1) Dokumen ini membahas tentang pembangunan Sistem Informasi Kearsipan Nasional oleh Arsip Nasional Republik Indonesia untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya dalam rangka pelayanan informasi publik. 2) Sistem Informasi Kearsipan Nasional akan membentuk Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang terdiri atas pusat jaringan dan simpul-simpul jaringan untuk meningkatkan akses informasi kearsipan bagi masyarakat.

1. Oleh
DR. H. ANDI KASMAN, S.E., M.M.
Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan
DOKUMEN/ARSIP ELEKTRONIK YANG OTENTIK UNTUK
PELAYANAN INFORMSI PUBLIK
Disampaikan pada acara Penandatanganan Deklarasi Gerakan Nasional INDID yang
diselenggarakan oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika RI
Harris Convention Center, Kopo Bandung, 2 Juli 2013
Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI)

2. Nama : Dr. H. Andi Kasman, SE., MM.
Tempat/tgl.Lahir : Mare-Bone-Sulawesi Selatan, 30 Agustus 1965
Instansi : Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
Pangkat/Golruang : Pembina Utama Muda / IV C
Jabatan : Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan
Pendidikan : Doktor (S-3) Ilmu Pemerintahan UNPAD
Status : Menikah dengan Ir. Hj. Andi Arnida Massusungan, M.Sc.
Anak : 3 (tiga) orang, yaitu:
1. Andi Muhammad Arief Makkuaseng (laki-laki), Mahasiswa FIKOM UNPAD
2. Andi Fariz Izdiharuddien Makkuaseng (laki-laki), SMA Sejahtera 1 Depok
3. Andi Tenri Sheila Makkuaseng (perempuan), SMPIT Al Hikmah, Depok.
Alamat Kantor : Jl. Ampera Raya Nomor 7, Cilandak Timur, Jakarta Selatan 12560
Telp. 021- 7812717, 7805851 Pesawat 102, Fax : 021-7810280, 7805812
Website : www.anri.go.id, e-mail: aai_nasional@yahoo.com
Alamat Rumah : Jl. Sambiloto 2 No. 8 & 10 Komplek Perumahan Departemen
Pertanian Atsiri Permai, Citayam, Bogor 16431
HP. : 085881974716, 081317692884
E-mail : andikasman@yahoo.com,
Website : www.andikasman.tabulas.com
FB : Andi Kasman Makkuaseng
BIODATA

3. BIODATA SINGKAT
DR. H. ANDI KASMAN, SE., MM
Pendidikan :
S1 : Sarjana Ekonomi (Manajemen) pada Universitas Hasanuddin, Ujung Pandang, Sul-Sel, Th. 1989.
S2 : Magister Manajemen Keuangan pada STIE IPWI Jakarta, Th. 2001.
S3 : Doktor Ilmu Pemerintahan, Universitas Padjadjaran, Bandung Th. 2013
Pengalaman Jabatan di ANRI :
– CPNS ANRI Th. 1993
– Ajun Arsiparis Madya ANRI Th. 1994 – 1996 (Jabatan Arsiparis Ahli)
– Pgs. Kepala Sub Bidang Perencanaan ANRI, Th. 1995 –1996 (Jabatan Struktural Eselon IV a)
– Kepala Sub Bidang Perencanaan ANRI Th. 1996 – 2001 (Jabatan Struktural Eselon IV a)
– Kepala Bagian Perencanaan ANRI Th. 2001 - 2003 (Jabatan Struktural Eselon III a)
– Kepala Bidang Penyelenggaraan DIKLAT Kearsipan ANRI Th. 2003 – 2006 (Jabatan Struktural Eselon III a)
– Kepala Sub Direktorat Bimbingan dan Supervisi Sistem Kearsipan IV TMT 17 Januari 2006 s/d 2 Januari 2007 (Jabatan
Struktural Eselon III a)
– Kepala Sub Direktorat Kearsipan Pusat I TMT 2 Januari 2007 – 2 Juli 2007 (Jabatan Struktural Eselon III a)
– Plt. Direktur Kearsipan Pusat, TMT 2 Januari 2007 – 2 Juli 2007 (Jabatan Struktural Eselon II a)
- Direktur Kearsipan Pusat, TMT 2 Juli 2007 - 24 Mei 2008 (Jabatan Struktural Eselon II a)
- Direktur Akreditasi dan Profesi Kearsipan, TMT 24 Mei 2008 – 21 Desember 2009 (Jabatan Struktural Eselon II a)
- Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan, TMT 21 Desember 2009 - 6 Mei 2011 (Jabatan
Struktural Eselon II a)
- Inspektur ANRI, TMT 6 Mei 2011 – 24 Juni 2013 (Jabatan Struktural Eselon II a)
- Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan, sejak tanggal 24 Juni 2013 – sekarang (Jabatan Struktural Eselon I a)

4. Arsip
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-
lembaga neegara dan badan-badan pemerintahan, badan-
badan swasta, dan perorangan dalam bentuk corak apapun
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan
kebangsaan
(Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971)

5. Pengertian Arsip
(Pasal 1 butir 2 UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.

6. FISIK
(Properti)
AUTENTIK & LEGAL
INFORMASI
TERPECAYA
ARSIP
(Sumber: Presentasi Prof.Dr.Noerhadi Magetsari pada Seminar Nasional Kerasipan yang diselenggarakan oleh Pengurus Nasional AAI tanggal 10 November 2011
di Jakarta)

7. KEWAJIBAN BADAN PUBLIK DI BIDANG
KEARSIPAN
UU No. 14 Tahun 2008
Pasal 8
Kearsipan dan pendokumentasian
informasi publik dilaksanakan
berdasarkan peraturan perundang-
undangan.

8. PERUBAHAN PARADIGMA
INFORMASI PUBLIK ARSIP NEGARA
Semua Informasi yang diciptakan oleh Pencipta
Arsip/Badan Publik Tertutup bagi Publik kecuali
yang dibuka (UU No 7 Tahun 1971 Jo PP No 34
Tahun 1979), sekarang ini menjadi
Semua Informasi yang diciptakan oleh Pencipta
Arsip/Badan Publik Terbuka bagi Publik kecuali yang
ditutup (UU No 14 Tahun 2008 Jo UU No 43 Tahun
2009)

9. PELAYANAN INFORMASI PUBLIK ARSIP NEGARA
Informasi Publik yang diciptakan oleh Pencipta
Arsip/Badan Publik Terbuka bagi Publik (open to
public) (UU No 14 Tahun 2008 Jo UU No 43 Tahun
2009) merupakan bentuk pelayanan publik (public
services)

10. PELAYANAN INFORMASI PUBLIK ARSIP NEGARA
Interoperabilitas Dokumen Perusahaan/Arsip
Negara sebagai Informasi Publik yang diciptakan
oleh Pencipta Arsip/Badan Publik
Availability (Ketersediaan) dan Integrity (Keutuhan)
(Dalam konteks Arsip Dinamis)
Peraturan Menteri KOMINFO No: 7 Tahun 2013
- Open Document Format (ODF);
- Portable Document Format

11. 1) Lembaga kearsipan nasional menyelenggarakan kearsipan yang
komprehensif dan terpadu melalui SKN untuk menjaga autentisitas dan
keutuhan arsip.
2) SKN berlaku untuk pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis.
3) SKN berfungsi untuk:
a. mengidentifikasi keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan
informasi di semua organisasi kearsipan;
b. menghubungkan keterkaitan arsip sebagai satu keutuhan informasi;
c. menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya.
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
Pasal 10-11

12. 1) Lembaga kearsipan nasional membangun SIKN untuk memberikan informasi
yang autentik dan utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung
manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul
pemersatu bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia.
2) Dalam melaksanakan fungsi SIKN, lembaga kearsipan nasional membentuk
JIKN.
3) SIKN berfungsi untuk:
a. mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen
penyelenggaraan negara;
b. menjamin akuntabilitas manajemen penyelenggaraan negara;
c. menjamin penggunaan informasi hanya kepada pihak yang berhak;
d. menjamin ketersediaan arsip sebagai memori kolektif bangsa.
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
Pasal 12-13

13. 1) JIKN berfungsi untuk meningkatkan:
a. akses dan mutu layanan kearsipan kepada masyarakat;
b. kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat;
c. peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan.
2) Penyelenggara JIKN adalah ANRI sebagai pusat jaringan nasional serta
lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/ kota, dan
lembaga kearsipan perguruan tinggi sebagai simpul jaringan.
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
Pasal 14

14. Pembangunan SIKN
Pasal 109
(1) Untuk mendukung pengelolaan arsip dalam rangka
memberikan informasi yang autentik dan utuh, ANRI
bertanggung jawab membangun dan mengelola SIKN.
(2) Pembangunan SIKN dilaksanakan sebagai bagian yang tidak
terpisahkan dari SKN.
Pasal 110
Pembangunan SIKN dilaksanakan melalui:
a. penetapan kebijakan SIKN; dan
b. penyelenggaraan SIKN.

15. Pasal 111
(1) Penetapan kebijakan SIKN meliputi:
a. kebijakan dalam penyediaan informasi kearsipan; dan
b. kebijakan dalam penggunaan informasi kearsipan.
Pasal 112
(1) Penyelenggaraan SIKN dilaksanakan oleh unit kearsipan dan
lembaga kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
(2) Penyelenggaraan SIKN yang dilaksanakan oleh unit kearsipan
dan lembaga kearsipan dikoordinasikan oleh ANRI.
Pasal 114
Dalam melaksanakan fungsi SIKN, ANRI membentuk JIKN.

16. Pasal 115
JIKN merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan
untuk arsip dinamis dan arsip statis.
Pasal 116
(1) Pembentukan JIKN dilakukan pada:
a. pusat jaringan yang diselenggarakan oleh ANRI; dan
b. simpul jaringan yang diselenggarakan oleh lembaga
kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota, dan
lembaga kearsipan perguruan tinggi.
(2) Dalam rangka melaksanakan tugas kearsipan, unit kearsipan
pada lembaga negara menjadi simpul jaringan.

17. Pasal 117
Lembaga kearsipan perguruan tinggi swasta dapat menjadi simpul
jaringan.
Pasal 118
ANRI sebagai pusat jaringan nasional bertanggung jawab atas:
a. penyediaan informasi kearsipan untuk arsip dinamis yang diselenggarakan
oleh lembaga negara dalam daftar arsip dinamis;
b. penyediaan informasi kearsipan arsip statis yang disusun dalam daftar arsip
statis nasional;
c. pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis dan arsip statis dalam
JIKN secara nasional;
d. layanan informasi kearsipan melalui JIKN;
e. pengelolaan sistem dan jaringan;
f. evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN sebagai pusat
jaringan nasional; dan
g. koordinasi simpul jaringan dalam satu kesatuan JIKN.

18. Pasal 119
Simpul jaringan sebagaimana bertanggung jawab atas:
a. penyediaan informasi kearsipan yang disusun dalam daftar arsip dinamis
dan daftar arsip statis;
b. penyampaian daftar arsip dinamis dan daftar arsip statis kepada pusat
jaringan nasional;
c. pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis dan arsip statis dalam
JIKN di lingkungan simpul jaringan;
d. penyediaan akses dan layanan informasi kearsipan melalui JIKN; dan
e. evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN sebagai simpul
jaringan dan menyampaikan hasilnya kepada pusat jaringan nasional.
Pasal 120
ANRI sebagai pusat jaringan nasional mempunyai tugas:
a. mengkoordinasikan simpul jaringan; dan
b. membina simpul jaringan.

19. Pasal 121
Tugas mengkoordinasikan simpul jaringan oleh ANRI sebagai pusat
jaringan nasional dilaksanakan melalui:
a. koordinasi fungsional; dan
b. koordinasi temu jaringan.
Pasal 122
Tugas membina simpul jaringan oleh ANRI sebagai pusat jaringan
nasional meliputi bidang:
a. informasi kearsipan;
b. sumber daya manusia;
c. prasarana dan sarana; dan/atau
d. pendanaan.

20. Pasal 125
(1) Untuk meningkatkan manfaat arsip bagi kesejahteraan rakyat,
JIKN digunakan sebagai wadah layanan informasi kearsipan
untuk kepentingan pemerintahan dan masyarakat.
(2) Informasi kearsipan bersifat terbuka sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
Pasal 126
Informasi kearsipan sekurang-kurangnya memuat:
a. pencipta arsip;
b. nomor arsip;
c. kode klasifikasi;
d. uraian informasi arsip;
e. kurun waktu;
f. jumlah arsip; dan
g. keterangan.

21. Pengembangan E-Government
Dilaksanakan ANRI dalam rangka mendukung:
1. 9 (sembilan) Program Percepatan Birokrasi yang dicanangkan oleh
Kementerian PAN dan RB, untuk ANRI mengambil peran dalam
kebijakan E- Office (manajemen dokumen elektronik (E-Arsip).
2. Perwujudan Open Government Indonesia (OGI) yang dicanangkan
oleh Wakil Presiden sebagai bagian dari “Program Kunci Pemerintah
di 2012”
Meliputi:
1. Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) – e-records, dan Sistem
Informasi Kearsipan Statis (SIKS) – e-archives.
2. Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN),
dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).

22. Arsip Sebagai Simpul Pemersatu Bangsa
Arsip Nasional Republik Indonesia
SIKD (e-records) dan
SIKS (e-archives)
Diatur dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 15 Tahun
2009 tentang Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan
Dinamis dan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis
JIKN untuk memfungsikan SIKN
(pasal 12 ayat (2) dan pasal 14) :

23. Penutupan Akses Arsip Dinamis
Pasal 44 UU No. 43 Tahun 2009
1. menghambat proses penegakan hukum;
2. mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari
persaingan usaha tidak sehat;
3. membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
4. mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi
kerahasiaannya;
5. merugikan ketahanan ekonomi nasional;
6. merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;
7. mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat
seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
8. mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
9. mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.

24. Proses
Penyusutan
Aplikasi
Sistem Informasi Kearsipan Dinamis
(SIKD)
Aplikasi
Sistem Informasi Kearsipan Statis
(SIKS)
Serie Arsip
Aktif
Seri Arsip
In-Aktif
Arsip Statis

25. SIKN dan JIKN
Pasal 109 – Pasal 113
Pembangunan SIKN
Pasal 114 – Pasal 126
JIKN
 Pembentukan
 Tanggung Jawab
 Tugas
 Penggunaan
Informasi Kearsipan
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
TAHUN 2013

26. SISTEM INFORMASI
KEARSIPAN STATIS
( SIKS )
SISTEM INFORMASI
KEARSIPAN DINAMIS
( SIKD )
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Arsip
(Fisik)
Sistem
Informasi
Pencipta /
Lembaga
Kearsipan
Norma,
Standar,
Prosedur,
Kriteria
AKTIF INAKTIF STATIS
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( SIKN )
JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( JIKN )
Norma,
Standar,
Prosedur,
Kriteria
Norma,
Standar,
Prosedur,
Kriteria
Sistem
Informasi
Nasional

27. Pusat Jaringan
Nasional
UP = Unit Pengolah, UK = Unit Kearsipan
DAFTAR
“ARSIP NASIONAL”
(arsip dinamis +statis)
DAFTAR
“ARSIP PROVINSI”
(arsip dinamis+statis)
DAFTAR
“ARSIP KAB/KOTA”
(arsip dinamis+statis)
DAFTAR
ARSIP DINAMIS
DAFTAR
ARSIP DINAMIS
DAFTAR
ARSIP DINAMIS
DAFTAR
ARSIP DINAMIS
DAFTAR
ARSIP DINAMIS
DAFTAR
ARSIP DINAMIS
DAFTAR
ARSIP AKTIF
DAFTAR
ARSIP INAKTIF
DAFTAR
ARSIP AKTIF
DAFTAR
ARSIP INAKTIF
DAFTAR
ARSIP AKTIF
DAFTAR
ARSIP INAKTIF
DAFTAR
ARSIP AKTIF
DAFTAR
ARSIP INAKTIF
DAFTAR
ARSIP AKTIF
DAFTAR
ARSIP INAKTIF
DAFTAR
ARSIP AKTIF
DAFTAR
ARSIP INAKTIF
UP UK UP UK UP UK UP UK UP UK UP UK
DAFTAR
ARSIP AKTIF
DAFTAR
ARSIP INAKTIF
UP UK
DAFTAR
“ARSIP PTN”
(arsip dinamis+statis)
Lembaga
Negara
SKPD
Provinsi
BUMN
BUMD
Provinsi
SKPD
Kab/Kota
BUMD
Kab/Kota
Lembaga
Kearsipan
Nasional
(ANRI)
Lembaga
Kearsipan
Provinsi
Lembaga
Kearsipan
Kab/Kota
Lembaga
Kearsipan
PTN

28. Pusat Jaringan
Nasional
LEMBAGA KEARSIPAN
PROPINSI
Simpul Jaringan
Provinsi
INTERNET
Simpul Jaringan
Kab/Kota
ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
LEMBAGA KEARSIPAN
KABUPATEN / KOTA
PENGGUNA
Simpul Jaringan
PTN
PERGURUAN TINGGI
NEGERI
PA
Pusat/BUMN
PA/BUMD
Prov
PA/BUMD
Kab/Kota
Satker/
Civitas
Akademika

29. Modul
Penghimpun
Data
Website JIKNManual
Pangkalan
Data
Simpul/Pusat
SIKN
SISTEM SIKN
SISTEM
PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS/
STATIS
PENGGUNA
Aplikasi
SIKD/SIKS
Pembuatan
Daftar Arsip
Aplikasi
Lain
Ekspor
Data
Penghimpunan &
Sinkronisasi Data
Pengelolaan
Data/Informasi
Layanan Informasi

30. WEBSITE JIKN
APLIKASI SIKN
MODUL PENGHIMPUN DATA
KEARSIPAN (MPD)
MODUL
PENYUSUNAN INFORMASI
KEARSIIPAN TEMATIK
back-endfront-end
• Pencarian data kearsipan
(+ kopi digital)
• Pencarian informasi
kearsipan tematik
• Pameran virtual
• Galeri digital
• Pemesanan (baca,
kopi digital)
Data kearsipan
Dinamis
Data kearsipan
statis
Input
Pencipta Arsip Lembaga Kearsipan
Input
Pengguna Terdaftar
(penyusun)
unpublished
published published
Pengguna khusus
Akses
Pengguna Umum dan Pengguna Terdaftar
Akses
• Links
• Dll.

31. Teknologi Informasi Berdasarkan Media
Komunikasi
1. Suara
2. Grafik
3. Teks
4. Animasi
5. Video

32. Teknologi Informasi Berdasarkan Media
Penyimpanan
1. Kertas
2. Kamera Foto
3. Alat Perekam Kaset
4. Kamera Film dan Proyektor
5. Alat Perekam Video
6. Disk Optikal

33. Teknologi Informasi dalam Kearsipan
Berdasarkan Media Penyimpanan
1. Pita Magnetik (Magnetic Tape)
Contoh: Foto (negatif), Transparancies (slides), Kaset Suara,
Reel-to-Reel Tape, Digital Audiotapes (DAT), Optical Digital
Recording
2. Disk Optical (Optical Disc)
Contoh: CD-ROM, Audio-CD, Video-CD, Photo-CD, DC-I,
VCD, DVD

34. Teknologi Informasi dalam Kearsipan
Berdasarkan Sistem
1. Sistem Analog Foto, Film, Video, Microfilm,
Kaset Suara, Peta
Arsip Bentuk Khusus (Special Format
Records/ Archives)
2. Sistem Digital Komputer
Arsip Elektronik/Arsip Digital/ Arsip
Bacaan Mesin

35. KARAKTERISTIK ARSIP ELEKTRONIK
NO KARAKTERISTIK ARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK
1 Perekaman &
simbol yang
digunakan
Isi direkam pada suatu
media (kertas, dll.) dan
menggunakan simbol-
simbol (alphabet,
gambar-gambar, dll.)
yang dapat secara
langsung dibaca oleh
manusia.
Isi direkam pada suatu
media dan tidak dapat
secara langsung
diakses (dibaca) oleh
manusia karena
direpresentasikan oleh
simbol (binary digits)
yang harus
diterjemahkan terlebih
dahulu untuk bisa
dibaca oleh manusia.

36. NO KARAKTERISTIK ARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK
2 Hubungan
antara isi dan
media
Isi yang terekam pada
suatu media (seperti
selembar kertas) tidak
dapat dipisahkan dari
medianya.
Isi yang terekam pada
suatu media (seperti
sebuah disket) dapat
dipisahkan dari
medianya.

37. NO KARAKTERISTIK ARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK
3 Karakteristik
struktur fisik
dan logik
Struktur fisik dapat
terlihat langsung oleh
pengguna.
Struktur tersebut
merupakan bagian
integral dari suatu
dokumen dan merupakan
satu kriteria utama untuk
pemeriksaan
autentisitasnya.
Struktur fisik tidak dapat
langsung terlihat, dan
biasanya tidak diketahui
oleh pengguna awam.
Setiap kali arsip tersebut
dipindahkan ke sarana
lainnya, struktur fisiknya
dapat berubah.
Pengguna akan selalu
memerlukan suatu
sistem komputer yang
mampu untuk
“membaca” struktur fisik
tersebut.

38. NO KARAKTERISTIK
ARSIP
KONVEN
SIONAL
ARSIP ELEKTRONIK
3 Karakteristik
struktur fisik
dan logik
( lanjutan )
Diperlukan adanya suatu struktur logik
yang memungkinkan komputer untuk
mengidentifikasi setiap arsip & untuk
merepresentasikan elemen-elemen dari
struktur internal arsip (seperti margin,
spasi, paragrap, dll.)
Umumnya, struktur logik arsip elektronik
merupakan struktur yang dibuat oleh
pembuatnya pada layar komputer.
Agar dapat dianggap lengkap dan
autentik, arsip harus dipelihara
strukturnya dengan berbagai cara, dan
sistem komputer yang ada harus dapat
membuatnya lagi saat pentransformasian
arsip tersebut ke suatu format yang
terbaca manusia.

39. NO KARAKTERISTIK ARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK
4 Metadata Metadata membentuk
hubungan antara suatu
arsip dengan konteks
fungsional dan
administratifnya
Selain konteks
fungsional dan
administratif, metadata
arsip elektronik juga
menunjukkan
bagaimana informasi
direkam/dibuat.

40. NO KARAKTERISTIK ARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK
5 Pengidentifi-
kasian arsip
Dapat dilakukan dengan
melihat fisik arsip secara
langsung.
Tidak dapat diidentifikasi
dengan cara melihat
entitas fisiknya,
melainkan dari suatu
entitas logik yang
merupakan hasil dan
yang memberikan bukti
dari suatu aktivitas atau
transaksi.

41. NO KARAKTERISTIK ARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK
6 Pelastarian
arsip
Pelestarian arsip
tradisional berarti
menyimpan fisik unit
arsip (lembaran kertas,
dsb.) dengan kondisi
yang sebaik mungkin
untuk menghindari
kerusakan dan untuk
memperbaiki kerusakan
bilamana terjadi.
Media penyimpanan
harus disimpan dalam
kondisi sebaik mungkin.
Namun bagaimanapun
juga, dalam kaitannya
dengan media, arsip
elektronik akan tetap
terancam keberadaanya
dalam jangka waktu
yang tidak begitu lama.
Selain itu, karena
perkembangan teknologi
informasi yang cepat,
banyak sistem komputer
yang menjadi usang
dalam jangka waktu
yang relatif lebih singkat.

42. BENTUK FILE ELEKTRONIK
• File Teks
File yang berupa dokumen korespodensi yang diciptakan
dengan menggunakan word processing system (sistem
pengolah kata), seperti wp, ms dll
• File Data
File yang berupa informasi yang diciptakan dan dipelihara
dengan aplikasi tertentu, seperti daftar gaji dll
• Surat Elektronik (e-mail)
Korespodensi yang bersifat elektronik, dikelola dengan aplikasi
e-mail, seperti : MS-Outlook, Eudora, Pegasus, dll.

43. PENCIPTAAN ARSIP ELEKTRONIK
Ada dua aspek yang perlu mendapatkan perhatian
dalam penciptaan arsip elektronik.
1. Pertama berkaitan dengan isi, struktur dan
konteks arsip.
2. Kedua, berhubungan dengan teknologi
perekaman dan media rekam informasi arsip.

44. Arsip yang harus dipelihara?
Pasal 41 ayat (3) UU No. 43 Tahun 2009
Konteks
Isi
Struktur

45. ISI, STRUKTUR DAN KONTEKS
ARSIP ELEKTRONIK
• Isi arsip adalah sesuatu yang menghantar atau “mengangkut”
informasi, misalnya teks, simbol, suara, citra dan sebagainya.
• Struktur arsip adalah rupa dan tatanan dari isi arsip. Sebagai contoh
adalah tipe huruf, bentuk paragraf
• konteks arsip adalah informasi latar belakang yang diperlukan untuk
lebih memahami informasi dan teknik arsip, seperti identitas
penciptaan arsip, perangkat lunak yang digunakan dalam
penciptaan arsip,

46. Bagaimana Arsip sebagai informasi
publik yang baik ?
Pasal 41 ayat (1) UU No. 43 Tahun 2009
Autentik/Asli & Legal
Dapat dipercaya
Utuh / lengkap

47. INSTRUMEN KEARSIPAN DINAMIS
Pasal 40 ayat (4) dan Pasal 48 ayat (1) UU No. 43 Tahun 2009
* Pencipta Arsip Membuat ;
1. Tata Naskah Dinas;
2. Klasifikasi Arsip;
3. Jadwal Retensi Arsip;
4. Sistem Klasifikasi keamanan dan akses arsip.
Dalam rangka menjaga keautentikan (autentisitas), reliabiltas, keutuhan,
keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya, baik informasi maupun fisik
arsip dinamis maupun arsip statis
* Mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip
secara akurat (Penciptaan Arsip) Pasal 41 ayat (4) UU No. 43 Tahun 2009

48. Tata Naskah Dinas

49. Klasifikasi Arsip

50. JRA

51. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses
Arsip
- Sangat Rahasia > Tertutup
- Rahasia > Tertutup
- Penting > Terbuka
-Biasa > Terbuka

52. TEKNOLOGI PENCIPTAAN ARSIP
• Teknologi penciptaan dan media rekam arsip berpengaruh
isi-struktur-konteks arsip.
• Sebuah arsip elektronik yang dibuat dengan perangkat
keras dan perangkat lunak tertentu, tidak begitu saja
dapat digunakan dengan perangkat keras dan perangkat
lunak lainnya.
• Oleh sebab itu perangkat keras dan perangkat lunak yang
digunakan dalam penciptaan arsip elektronik dapat
dipertahankan keberadaannya hingga tersedia teknologi
konversi yang mampu menjamin terpeliharanya
karakteristik arsip elektronikk.

53. PEMBERKASAN ARSIP ELEKTRONIK
• Dalam Pemberkasan arsip elektronik, yang diberkaskan adalah
informasi arsip elektroniknya, bukan medianya.
• Bahwa media simpan arsip elektronik juga memerlukan teknik
penyimpanan tersendiri.
• Oleh sebab itu yang pertama harus dilakukan dalam penyimpanan
arsip elektronik adalah membuat struktur penyimpanan file,
bukan strutur penyimpanan media rekamnya.
• Istilah satuan dalam kearsipan dan arsip elektronik:
Kearsipan Arsip Elektronik
- Item Arsip - File komputer
- Berkas (file) Arsip - Folder file komputer

54. • Pemberkasan arsip elektronik sebaiknya
disesuaikan dengan struktur penyimpanan file
arsip keseluruhan
Sebagai contoh, jika dalam suatu sistem
pengelolaan arsip dinamis pemberkasan
arsipnya dilakukan dengan menggunakan
Klasifikasi fungsi, maka penyimpanan arsip
elektroniknya pun sebaiknya juga ditata
berdasarkan Klasifikasi fungsi

55. • Pemberkasan email (arsip elektronik) yang
tersimpan dalam hard disk dapat dilakukan
dengan membuat direktori berdasarkan
Klasifikasi Arsip
• Pemberkasan email yang tersimpan dalam
floppy disk dapat dilakukan dengan memberi
label pada sisi luar, diklasifikasikan dan
disimpan berdasarkan klasifikasi arsip seperti
memberkaskan arsip bermedia kertas

56. Penyimpanan Audio Visual
(video)

57. Penyimpanan Arsip Audio Visual (Kaset)

58. Penyimpanan Arsip Audio Visual (Film)

59. Rak statisCen film
Penyimpanan Arsip Audio Visual (Film)

60. Arsip Sebagai Simpul Pemersatu Bangsa
Arsip Nasional Republik Indonesia
Arsip yang tercipta dari kegiatan Lembaga negara dan kegiatan
yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip
milik negara.
Arsip Negara