Digitalización certificada de facturas


¿QUÉ TIENE DE ESPECIAL LA DIGITALIZACIÓN
CERTIFICADA DE FACTURAS?

QUE LA AGENCIA TRIBUTARIA Y LAS HACIENDAS
RECONOCEN LA IMAGEN DIGITAL DE UNA
FACTURA COMO DOCUMENTO ORIGINAL


Digitalización CERTIFICADA



Soporte legal
Ley 11/2007 de 22 de junio de Acceso Electrónico
de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.
Reconoce a los ciudadanos su derecho a relacionarse electrónicamente
con las administraciones públicas, así como la obligación de éstas a
garantizar este derecho.
Orden EHA/962/2007 de 10 de abril: desarrollo
reglamentario de la e-factura
Reconoce la DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA
RESOLUCIÓN de 24 de Octubre de 2007
de la AEAT
Procedimiento para homologación de software de
Digitalización certificada
Decreto 232/2007 de 18 de Diciembre
del Gobierno Vasco
Regula la utilización de medios electrónicos informáticos y
telemáticos en los procedimientos administrativos



Requisitos exigidos a un procedimiento de digitalización
para permitir la destrucción de los originales en papel:

 Utilización de un software de digitalización homologado por la
Agencia Tributaria que garantiza la:

 Autenticidad

 Integridad

 Conservación



¿qué se exige?

Que el resultado de la digitalización garantice
una imagen fiel e íntegra de cada documento
digitalizado y que la imagen se firme con firma
electrónica en base a un certificado reconocido
instalado en el sistema de digitalización.

Que el resultado de la digitalización certificada
se organice en torno a una base de datos
ordenada y que se conserve un registro de
datos con todos los campos que exige el RD Archivo
documental
1624/92 (Reglamento del IVA), además de un
campo con la imagen binaria del documento.



DESARROLLO DEL PROCESO

Generación de
Optimización Firma del datos
Imagen
imagen documento adicionales (*) en
Optimizada
digital formato XMP
y firmada
Memoria
Disco

Imagen Datos
Cierre periodo impositivo (FIRMA bbdd) Adicionales

+Art. 62 usuario
Memoria

Acceso Firma
Archivo
(inspección) documental Validación


Factura firmada
Marca de
Disco tiempo
OCR Art 62 RD 1624/92 Rto. IVA
(*) Referencia identificativa de la homologación
Marca de tiempo/ Nombre y número de versión del software de digitalización


Requisitos del proceso de digitalización certificada: imagen fiel e íntegra

Para que la imagen se considere fiel Automático
deberá ser obtenida en un proceso Sin interrupción
Informático… Sin intervención del escaneador

Digitalización de la factura

Optimización de la imagen para garantizar su legibilidad
Introducción en el fichero de la imagen, como
Tareas que debe realizar metadatos, de la información exigida por la AEAT

el proceso de obtención de imagen: Firma del fichero con la imagen optimizada y los
metadatos mediante firma electrónica reconocida o
mediante cualquier otro sistema de firma electrónica
admitido por la AEAT con base en un certificado
electrónico instalado en el sistema de digitalización e
invocado por el software de digitalización certificada



Requisitos del proceso de digitalización certificada: Representación de
metadatos y propiedades de la imagen

Para la representación de metadatos, la AEAT establece
como referencia la especificación estándar denominada
Metadatos XMP (Extensible Metadata Platform)
XMP puede ser usado en PDF y otros formatos gráficos
como JPEG, JPEG 2000, GIF, PNG, HTML, TIFF…

Formatos estándares de uso común
(www.agenciatributaria.es)

Propiedades de la imagen Compresión sin perdida de información
(resolución mínima de Independiente de los dispositivos de reproducción
200 puntos por pulgada)
Autodocumentado: contiene su propia descripción
Autosuficiente: Todos los recursos y datos para su
correcta reproducción se encuentran en el documento.



Requisitos del proceso de digitalización certificada: Base de Datos
El resultado de la digitalización certificada debe organizarse en
torno a una base de datos documental
Conservación de las imágenes
Un registro de datos por cada documento digitalizado con los
campos de los artículos 62 y siguientes del RD 1624/1992
La imagen binaria del documento.

Garantía de integridad de datos e imágenes al cierre de cada
Firma de la base de datos periodo de liquidación

Consulta en línea permitiendo la visualización de los documentos
Búsqueda selectiva por cualquiera de los datos de los artículos 62
y siguientes del RD 1624/1992
Copia o descarga en línea en formatos originales
Acceso completo y sin demora Impresión en papel
Consulta de los datos de sellado de tiempo
Consulta de los datos de firma electrónica
Datos del software homologado



Metadatos a cumplimentar en la Base Documental

Siete obligatorios:
• Nº de Registro
• Fecha de factura
• Nº de factura
• Cuenta de proveedor (Razón Social)
• Base imponible
• Tipo impositivo
• Cuota de I.V.A.



Una solución homologada y económica

• Es una solución SaaS (Software As a Service –
Software como servicio)
• Permite múltiples variaciones en su esquema de
servicio.
• Esta formada por tres elementos:
• Gestor de licencias de servicio
• Gestor documental donde se almacenan los
registros con los datos de las facturas.
DigitalDOCU • Las imágenes digitales de las facturas.



Una solución SaaS

• El Gestor de licencias, siempre, se encuentra en
los servidores de la empresa Ofimática Digital que
es la proveedora de esta aplicación como servicio.

• Por ello, y porque esta aplicación es una aplicación
Web 2.0, el cliente debe tener siempre conexión a
internet para que funcione .

DigitalDOCU



Múltiples configuraciones



Gupost
Tratamiento Documental
Gurutzegi Bidea, 18
20018 Donostia-San Sebastián
Tfno. 943 000 818
Fax 943 367 684
N43 16.848 W2 00.616
www.gupost.com


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