione telematicaLa nuova normativa sul protocollo recepisce le disposizioni dell'articolo 15 della legge n. 59 del 1997 (cosiddetta Bassanini 1) e successive norme attuative, che stabilisce che "gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonchè la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge".La normativa sul nuovo Protocollo informatico è idonea a gestire documenti in formato elettronico con firma digitale.c - Consentire la transizione verso una tele-amministrazione unitariaCome sta avvenendo per il settore privato (commercio elettronico, Home Banking, servizi Internet), anche la Pubblica Amministrazione dovrà fornire i propri servizi di informazione, di certificazione e di autorizzazione per via telematica, in maniera efficiente, in tempi rapidi e a costi contenuti. Per garantire questo obiettivo la riforma delinea un'amministrazione unitaria ma "a rete", in quanto basata su numerosi enti autonomi, che inoltre dispongono di vari enti specializzati. Unitaria in quanto si rapporta con i cittadini e con le imprese come struttura unica (ipotesi dello sportello unico); a rete in quanto ogni sua parte deve poter interoperare rapidamente con ciascun altra. La riforma prevede che le informazioni di protocollo siano rese disponibili per via telematica in formato standard (XML).Attraverso il numero di protocollo si potrà risalire immediatamente, utilizzando un semplice motore di ricerca, a tutti i dati a questo associati, oppure conoscendo parte dei dati, sarà possibile ottenere il numero di protocollo.Da tener presente che il documento informatico si differenzierà sempre più da quello cartaceo, soprattutto per l'applicazione di standard di marcatura dei dati universalmente accettati. Ciò significa che i documenti amministrativi informatici saranno sempre più "strutturati", e predisposti per il trattamento automatizzato e potranno comprendere dati provenienti da diverse fonti, siglate e certificate da ciascuna di queste. Il risultato finale consentirà a molte "pratiche", che prevedono esclusivamente la verifica su dati presenti entro la pubblica amministrazione, di essere gestite in maniera totalmente automatizzata, con la possibilità per l'utente di ottenere una risposta in tempo reale. Altri procedimenti, che prevedono processi decisionali o elaborazioni personalizzate, saranno comunque accelerate, grazie alla sempre più ampia e rapida disponibilità delle informazioni e alla possibilità di recuperare automaticamente i dati rilevanti.