Доклад о возможностях системы "1С:Документооборот". Разобран пример внедрения системы в обслуживающей организации

1. Базовые решения автоматизации управления
документооборотом компаний
Дзябченко Александр
Руководитель проектов

2. Автоматизация и бизнес
РОЛЬ ПРАВОВЫХ
МЕХАНИЗМОВ В
БИЗНЕСЕ
ФИНАНСОВЫЙ
УЧЕТ ТОВАРОВ УЧЕТ ДЕНЕГ УЧЕТ ЗАТРАТ
УЧЕТ
РАБОТА С УПРАВЛЕНИЕ
РАСЧЕТ НАЛОГОВ
КЛИЕНТАМИ ДОКУМЕНТАМИ
ДИКИЙ КРИЗИС ПОСЛЕКРИЗИСНОЕ
РЕГУЛИРУЕМЫЙ
КАПИТАЛИЗМ РЫНОК ВОССТАНОВЛЕНИЕ
1991 2012

3. Управление и бюрократизм
МАЛЫЙ БИЗНЕС КРУПНЫЙ БИЗНЕС
ДОГОВОРЕН-
ДОГОВОРЫ
НОСТИ
УКАЗАНИЯ РЕГЛАМЕНТЫ
«РУЧНОЕ» УПРАВЛЕНИЕ ЧЕРЕЗ
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТЫ

4. Документы для управления
ПРИКАЗЫ
ДОГОВОРЫ ИНСТРУКЦИИ ЗАЯВКИ
СЛУЖЕБНЫЕ
АКТЫ РАСПОРЯЖЕНИЯ
ЗАПИСКИ
ПРОТОКОЛЫ ОТЧЕТЫ О
ДОВЕРЕННОСТИ
ПЕРЕГОВОРОВ РАБОТЕ
РАБОЧИЕ
ПИСЬМА ПРОТОКОЛЫ
ДОКУМЕНТЫ
СОВЕЩАНИЙ
ПЛАНЫ РАБОТЫ

5. Электронный вид документов
• РЕГИСТРАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ
СКАНИРОВАННАЯ КОПИЯ • МЕСТО ХРАНЕНИЯ ОРИГИНАЛА
• ВЕРСИИ ДОКУМЕНТА
ФАЙЛ MS OFFICE • НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА
• АВТОР ДОКУМЕНТА
• АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ ЗАПОЛНЕНИЕ
ЭЛЕКТРОННАЯ ФОРМА • ОФОРМЛЕНИЕ ПО РЕГЛАМЕНТУ

6. Задачи системы электронного документооборота
СОЗДАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ
КОНТРОЛЬ ВЫПОЛНЕНИЯ
КОНТРОЛЬ СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ
РАСПОРЯЖЕНИЙ
БЫСТРЫЙ ПОИСК ДОКУМЕНТОВ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
КОНТРОЛЬ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ

7. Электронный оборот на платформе «1С:Предприятие 8.2»
Коллективное
Хранение документов редактирование
и файлов
Контроль
версий
«1С:Документооборот 8»
Делопроизводство
Учет рабочего
времени
Бизнес-процессы
Полнотекстовый Учет и контроль
поиск исполнения

8. Задачи системы электронного документооборота
СОЗДАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ
КОНТРОЛЬ ВЫПОЛНЕНИЯ
КОНТРОЛЬ СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ
РАСПОРЯЖЕНИЙ
БЫСТРЫЙ ПОИСК ДОКУМЕНТОВ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
КОНТРОЛЬ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ

9. Внутренние документы
ПРОТОКОЛЫ
ПРИКАЗЫ
СОВЕЩАНИЙ
ДОВЕРЕННОСТИ РАСПОРЯЖЕНИЯ
РЕГЛАМЕНТЫ ПЛАНЫ
КАДРОВЫЕ
ЗАЯВКИ
ДОКУМЕНТЫ
УСТАВНЫЕ СЛУЖЕБНЫЕ
ДОКУМЕНТЫ ЗАПИСКИ

10. Внутренние документы

11. Внутренние документы
СТРУКТУРА
ПАПОК

12. Внутренние документы
НАЗВАНИЕ

13. Внутренние документы
ДАТА

14. Внутренние документы
НОМЕР

15. Внутренние документы
НОМЕР
УСТАНАВЛИВАЕТСЯ
ВРУЧНУЮ
ИЛИ
АВТОМАТИЧЕСКИ
ПРИ ПОМОЩИ
НОМЕРАТОРА

16. Внутренние документы

17. Внутренние документы
ВИД ДОКУМЕНТА
ОТВЕТСТВЕННЫЙ

18. Внутренние документы
ПРИКРЕПЛЕННЫЕ
ФАЙЛЫ

19. Внутренние документы
СОСТОЯНИЕ
ДОКУМЕНТА

20. Внутренние документы
СОСТОЯНИЕ
ДОКУМЕНТА

21. Внутренние документы
СОСТОЯНИЕ
ДОКУМЕНТА
УСТАНАВЛИВАЕТСЯ
ВРУЧНУЮ
ИЛИ
АВТОМАТИЧЕСКИ
ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ
ЭТАПА БИЗНЕС-
ПРОЦЕССА

22. Входящие и исходящие документы
ПИСЬМА
ПРЕДЛОЖЕНИЯ
УВЕДОМЛЕНИЯ
ЗАЯВЛЕНИЯ
ОБРАЩЕНИЯ

23. Входящие и исходящие документы
ПЕРЕДАЧА
РЕГИСТРАЦИЯ
КОРРЕСПОНДЕНТУ
РАССМОТРЕНИЕ РЕГИСТРАЦИЯ
ИСПОЛНЕНИЕ УТВЕРЖЕНИЕ
СОЗДАНИЕ ИСХОДЯЩЕГО
СОГЛАСОВАНИЕ
ДОКУМЕНТА

24. Входящий документ

25. Входящий документ
ОТПРАВИТЕЛЬ

26. Входящий документ
АДРЕСАТ

27. Входящий документ
СПОСОБ
ДОСТАВКИ

28. Исходящий документ

29. Исходящий документ
ПОЛУЧАТЕЛЬ

30. Исходящий документ
АДРЕСАТ

31. Исходящий документ
ОТВЕТ НА
ВХОДЯЩИЙ
ДОКУМЕНТ

32. Исходящий документ
ОТВЕТ НА
ВХОДЯЩИЙ
ДОКУМЕНТ

33. Контроль передачи документов

34. Задачи системы электронного документооборота
СОЗДАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ
КОНТРОЛЬ ВЫПОЛНЕНИЯ
КОНТРОЛЬ СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ
РАСПОРЯЖЕНИЙ
БЫСТРЫЙ ПОИСК ДОКУМЕНТОВ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
КОНТРОЛЬ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ

35. Задачи управления
СОГЛАСОВАНИЕ ФИКСИРОВАНИЕ ДОВЕДЕНИЕ РЕШЕНИЙ ДО
ДОГОВОРОВ РАСПОРЯЖЕНИЙ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ
СОГЛАСОВАНИЕ ПОСТАНОВКА ЗАДАЧ
КОНТРОЛЬ ВЫПОЛНЕНИЯ
ПЛАТЕЖЕЙ ИСПОЛНИТЕЛЯМ
ПОЛУЧЕНИЕ ОТЧЕТА ПО
СОГЛАСОВАНИЕ ПЛАНОВ КОНТРОЛЬ СРОКОВ
ЗАДАЧАМ

36. Бизнес-процесс – автоматизация рутинных задач управления
ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ
ОПИСАТЬ ЗАДАЧУ И ПЕРЕДАТЬ ЗАПУСТИТЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕСС
НУЖНЫЕ ДАННЫЕ -ИВАНОВУ ИСПОЛНИТЕЛЬ: ИВАНОВ
КОНТРОЛЛЕР: ПЕТРОВ
ПРОСЛЕДИТЬ, ЧТОБЫ ИВАНОВ
ВОВРЕМЯ НАЧАЛ РАБОТУ КОГДА СИСТЕМА ДОЛОЖИТ О
ВЫПОЛНЕНИИ – ОЗНАКОМИТЬСЯ С
РЕЗУЛЬТАТАМИ
НАПОМИНАТЬ ИВАНОВУ ОБ ЭТОЙ
ЗАДАЧЕ И СРОКАХ
КОГДА ИВАНОВ ВСЕ СДЕЛАЕТ –
ПОРУЧИТЬ ПЕТРОВУ ПРОВЕРИТЬ
ПРОСЛЕДИТЬ, ЧТОБЫ ПЕТРОВ
ВОВРЕМЯ НАЧАЛ ПРОВЕРКУ
НАПОМИНАТЬ ПЕТРОВУ ОБ ЭТОЙ
ЗАДАЧЕ И СРОКАХ
КОГДА ПЕТРОВ ВСЕ СДЕЛАЕТ –
ОЗНАКОМИТЬСЯ С РЕЗУЛЬТАТАМИ

37. Запуск бизнес-процесса

38. Получение задачи исполнителем
ЗАДАЧА

39. Описание задачи

40. Описание задачи
СРОК
ПРИОРИТЕТ
ИСПОЛНЕНИЯ
ОПИСАНИЕ
ЗАДАЧИ

41. Описание задачи
ПРЕДМЕТ ДЛЯ
РАБОТЫ

42. Описание задачи
ДОЛЖИТЬ О
ВЫПОЛНЕНИИ

43. Бизнес-процессы
ИСПОЛНЕНИЕ РАССМОТРЕНИЕ РЕГИСТРАЦИЯ
ПОРУЧЕНИЕ УТВЕРЖДЕНИЕ
ОЗНАКОМЛЕНИЕ СОГЛАСОВАНИЕ

44. Бизнес-процессы
УТВЕРЖДЕНИЕ
СОГЛАСОВАНИЕ СОГЛАСОВАНИЕ
ОЗНАКОМЛЕНИЕ

45. Права доступа – параметры для контроля прав
ПАПКА КОРРЕСПОНДЕНТ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ
КАТЕГОРИЯ
ВИД ДОКУМЕНТА ДОЛЖНОСТЬ
ДОКУМЕНТА
ОТДЕЛЬНЫЙ КОНКРЕТНЫЙ
ГРИФ ДОСТУПА
ДОКУМЕНТ СОТРУДНИК

46. Поиск документов в списках

47. Полнотекстовой поиск
ПОИСК В
РЕКВИЗИТАХ
ПОИСК ВНУТРИ
ФАЙЛОВ
ПОИСК ПОХОЖИХ
СЛОВ
В СВЯЗАННЫХ
ДАННЫХ

48. Анализ данных

49. Анализ данных
Текущие задачи

50. Анализ данных

51. Анализ данных

52. Пример внедрения
ОБСЛУЖИВАЮЩАЯ
ОРГАНИЗАЦИЯ
400 ПИСЕМ
300 КЛИЕНТОВ 300 ДОГОВОРОВ
ЕЖЕМЕСЯЧНО
350 АКТОВ 500 ЗАЯВОК
50 ПОДРЯДЧИКОВ
КАЖДЫЙ МЕСЯЦ ЕЖЕМЕСЯЧНО

53. Виды деятельности
ЭКСПЛУАТАЦИЯ ЗДАНИЙ
ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ
АРЕНДА НЕДВИЖИМОСТИ
КЛИНИНГ

54. Проблемы управления
ДЛИТЕЛЬНОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ СЛАБАЯ КООРДИНАЦИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
СЛАБЫЙ КОНТРОЛЬ СРОКОВ
ПОТЕРИ ДОКУМЕНТОВ ВНУТРИ КОМПАНИИ
СОГЛАСОВАНИЯ
НЕТ КОНТРОЛЯ СРОКОВ ДЕЙСТВИЯ ПОТЕРИ ДОКУМЕНТОВ КЛИЕНТАМИ И
ДОГОВОРОВ ПОДРЯДЧИКАМИ
БОЛЬШОЙ ОБЪЕМ СОГЛАСУЕМЫХ СЛАБОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПОДГОТОВКОЙ
ДОКУМЕНТОВ (АКТЫ, ПЛАТЕЖИ) ПРОЕКТА

55. Задачи автоматизации
УЧЕТ И СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ УЧЕТ И КОНТРОЛЬ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАЯВОК
РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩЕЙ И ИСХОДЯЩЕЙ УЧЕТ И КОНТРОЛЬ РАССМОТРЕНИЯ
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК
АВТОМАТИЧЕСКОЕ ФОРМИРОВАНИЕ КОНТРОЛЬ ВЫПОЛНЕНИЯ РЕШЕНИЙ
ДОКУМЕНТОВ РУКОВОДСТВА
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
МЕНЕДЖЕРОВ, ЮРИСТОВ И БУХГАЛТЕРИИ ПОДГОТОВКИ ПРОЕКТА

56. Пользователи системы
РУКОВОДИТЕЛИ СОТРУДНИКИ
ПОМОЩНИК ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА СЕКРЕТАРИ 2
ФИНАНСОВЫЙ ДИРЕКТОР МЕНЕДЖЕРЫ ФИНАНСОВОГО ОТДЕЛА 2
КОММЕРЧЕСКИЙ ДИРЕКТОР МЕНЕДЖЕРЫ ПО ПРОДАЖАМ 2
РУКОВОДИТЕЛИ ПРОЕКТОВ 8
ДИРЕКТОР ПО ПРОИЗВОДСТВУ МЕНЕДЖЕРЫ ОТДЕЛА СНАБЖЕНИЯ 3
ГЛАВНЫЙ БУХГАЛТЕР БУХГАЛТЕРЫ 2
НАЧАЛЬНИК ЮРИДИЧЕСКОГО ОТДЕЛА ЮРИСТЫ 2
ДИРЕКТОР ПО ПЕРСОНАЛУ
НАЧАЛЬНИК СЛУЖБЫ БЕЗОПАСНОСТИ
ВСЕГО РУКОВОДИТЕЛЕЙ: 8 ВСЕГО СОТРУДНИКОВ: 21

57. ИТ-конфигурация системы
ОФИС ИНТЕРНЕТ
ВЕБ- СЕРВЕР
СЕРВЕР
БАЗЫ ДАННЫХ МЕНЕДЖЕРЫ ПО ПРОДАЖАМ
СОТРУДНИКИ ОФИСА МЕНЕДЖЕРЫ ПРОЕКТОВ
РУКОВОДИТЕЛИ

58. Результаты работы
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ
СОКРАЩЕНИЕ СРОКОВ СОГЛАСОВАНИЯ
МЕНЕДЖЕРОВ, ЮРИСТОВ И БУХГАЛТЕРИИ
ДОГОВОРОВ В 5 РАЗ
ЧЕРЕЗ СИСТЕМУ
АВТОМАТИЧЕСКИЙ КОНТРОЛЬ СРОКОВ ИСКЛЮЧИЛИ ПОТЕРЮ ДОКУМЕНТОВ ВНУТРИ
ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРОВ (АВТОПРОДЛЕНИЕ) КОМПАНИИ
АВТОМАТИЧЕСКОЕ СОЗДАНИЕ ДОГОВОРОВ, КОНТРОЛЬ ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
АКТОВ, СОПРОВОДИТЕЛЬНЫХ ПИСЕМ КОНТРАГЕНТАМ И СРОКОВ ИХ ВОЗВРАТА
АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ БИЗНЕС-ПРОЦЕСС
ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТОВ

59. Спасибо за внимание!
Дзябченко Александр
Руководитель проектов
dzyaba@gmail.com