Artikel zur SEPA-Umstellung Juli 2013

1. Ein Überweisungträger
© impulse
Das müssen Unternehmer bei der Sepa-
Umstellung beachten
19. JULI 2013 , VON WIEBKE HARMS
Ab
Februar
2014
gelten
neue
internationale Kontonummern. Insbesondere kleine
und mittelständische Unternehmen zögern mit der
aufwendigen Umstellung. impulse.de hat die
wichtigsten Punkte zusammengestellt.
Die Abkürzung Sepa steht für “Single Euro Payments Area”.
Mit dem neuen System soll der bargeldlose
Zahlungsverkehr in Europa angeglichen werden. Neben den
28 EU-Staaten betrifft die Umstellung auch Island,
Liechtenstein, Norwegen sowie die Schweiz und Monaco.
Kernelement der Änderung sind zwei neue Nummern, die
Kontonummer und Bankleitzahl ersetzen sollen: Die IBAN
(International Bank Account Number), also eine
internationale Kontonummer und die BIC (Business
Identifier Code), eine Art internationale Bankleitzahl.
Die IBAN hat in Deutschland immer 22 Stellen: Zuerst steht
ein internationaler Teil aus Länderkennzeichen (DE)
und eine Prüfziffer, danach kommt ein nationaler Teil aus
Bankleitzahl und Kontonummer.
Betroffen ist von der Umstellung jeder, der ein Konto hat –
sowohl Unternehmer als auch Privatleute. Im Gegensatz zu
Privatpersonen müssen Firmen jedoch bis zum Stichtag 1.
Februar 2014 eine Vielzahl von Änderungen vornehmen:
Zuständigkeiten klären
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2. Der Aufwand für die Sepa-Umstellung ist fast mit der
Euroumstellung vergleichbar. Darum sollten Unternehmen
einen Sepa-Verantwortlichen ernennen, der einen Überblick
über den Stand in den einzelnen Abteilungen hat. Das kann
beispielsweise ein kaufmännischer Geschäftsführer sein,
der die operative Umsetzung dann an die Buchhaltung
delegiert. „Wenig Sinn macht es hingegen, allein einen ITler
mit der Umstellung zu beauftragen“, sagt Dirk Braun,
Direktor für Cash Management und International Business
bei der Commerzbank. „Das ist mehr als eine technische
Umstellung, es ändern sich auch Regeln und
Zahlungsprozesse.“
Bestandsaufnahme
Einige Schritte müssten Firmen eigentlich schon erledigt
haben: Unternehmen, die Lastschriften einziehen, müssen
bei der Bundesbank eine Gläubiger-ID beantragen. Auf
Briefbögen und Rechnungen sollten bereits IBAN und BIC
stehen.
Technische Umsetzung
Die Buchhaltungssoftware und die Bankenschnittstelle, also
die Software über die das Unternehmen seine Informationen
an die Bank übermittelt, müssen Sepa-fähig sein. Die
meisten Softwarehersteller bieten Updates für die
vorhandenen Programme an. Braun rät, die Anbieter früh
danach zu fragen. „Und das Personalsystem darf man nicht
vergessen, sonst bekommen die Mitarbeiter kein Geld“, so
Braun.
Die Daten aller verwendeten Bankverbindungen, von
Kunden und Lieferanten beispielsweise, müssen in das
neue Format gebracht werden. Sie müssen dafür exportiert
werden, danach können die neuen IBAN- und BIC-
Nummern ergänzt und die Daten re-importiert werden.
„Wir bieten unseren Kunden an, dass sie uns eine Excel-
Datei mit den Kontonummern und Bankleitzahlen geben, die
wir in IBAN und BIC konvertieren“, sagt Braun. Es lohnt sich
also, die Hausbank anzusprechen. Auch wenn das
Kreditinstitut hilft, ist der Schritt mit dem Import der
ergänzten Daten jedoch noch nicht abgeschlossen: „Zu rund
97 Prozent funktioniert das Verfahren“, sagt Braun. Eine
kleine Fehlerquote bleibe jedoch – auch wegen der oft
mangelhaften Qualität der Urprungsdaten. Die müsse von
Hand korrigiert werden. „Je nach Menge der Kontodaten,
können drei Prozent immer noch viel sein.“
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3. Lastschriftverfahren
Unternehmen, die Lastschriften einziehen, müssen sich auf
größere Veränderungen einstellen: Zum einen müssen sie
vor der ersten Abbuchung per Sepa die Kunden über die
Umstellung informieren. Zum anderen sind sie nach der
Sepa-Umstellung dazu verpflichtet, Änderungen am
Lastschrift-Betrag mit 14 Tagen Vorlauf anzukündigen.
„Diese Vorlauffrist kann aber über die AGBs geändert
werden“, sagt Braun.
Überweisung
Bei Überweisungen müssen oft Kleinigkeiten geändert
werden: Beispielsweise lässt das Sepa-Verfahren weniger
Platz für Verwendungszwecke, deshalb sollten Firmen die
Zeichenzahlen von Textbausteinen prüfen.
Liquiditätsmanagement
Unternehmen, die viel mit Lastschriften arbeiten, müssen ihr
Liquiditätsmanagement anpassen. Denn mit Sepa fällt die
sogenannte Sichtlastschrift weg. In Deutschland werden
Lastschriften sofort von den Banken bearbeitet und
meistens am nächsten Tag abgebucht. Nach der Sepa-
Umstellung wird die Lastschrift erst mit zwei bis fünf Tagen
Verspätung abgebucht.
Unternehmen, die immer gleiche Beträge per Lastschrift
einziehen – Abo-Modelle beispielsweise – sollten deshalb
die Lastschriften zwei bis fünf Tage früher einreichen. Wenn
die per Lastschrift abgebuchten Beträge variieren, müssen
Unternehmen sich darauf einstellen, dass die Lastschrift
nicht mehr so schnell nach Abschluss der Rechnung
eingezogen werden kann.
Hilfreiche Links
Die Deutsche Bundesbank hat zum Thema Sepa-
Umstellung eine eigene Seite eingerichtet. Darauf finden
Unternehmer unter anderem nützliche Informationen zu
IBAN und BIC und zur Beantragung der Gläubiger-ID.
Notfallplan
„Erste Unternehmen haben uns schon signalisiert, dass sie
die Umstellung nicht bis zum 1. Februar 2014 schaffen
werden“, sagt Braun. Sie müssen einen Notfallplan
entwickeln, denn die deutsche Gesetzgebung sieht – im
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4. Gegensatz zu Spanien und Italien – bisher keine
Übergangsfrist für Unternehmen vor. Ausnahme: Das in
Deutschland stark genutzte Elektronische
Lastschriftverfahren an der Ladenkasse kann mit einer
Übergangsfrist bis zum 1. Februar 2016 genutzt werden.
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