hệ thống thông tin kế toán

1. Chương 2
Tổ chức dữ liệu trong
hệ thống thông tin kế toán
1

2. Mục tiêu
• Cách thức xác định dữ liệu cần thu thập
• Xây dựng mô hình REA
• So sánh quá trình thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu giữa AIS thủ
công và AIS máy tính
• Các hoạt động ghi nhận dữ liệu trong AIS thủ công và máy tính
• Cách thức lưu trữ dữ liệu trong AIS thủ công và máy tính
• Vai trò của các tập tin chính, tập tin nghiệp vụ
• Các phương pháp mã hóa thực thể mang dữ liệu
• Các phương thức nhập dữ liệu
• Các cấu trúc tổ chức dữ liệu
• Các khái niệm về CSDL, hệ quản trị CSDL
2

3. HTTT KẾ TOÁN TRUYỀN THỐNG
Qui trình xử lý:
Söï kieän kinh teá
Chöùng töø
goác
Phaân tích nghieäp vuï
aûnh höôûng tình hình
taøi chính theá naøo?
Soå nhaät kyù
Ghi cheùp ñeå löu tröõ
döõ lieäu veà ñoái
töôïng bò aûnh höôûng
Soå taøi
khoaûn
Toång hôïp taïo thoâng
tin truyeàn ñaït tôùi
ngöôøi söû duïng
Baùo caùo
3

4. HTTT KẾ TOÁN TRUYỀN THỐNG
Ñaëc ñieåm toå chöùc xöû lyù
1. Döõ lieäu:
Taäp trung caùc döõ lieäu lieân quan
tình hình taøi chính
 Löu tröõ: trong caùc soå keá toaùn
rieâng bieät theo töøng ñoái töôïng keá
 Chia seû DL laép döõ lieäu
toùan, truøng

2. Caùc hình thöùc soå KT
Söï kieän
Ghi
Chöùng töø
kinh teá
Nhaät kyù
Ghi soå
TKù
Baùo caùo Thoâng tin
4

5. NHÖÔÏC ÑIEÅM CUÛA HTTTKT TRUYEÀN THOÁNG
1.
2.
3.
Ghi cheùp truøng laép -> Döõ lieäu löu tröõ
truøng laép -> Thay ñoåi HT khoù khaên, maát
thôøi gian löu tröõ phaân taùn -> Chia seû
Döõ lieäu hôn
thoâng tin, döõ lieäu khoù khaên
Thoâng tin cung caáp:
 Thoâng tin taøi chính
 Möùc ñoä chi tieát cuûa thoâng
 tin
Thôøi gian cung caáp thoâng tin: chaäm,
khoâng phaûn aùnh töùc thôøi tình hình
 Khoù laäp caùc baùo caùo linh hoïat theo
nhieàu tieâu thöùc khaùc nhau -> Khoâng
ñaùp öùng ñöôïc thoâng tin cho nhieàu ñoái
 Thoâng khaùc nhau ngöôøi ghi cheùp döõ
töôïng tin phaûi do
lieäu laäp
5

6. HTTT keá toaùn xöû lyù baèng maùy
Taïo caùc DL vaø
ñöôïc ghi ban ñaàu
treân chöùng töø
DL ñöôïc löu tröõ
trong caùc taäp tin
lieân quan
Ngöôøi söû duïng
löïa choïn hay taïo
baùo caùo veà
thoâng tin yeâu
caàu
Söï kieän kinh teá
Chöùng töø goác
Cô sôû döõ lieäu
Baùo caùo
6

7. Toå chöùc DL theo heä quản trị cô
sôû döõ lieäu
Cô sôû
döõ
lieäu
(Data
base)
Heä
quaûn
trò
CSDL
(DBMS)
Chöông
trình
öùng
duïng 1
Chöông
trình
öùng
duïng 2
Chöông
trình
öùng
duïng 3
Ngöôø
i söû
duïng
7

8. Tổ chức thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu
Lưu trữ
Quá
trình
SXKD
Dữ liệu
đầu vào
Xử lý
Thông tin
đầu ra
Kiểm soát - phản hồi
•Xác định dữ liệu cần thu thập
•Tổ chức thu thập dữ liệu
•Tổ chức lưu trữ dữ liệu
8

9. Thu thập dữ liệu
Mô hình REA
Nguồn lực
nào?
(
Resources)
Sự kiện
gì?
(
Event)
Dữ liệu thu thập
Theo các
hoạt động
của 1 chu
trình kinh
doanh
Đối tượng
liên quan?
(Agent)
Chứng từ
của từng
hoạt động
9

10. Tổ chức thu thập dữ liệu
Các chu trình kinh doanh
Mô hình REA
Xác định các hoạt động, đối tượng
nguồn lực cần thu thập dữ liệu
Dữ liệu cần thu thập cho từng
đối tượng, nguồn lực
Dữ liệu cần thu thập cho từng
hoạt động
Yêu cầu
thông tin, yêu
cầu quản lý,
đặc điểm kinh
doanh
Các nội dung,
cách thức
quản lý cần
khai báo
Nội dung của
chứng từ
10

11. 1 mô hình REA minh họa chu trình doanh thu
Resource
Event
Agent
Đặt hàng
Hàng hóa
KH
Xuất kho
Tkhoản
Giao Hàng
Nviên
Bán hàng
Thu tiền
11

12. Mô hình hóa Chu trình kinh doanh theo hướng
sự kiện – Mô hình REA
Các bước xây dựng mô hình REA
• B1: Tìm hiểu môi trường và các mục tiêu của tổ
chức
• B2: XĐ trong từng CTKD có những sự kiện kinh
doanh nào
• B3: Phân tích từng sự kiện ở B2 để XĐ các yếu tố
nguồn lực, tác nhân và địa điểm
• B4: XĐ các hành vi, đặc trưng và các thuộc tính
của sự kiện, nguồn lực và tác nhân. Từ đó XĐ
mối quan hệ giữa chúng
12

13. Mô hình hóa Chu trình kinh doanh theo hướng
sự kiện – Mô hình REA
Cách vẽ mô hình:
• Sử dụng hình chữ nhật để nêu tên sự kiện, nguồn lực và
tác nhân; đường thẳng để nêu mối quan hệ giữa chúng
• Đặt nguồn lực ở bên trái sự kiện, và tác nhân ở bên phải
sự kiện
• Sắp xếp các sự kiện theo thứ tự thực hiện
• Mỗi sự kiện có ít nhất 1 liên kết với nguồn lực, 1 liên kết
với tác nhân bên trong và 1 liên kết với tác nhân bên
ngoài
• Một hình chữ nhật có thể đại diện cho 1 nhóm nguồn
lực, 1 nhóm tác nhân => không vẽ các hình chữ nhật
trùng nhau
13

14. Bài tập: Xây dựng mô hình REA
Công ty Thái Nguyên chuyên cung cấp các dịch vụ giúp việc
nhà, có chu trình bán và thu tiền như sau:
Hằng ngày KH gọi đến yêu cầu về dịch vụ. NV kinh doanh
sẽ gửi báo phí đến cho KH, nếu KH chấp nhận báo phí thì
NVKD sẽ tiến hành lập hợp đồng cụ thể về các dịch vụ cung
cấp (loại dv, giá phí từng loại dv, mức độ thường xuyên
cung cấp dv, thời điểm nhận thanh toán). Sau khi KH ký hợp
đồng, bộ phận những người giúp việc nhà sẽ tiến hành cung
cấp dv cho KH và KH bắt đầu thanh toán theo các điều
khoản HĐ. Công ty cũng thuê 01 NV để nhận và xúc tiến
việc nhận thanh toán với KH.
Hãy xây dựng mô hình REA.
14

15. Nội dung dữ liệu thu nhập
• Hoạt động: Các nội dung thực hiện trong các quá
trình trao đổi nguồn nhân lực của quá trình sản xuất
kinh doanh
• Hoạt động xét duyệt: Cho phép quá trình trao đổi
được thực hiện
• Hoạt động thực hiện: Thực hiện trao đổi nguồn lực
• Hoạt động ghi nhận, theo dõi: Ghi nhận nội dung trao
đổi nguồn lực
• Các nguồn lực: Các nguồn lực liên quan đến quá
trình trao đổi
• Đối tượng: Cá nhân, bộ phận liên quan cần theo dõi
cho quá trình trao đổi
15

16. Thành phần thu nhập dữ liệu
 Chứng từ : thu thập các nội dung(dữ liệu) của các họat
động thực hiện quá trình trao đổi nguồn lực
 Tài khỏan: Thu thập các nội dung của các nguồn lực phát
sinh trong quá trình trao đổi các nguồn lực theo yêu cầu
thông tin trên báo cáo tài chính và thông tin quản lý
 Đối tượng chi tiết: Thu thập các nội dung của các nguồn
lực, đối tượng cần theo dõi trong quá trình trao đổi các
nguồn lực theo yêu cầu thông tin quản lý
16

17. Tổ chức đối tượng chi tiết
 Đối tượng cho tiết tổ chức thu thập các nội dung cần quản
lý chi tiết
 Bao gồm các đối tượng nhận dạng của từng hoạt động và
các nguồn lực cần quản lý chi tiết( có theo dõi SL)
 Mỗi đối tượng cho tiết cần xác định nội dung mô tả và nội
dung quản lý
 Các nội dung quản lý của tửng đối tượng chi tiết là cơ sở
để mã hóa cho đối tượng
 Nội dung tổ chức đối tượng
Đối tượng
Nội dung mô tả
Nội dung quản lý
Mã hóa
Khách hàng
Tên, địa chỉ
Theo khu vực
KH-A-001
17

18. Tổ chức tài khỏan
 Tài khỏan: Là phương pháp mà kế tóan sử dụng để theo dõi, phản ánh
cho các nguồn lực liên quan đến các hoạt động
 Mỗi một loại tài khỏan là một đối tượng kế toán để theo dõi cho 1 loại
nguồn lực về giá trị
 Qui trình tổ chức tài khỏan:
 Xác định loại tài khỏan trên cơ sở các nguồn lực được nhận dạng
 Xác định các nội dung quản lý của tài khỏan
 Xác định nội dung quản lý có thể theo dõi theo đối tượng chi tiết
 Các nội dung quản lý(còn lại) sẽ được theo dõi trên tài khỏan
 Mọi nội dung quản lý trên tài khỏan là 1 cấp tài khỏan của lọai tài
khỏan đó => Xác định kết cấu tài khỏan
Tài khỏan
Doanh thu
Nội dung quản lý TK
A,B,C,D
Nội dung theo dõi
theo ĐTCT
A,B,D
Nội dung theo dõi
trên TK
C
Kết cấu tài
khỏan
Cấp 1: 511
Cấp 2 : 5111 ->C
18

19. Tổ chức chứng từ
• Chứng từ phản ánh nội dung của 1 hoạt động
• Quy trình tổ chức
– Xác định tên chứng từ cho mỗi hoạt động
– Xác định nội dung của chứng từ (Số ctừ, ngày, đối
tượng, nguồn lực liên quan)
– Bộ phận lập chứng từ, bộ phận sử dụng chứng từ (dự
kiến)
– Mã hoá các chứng từ (ký hiệu)
Hoạt động
Tên chứng từ
Thu tiền
Phiếu thu
Nội dung chứng từ
Số CT,Ngày ctừ, số
tiền
Bộ phận
lập
Kế tóan tiền
Bộ phận sử
dụng
KH, Thủ quỹ
Ký hiệu
PT-0001
19

20. Các hoạt động thu thập, ghi nhận dữ liệu
• AIS thủ công
Quá
trình
SXKD
Báo
cáo tài
chính
Sự kiện ảnh
hưởng đến
báo cáo tài
chính
Lập
báo
cáo
Chứng từ
Sổ cái,
sổ chi
tiết
Ghi
sổ
nhật
ký
Sổ
nhật ký
Chuyển
sổ
20

21. Các hoạt động thu thập, ghi nhận dữ liệu
• AIS trên nền máy tính
Sự kiện của
quá trình
SXKD
Thông tin
theo yêu
cầu
Chứng từ
Nhập liệu
Cập nhật, truy
xuất thông tin
theo yêu cầu
Các đối
tượng, nguồn
lực sử dụng
Nhập liệu các
hoạt động liên
quan
Các tập tin lưu
trữ dữ liệu
Khai báo
21

22. Các hoạt động thu thập, ghi nhận DL
• Nhập liệu, ghi nhật ký (recording): Nhập các sự
kiện phát sinh theo thời gian vào hệ thống
• Cập nhật, chuyển sổ (Update): Tác động, thay đổi
các dữ liệu lưu trữ (số dư TK, số dư chi tiết KH…)
sau khi sự kiện xảy ra
• Khai báo (Maintenance): Đảm bảo duy trì các dữ
liệu về các đối tượng thường sử dụng (Khách
hàng, nhà cung cấp, tài khoản, nhân viên…)
22

23. Lưu trữ dữ liệu
• AIS thủ công
Hoạt động Lưu trữ
Ghi nhật ký  Sổ nhật
ký
• AIS trên nền máy tính
Hoạt động Lưu trữ
Nhập liệu  Tập tin
nghiệp vụ
Khai báo  Tập tin chính
Chuyển sổ  Sổ cái, sổ
chi tiết
Cập nhật  Tập tin chính
23

24. Lưu trữ dữ liệu trên tập tin
Thực thể
khách hàng
Mã KH
Tên khách
hàng
Dữ liệu tổng hợp
Dữ liệu tham chiếu
Địa chỉ
Mã số thuế
Số dư
KHNN-01
Chase
Mahattan
29 Lê Duẩn,
Q.01
430121280-001
574,565,000
KHTN-01
KPMG Việt
Nam
115 Nguyễn
Huệ
430421210-001
300,090,000
KHTN-02
UOB Viet
Nam
17 Lê
Duẩn, Quận 01
430011144-001
150,000,000
KHTN-03
Anh Tuấn
142 Điện Biên
Phủ, Q.03
437821270-001
(234,000,000)
KHTN-04
Công Ty
58 Nguyễn
Quang Minh Du, Q.01
0302984527
0
KHTN-05
Công Ty
Thành Công
0302657481
100,000,000
258 Lê Lợi,
Q.01
Mẫu tin
24

25. Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu
• Tập tin chính (Master File)
– Lưu trữ các dữ liệu ít thay đổi về các đối tượng
trong, và ngoài hệ thống. VD: Khách hàng, Hàng
hóa…
– Không chứa các dữ liệu về các sự kiện phát sinh
– Các dữ liệu lưu trữ có thể là các dữ liệu tham chiếu
hay dữ liệu tổng hợp
Tên hàng hóa
Mã hàng ÐVT Tài khoản SL tồn
XEROX
PR-001
Cái
1561
100
HP LASER
PR-002
Cái
1561
20
TOSHIBA DESKPRO PC-001
Bộ
1561
150
25

26. Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu (tt)
• Tập tin nghiệp vụ (Transaction File)
– Lưu trữ dữ liệu về các sự kiện : đặt hàng, bán
hàng, thu tiền…
– Luôn chứa trường NGÀY của SỰ KIỆN, nghiệp vụ
– Luôn chứa các dữ liệu về giá cả, số lượng liên quan
đến sự kiện
Số
Ngày
Mã KH
Mã hàng SL
Giá
hđơn hđơn
7869 13/4/04 KHTN-01 PC-001
1 10.000.000
345
7869 13/4/04 KHTN-01 PC-002
7870 154/04 KHNN-01 PR-002
345
567
2
3
20.000.000
25.000.000
ĐĐH
26

27. Lợi ích của tập tin chính và tập tin nghiệp vụ
• Giảm thời gian nhập liệu. VD: chỉ cần nhập
mã KH chứ ko cần nhập các thông tin khác của
KH khi nhập hóa đơn bán hàng
• Tránh lưu trữ trùng lắp dữ liệu. VD: Dữ liệu
về KH chỉ lưu trữ ở 1 tập tin duy nhất
• Tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu.
VD: Chỉ có thể nhập hóa đơn cho KH có trong
tập tin chính
• Tiện lợi trong các hoạt động bảo quản dữ
liệu: Thay đổi, thêm, xóa…
27

28. Mã hóa các thực thể mang dữ liệu
• Ý nghĩa
– Các thực thể mang các dữ liệu (hoạt động, đối
tượng, nguồn lực) sẽ được mã hóa để tạo tính
duy nhất, phân biệt giữa chúng với nhau
– Việc mã hóa sẽ tiết kiệm thời gian và hạn chế
sai sót trong quá trình nhập liệu và truy xuất
thông tin liên quan đến các thực thể
– Tùy theo tính chất của thực thể mang dữ liệu,
sẽ có phương pháp mã hóa thích hợp
28

29. Các phương pháp mã hóa
• Mã trình tự/mã liên tiếp:
– Số hóa các đối tượng theo thứ tự liên tiếp: VD: MS
sinh viên
– Không linh động, hạn chế trong việc thêm, xóa dữ liệu
– Không có tính mô tả thuộc tính của dữ liệu
• Mã khối/nhóm:
– Gán 1 nhóm các con số mang một ý nghĩa nhất định:
ví dụ mã UPC bao gồm 6 số đầu là mã nhà SX, 6 số
sau là mã sản phẩm.
• 934673-042659: Nhà SX Vinamilk, sản phẩm sữa tươi..
29

30. Các phương pháp mã hóa
• Mã phân cấp:
– Gán một nhóm các con số mang ý nghĩa 1 vị trí,
phân cấp
– Nhóm đứng trước là cấp trên của nhóm liền kề đó
– VD; 01-100-1240 Mã cty thành viên-mã phòng
KT-mã NV
• Mã gợi nhớ:
– Gán các kí tự và trong nhóm để mang 1 ý nghĩa
nhất định
– VD: KH-001 Mã khách hàng, số 001
30

31. Những điều cần lưu ý khi mã hóa
• Xác định các thực thể cần mã hóa
• Xác định quy luật tồn tại, thuộc tính hay yêu cầu
quản lý liên quan đến thực thể
• Lựa chọn các phương pháp mã hóa thích hợp
• Xem xét tính duy nhất của bộ mã
• Xem xét đại diện của bộ mã
• Xem xét tính tương lai của bộ mã
• Quy luật mã hóa cần được thống nhất và phổ
biến trong toàn DN
31

32. Phương thức xử lý thông tin dữ liệu trên
máy tính
• Xử lý tương tác :
– Là xử lý thực hiện từng phần, phần xử lý bởi con người
và bởi máy tính được thực hiện xen kẽ nhau, trong xử
lý tương tác con người dẫn dắt các quá trình xử
lý, máy tính đóng vai trò trợ giúp tích cực.
– Xử lý tương tác là phương được lựa chọn cho các hệ
thống xử lý nhiều thông tin có mối quan hệ phức tạp
với nhau, khó mô tả bằng công thức, các pt tóan
học, vận dụng kinh nghiệm vào quá trình xử lý
32

33. • Xử lý giao dịch : Là xử lý một yêu cầu cho đến khi
ra kết quả, không có sự can thiệp từ ngòai vào.
Một quá trình xử lý như vậy gọi là 1 giao
dịch, thích hợp với những tiến trình có nhiều khâu
độc lập
• Xử lý trực tuyến : Được sử dụng trong những hệ
thống đòi hỏi xử lý từng dòng thông tin, từng mẫu
tin ngay tại thời điểm nó mới xuất hiện
– Việc truy cập thông tin xảy ra hòan tòan ngẫu nhiên
– Khuôn dạng và kểu thông tin không hòan tòan xác định
– Thông tin thay đổi liên tục ngay trong khi thực hiện tiến
trình xử lý
33

34. • Xử lý phân tán :
– Các xử lý có thể diễn ra tại các bộ phận ở
những vị trí khác nhau, có những yêu cầu khác
nhau vào những thời điểm cũng có thể khác
nhau
– Trong xử lý phân tán, với một thành phần dữ
liệu có thể xảy ra nhiều thao tác như cập nhật,
sửa chữa hoặc khai thác khác nhau
– Vì vậy cần quan tâm đối với các xử lý phân tán
là đảm bảo tính đồng bộ trong hệ thống
34

35. Phương thức nhập dữ liệu
• Theo thời gian thực (Real-Time)
– Sự kiện được ghi nhận ngay sau phát sinh (vào
tập tin nghiệp vụ)
– Khi dữ liệu được nhập, sẽ kiểm tra các dữ liệu
trong tập tin chính liên quan (khách hàng, hàng
TKho…)
– Các tập tin chính liên quan được cập nhật ngay
– Có thể xem các báo cáo liên quan đến sự kiện
(bảng kê, báo cáo số dư KH, HTK, báo cáo
tổng hợp…) ngay sau được nhập vào.
35

36. Phương thức nhập dữ liệu (tt)
• Theo lô (Batch)
– Sự kiện được tập hợp theo lô khi phát sinh (chưa được
nhập vào máy)
– Tính toán số tổng cộng của lô chứng từ (Số kiểm soát)
– Các chứng từ trong lô lần lượt được nhập vào máy
– Đối chiếu số tổng của lô (do chương trình tính) với số
kiểm soát (tính trước khi nhập liệu), kiểm tra thông tin
trên báo cáo kiểm soát lô
– Chuyển lô để cập nhập các tập tin chính liên quan
– Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được
khi lô nghiệp vụ đã được chuyển lô
36

37. Phương thức nhập dữ liệu (tt)
• Nhập liệu theo thời gian thực, xử lý theo lô
– Sự kiện được nhập vào máy khi phát sinh, do đó sẽ
không tính toán số kiểm soát lô
– Các nghiệp vụ sau khi được nhập vào sẽ “nằm chờ” mà
không được cập nhập vào các tập tin chính liên quan
– Kiểm tra các nghiệp vụ đang trong tình trạng “chờ” trước
khi cập nhập
– Cập nhập 1 nhóm các nghiệp vụ đang nằm chờ vào các
tập tin chính liên quan
– Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được
khi lô nghiệp vụ “nằm chờ” đã được cập nhập
37

38. Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin
• Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin:
– Dữ liệu được tổ chức thành các tập tin riêng
tương ứng cho mỗi chương trình ứng dụng
khác nhau
Tập tin
ĐĐH
Nhập
NVBH
Tập tin
KH
Chương
trình BH
Thông
tin BH
Tập tin
ĐĐH
Tập tin
HTK
Nhập NV
HTK
Tập tin
HTK
Chương
trình HTK
Thông
tin
HTK
38

39. Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin
Mã Số
ĐĐH
Ngày
ĐH
Mã Số
KH
KVBH
NVBH
Mã
hàng
Tên
hàng
Giá
SL
Mã
hàng
Tên
hàng
Đgiá
xuất
Giá
bán
Mã Số
ĐĐH
Mã Số
KH
NVBH
KVBH
SL tồn
Mức
TD
KVBH
NVBH
DThu
tích
Mã Số
KH
Tên KH Địa chỉ
•Trùng lắp dữ liệu lưu trữ
•Không nhất quán trong việc lưu trữ dữ liệu
•Chi phí lưu trữ tăng
•Hạn chế trong việc kiểm soát dữ liệu lưu trữ
39

40. Tổ chức dữ liệu theo cơ sở dữ liệu
NVBH
Ứng dụng
bán hàng
Hệ quản trị
CSDL
Lập các báo
cáo có sẵn
Yêu cầu
Báo cáo
NVHTK
Ứng dụng
HTK
Hệ điều
hành
Vấn tin
CSDL
Truy vấn
Báo cáo
theo yêu
cầu
40

41. Khái niệm về Cơ sở dữ liệu
• Một CSDL là một tập hợp nhiều dữ liệu liên quan
và được lưu trữ vật lý trong máy tính. Nó liên kết
với các tập tin và được thực hiện hoặc thi hành
bởi một gói phần mềm đặc trưng mà được gọi là
hệ thống quản lý CSDL
• Một ứng dụng CSDL đều bao gồm các phần
–
–
–
–
Thành phần xử lý ứng dụng
Thành phần phần mềm CSDL
Bản thân CSDL
Các mô hình về quản lý CSDL
41

42. • Mô hình kiến trúc dựa trên cấu hình phân
tán về truy nhập dữ liệu của hệ thống máy
tính Client/Server
– Mô hình CSDL tập trung
– Mô hình CSDL theo kiểu file – server
– Mô hình xử lý từng phần CSDL
– Mô hình CSDL Client/Server
– Mô hình CSDL phân tán
42

43. Cơ sở dữ liệu
• Là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, được
lưu trữ ở các thiết bị lưu trữ để có thể thỏa mãn
đồng thời nhiều người sử dụng
A, B, C
Chương
trình 1
Chương
trình 1
A, B, C,
D, E
B, C, D,
E
Chương
trình 2
Hệ quản trị
CSDL
Chương
trình 2
Cơ sở dữ
liệu
43

44. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
• Là chương trình dùng để thực hiện các thao tác
liên quan đến việc khởi tạo, truy cập và quản lý
dữ liệu, bao gồm:
• Định nghĩa dữ liệu (DDL)
• Định nghĩa mối quan hệ giữa các dữ liệu
• Tương tác với hệ điều hành để lưu trữ vật
lý dữ liệu
• Tương tác với người sử dụng thông
qua các ngôn ngữ thao tác dữ liệu
(DML) và ngôn ngữ vấn tin (DQL)
44

45. Ưu điểm của tổ chức DL theo CSDL
– Tránh được sự trùng lặp dữ liệu
– Dễ dàng trong việc bảo dưỡng dữ liệu
– Quản lý dữ liệu nhất quán
– Sự độc lập của dữ liệu với các chương
trình ứng dụng
– Kiểm soát, phân quyền truy cập dữ
liệu: Quyền xem, sửa, xóa…
45

46. Ảnh hưởng của CSDL đối với công việc
của kế toán
• Ảnh hưởng đến nguyên tắc ghi sổ kép
• Cách thức cung cấp thông tin cho đối
tượng bên ngoài
• Truy xuất thông tin theo yêu cầu
• Kết hợp giữa thông tin tài chính và thông tin
hoạt động
• Thay đổi vai trò của kế toán trong doanh
nghiệp
• .,…
46

47. Mối liên kết giữa các tập tin
Số
Ngày
hđơn
hđơn
7869 13/4/04
7869
7870
13/4/04
154/04
Khóa chính
KHTN-01
Mã
SL
hàng
PC-001 1
10.000.000
345
KHTN-01
KHNN-01
PC-002 2
PR-002 3
20.000.000
25.000.000
345
567
Mã KH
Giá
ĐĐH
Mối liên kết thể hiện số
lượng mẫu tin của 1 tập tin
này liên kết với 1 mẫu tin của
1 tập tin khác
Khóa ngoại
Tên khách hàng
Mã KH
Địa chỉ
Chase Mahattan KHNN-01 29 Lê Duẩn, Q.01
KPMG Việt Nam KHTN-01 115 Nguyễn Huệ
Mã số thuế
430121280-001
430421210-001
47

48. Mối liên kết Một-Một (1:1)
•MỘT mẫu tin của tập tin này chỉ liên kết với MỘT
mẫu tin của tập tin khác và ngược lại. VD:
– Mối liên kết giữa hóa đơn bán hàng và phiếu
xuất: MỘT hóa đơn chỉ được lập 1 phiếu xuất.
Đồng thời, MỘT phiếu xuất chỉ liên quan đến
MỘT hóa đơn
Hóa đơn
1
1 hóa đơn cho 1
phiếu xuất
1
Phiếu xuất
1 phiếu xuất cho
1 hóa đơn
48

49. Mối liên kết Một-Một (1:1)
Số
hđơn
Ngày
hđơn
Mã KH
Phiếu
xuất
7869
13/4/04
KHTN-01
PX001
7879
13/4/04
KHTN-01
PX038
7888
1
154/04
KHNN-01 PX098
Phiếu xuất Ngày Xuất
1
Kho hàng
PX001
13/4/04
KHTN-01
PX038
13/4/04
KHTN-01
PX098
154/04
KHNN-01
49

50. Mối liên kết Một-Nhiều (1:n)
•MỘT mẫu tin của tập tin này có thể liên kết với
NHIỀU mẫu tin của tập tin khác. Ngược lại MỘT
mẫu tin của tập tin khác chỉ liên kết với MỘT mẫu
tin của tập tin này. VD:
– Mối liên kết giữa Khách hàng và đơn đặt
hàng của KH: MỘT khách hàng có thể đặt
NHIỀU đơn đặt hàng. Ngược lại, MỘT đơn
đặt hàng liên quan đến MỘT khách hàng mà
thôi
Khách hàng
1
1 KH trên 1
ĐĐH
n
ĐĐ Hàng
Nhiều ĐĐH cho
1 khách hàng
50

51. Mối liên kết Một-Nhiều (1:n)
ĐĐH
345
349
567
Ngày
ĐĐH
Mã KH
Tổng giá trị
13/4/04 KHTN-01 10.000.000
13/4/04 KHTN-01 20.000.000
154/04 KHNN-01 25.000.000
Mã KH
1
KHNN-01
KHTN-01
Tên khách
hàng
Chase
Mahattan
KPMG Việt
Nam
n
n
Địa chỉ
29 Lê Duẩn,
Q.01
115 Nguyễn
Huệ
Mã số thuế
430121280-001
430421210-001
51

52. Mối liên kết Nhiều-Nhiều (n:n)
• MỘT mẫu tin của tập tin này có thể liên kết với NHIỀU
mẫu tin của tập tin khác. Ngược lại MỘT mẫu tin của tập
tin khác cũng có thể liên kết với NHIỂU mẫu tin của tập
tin này. VD:
– Mối liên kết giữa Hàng hóa và hóa đơn: MỘT loại
hàng hóa có thể được bán bởi NHIỀU hóa đơn.
Ngược lại, MỘT hóa đơn cũng có thể có NHIỀU
hàng hóa
Hàng hoá
n
Nhiều hàng hóa
trên 1 HĐơn
n
Hóa đơn
Nhiều HĐơn bán cùng
1 loại hàng hóa
52

53. Mối liên kết Nhiều-Nhiều (n:n)
Số
hđơn
7869
7869
7870
n
Ngày
hđơn
Mã hàng
13/4/04 PR-001
13/4/04 PR-002
154/04 PR-002
SL
1
2
3
Giá
10.000.000
20.000.000
30.000.000
Mã hàng
Tên hàng hóa
PR-001 XEROX
n
1
ÐVT Tài khoản
Cái 1561
PR-002
PC-001
PC-002
Cái
Bộ
Bộ
1
HP LASER
TOSHIBA
COMPAQ
1561
1561
1561
53