perjalanan dinas

1. PERJALANAN DINAS
A. PENDA HULUA N
Karyawan dianggap sebagai melakukan Perjalanan Dinas apabila ia melakukan perjalanan
dalam rangka melaksanakan tugas Perusahaan termasuk rapat/training/seminar/lokakarya di
suatu tempat diluar JABOTABEK yang jaraknya melebihi 100 km dari tempat kerjanya sehari
– hari .
Untuk meningkatkan kelancaran pelaksanaan tugas karyawan perlu diberikan penggantian
atas biaya–biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kedinasannya, dimana penggantian
biaya tersebut bukan merupakan tambahan penghasilan
Sehubungan dengan hal ini, Perusahaan perlu mengatur Peraturan Perjalan Dinas untuk
dijadikan pedoman oleh karyawan sehingga mereka mengetahui tugas-tugas yang harus
diselesaikan, fasilitas-fasilitas yang diperoleh selama perjalanan, jumlah biaya-biaya yang
akan diganti Perusahaan, tata tertib yang harus dipenuhi serta prosedur administratif yang
harus ditempuh sebelum dan sesudah perjalanan dinas.
B. APLIKASI
Peraturan ini berlaku untuk karyawan dan/atau anggota keluarga bilamana oleh Perusahaan
diminta untuk mendampingi dalam melaksanakan perjalanan dinas tersebut.
C. JENIS PERJALANA N DINAS
1. Dalam Negeri
Perjalanan dinas yang dilakukan di dalam wilayah Republik Indonesia di luar wilayah
Jabotabek yang jaraknya melebihi 100 km dari tempat kerjanya sehari – hari .
2. Luar Negeri
Perjalanan yang dilakukan di luar wilayah Republik Indonesia.
D. BIAYA PERJALANA N DINAS
Kepada karyawan yang melakukan perjalanan dinas diberikan penggantian biaya perjalanan
dinas yang terdiri dari :
Biaya transportasi
Perseroan memberikan penggantian penuh atas biaya transportasi karyawan yang melakukan
perjalanan dinas, untuk :
1. Transportasi antar kota, dari dan ke tempat tujuan.
2. Transportasi, antar hotel/rumah ke airport dan atau sebaliknya.
3. ransportasi di tempat tujuan, sepanjang masih berhubungan dengan kedinasannya.

2. 4. Airport tax, asuransi wajib dan hal-hal lain yang diwajibkan dan berkaitan dengan
transportasi perjalanan dinas.
5. Biaya jalan tol, parkir kendaraan sepanjang masih berhubungan dengan
kedinasannya.
6. Dalam hal karyawan menunda atau membatalkan rencana penggunaan angkutan
transportasi (bus/kereta api/pesawat) sebagaimana telah dijadwalkan yang bukan
disebabkan oleh kepentingan Perusahaan, maka karyawan wajib mengganti seluruh
biaya transportasi yang telah dikeluarkan Perseroan tersebut.
Kendaraan
PribadiBilamana dalam perjalanan dinas ini menggunakan kendaraan pribadi, maka biaya
operasionalnya akan ditanggung oleh Perusahaan.
1. Pada prinsipnya perseroan mengganti semua biaya penginapan yang berkaitan
dengan perjalanan dinas sesuai dengan Lampiran Surat Keputusan Direksi ini.
2. Penggantian biaya penginapan hanya diberikan berdasarkan bukti yang sah.
3. Perjalanan dinas yang dilakukan lebih dari 1 (satu) orang dengan daerah tujuan yang
sama, maka diperlakukan pengaturan 1 (satu) kamar untuk 2 (dua) orang. Bila
pengaturan ini tidak mungkin dilakukan (misalnya karyawan dan karyawati) maka
fasilitas penginapan tetap berlaku masing-masing.
Pengaturan mengenai sarana penginapan diatur dalam Lampiran 1 Surat Keputusan
Direksi iniPerusahaan menanggung biaya hotel selama perjalanan dinas sesuai
dengan ketentuan dalam tabel terlampir.
Biaya makan
1. Untuk golongan I s/d V penggantian biaya makan diberikan secara lumpsum, besar
nilai penggantian biaya makan per hari sesuai Lampiran 1 Surat Keputusan ini.
2. Untuk golongan VI ke atas dan atau GM, dalam batas-batas kewajaran, sepenuhnya
diganti dengan menunjukkan bukti-bukti yang sah, untuk minuman keras (bir dan
sebagainya) serta rokok tidak diberikan penggantian. Penggantian biaya makan ini
hanya berlaku untuk biaya makan diri sendiri. Ketentuan ini hanya berlaku untuk
perjalanan dinas dalam negeri.
3. Apabila karyawan menanggung biaya makan tamu Perusahaan selama melakukan
perjalanan dinas, maka biaya tersebut dianggap sebagai beban Perusahaan dan akan
diganti sesuai bukti pengeluaran yang sah. Penggantian ini diberikan di luar biaya
perjalanan dinas sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan Direksi ini. Ketentuan ini
hanya berlaku bagi karyawan golongan VI (enam) ke atas yang melakukan
perjalanan dinas dalam negeri dan luar negeri.
4. Pengaturan mengenai biaya makan diatur dalam Lampiran 1 Surat Keputusan Direksi
ini.
Uang Saku
Karyawan yang melakukan perjalanan dinas dan menginap akan diberikan uang saku
sebagai biaya pengganti biaya-biaya keperluan pribadi yang berkaitan dengan
perjalanan dinas.
Pengaturan mengenai uang saku diatur dalam Lampiran 1 Surat Keputusan Direksi
ini.
Biaya Komunikasi

3. 1. Perusahaan mengganti biaya komunikasi untuk kepentingan pribadi / keluarga,
setelah karyawan sampai di tempat perjalanan dinas.
2. Komunikasi dapat dilakukan melalui hotel atau wartel. Penggantian akan dilakukan
berdasarkan bukti pembayaran yang sah, berlaku untuk setiap tujuan perjalanan
dinas atau setiap 5 hari perjalanan dinas dengan nilai maksimum sesuai pengaturan
dalam Lampiran 1 Surat Keputusan Direksi ini.
Biaya Cuci Pakaian
Biaya cuci pakaian ditanggung Perusahaan apabila karyawan yang bersangkutan
menginap lebih dari 2 (dua) hari.
Entertainment & Hadiah
Dalam rangka menggalang hubungan baik dengan relasi Perusahaan, dapat diadakan
acara entertainment dan/atau pemberian hadiah atas beban Perusahaan dalam batas
yang wajar atas persetujuan Direksi / General Manager berdasarkan rencana yang
diajukan terlebih dahulu.
Biaya-biaya Lain
Biaya-biaya lain yang tidak tersebut diatas yang terpaksa harus dikeluarkan karena
kepentingan dinas dapat diajukan untuk penggantian dari Perusahaan dengan
ketentuan pengeluaran tersebut dapat dipertanggung jawabkan dan mendapat
persetujuan dari atasan yang berwenang.
Hari Perjalanan Dinas
Jumlah hari perjalanan dinas adalah termasuk tanggal keberangkatan (hari pertama)
tetapi tidak termasuk tanggal kembali. Tetapi, jika jam keberangkatan dan tiba
karyawan pada tanggal kembali dijadwalkan pada jam seperti tertera dibawah ini
maka yang bersangkutan berhak untuk mendapat sebagian fasilitas tunjangan
perjalanan dinas sebagai berikut:
E. KETENTUA N KHUSUS
1. Bagi karyawan yang memperoleh "sponsorship" atau fasilitas khusus di tempat tujuan
(sehubungan dengan kedinasannya), maka penggantian biaya perjalanan dinas yang
diberikan oleh Perusahaan, disesuaikan dengan fasilitas yang telah diperolehnya yaitu
sebagai berikut :
a. Bila karyawan memperoleh fasilitas penginapan cuma-cuma, maka ia berhak
atas uang makan serta uang saku secara penuh.

4. b. Bila karyawan memperoleh fasilitas makan penuh (makan pagi, siang,
malam) dengan cuma-cuma, maka ia hanya berhak atas biaya penginapan
serta uang saku secara penuh.
c. Bila karyawan memperoleh fasilitas penginapan dan makan penuh (makan
pagi, siang dan malam) dengan cuma-cuma, maka ia hanya berhak atas
uang sakunya saja.
d. Bila karyawan memperoleh dua kali makan sehari (makan pagi, siang atau
malam) dengan cuma-cuma, maka ia hanya berhak atas 50% dari ketentuan
besarnya uang makan sebagaimana diatur dalam Lampiran.
2. Ketentuan mengenai penggantian biaya perjalanan dinas ini dan juga lembur bagi
karyawan, tidak berlaku seandainya yang bersangkutan adalah peserta dari
acara/kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan seperti: training/seminar.
3. Bila seseorang karyawan bepergian dalam rangka dinas bersama karyawan lain dari
golongan yang lebih tinggi dan kehadiran yang bersangkutan dibutuhkan setiap saat,
maka ketentuan penggantian biaya perjalanan dinas untuk transportasi dan
penginapan dapat mengikuti karyawan yang golongannya lebih tinggi.
4. Ketentuan dalam pasal 3 di atas tidak berlaku bila kondisi dan tugas yang harus
dikerjakan, menyebabkan yang bersangkutan tidak dapat makan dan menginap pada
waktu dan tempat yang bersamaan.
5. Apabila seorang karyawan golongan I sampai dengan III ketika melakukan
perjalanan dinas diwajibkan untuk secara aktif melakukan tugasnya sesuai dengan
jabatannya pada waktu-waktu diluar jam kerja biasa, maka untuk kelebihan jam
kerjanya tersebut, yang bersangkutan berhak atas upah lembur. Upah lembur ini
diperhitungkan berdasarkan peraturan upah lembur yang berlaku.
6. Bagi karyawan golongan I sampai dengan III yang tengah melakukan perjalanan
dinas dan harus melaksanakan tugas lembur diatur sebagai berikut :
a. Karyawan harus mengisi formulir surat perintah lembur yang ditandatangani
oleh atasan yang bertangung jawab atas pelaksanaan perjalanan dinas dan
karyawan tersebut.
b. Karyawan harus membuat laporan pelaksanaan tugas lembur yang
ditandatangani oleh atasan yang bertangung jawab atas pelaksanaan
perjalanan dinas dan karyawan tersebut.
c. Upah lembur diberikan tersendiri, diluar uang perjalanan dinas.
7. Apabila seseorang karyawan golongan I sampai dengan III melakukan perjalanan
dinas pada waktu hari istirahat mingguan, hari raya/libur nasional, atau pada hari-
hari yang diliburkan dan pada waktu itu ia secara aktif melakukan tugas sesuai
dengan jabatannya, maka pada hari-hari tersebut ia berhak atas upah lembur untuk
dinas pada hari raya dikurangi jam-jam istirahat sesuai dengan ketentuan waktu-
waktu istirahat.
8. Biaya pembuatan/perpanjangan paspor dan biaya fiskal untuk perjalanan dinas ke
luar negeri menjadi tanggungan perusahaan.
9. Untuk karyawan yang melakukan perjalanan dinas yang memakan waktu 2 (dua) hari
penuh atau lebih, atau ke tempat khusus sehingga pakaian mudah kotor/berbau
(seperti pabrik karet dan lain-lain) selama 2 (dua) hari atau lebih, maka berhak
mendapat penggantian biaya cuci pakaian kerja berdasarkan bukti pengeluaran yang
sah dengan ketentuan sebagaimana diatur pada Lampiran 1 Surat Keputusan ini.
F. KETENTUA N PERJALANA N DINAS KUNJUNGA N PERNIKA HA N DAN KEDUKAA N
1. Kunjungan yang dimaksud adalah perjalanan dinas yang dilakukan oleh karyawan
untuk menghadiri pernikahan karyawan atau melayat ke tempat karyawan yang
meninggal dunia dan di dalam negeri.

5. 2. Yang berhak melakukan perjalanan dinas adalah GM / direksi (golongan VI& VII)
atau Manager (golongan V) yang bersangkutan dengan persetujuan Direktur terkait.
3. Lamanya perjalanan dinas ditentukan maksimal selama 2 (dua) hari 1 (satu) malam.
4. Dalam perjalanan dinas sebagaimana diatur pada Pasal ini, karyawan tidak
memperoleh uang saku.
G. KETENTUA N PERJALANA N DINAS TIDAK MENGINAP
1. Kepada karyawan yang melakukan perjalanan dinas tetapi tidak menginap diberikan
penggantian biaya yang meliputi :
a. Biaya transportasi
b. Uang makan
c. Uang saku
2. Biaya Transportasi.
Biaya transportasi diganti oleh perusahaan secara aktual dengan melampirkan bukti-
bukti yang sah, dan mengikuti aturan seperti yang terdapat pada Lampiran 1 Surat
Keputusan ini.
3. Uang makan.
Karyawan berhak atas 50 % dari aturan yang terdapat pada Lampiran 1 Surat
Keputusan ini.
4. Uang saku.
Karyawan berhak atas 50 % dari aturan yang terdapat pada Lampiran 1 Surat
Keputusan ini.
H. ADMINISTRASI
1. Surat Perintah Perjalanan Dinas
a. Karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas diminta untuk menyiapkan
SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) dengan mengisi FKK (Formulir
Kegiatan Karyawan) yang tersedia di bagian HRD disertai lampiran
"itenerary" perjalanan.
b. SPPD tersebut harus disetujui dan ditanda tangani oleh atasan yang
berwenang dengan mengikuti prosedur dibawah ini:
Khusus untuk penugasan ke luar negeri, SPPD harus mendapatkan
persetujuan Direksi.
c. SPPD yang telah ditanda tangani oleh atasan supaya diteruskan ke HRD
untuk diproses lebih lanjut dan diverifikasi.
2. Uang Muka
a. Karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas dapat meminta uang muka
biaya perjalanan dengan menggunakan formulir Permohonan Uang Muka

6. minimal 3 atau 4 hari sebelum berangkat disertai SPPD yang telah disetujui
diatas.
b. Proses permohonan uang muka dilakukan melalui bagian HRD untuk
kemudian diteruskan ke bagian Finance untuk pengambilan uangnya.
c. Jumlah uang muka yang diambil tidak melebihi taksiran keseluruhan biaya
perjalanan dinas.
3. Laporan Pertanggung-jawaban
a. Selambat-lambatnya 6 hari setelah kembali, semua biaya berikut uang muka
harus sudah dipertanggung jawabkan sesuai dengan ketentuan-ketentuan
yang ditetapkan dalam peraturan ini dengan mengisi formulir yang tersedia
di HRD dilengkapi dengan bukti-bukti pengeluaran yang sah sebagai dasar
meminta penggantian biaya.
b. Dalam hal jumlah pengeluaran yang sebenarnya lebih kecil dari jumlah uang
muka, maka kelebihannya harus disetor kembali ke kasir pada saat
penyampaian laporan pertanggung jawaban diatas.
Jika terjadi sebaliknya maka kelebihan yang menjadi milik karyawan akan
mendapat penggantian dari Perusahaan pada saat laporan pertanggung
jawaban diselesaikan.
c. Dalam hal karyawan yang bersangkutan tidak mempertanggung jawabkan
uang muka dalam batas yang telah ditentukan, maka jumlah hutang akan
dikompensasikan dengan gaji berjalan dari karyawan yang bersangkutan dan
hal itu akan dicatat dalam catatan konduite karyawan tersebut.
4. Laporan Perjalanan Dinas
Untuk tiap perjalanan dinas yang telah selesai dilaksanakan, maka karyawan yang
bersangkutan wajib membuat laporan dan disampaikan kepada atasannya selambat-
lambatnya 3 (tiga) hari kerja setelah kembali.
H. HAL-HAL LAIN YANG TERKAIT
1. Waktu selama perjalanan dinas yang melebihi jam kerja normal tidak diperhitungkan
sebagai jam lembur.
2. Uang makan siang dan transport yang rutin diterima karyawan tidak diberikan selama
periode melakukan perjalanan dinas ini.
3. Perjalanan yang dilakukan di wilayah Jabotabek akan dianggap sebagai kerja rutin.
Namun demikian, apabila karena suatu hal karyawan tersebut harus bermalam /
menginap di tempat tersebut, maka biaya makan malam dan hotel akan diperlakukan
seperti perjalanan dinas biasa. Uang saku tidak diberikan dalam hal ini mengingat
perjalanan ini bersifat rutin dan masih dalam wilayah Jabotabek.
Untuk kasus perjalanan dinas ini, karyawan yang bersangkutan diminta terlebih
dahulu menghubungi atasannya (sedapat mungkin) untuk persetujuannya mengenai
menginapnya di tempat tersebut.
4. Perjalanan rutin yang diatur dengan jadwal kerja tertentu ke daerah operasi kerja di
luar wilayah Jabotabek dianggap sebagai perjalanan kerja rutin dan bukan perjalanan
dinas. Fasilitas dan tunjangan untuk jenis perjalanan tersebut akan diatur secara
khusus dalam peraturan tersendiri.
I. PENUTUP
1. Peraturan ini akan merupakan pedoman standar bagi INDIKA Group

7. 2. Hal-hal yang berhubungan dengan perjalanan dinas yang belum tercakup dalam
peraturan ini akan ditanggulangi secara "case by case" untuk fleksibilitas atas dasar
pertimbangan dan kebijaksanaan HRD.
3. Peraturan Perjalanan Dinas ini sewaktu-waktu akan ditinjau kembali dan disesuaikan
dengan keadaan dan kebutuhan.
Lampiran I
PENGGANTIAN BIAYA WILAYAH GOLONGAN DALAM NEGERI
PERJALANAN DINAS Regulation
TRANSPORTASI Seluruh Indonesia I – III Bus AC / Kereta Api exa (jawa)
Pesawat terbang kelas ekonomi
( luar jawa)
IV – VI Kereta Api exa / Pesawat Ekonomi
VII Pesawat Bisnis
PENGINAPAN Seluruh Indonesia I – III Standard Room Hotel Bintang 2
IV
V -VI
Standard Room Hotel Bintang 3
Standard Room Hotel Bintang 4
VII Standart room Bintang 5
UANG MAKAN Seluruh Indonesia I – III 60,000
(Rp.) IV 100,000
V -VII Aktual
UANG SAKU Seluruh Indonesia I-II 20,000
(Rp.) III - IV 30,000
V- VI 50,000
VII 100,000
BIAYA KOMUNIKASI Indonesia: I-IV 10.000
(maksimal Rp.) Asia:
Asia (kecuali Jepang, Taiwan,
Korea)
I-VI USD 4
Jepang, Taiwan, Korea I-VI USD 6
Non Asia:
Australia, USA, Afrika I - VI USD 6
Eropa I – VI USD 8
BIAYA LAUNDRY Seluruh Indonesia I-VII Aktual
(maksimal Rp. per hari)

8. Lampiran II
PENGGANTIAN BIAYA W ILAYAH GOLONGAN LUAR NEGERI
PERJALANAN DINAS Regulation
TRANSPORTASI * All over the world I – VI Pesawat-Ekonomi
(Kelas Maksimum) VII Pesawat Bisnis
PENGINAPAN * All over the world I – III Standard Room Hotel Bintang 2
IV
V -VI
Standard Room Hotel Bintang 3
Standard Room Hotel Bintang 4
VII Standart room Bintang 5
UANG MAKAN 1. Asia & Afrika
kecuali : Jepang, Taiwan,
I – III USD 15
Korea IV USD 22
V USD 30
VI-VII aktual
2. Jepang, Taiwan, Korea I – III USD 45
Eropa IV USD 52
V USD 60
VI-VII aktual
3. USA, Australia I – III USD 30
IV USD 35
V USD 45
VI- VII aktual
UANG SAKU 1. Asia & Afrika I – III USD 7
kecuali Jepang, Taiwan, IV USD 15
Korea V USD 22
VI – VII USD 30
2. Jepang, Taiwan, Korea I – III USD 15
Eropa IV USD 22
V USD 30
VI-VII USD 35
3. USA, Australia I - III USD 10
IV USD 22
V – VI USD 30
VII USD 35