1. GESTIÓN DOCUMENTAL II
SISTEMA GESTION DOCUMENTAL
DILSA LAITON GALEANO
DOCENTE
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓNY LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍAY ARCHIVÍSTICA
CIDBA - A.V.A.
ARMENIA –COLOMBIA
2013
3. INTRODUCCION
La finalidad de este trabajo es
entender e identificar un Sistema de
gestión documental dentro de una
entidad, siendo especifico y
plasmando los datos obtenidos de la
visita logrando entender la dinámica
institucional y las funcionalidades del
sistema.
4. OBJETIVO GENERAL
Conocer de forma integra un Sistema de Gestión Documental en
funcionamiento y documentar toda sus historia, sus orígenes y las
dificultades presentadas en la implementación como también
quienes lo elaboraron y como se encuentra en funcionamiento en
la actualidad.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Visitar una organización que tenga en funcionamiento un SGD.
Documentar de manera detallada la visita.
Verificar el funcionamiento del SGD.
Realizar prueba Funcional.
5. Conjunto de operaciones y de
técnicas, integradas en la
gestión administrativa general,
basadas en el análisis de la
producción, la tramitación y los
valores de los documentos, que
se destinan a la planificación, el
control, el uso, la conservación y
la eliminación o la transferencia
de los documentos a un archivo,
con el objetivo de racionalizar y
unificar su tratamiento y
conseguir una gestión eficaz y
rentable.
6. PRINDEL , se constituye el 5 de Octubre de 2.005, como
respuesta a la necesidad sentida del mercado por disponer de un
servicio integral para los procesos de impresión, alistamiento y
distribución de documentos para mensajería.
El 13 de Octubre de 2.011, mediante la resolución 2532 el
Ministerio de Comunicaciones nos entrego la licencia de
Mensajería Expresa para la distribución a nivel urbano, nacional e
internacional y en Julio de 2.007 creamos nuestro centro de
impresión y acabados con tecnología de ultima generación y una
robusta infraestructura física, financiera y humana.
7.
8. ENTREVISTA GERENCIA GENERAL
En el año 2011 Prindel conoce la Gestión
Documental e inicia una carrera por el
mejoramiento de la administración de su
producción documental.
SUCESOS
1. Contratación de expertos en el área.
2. Elaboración de cuadros de
Clasificación
3. Elaboración de TRV – TRD
4. Creación de un PGD
5. Implementación de PGD.
9.
10.
11. En 2013 ante la necesidad de administrar y controlar nuestra
producción Documental y con el aprovechamiento de nuestro
PGD decidimos invertir y adquirir con ayuda de los expertos
un Sistema de Gestión Documental el cual contribuyera al
mejoramiento de nuestros procesos documentales.
12. • Estudios y determinación del sistema
• Análisis de las funciones
• Validación de la concordancia con objetivos, metas, misión y visión de la organización
• Estudio de viabilidad, análisis de sistemas. revisar, analizar y documentar.
• Sensibilización humana y de hardware .
• Pruebas piloto
13. Sistema gestión documental
SOFTWARE FOLLOW UP: Es el mismo
SOFTWARE Utilizado en nuestra tarea diaria
pero con desarrollo con enfoque
documental, cumple con los requisitos y
controles establecidos en la norma y es
controlado desde el área de calidad por un
especialista en Gestión Documental, es una
herramienta que gestiona la recepción,
distribución, seguimiento, trazabilidad y
fácil recuperación de información contenida
en los documentos, tiene capacidad de
desarrollar nuevas tareas que se requieran
y habla perfectamente con los otros
sistemas integrados en la compañía.
ADMINISTRACION TOTAL
TECNOLOGICA –
HUMANAY FISICA
14. VENTAJAS
Construcción de metadatos y bases de
datos confiables, administración de
procesos y procedimientos
documentales, con cada una de las
dependencias logrando entendimiento
y aceptación del cambio.
Costo – Beneficio
EFICACIA
La inversión realizada no es medible frente
a la solución somos mas productivos y
asertivos en los movimientos y en la misión
misma de la empresa.
15. Este trabajo fue un gran aporte para el aprendizaje
como estudiante C.I.D.B.A. fortalecen conocimientos
teóricos con prácticos y reflejan la importancia de
ser asertivo y conocer de manera minuciosa la
verdadera información que se desea obtener.
CONCLUSIONES
