Ce diaporama a bien été signalé.
Nous utilisons votre profil LinkedIn et vos données d’activité pour vous proposer des publicités personnalisées et pertinentes. Vous pouvez changer vos préférences de publicités à tout moment.

ادارة الاجتماعات

3 980 vues

Publié le

دورة ادارة الاجتماعات

Publié dans : Business

ادارة الاجتماعات

  1. 1. إدارة الاجتماعات
  2. 2. <ul><li>الحمد لله والصلاة والسلام على رسول الله ... وبعد </li></ul><ul><li>السلام عليكم ورحمة الله وبركاته .. ومرحباً بكم جميعاً يسرني في الدقائق القادمة أن أقدم لكم خلاصة من تجارب المختصين في إدارة الاجتماعات ، وأرجو أن لا يكون همكم الخروج من الدورة بالمعلومات المجردة بل بالمهارة المطبقة وستجدون أثر ذلك في إنتاجكم لاحقاً وفي ردود أفعال الناس لتصرفاتكم الجديدة ..... </li></ul>
  3. 3. <ul><li>هل يقوم الأعضاء بالتعبير عن آرائهم بحرية ؟ </li></ul><ul><li>هل يتم فحص الآراء بشكل كاف قبل رفضها أو قبولها ؟ </li></ul><ul><li>هل يستغل وقت الاجتماع بشكل جيد ؟ </li></ul><ul><li>هل يتم حل الاختلافات في وجهات النظر بصورة بناءة ؟ </li></ul><ul><li>هل يصغي الأعضاء لبعضهم البعض ويبنون آرائهم على آراء الآخرين </li></ul><ul><li>هل يسود جو الثقة في الاجتماعات </li></ul><ul><li>هل يشارك كل عضو بالحديث في كافة الموضوعان المطروحة للنقاش </li></ul><ul><li>هل يغادرون الاجتماع ولديهم تصور واضح عن الكيفية التي سيتصرفون بها حيال القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع ؟ </li></ul><ul><li>هل المناقشات ذات الطابع السري تظل سرية بعد الاجتماع ؟ </li></ul><ul><li>هل توافق على الطريقة التي تدار بها الاجتماعات </li></ul>اختبار أولي
  4. 4. ما رأيك في الأقوال التالية ؟ <ul><li>إذا أردت أن تقتل موضوعاً فشكل له لجنة . </li></ul><ul><li>اللجنة هي مجموعة من الناس الذين لا يستطيعون عمل أي شيء فرادى . </li></ul><ul><li>واللذين يقررون عندما يجتمعون أنه ليس هناك ما يمكن عمله </li></ul><ul><li>لا يدور في الاجتماعات إلا : التناقض ، حب السيطرة ، عدم الاكتراث ، العداوة ، المراوغة </li></ul>
  5. 5. مقدمه <ul><li>تعد الاجتماعات إحدى أهم الوسائل التي يتم من خلالها إدارة العمل غير الفردي ، سواءً كان هذا العمل مؤقتاً أو مستمراَ </li></ul><ul><li>دلت بعض الدراسات الحديثة على أن ما بين 40% - 70% من وقت العمل يذهب ويقضى في الاجتماعات </li></ul><ul><li>مع أن المنتج والمجدي فقط من هذه الاجتماعات هو ما نسبته 25% منها </li></ul>
  6. 6. الاجتماعات هي : <ul><li>وسيط فعال لتجميع المواهب والقدرات وإعطاء نتائج أكبر من المجهود الفردي للجميع </li></ul>
  7. 7. أنواع الاجتماعات <ul><li>اجتماعات تبادل المعلومات </li></ul><ul><li>اجتماعات اتخاذ القرارات </li></ul><ul><li>اجتماعات البحث والدراسات </li></ul><ul><li>اجتماعات علمية تعليمية </li></ul><ul><li>اجتماعات طارئة </li></ul><ul><li>اجتماعات روتينية دورية </li></ul><ul><li>اجتماعات مظهرية شكلية احتفالية إعلامية </li></ul>
  8. 8. فوائد الاجتماعات <ul><li>إن وجود الاجتماعات في أي مؤسسة يساعد على تبادل الخبرات بين العاملين </li></ul><ul><li>من خلال الاجتماعات يتم تقديم أحدث وأصح المعلومات من أوثق المصادر </li></ul><ul><li>تعطي الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات </li></ul><ul><li>تكرس روح الفريق الواحد في العمل </li></ul>
  9. 9. متى تكون الاجتماعات ضرورة؟ <ul><li>عند الحاجة للابداع </li></ul><ul><li>عندما يريد القائد أن يستطاع الآراء ويجمع المعلومات </li></ul><ul><li>عندما تكون المعلومات المطلوبة لاتخاذ القرار متوفرة لدى كافة الأعضاء </li></ul><ul><li>عندما تكون المشكلة معقدة وتتطلب معرفة واسعة لحلها </li></ul><ul><li>عندما يريد المدير أن يشرك مرؤوسية في صنع القرار أو يشعرهم بأنهم جزء مهم في العملية الإدارية أو يبني جسور الثقة معهم </li></ul><ul><li>عندما يتطلب الأمر اتخاذ مواقف تنطوي على مخاطرة </li></ul><ul><li>عندما يريد اعضاء المجموعة زيادة فهمهم لبعضهم البعض </li></ul><ul><li>عندما تكون المجموعة كلها مسئولة عن اتخاذ القرار </li></ul>
  10. 10. <ul><li>لكي يكون الاجتماع منتجاً ومثمراً ويستفاد منه الفائدة القصوى لا بد من جودة الاعداد له سلفاً وحسن الادارة أثناءه ودقة المتابعة بعده </li></ul>
  11. 11. ما قبل الاجتماع <ul><li>استبعد الاجتماع عندما لا يكون له حاجة </li></ul><ul><li>يجب تحديد هدف الاجتماع بدقة ووضوح وابلاغ المشاركين بذلك </li></ul><ul><li>حد من سيحضر الاجتماع </li></ul><ul><li>لا بد من تحديد تاريخ وزمان ومكان ومدة الاجتماع وأن يكون ذلك مناسباً لأغلبية المشاركين </li></ul><ul><li>أعمل قائمة بالمواضيع التي ستتم مناقشتها بشكل تسلسلي ( جدول الأعمال ) </li></ul>
  12. 12. ما قبل الاجتماع <ul><li>حدد الوقت الذي يتم تكريسه لكل موضوع </li></ul><ul><li>حدد الدراسات والمهام والمواضيع المطلوبة من كل عضو أن يقوم أن يقوم بها قبل الاجتماع </li></ul><ul><li>أبلغ المشاركين بكل ما سبق قبل الاجتماع بوقت كاف </li></ul><ul><li>لا تنسى أن تعد للاجتماع ما يحتاج إليه من أوراق وأقلام وغذاء وماء وأجهزة عرض وملفات ووسائل نقل .... </li></ul><ul><li>ينبغي لكل مشارك أن يعد نفسه بدنياً ونفسياً وفكرياً ومعلوماتياً للاجتماع </li></ul>
  13. 13. أثناء الاجتماع <ul><li>التزام الجميع بالحضور في الزمان والمكان المحددين سلفا ً </li></ul><ul><li>الحضور للاجتماع بنشاط وحيوية </li></ul><ul><li>السلام على الجميع عند الحضور وتحيتهم بتحية الاسلام </li></ul><ul><li>افتتاح الاجتماع بحمد الله والصلاة والسلام على رسوله ثم تلاوة شيء من القرآن إن أمكن </li></ul><ul><li>التعريف بالحضور إن لم يسبق بينهم تعارف وبيات مهمة كل واحد في الاجتماع </li></ul><ul><li>تذكير الحاضرين بجدول الأعمال </li></ul><ul><li>تحديد نهاية الاجتماع حتى يكون الجميع على بينه </li></ul>
  14. 14. أثناء الاجتماع <ul><li>ارصد الرسائل غير اللفظية </li></ul><ul><li>اتاحة الفرصة للجميع في الحوار والنقاش بالعدل والسوية وعدم ترك المجال لأي فرد أن يحتكر الحوار </li></ul><ul><li>عدم الخروج من أي فقرة من فقرات الاجتماع قبل اتخاذقرار محدد وواضح وتسجيل ذلك أولاً بأول </li></ul><ul><li>لفت نظر أي عضو يخرج في حديثه عن موضوع الاجتماع أو يعود للحديث فيه بعد اتخاذ قرار فيه أو يسيء إلى غيره </li></ul><ul><li>في نهاية الاجتماع تعلن القرارات والنتائج التي تم التوصل إليها وما يخص كل عضو منها وما هي الخطوات التالية </li></ul><ul><li>أحكم السيطرة على الصراعات والعدوات </li></ul><ul><li>انهاء الاجتماع في وقته المحدد ولخص ما تم إنجازه </li></ul>
  15. 15. كيف تجعل الأعضاء يستعدون للاجتماع ؟ <ul><li>أرسل إليهم جدول الأعمال مع مرفقاته قبل الموعد بوقت كاف </li></ul><ul><li>لخص الوثائق المطولة </li></ul><ul><li>اترك مساحة واسعة بين العناوين الرئيسية واترك مسافات بين الأسطر </li></ul><ul><li>نوع النماذج التي تستخدمها ونوع لون الورق وشكل الطباعة </li></ul><ul><li>اجعل مراسلتك مع الأعضاء تتخذ السمة الشخصية </li></ul><ul><li>أبرز المواضيع الأساسية التي يجب قراءتها </li></ul>
  16. 16. كيف تجعل الأعضاء يستعدون للاجتماع ؟ <ul><li>اسمح ببعض الوقت في بداية الاجتماع لمراجعة الوثائق </li></ul><ul><li>وضح للأعضاء أن بعض الأوراق التي قدمت تعاني من نقص في المعلومات </li></ul><ul><li>قم بسرعة بتلخيص الوثائق المهمة للأعضاء </li></ul><ul><li>أعتبر تعليقات الأعضاء الذي يبدو أنهم لم يقرؤوا الوثائق ( نقطة خارج النظام ) </li></ul>
  17. 17. تحسين نسبة الحضور <ul><li>اجعل الاجتماعات التي تديرها أكثر فعالية وكفاءة </li></ul><ul><li>أبدأ الاجتماع وأنهه في الوقت المحدد </li></ul><ul><li>أعقد الاجتماع في المكان والزمان الأكثر مناسبة للأعضاء </li></ul><ul><li>لا تهمل جاذبية الحجرة وإضاءتها وتكييفها والشراب والطعام اللازم </li></ul><ul><li>ادخر أهم ما تريد الاعلان عنه إلى الاجتماع </li></ul><ul><li>اذكر أسماء الغائبين في محاضر الجلسات </li></ul><ul><li>قم باستبدال الذين يتكرر غيابهم </li></ul>
  18. 18. كيف تجعل الأعضاء يحضرون في الوقت المحدد ؟ <ul><li>برمج الاجتماعات لتبدأ في أوقات ملفته للانتباه </li></ul><ul><li>ابدأ في الوقت المحدد ولا تنتظر أحدا </li></ul><ul><li>أغلق الباب عندما يبدأ الاجتماع </li></ul><ul><li>ضع أهم النقاط في رأس الجدول </li></ul><ul><li>ضع المواضيع ذات الأهمية الخاصة بالمتأخرين في البداية </li></ul><ul><li>اطلب مساعدة الملتزمين للضغط على الآخرين </li></ul><ul><li>تحدث عن المتأخرين عن أهميتهم في تطور ونجاح المجموع </li></ul><ul><li>أعرف منهم أسباب التأخير </li></ul>
  19. 19. كيف تبث الروح في مناقشات المجموعة ؟ <ul><li>اعقد الاجتماعات في الصباح </li></ul><ul><li>قدم غداءً خفيفاً إذا استمر الاجتماع إلى ما بعد الظهر </li></ul><ul><li>كن قائداً مرناً يسهل سير المناقشات وليس قائداً مستبداً </li></ul><ul><li>رتب المقاعد ليسهل الاتصال البصري بين الأعضاء واجعل عددها مناسباً لهم </li></ul><ul><li>وجه أسئلة للأعضاء الجامدين لتشركهم في النقاش </li></ul><ul><li>ردد أسماء الأعضاء الخاملين خلال النقاش </li></ul><ul><li>أعط الأعضاء مزيداً من المسؤوليات ودعهم يعقدون اجتماعات بديلة ويرأسون اللجان الفرعية </li></ul>
  20. 20. موقعك يحكمك <ul><li>أثبتت الدراسات أن الموقع المقابل أهم للاتصال من الموقع المجاور </li></ul><ul><li>ففي الموقع ( أ ) تكون أكثر اتصالاً ب ( و ) و ( هـ ) وأقل اتصالاً ب ( ب ).... وهكذا </li></ul>أ ب ج هـ د و
  21. 21. دراسة علمية 1 2 3 المحادثة 63% 17% 20% التعاون 82% 7% 10% الأعنال المشتركة 13% 36% 51% التنافس 12% 25% 63%
  22. 22. بعد الاجتماع <ul><li>أنه الاجتماع بسرد ملخص عن الأعمال التي اتفق على تنفيذها وزود كل عضو بما يخصه من قرارات </li></ul><ul><li>بلغ الأشخاص أو الجهات التي لم تحضر الاجتماع بما يجب عليها تنفيذه من قرارات </li></ul><ul><li>اجعل الشعار السائد ( ابدأ بالعمل المطلوب بعد الاجتماع مباشرة ) </li></ul><ul><li>لاتنسى حسن توديع المشاركين بعد نهاية الاجتماع </li></ul><ul><li>سجل الوعود التي تقدم في محاضر الاجتماع </li></ul><ul><li>أرسل مذكرات بخط اليد بعد أيام من الاجتماع للتذكير بالأعمال المطلوبة </li></ul>
  23. 23. بعد الاجتماع <ul><li>إذا تأخرت النتائج أتصل بالأعضاء لترى إن كانوا يحتاجون لمساعدتك </li></ul><ul><li>ضمن جدول أعمال الجلسة القادمة تقريراً عن الوضع الذي وصلت إليه كافة الأعمال التي أتفق عليها في الاجتماع السابق </li></ul>
  24. 24. إذا لم تكن رئيساً كيف تزيد من أهميتك ؟ <ul><li>كن مجوداً في الوقت المحدد </li></ul><ul><li>اجلس قبالة قائد المجموعة </li></ul><ul><li>كن مستعداً للاجتماع </li></ul><ul><li>شارك في أحداث الاجتماع </li></ul><ul><li>لا تحتكر النقاش </li></ul><ul><li>أحسن الاصغاء </li></ul><ul><li>تكلم بحيث يفهمك الجميع </li></ul><ul><li>التزم بجدول الأعمال </li></ul><ul><li>ميز أفكارك عن الآخرين </li></ul><ul><li>كن متفائلاً </li></ul><ul><li>استثر روح التحدي والقوى الكامنة </li></ul><ul><li>قم بنقد الآراء وليس الأشخاص </li></ul><ul><li>إياك والنقاشات الفردية </li></ul><ul><li>تسلم قيادةالمجموعة عند الضرورة </li></ul><ul><li>انجز الأعمال المطلوبة منك بدقة وعناية </li></ul>
  25. 25. أسباب فشل الاجتماعات <ul><li>عدم وضوح الهدف </li></ul><ul><li>عدم التخطيط الكافي للاجتماع </li></ul><ul><li>سوء التبليغ للمشاركين </li></ul><ul><li>اختيار وقت غير مناسب للاجتماع أو غير كاف له </li></ul><ul><li>عدم حضور المشاركين في الزمان أو المكان المحددين </li></ul><ul><li>عدم أهلية المشاركين في الاجتماع </li></ul><ul><li>الاشتغال أثناء الاجتماع بغير جدول أعماله </li></ul>
  26. 26. أسباب فشل الاجتماعات <ul><li>عدم التوصل لقرارات محددة في موضوعات الاجتماع أو عدم وضوح القرارات لدى المشاركين </li></ul><ul><li>الغلظة والقسوة أو التسيب والإهمال في إدارة الاجتماع </li></ul><ul><li>فقدان التنفيذ الناجح والكفء للقرارات الصادرة عن الاجتماع </li></ul>
  27. 27. وصلى الله على سيدنا محمد

×