Dokumen tersebut memberikan penjelasan mengenai penulisan surat dinas yang benar, meliputi bagian-bagian surat beserta contoh-contoh penulisan yang tepat. Informasi kunci yang disampaikan adalah tentang unsur-unsur penting dalam surat dinas seperti nomor surat, tanggal, lampiran, hal surat, alamat, isi, salam pembuka dan penutup serta tanda tangan pengirim.

1. Menulis Surat Dinas

2. Pengertian Surat Resmi/ Dinas
1. Darji (1978: 8) mengemukakan bahwa surat adalah suatu
sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan
secara tertulis kepada pihak lain baik atas hama sendiri
ataupun jabatannya dalam organisasi.
2. Surat adalah karangan jenis paparan yang berisikan
maksud dan tujuan yang diinginkan oleh pembuat surat,
sedangkan surat menyurat adalah kegiatan berkomunikasi
yang saling membahas antara pihak pertama dengan pihak
kedua dengan menggunakan surat sebagai alatnya.

3. Fungsi Surat
1. Alat komunikasi,
2. Alat bukti tertulis,
3. Alat bukti historis,
4. Alat pengingat,
5. Pedoman kerja, dan
6. Sebagai duta organisasi.

4. Bahasa Surat yang Baik
1. Bahasa yang digunakan benar/baku sesuai dengan kaidah, baik
tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya.
Bahasa surat harus logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan
menarik.
2. Isi surat dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. penulisan
yang benar.
3. Disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar.
4. Bahasa baku, bahasa yang diakui benar menurut kaidah yang
sudah dilazimkan. Penggunaan bahasa baku dapat membawa
wibawa seseorang dan dipandang sebagai lambang status sosial
yang tinggi.
5. Bahasa efektif, bahasa yang secara tepat dapat mencapai
sasarannya. Ciribahasa efektif adalah sederhana/wajar, ringkas,
jelas, sopan, dan menarik.

5. Bagian-bagian Surat Resmi/ Dinas
1. Kepala surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Perihal surat
6. Alamat surat
7. Salam pembuka
8. Isi
9. Salam Penutup
10. Jabatan tanda tangan,
11. Tembusan nama jelas
12. Inisial

6. 1. Kepala surat berfungsi sebagai identitas
diri bagi instansi bersangkutan, di
antaranya:
a Nama instansi
b Lambang atau logo instansi
c Alamat
d Kode pos
e Nomor telepon
f Nomor faksimile atau e-mail

7. Contoh:
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL
PUSAT PERBUKUAN
JALAN GUNUNG SAHARI RAYA (EKS KOMPLEK
SILIWANGI) JAKARTA PUSAT
Telepon (021) 3804248(5 saluran) Fax. (021) 3806229
Tromol Pos 3679
homepage : http//www.sibi.or.id Email : pusbuk@sibi.or.id

8. Hal yang perlu mendapat perhatian dalam penyusunan kepala
surat adalah:
a Hendaknya dihindari penggunaan singkatan,
misalnya, kata jalan menjadi Jl. atau Telepon jadi Tlp.
b Kepala surat hendaknya disusun secara efisien.
Misalnya, kata nomor dalam menunjukkan alamat,
tidak perlu dicantumkan karena hal itu merupakan
sesuatu yang mubazir. Orang sudah mengetahui bahwa
angka yang mengikuti nama jalan pada alamat
merupakan nomor urut bangunan.
c Penggunaan titik dua (:) sering juga dijumpai antara
kata telepon dengan nomor yang mengikutinya.
Misalnya Telepon: 5403518. Tanda tersebut juga tidak
perlu digunakan.

9. 2. Nomor Surat. Penulisan nomor surat
berguna untuk:
a Memudahkan dalam pengarsipannya
b Memudahkan dalam mencarinya kembali
c Mengetahui banyaknya surat yang keluar
d Bahan rujukan dalam surat-menyurat
tahap berikutnya.

10. Hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat
adalah:
a Huruf awal kata nomor harus ditulis dengan
huruf kapital
b Kata nomor sebaiknya tidak disingkat, misalnya,
menjadi no.
c Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.

11. Contoh penulisan surat yang
benar:
Nomor : 001/SMU-1/2001
Nomor : 21/KRS/II/2003
Nomor : 10/SU/III/2003 (tidak memakai titik)
Contoh:
Nomor: 007 / KSH – 1 / IV / 2004
Angka tahun
Angka bulan
Kode surat
Nomor surat

12. 3. Tanggal Surat.
Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama
tempat, mendahului tanggal surat.
Hal lain yang harus diperhatikan:
a Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap
b Angka tahun tidak boleh disingkat
c Pada akhir tidak dibubuhi tanda titik
Contoh:
Surabaya, 27 Juli 2006
Contoh-contoh penulisan tanggal yang benar:
17 Agustus 2007
10 November 2007
22 Desember 2007
1 Januari 2007 (tidak memakai titik)

13. 4. Lampiran.
Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain.
Berikut ini adalah kaidah-kaidah penulisan lampiran.
a Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.
b Sebaiknya kata lampiran tidak disingkat, misalnya,
menjadi lamp.
c Pencantuman jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap
antara yang menggunakan huruf dengan yang menggunakan
angka, pilih salah satu saja.
d Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak
dicantumkan lampiran pada surat itu.
e Pada akhir baris tidak digunakan tanda titik.
Contoh penulisan lampiran yang benar:
– Lampiran : tiga helai
– Lampiran : satu berkas
– Lampiran : dua lembar
– Lampiran : sepuluh lembar

14. 5. Hal Surat.
Hal surat berarti soal atau perkara yang
dibicarakan surat.
Cara penulisannya:
a Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan
menarik;
b Berwujud kata atau frasa, bukan kalimat;
c Huruf pertama pada setiap katanya harus
ditulis dalam huruf kapital.
Contoh penulisan hal yang benar:
Hal : Jadwal Ujian Bahasa Indonesia
Hal : Undangan Rapat Panitia

15. 6. Alamat Surat
Alamat pada sampul surat terdiri atas:
a kata Kepada Yth;
b nama jabatan;
c unit kerja; dan
d alat lengkap.
Di depan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak dicantumkan kata
penyapa seperti Bapak, Ibu, Saudara/atau Saudari.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat luar adalah:
a Kelompok kata yang terhormat disingkat menjadi Yth.
b Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital
c Penulisan alamat didahului kata Kepada
d Sapaan ibu, bapak, tuan, saudara, dan sejenisnya dapat digunakan apabila surat tersebut
ditujukan kepada nama perseorangan. Huruf awal kata sapaan itu harus menggunakan huruf
kapital.
e Gelar akademik dan kepangkatan dicantumkan
f Pencantuman gelar akademik/kepangkatan dan kata sapaan, kedua-duanya berfungsi
sebagai penghormatan. Oleh karena itu, dalam pencantumannya hendaklah dipilih salah satu.
g Pemenggalan alamat surat pada setiap barisnya hendaknya didasarkan pada hubungan frasa
h Akhir alamat surat tidak menggunakan tanda titik.

16. Contoh penulisan alamat luar:
Kepada
Yth. Encep Syarif Nurdin, Drs., M.Pd
Jalan Gegerarum Baru 20
Bandung 40153
Kepada
Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jenderal
Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
Jakarta 10270

17. Ketentuan penulisan pada kalimat
surat bagian dalam:
a Tidak didahului kata Kepada;
b Menggunakan kata Yth;
c Menggunakan nama jabatan;
d Mencantumkan unit kerja;
e Menggunakan alamat lengkap; dan
f Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului
kata depan di.
Contoh penulisan yang benar:
Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
Jakarta 10270

18. 7. Salam Pembuka.
Salam pembuka berfungsi sebagai
penghormatan terhadap pihak yang di tuju.
Penulisan salam pembuka yang benar:
a Huruf awal pada salam pembuka ditulis
dengan huruf kapital
b Huruf awal ”hormat’’ ditulis dengan huruf
kecil
c Penulisan salam pembuka diakhiri dengan
tanda koma.

19. 8. Isi Surat.
Alinea pembuka hendaknya dapat
membangkitkan minat penerima surat
untuk membacanya. Susunlah alinea
pembuka dengan menarik, yakni
dengan menggunakan pilihan kata
yang tepat, susunah kalimat yang
sesuai, dan ejaan yang benar.

20. Contoh:
– Dengan surat ini kami beri tahukan kepada Saudara…
– Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk..
– Bersama ini saya kirimkan kepada Bapak…
– Seiring dengan surat ini saya kirimkan uang dengan wesel pos
sebesar…
– Sehubungan dengan surat ini kami tanggal…
– Menyambung surat kami tanggal…
– Sesuai dengan pembicaraan kita melalui telepon tanggal…
– Dengan sangat menyesal kami beri tahukan bahwa…
– Sebagai Ibu/Bapak/Saudara maklumi….
– Menunjuk surat Saudara nomoR…
– Membalas surat Ibu tanggal…
– Menjawab pertanyaan Anda dalam surat anda…
– Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal_.Nomor….
– Menyusul surat kami tanggal_, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
– Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
– Sesuai dengan permintaan Saudara….

21. Contoh alinea isi:
Berkenaan dengan hal tersebut, kami
mengharapkan Saudara agar menugasi
Kasi Program Kegiatan, Kasubsi
Program Kegiatan Umum, dan Kepala
Subsi Penilaian Perkembangan
Masyarakat untuk menghadiri rapat
tersebut. Berhubung dengan hal
tersebut, kami atas nama kepala dan
karyawan, mengucapkan terima kasih.

22. 10. Alinea Penutup
Alinea penutup berupa simpulan, harapan, ucapan terima
kasih, ataupun ucapan selamat. Pada umumnya, alinea
penutup hanya terdiri atas sebuah kalimat.
Contoh kalimat penutup:
– Atas bantuan Saudara, saya sampaikan banyak terima
kasih.
– Atas perhatian Saudara, saya ucapkan terima kasih.
– Mudah-mudahan bahan pertimbangan yang kami
kemukakan di atas bermanfaat bagi Saudara.
Contoh kesalahan dalam alinea penutup:
– Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih
– Saya haturkan terima kasih atas perhatian Ibu.

23. 11. Salam penutup
Salam penutup yang sering digunakan
adalah hormat kami, hormat saya, salam
takzim, dan wasalam. Dalam surat dinas
tidak digunakan salam penutup.
Hal penting yang harus diperhatikan dalam
penulisan salam penutup adalah:
– Huruf awal salam penutup ditulis dengan
huruf kapital
– Penulisan salam penutup diakhiri tanda
koma.
Contoh:
Hormat kami,…..

24. 13. Pengiriman Surat
Pengiriman surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas
penulisan/ penyampaian surat. Sebagai bukti
pertanggungjawaban, dalam bagian akhir surat tersebut,
dibubuhi tanda tangan.
Hal yang perlu diperhatikan:
a Pengiriman surat hendaknya disertai identitas diri, misalnya:
jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas/jabatan.
b Nama pengirim tidak digarisbawahi, tidak pula berada di
antara tanda kurung.
c Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
d Dalam surat-surat tertentu, pengirim surat dapat
mendelegasikan penandatanganan suratnya itu kepada pejabat
yang berada di bawahnya.

25. Singkatan a.n. bukan a/n merupakan
kepanjangan dari atas nama.
– Singkatan ini digunakan pengirim jika ia
menandatangani surat yang
mengatasnamakan pejabat lain, misalnya,
atasan pengiriman surat.
– Surat yang ditandatangani tidak harus
dikonsultasikan isinya kepada atasan
pengirim surat.
Contoh :
a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi Mulia
Wali Kelas X

26. 14. Tembusan Surat
Tembusan dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui pihak-pihak lain, di
samping pihak yang ditujunya. Dengan demikian, pihak yang dituju akan
mengetahui pula pihak-pihak yang dikirimi surat itu. Tembusan hendaknya
disusun berdasarkan urutan tingkat atau hierarki, yakni dari tingkatan/hierarki
teratas kepada yang terbawah. Hal yang perlu diperhatikan adalah:
a Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital.
b Kata tembusan tidak perlu diberi garis bawah.
c Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu
d Penulisan Kepada Yth. tidak perlu dicantumkan
e Yang diberi tembusan adalah pejabat atau orangnya dan kantornya
f Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.
Contoh penulisan tembusan yang benar:
Tembusan:
– Kakanwil Departemen Agama Provinsi Jawa Barat
– Kepala Dinas Pendidikan Tanjung Pinang, Kepulauan Riau

27. 15. Inisial. Inisial gunanya untuk
mengetahui siapa pengonsep dan
pengetik surat yang bersangkutan.
Pihak-pihak tertentu dapat
menghubungi orang itu jika ada
kesalahan atau kekurangan-
kekurangan pada surat tersebut.

28. Terima Kasih